MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL

2 INTRODUCCIÓN La Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo es el medio principal para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades de la sociedad. Por ello, su organización, técnicas y sistema de trabajo deben revisarse y modernizarse permanente, a fin de garantizar que la gestión pública sea eficiente en su desempeño. De acuerdo al eje rector Gobierno Moderno y Eficiente, establecido en el Plan Municipal de Desarrollo , el Presidente Municipal Constitucional de Tulancingo de Bravo, el C. Julio César Soto Márquez busca impulsar la modernización integral, eficiente y con servicios de calidad en la Administración Pública del municipio, a través de la implementación de instrumentos que contribuyan al incremento de la eficiencia en los procedimientos y a la eliminación de requisitos innecesarios, la duplicidad de funciones y los sistemas administrativos obsoletos. Por lo anterior, la Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo aprobó la elaboración de este Manual de organización como instrumento administrativo que contribuye especificar las funciones y objetivos de las unidades administrativas, a orientar a los servidores públicos en el ejercicio de sus competencias y responsabilidades, a reducir el manejo de documentación a lo estrictamente necesario, y a medir y mejorar la calidad de los servicios para atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas con eficiencia y eficacia, logrando que el vínculo sociedad-gobierno sea oportuno, directo y transparente. 2

3 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY DE PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL PARA EL ESTADO DE HIDALGO. REGLAMENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL PARA EL ESTADO DE HIDALGO. BANDO DE POLICÍA Y BUEN GOBIERNO DE TULANCINGO DE BRAVO HIDALGO. REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA MUNICIPAL DE TULANCINGO DE BRAVO REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA GENERAL MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE TULANCINGO DE BRAVO 3

4 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Somos la Dirección que coordina, supervisa y regula las actividades económicas, los establecimientos comerciales y los espectaculares para hacer cumplir las especificaciones normativas que emanan de las legislación en materia comercial y de protección civil. VISIÓN Ser una Dirección que coadyuve a la regulación y supervisión de las actividades económicas y de los establecimientos comerciales e industriales del municipio, proporcione un servicio eficiente y eficaz a la sociedad, a fin de garantizar seguridad y confianza a los propietarios y consumidores en el funcionamiento del comercio conforme a la normatividad. 4

5 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: Y DIRECTOR DE REGLAMENTOS Y CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA, DERECHO, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA., ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS O A FIN A LAS ACTIVIDADES A DESEMPEÑAR. CONOCIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN EN MATERIA COMERCIAL Y HACENDARIA; EXPERIENCIA EN RELACIONES INTERPERSONALES Y TOMA DE DECISIONES; EN ADMINISTRACIÓN PUBLICA. REPORTA A: SECRETARIO GENERAL MUNICIPAL LE REPORTAN: SUBDIRECTOR SECRETARIA SUPERVISOR AUXILIAR DE VENTANILLA ÚNICA AUXILIAR ARCHIVO DE ATRIBUCIONES: Levantar un inventario de los bienes que se dejan bajo su custodia, mediante el correspondiente proceso de entrega-recepción; Rendir mensualmente al Presidente Municipal un informe de sus actividades; Contribuir a la actualización de los manuales de organización, procedimiento y de servicios al público; Administrar el uso de los recursos materiales y humanos de la Dirección para el buen funcionamiento de la misma; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; 5

6 Vigilar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de espectáculos públicos; Autorizar y expedir la licencia correspondiente para el registro de apertura o renovación comercial; Autorizar la aprobación y colocación de anuncios publicitarios o propaganda de cualquier índole; Establecer las condiciones necesarias, para efectuar la concesión de los espacios que se determinen para la colocación de propaganda comercial; Regular el ejercicio de todo actividad comercial, industrial, presentación de espectáculos o de cualquier servicio; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 6

7 Titl e MANUAL DE ORGANIZACIÓN UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL DIRECCIÓN DE SECRETARIA (SARE) SUBDIRECTOR DE ARCHIVO VENTANILLA ÚNICA SUPERVISOR AUXILIAR AUXILIAR 7

8 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: Y SUBDIRECTOR DE CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA, DERECHO, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA., ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS O A FIN A LAS ACTIVIDADES A DESEMPEÑAR. CONOCIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA COMERCIAL Y HACENDARIA; EXPERIENCIA EN RELACIONES INTERPERSONALES Y TOMA DE DECISIONES; EN ADMINISTRACIÓN PUBLICA. REPORTA A: TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE LE REPORTAN: SECRETARIO SUPERVISOR AUXILIAR DE VENTANILLA ÚNICA FUNCIONES: AUXILIAR ARCHIVO DE Apoyar y auxiliar al Titular en la realización y ejecución de los programas y las actividades de la Dirección; Realizar las funciones correspondientes al Titular de la Dirección en caso de que se ausente; Acordar con el Titular de la Dirección los asuntos de los establecimientos comerciales y espectaculares e informarle sobre los mismos; Asistir a eventos en los que el Titular de la Dirección determine, e informarle sobre el desarrollo y ejecución de los mismos. Apoyar al Titular de la Dirección en la elaboración de los proyectos de su competencia, así como verificar su correcta y oportuna ejecución por parte del personal; Levantar un inventario de los bienes que se dejan bajo su custodia, mediante el correspondiente proceso de entrega-recepción; 8

9 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Firmar los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y aquellos que le sean señalados por el Titular de la Dirección. Proporcionar la información, los datos, documentos que le soliciten otras unidades administrativas de la Administración Pública Municipal, de acuerdo a las políticas que emita el Titular de la Dirección. Y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato. 9

10 Titl e MANUAL DE ORGANIZACIÓN UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE SECRETARIA (SARE) SUBDIRECTOR DE ARCHIVO VENTANILLA ÚNICA SUPERVISOR AUXILIAR AUXILIAR 10

11 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: Y SECRETARIA CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO, CARRERA COMERCIAL TÉCNICA O CONOCIMIENTOS EN LA LEGISLACIÓN FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA COMERCIAL Y HACENDARIA; EXPERIENCIA EN MECANOGRAFÍA, COMPUTACIÓN, ARCHIVO, REDACCIÓN, ORGANIZACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES INTERPERSONALES. REPORTA A: LE REPORTAN: TITULAR DE N/A FUNCIONES: Recibir, atender y contestar en tiempo y forma las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia que lleguen a la Dirección; Formular y elaborar mecanográficamente documentación y correspondencia interna y externa oficios tarjetas informativas, folletos, etc., que le solicite el jefe superior; Depurar, preparar, clasificar, controlar, archivar, sellar y foliar documentos y correspondencia; Brindar información a la población que la solicite sobre las actividades que se realizan en la Dirección; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Organizar la agenda del Titular, con citas puntuales; Intervenir en la elaboración del levantamiento del inventario de la Dirección; Elaborar correctamente las requisiciones de papelería o cualquier otro recurso material; Entregar la documentación oportunamente y la documentación requerida por el Jefe inmediato; Generar cotizaciones para los permisos de anuncios publicitarios, renovación o apertura de registros comerciales; Realizar requisiciones de permisos o registros comerciales; 11

12 Dar seguimiento a las infracciones comerciales y reportes de la ciudadanía; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato. 12

13 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE SECRETARIA (SARE) 13

14 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: SUPERVISOR CÓDIGO: FORMACIÓN EXPERIENCIA: Y NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO, CARRERA TÉCNICA. CONOCIMIENTOS EN LA LEGISLACIÓN ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA COMERCIAL Y HACENDARIA; DE LAS COLONIAS Y COMUNIDADES DEL MUNICIPIO. REPORTA A: DIRECTOR Y SUBDIRECTOR DE LE REPORTAN: INSPECTORES FUNCIONES: Solicitar a la secretaria o al titular de la unidad administrativa los recursos necesarios para la realización de sus funciones operativas; Informar periódicamente por escrito a su superior el resultado de los trabajos ejecutados; Diseñar y asignar, a los inspectores, las rutas de recorridos y cronogramas de actividades a realizar; Llevar el control directo de la planeación de actividades de inspección, así como observar el desempeño de los inspectores durante el recorrido; Desempeñar las funciones del inspector de manera supletoria, en caso de ausencia de este; Participar en la capacitación y re instrucción de los inspectores; Recibir y entregar a su jefe inmediato la bitácora de trabajos ejecutados; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Inmediato. 14

15 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE SUBDIRECTOR DE SUPERVISOR INSPECTORES 15

16 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: INSPECTOR CÓDIGO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: Y NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO, CARRERA TÉCNICA. CONOCIMIENTOS EN LA LEGISLACIÓN NACIONAL, ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA COMERCIAL Y HACENDARIA; EN LAS COLONIAS Y COMUNIDADES DEL MUNICIPIO. REPORTA A: LE REPORTAN: SUPERVISOR N/A FUNCIONES: Ejecutar con prontitud eficiencia y eficacia los trabajos que se le encomienden en la planeación de recorridos (Chequeo de cruceros, limpieza de publicidad, censos comerciales); Informar periódicamente a su jefe inmediato el resultado de los trabajos ejecutados; Llevar y entregar a su jefe inmediato una bitácora de trabajos ejecutados. Conforme a las disposiciones que para tal efecto haga este; Vigilar en el terreno operativo la observancia de las disposiciones legales en materia de su competencia; Informar a su jefe inmediato sobre posibles irregularidades en la materia de su competencia. Inspeccionar los establecimientos comerciales en cumplimiento de los estándares de protección civil y de registro comercial. Decomisar cuestiones de pirotecnia detectadas durante los recorridos de inspección; Inspeccionar eventos culturales y especiales (circos, teatros, conciertos, etc.); Controlar la invasión en vía publica de anuncios publicitario; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 16

17 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA SUPERVISOR INSPECTORES 17

18 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: FORMACIÓN EXPERIENCIA: REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: Y VENTANILLA ÚNICA (AUXILIAR) CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO, CARRERA COMERCIAL TÉCNICA O EXPERIENCIA EN MECANOGRAFÍA, COMPUTACIÓN, REDACCIÓN, ORGANIZACIÓN DE OFICINAS Y RELACIONES TITULAR DE N/A Realizar labores administrativas necesarias de actividades de la Unidad Administrativa de adscripción; Formular y entregar papelería y formas correspondientes al trámite o servicio brindado, en los casos en que se brinda un servicio directo a la ciudadanía; Distribuir correspondencia y documentos dentro y fuera de la unidad administrativa de adscripción; Auxiliar a autoridades superiores cuando así se requiera en funciones de su competencia; Auxiliar en la organización, archivo y control de los formatos y documentos de las actividades de la unidad administrativa donde preste sus servicios; Rendir cuando así se le requiera informes especiales de sus actividades; Recibir, registrar, revisar y corregir documentos de acuerdo a instrucciones: nombres, fechas, números, claves y datos; Recoger y llevar paquetes cuyo peso no exceda su capacidad física; Organizar los expedientes en el orden que le indiquen y colocarlos en carpetas de archivo; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Imprimir Registros comerciales; Entregar al Director para validar con firma los permisos de alto impacto; 18

19 Organizar listas para Bomberos y Protección Civil, Ecología y COSEPLAT; Controlar los permisos de alto impacto y las bases de datos del área administrativa: Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 19

20 Titl e MANUAL DE ORGANIZACIÓN UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE SUBDIRECTOR DE VENTANILLA ÚNICA AUXILIAR 20

21 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: DIRECCIÓN DE PUESTO: AUXILIAR (ARCHIVO) CÓDIGO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA: NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO, CARRERA TÉCNICA O COMERCIAL REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: CONOCIMIENTOS EN MECANOGRAFÍA, COMPUTACIÓN, REDACCIÓN, ORGANIZACIÓN DE OFICINAS, ARCHIVO Y RELACIONES INTERPERSONALES.. TITULAR DE N/A Realizar labores administrativas necesarias de actividades de la Unidad Administrativa de adscripción; Formular y entregar papelería y formas correspondientes al trámite o servicio brindado; Distribuir correspondencia y documentos dentro y fuera de la unidad administrativa de adscripción; Auxiliar a autoridades superiores cuando así se requiera en funciones de su competencia; Brindar a la sociedad información específica sobre los procedimientos de su competencia; Auxiliar en la organización, archivo y control de los formatos y documentos de registros comerciales entregados, documentos de Bomberos y Protección Civil, Ecología y de las demás actividades de la unidad administrativa donde preste sus servicios; Rendir cuando así se le requiera informes especiales de sus actividades; Recibir, registrar, revisar y corregir documentos de acuerdo a instrucciones: nombres, fechas, números, claves y datos de los registros comerciales entregados.; Revisar de las bases de datos del 2006 a la fecha; Recoger y llevar paquetes cuyo peso no exceda su capacidad física; 21

22 Determinar el o los siguientes trámites y hacer anotaciones para resoluciones, registros, integración de expedientes e información; Formular y elaborar mecanográficamente oficios, avisos e informes de los servicios que realiza; Organizar los expedientes en el orden que le indiquen y colocarlos en carpetas de archivo; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 22

23 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE SUBDIRECTOR DE ARCHIVO AUXILIAR 23

24 Titl e MANUAL DE ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMA GENERAL SECRETARÍA GENERAL MUNICIPAL DIRECCIÓN DE SECRETARIA (SARE) SUBDIRECTOR DE ARCHIVO VENTANILLA ÚNICA SUPERVISOR AUXILIAR AUXILIAR INSPECTORES 24

25 Ayuntamiento de Tulancingo de Bravo, Hidalgo. Administración