PROCEDIMIENTO PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PR-AP-06 Pág. 1 de 15 INDICE

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1 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 1 de 15. INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6. ARCHIVO DE REGISTROS 7. ANEXOS

2 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 2 de 15. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº Rev. Párrafo Modificación realizada 01 Punto 5.1 Punto 5.2 Punto 7 Inclusión de avance de obra único Se determina plazo para avisar al Administrador de Contrato que una solicitud de pago no contribuyente ha sido rechazada. Modificación de registro Pago No Contribuyente Punto 7 Punto 5.1 Anexo 1 Procedimiento Diagrama 4.1 y 4.2 Nota 3 Nota 4 Nota Nota 4 Nota 5 Nota Procedimiento Modificación de registro Avance de Obra, se incluye el valor del anticipo y la devolución de retenciones. Se modifica (se corrige) la resolución exenta SII Se modifica el registro de Avance de Obra Se reemplaza Residente por Administrador de Contrato Se modifica Diagrama incorporando revisión del Jefe de Departamento de calidad. Se modifica que los documentos se envía al Departamento de Calidad Se incorpora la revisión del Departamento de Calidad. Se establece horario de recepción El Administrador de contratos debe adjuntar situación tributaria de prestador de servicio en pago no contribuyente. El jefe de Departamento de Calidad confirma situación tributaria en pago no contribuyente. Se determina a quien y como se debe cancelar. Se incorpora la Orden de Compra dentro de los respaldos del registro del subcontratista. Se establece emitir una Orden de Compra por la generación de un Avance de Obra Único y este no puede exceder los

3 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 3 de OBJETIVO Este procedimiento tiene por objetivo describir la metodología usada por Ingetal S.A. para el pago a través de facturas de compra. 2. ALCANCE Los pagos con facturas de compra a contribuyentes (subcontratistas) y no contribuyentes. 3. DEFINICIONES Contribuyente No Contribuyente Comprobante Contable Aquel prestador de servicios que tiene iniciación de actividades y pertenece al grupo de subcontratistas Persona natural u organización sin iniciación de actividades, es decir no tienen facturas ni boletas. Registro utilizado para reflejar un hecho contable.

4 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 4 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Diagrama de Flujo Pago con Factura de Compra Contribuyente

5 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 5 de Diagrama de Flujo Pago Con Factura de Compra No Contribuyente

6 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Pago con Factura de Compra Contribuyente El pago con factura de compra a contribuyentes está reglamentado por el Servicio de Impuestos Internos a través de la Resolución Exenta Nº 46 del 01 de Septiembre del 2003, y se debe emitir a todo prestador de un servicio que cuente con iniciación de actividades, en adelante Subcontratista. Para ser considerado como subcontratista de Ingetal S.A., el Gerente de Operaciones debe ingresar el subcontrato por medio de la entrega al Gerente de Administración y Finanzas del Registro de Ingreso de Subcontrato, acompañado del contrato respectivo, la Orden de Compra por el monto del contrato y garantía si la hay, (ver PROP10, Procedimiento Adjudicación de Subcontrato). En el caso de un subcontrato con un solo pago, el Administrador de Contrato ingresa el subcontrato por medio de un Avance de Obra Único, el cual no puede exceder los y debe estar respaldado por una Orden de Compra y en este caso, no requiere un registro de Ingreso de Subcontrato ni un contrato (Ver PROP10, Procedimiento Adjudicación de Subcontrato). EL Gerente de Administración y Finanzas se reserva el derecho de objetar un avance de obra único en caso de que el subcontratista tenga observaciones en el Servicio de Impuestos Internos, en tal caso se genera un contrato y los avances de obra correspondientes, (según lo descrito en el diagrama de flujo 4.1).

7 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 7 de 15. Las siguientes notas detallan el diagrama de flujo 4.1 Nota 1 El Gerente de Administración y Finanzas, y el Administrativo Contable ingresan el subcontrato al sistema contable, según lo descrito en el procedimiento Adjudicación de Subcontrato, PROP10. Nota 2 El Administrador de Contrato en acuerdo con el Gerente de Operaciones, confecciona el Avance de Obra, (ver Anexo Nº 1). En él se indica: 1 Razón Social del subcontratista 2 RUT 3 Dirección Comuna 4 Ciudad 5 Giro 6 Nombre del Subcontrato 7 Nombre de la obra 8 Nº de obra 9 Monto del Contrato 10 Disminución y aumento de obra si lo hubiese. 11 Monto definitivo del contrato 12 Fecha 13 Nº de registro 14 Nº de Ficha del Subcontratista 15 Además de los montos a cancelar al subcontratistas

8 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 8 de 15. El avance de obra permite no tan solo detallar el monto a cancelar al subcontratista por concepto de obras ejecutadas, sino que además indicar el anticipo entregado y la devolución de retenciones a efectuar. NOTA: Los Registros Avances de Obras deben ser enviados al Departamento de Calidad hasta el día viernes hasta las 12:00 p.m. y transferidos a Contabilidad con todos los V B correspondientes a más tardar los días viernes hasta las15:00 p.m. de cada semana; estos serán considerados para pago a la semana siguiente al ingreso del Registro Avance de Obra Nota 3 El Administrador de Contrato envía el Avance de Obra Departamento de Calidad. (Anexo Nº 1), al Jefe de Nota 4 El Jefe de Departamento de Calidad revisa que el documento este firmado por el Gerente de Operaciones, Administrador de Contrato y Subcontratista. Además que el monto final de contrato coincida con el monto de Registro o último Modificatorio efectuado, que el número de Avance de Obra sea el correlativo correspondiente, que el monto ejecutado hasta el avance anterior más el líquido a pagar corresponda al monto ejecutado a la fecha y este sea menor o igual al monto final de contrato. Este Avance es transferido al departamento de Contabilidad por Medio de secretaría, donde estos documentos son ingresados en el libro de correspondencia. Nota 5 El Administrativo Contable genera la Factura de Compra.

9 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 9 de 15. Nota 6 El Administrativo Contable ingresa el Avance de Obra al Sistema Contable, registrándolo en el Comprobante Contable. Nota 7 El Administrativo Contable entrega al subcontratista una copia de la Factura de Compra acompañada del documento que cancela el pago. Quedando registrada la aceptación del pago a través de su firma en el comprobante contable y en el Avance de Obra. LOS AVANCE DE OBRA SE DEBEN CANCELAR AL SUBCONTRATISTA. EN CASO QUE ACUDA A RETIRAR EL PAGO OTRA PERSONA, ESTE DEBE PRESENTAR UN PODER SIMPLE CON FOTOCOPIA DE RUT SI ES UNA PERSONA NATURAL O UN PODER SIMPLE CON FOTOCOPIA DE ESCRITURA DE LA SOCIEDAD EN CASO DE RETIRAR DOCUMETO DE EMPRESA. 5.2 Pago con Factura de Compra a No Contribuyentes Se utiliza para el pago de un servicio que no es respaldado por una boleta o factura, gestionándose una factura de compra ante el Departamento de Contabilidad. Las siguientes notas detallan las acciones descritas en el diagrama de flujo 4.2 Nota 1 El Administrador de Contrato adquiere un servicio

10 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 10 de 15. Nota 2 El Administrador de Contrato identifica si el prestador de servicio posee iniciación de actividades. De contar con iniciación de actividades le solicita una boleta o factura que compruebe el pago, en caso contrario ver nota 3. En el caso de un servicio permanente no se pueden generar Facturas de Compra ya que el prestador del servicio debe regularizar su situación en el Servicio de Impuestos Internos realizando iniciación de actividades o ampliando su giro cuando corresponda. Nota 3 Si el prestador de servicio no tiene iniciación de actividades, el Administrador de Contrato genera una solicitud de pago por medio de un registro llamado Pago No Contribuyente, (Anexo Nº 2). En esta solicitud se indica la siguiente información: 1. Nº de Obra 2. Nombre de la Obra 3. Fecha de emisión 4. Solicitante 5. Nombres y Apellidos completos 6. Nº de RUT 7. Dirección 8. Comuna y/o Ciudad 9. Monto a cancelar 10. Concepto del gasto Cuando el servicio que se cancela es por pensión, la glosa debe decir Pensión completa, mes de., obra En caso de otro servicio, se debe indicar subcontrato limpieza, reparaciones, etc. nunca por mano de obra.

11 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 11 de 15. NOTA: Los Registros de Pago NO Contribuyente, deben ser enviados al Departamento de Calidad hasta el día viernes hasta las 12:00 p.m. e ingresados al Departamento de Contabilidad con todos los V B correspondientes a más tardar los días viernes hasta las 15:00 hrs. de cada semana; estos serán considerados para pago a la semana siguiente al ingreso del Registro de Pago NO Contribuyente. Nota 4 El Administrador de Contrato emite el Pago No Contribuyente (Anexo Nº 2) firmado por el Gerente de Operaciones adjunta consulta situación tributaria de terceros, y lo envía al Jefe de Departamento de Calidad. Nota 5 El Jefe de Departamento de Calidad confirma a través del Servicio de Impuestos Internos que el prestador de servicios no posea iniciación de actividades y si posee sea por un rubro que no corresponde al trabajo realizado. Si el prestador de servicio cuenta con iniciación de actividades del rubro en el que realizó el trabajo, es comunicado por correo electrónico al Administrador de Contrato que generó la solicitud Pago No Contribuyente, en un plazo de 2 días hábiles, este pide al prestador del servicio una boleta o factura (Nota 2). Si no posee iniciación de actividades se adjunta al documento la consulta tributaria de terceros, de esta forma el este Aprobado, y transferido al departamento de Contabilidad por medio de secretaría quien realiza el ingreso al libro de correspondencia. Nota 6 El Administrativo Contable emite la Factura de Compra La emisión de Facturas de Compra queda supeditada a la información que el Administrativo Contable obtenga del prestador en el Servicio de Impuestos Internos.

12 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 12 de 15. Nota 7 El Administrativo Contable ingresa el pago al sistema contable, quedando registrado en el Comprobante Contable Nota 8 El Administrativo Contable entrega al No Contribuyente una copia de la Factura de Compra acompañada del documento que cancela el pago. Quedando registrada la aceptación del pago en el comprobante contable.

13 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 13 de ARCHIVO DE REGISTROS IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO Y PROTECCION RECUPERACION Y ACCESO RETENCION DISPOSICION Avance de Obra Impreso en archivadores Depto. Contabilidad 3 años Bodega Comprobante Contable Pago No Contribuyente Impreso en archivadores Depto. Contabilidad 3 años Bodega Impreso en archivadores Depto. Contabilidad 3 años Bodega 7.ANEXOS. Anexo Nº 1: Avance de Obra Anexo Nº 2: Pago No Contribuyente

14 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 14 de 15. Anexo Nº 1: Avance de Obra PROCEDIMIENTO PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD:PRAP06 Fecha: 27mar08 REV. Nº 04 AVANCE DE OBRA Nº RAZÓN SOCIAL SUBCONTRATISTA: RUT: DIRECCION: COMUNA: CIUDAD: GIRO: SUBCONTRATO: APROBÓ: HERNAN BUSCH GONZALEZ REVISÓ: ARIEL MIRANDA V. OBRA : Nº DE OBRA : FECHA PRESENTE AVANCE DE OBRA: MONTO ORIGINAL CONTRATO = + IVA DISMINUCIONES DE OBRA = + IVA AUMENTOS DE OBRA = + IVA MONTO DEFINITIVO CONTRATO = + IVA Nº FICHA SUBCONTRATISTA N REGISTRO: Valores Anticipo Monto Ejecutado a la Fecha Monto ejecutado hasta Avance de Obra anterior VALOR PRESENTE AVANCE Retención % Devolución de Retenciones SUB TOTAL DEVOLUCION DE ANTICIPO % SUB TOTAL MULTA LIQUIDO A PAGAR DETALLE ANTICIPO Anticipo Otorgado Devuelto a la fecha Saldo por devolver DETALLE DE RETENCIONES Total Retenciones Retenciones a la Fecha Saldo por Retener Retenciones devueltas al presente Avance Retenciones por devolver Profesional Subcontratista Ejecutivo Área

15 PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD: PRAP06 Pág. 15 de 15. Anexo Nº 2: Pago No Contribuyente PROCEDIMIENTO PAGO CON FACTURA DE COMPRA COD:PRAP06 Fecha:27 Mar 2008 REV. Nº 04 PAGO NO CONTRIBUYENTE APROBÓ: HERNAN BUSCH GONZALEZ REVISÓ: ARIEL MIRANDA V. EL USO DE ESTA SOLICITUD ES OBLIGATORIA PARA LA CANCELACIÓN A TRAVÉS DE FA NOMBRE DE LA Nº DE OBRA SOLICITAN TE FECHA DE EMISIÓN DATOS DE RUT APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRES DIRECCIÓN Nº POBLACIÓN O VILLA COMUNA CIUDAD MONTO NETO CONCEPTO DEL GASTO Ejecutivo Área