PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

Transcripción

1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

2 MISIÓN Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo público, para el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio público; en los diferentes niveles de educación superior, educación para el trabajo y el desarrollo humano, la investigación y asistencia técnica en el ámbito territorial, nacional y global.

3 VISIÓN La ESAP en el 2019 será una institución de carácter universitario, de calidad académica acreditada, líder en la transformación de la sociedad, las entidades públicas y las organizaciones sociales y el órgano consultor del Estado en el saber administrativo público, difundiendo y generando conocimiento en los ámbitos nacional territorial y global.

4 Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental

5 AMBITO DE APLICACIÓN Entidades públicas La Rama Judicial Entidades sin estructura Orgánica definida (Cabildos, Personerías, Notarías, etc.)

6 Características Aplica para documentos físicos como electrónicos. Integralidad de los expedientes y sus valores Elaborada por Grupo Interdisciplinario Estructura Organico-funcional

7 Criterios para la Elaboración Análisis Contextual: (Normativo, Institucional e histórico) Idoneidad Trazabilidad y Control (de soportes de TRD) Firmas Responsables

8 Aprobación de las TRD Lo hace el Representante legal, previo concepto: Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo Comité Interno de Archivo La Publicación se hace de manera permanente en la página web, incluyendo instructivos del AGN.

9 Presentación, Revisión y Ajustes Se presenta a los 30 días al ente competente Consejo Departamental de Archivos Consejo Distrital de Archivos Comité Evaluador de Documentos del AGN A los 30 días de la Convalidación o Evaluación Técnica, Se solicitará la inscripción en el Registro Único de Series Documentales de las TRD - TVD

10 En caso de ajustes, se hacen en 30 días Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 días. Si el Comité Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 días se procederá a su adopción. Se podrán designar evaluadores externos. En caso de no haber sido aprobadas aún se tendrán 30 días para su aprobación (Comités Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012).

11 Cuando Actualizar las TRD Cambio de estructura orgánica Cambio de Funciones Procesos de Supresión, Fusión, Escisión o Liquidación Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos Cuando se generen nuevos tipos o series documentales Cuando se cambien criterios de valoración, soportes y procedimientos.

12 LAS ACTUALIZACIONES TAMBIÉN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS. SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIÓN.

13 Eliminación Documental Aprobada por Comité Evaluador o Consejos de Archivo En caso de dudas se elevará consulta: AGN Sector Respectivo Se deberá publicar 30 días en página web En caso de objeciones ciudadanas el Comité o Consejo tiene 60 días para revisión: Suspender Amplíar plazos

14 Las Actas de Eliminación firmadas estarán publicadas permanentemente. El AGN es instancia final para suspensión de eliminación. Se eliminarán series y subseries, no por tipos, salvo copias idénticas.

15 USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Se deben implementar mecanismos tecnológicos que permitan interoperabilidad con el Registro Único de Series, gracias a las TRD automatizadas. Obligatoriedad para entidades privadas a través de las superintendencias y Ministerios respectivos

16 Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

17 SE APLICARÁ A INFORMACIÓN QUE SE PRODUZCA O CONSERVEN EN: a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

18 COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica. b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información

19 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS a. Creación: mediante procedimientos planificados. b. Mantenimiento: requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental c. Difusión: requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. d. Administración: procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos.

20 Instrumentos archivísticos para la gestión documental a. El Cuadro de Clasificación Documental -CCD b. La Tabla de Retención Documental-TRD c. El Programa de Gestión Documental-PGD d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR e. El Inventario Documental f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso de derechos y restricciones de acceso y seguridad

21 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

22 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

23 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

24 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

25 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Obligatorio Aprobación Publicación: 30 días de su aprobación Elementos del PGD (Anexo Técnico) Plan de Capacitación. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión

26 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL a. Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo(sgde), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. b. Interoperabilidad c. Seguridad. d. Metadescripción e. Adición de contenidos.

27 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL f. Diseño y funcionamiento. g. Gestión Distribuida. importar y exportar masivamente h. Disponibilidad y acceso. Un (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos i. Neutralidad tecnológica.

28 Preservación de documentos en ambientes electrónicos Autenticidad Integridad Confidencialidad conservación a largo plazo Disponibilidad legibilidad (visualización) e interpretación La preservación podrá estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing.

29 Criterios para la selección de sistemas de gestión de documentos las necesidades de la Entidad la estructura organizacional el modelo de gestión documental la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.

30 Características del documento electrónico de archivo a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo: los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas. b. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones

31 Características del documento electrónico de archivo c. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos d. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos.

32 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. relacionado con las actividades que desarrolla la organización Se pueden conservar simultáneamente en formato análogo y digital se extiende a todo el ciclo de vida de los documentos mantener la accesibilidad de copias auténticas Proteger la información y los datos personales

33 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo Asegurar que los componentes existirán durante todo el tiempo para que las estrategias de preservación entren en aplicación. deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad

34 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo De contenido: a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e. Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

35 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental.

36 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo De contexto: a. jurídico-administrativo. b. Documental. c. de procedencia. d. Procedimental. e. Tecnológico.