1. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 de Institucional del Bibliotecas TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Revisión y planificación del sistema de gestión de calidad Descripción de actividades Revisión y planificación del sistema de gestión de calidad DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN ANEXOS... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 de Institucional del Bibliotecas 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades que se debe aplicar para revisar el Sistema (SGC) y asegurar la conformidad, adecuación, eficacia y conveniencia de los requisitos de la norma ISO 9001, así como la alineación con las definiciones institucionales y de planeación táctica del Bibliotecas. 2. ALCANCE Inicia con la planificación, recolección de la información de entrada, revisión con la Dirección y finaliza con la toma de acciones de acuerdo a los resultados obtenidos y analizados. Este documento es aplicable a todos los requisitos de la norma ISO 9001, sobre el Sistema de del Bibliotecas. Deber ser conocido por la Dirección del Bibliotecas y los líderes de proceso del SGC. 3. NORMATIVIDAD 3.2. Directrices Norma ISO 9001 de 2015 (Numeral 9.3 Revisión por la dirección). PDI Bibliotecas (Implementar el Gestión de para los procesos y la gestión del Bibliotecas con miras a lograr la certificación de calidad bajo la norma ISO 9001:2015) Lineamientos La Dirección del Bibliotecas debe revisar el a intervalos planificados (mínimo una vez al año), para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC con las estrategias del Bibliotecas. En la revisión por la Dirección deben participar los líderes de proceso, líder(es) del SGC y la Directora del Bibliotecas. La información de entrada para la revisión por la Dirección incluye se puede encontrar en el Anexo DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. Diagrama de flujo Revisión y planificación del sistema de gestión de calidad 4.2. Descripción de actividades Revisión y planificación del sistema de gestión de calidad ENTRADA PROVEEDOR Informe de Revisión por la Dirección Procesos claves del del Bibliotecas Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 de Institucional del Bibliotecas SALIDA CLIENTE Acciones de mejora sobre el sistema. Procesos claves del del Bibliotecas 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Realizar con una frecuencia Anual la Revisión por la Dirección; estas revisiones son programadas por el del Bibliotecas Programar revisión del SGC Solicitar información del SGC 3 Revisar información 4 Presentar informe de seguimiento del SGC Nota: Si las necesidades del SGC lo requiere se podrán programar revisiones adicionales. Solicitar anualmente a los líderes de proceso la información relacionada con el seguimiento al Sistema para la preparación del informe. Revisar que la información y reportes sean claros y consistentes. Preparar el informe para la revisión por la dirección. Nota: Se debe tener la información de entrada de la Revisión por la Dirección. Presentar en reunión previamente convocada el informe registrando acta de revisión por la Dirección, los análisis, toma de acciones y/o conclusiones respecto a la información presentada. Nota: Definir el alcance y/o campo de aplicación de la revisión. Se realiza el análisis de las entradas del informe, estado de campos de aplicación con el parámetro de acciones correctivas, preventivas, de mejora y tratamientos de no INF : Informe de Revisión por la Dirección INF : Informe de Revisión por la Dirección Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 de Institucional del Bibliotecas conformidades que cada responsable haya implementado. 5 Elaborar plan de acción Elaborar un plan de acción y en el caso que sea necesario levantar acciones correctivas y preventivas, como resultado del análisis realizado. Esto con el fin del mejoramiento continuo y mantenimiento del. Líderes de Proceso INF : Informe de Revisión por la Dirección Matriz de seguimiento y control de acciones 6 Hacer seguimiento al plan de acción Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de acción y/o a las acciones correctivas y preventivas levantadas, de acuerdo al cronograma de las actividades planteadas. Líderes de Proceso Matriz de seguimiento y control de acciones 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. RIESGOS INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) INF : Informe de Revisión por la Dirección Matriz de Seguimiento y control de acciones Norma ISO 9001:2015 OPERATIVO No incluir todos los reportes de auditorías. Elaborar acta incompleta. No tener la asistencia de todos los responsables de los procesos No socializar los objetivos y planes nuevos. No tomar acciones de mejora con respecto a los resultados evaluados Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 de Institucional del Bibliotecas 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 14/12/2016 Publicación 16/12/ Elaboración 05/03/2018 Publicación 06/03/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Vanessa Etayo Gestor de Proyectos Sistema de Bibliotecas 05/03/2018 Liliana Caballero Jefe Administrativo Sistema Bibliotecas 06/03/2018 Sergio Alejandro Rodríguez Ingeniero de Procesos 06/03/2018 APROBÓ Angela Maria Mejí Gutierrez Directora Bibliotecas 06/03/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 de Institucional del Bibliotecas 9. ANEXOS Anexo 1. Entrada para la revisión por la Dirección ENTRADA Revisiones anteriores Política de TEMA Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas, incluyendo cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGC. Difusión, verificación del entendimiento Evaluación cualitativa Objetivos de Implementación de los Objetivos de. Revisión de la vigencia de estos objetivos. Resultados de la medición Desempeño de los proceso Satisfacción de los Usuarios Acciones de Mejora Auditorías Internas Proveedores Riesgos Conclusiones Resultados de la medición de cada uno de los indicadores de gestión y del producto/servicio no conforme de los procesos del SGC, así como las acciones tomadas (preventivas, correctivas y de mejora). La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes. Estado de las acciones tomadas para la mejora continua del. Resultados de las auditorías El desempeño de los proveedores externos, mediante resultados del proceso de selección, evaluación y reevaluación de proveedores. La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos. Observaciones de la información de entrada del informe de revisión por la Dirección. Dirección de Planeación y Evaluación 6