Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original.

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Propósito Establecer y mantener un control de los documentos de los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) y Ambiental () del ITM 2. Alcance Aplica a los documentos de los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental del Instituto Tecnológico de Minatitlán. 3. Políticas de operación APROBACIÓN, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. 3.1 El elaborador del documento es responsable de obtener las firmas de revisión y aprobación del procedimiento antes de su emisión. 3.2 El elaborador del documento es el responsable operativo de la actividad, y debe revisar y actualizar el documento controlado para asegurar que se mantiene vigente. 3.3 La necesidad de actualizar un documento se puede derivar de: Existe una nueva revisión de los documentos utilizados como referencia; Se recibe una solicitud de cambio escrita que tenga validez; Necesidades especificas de alguna área. Todo documento actualizado debe ser revisado por la subdirección correspondiente y aprobado por el Director antes de su emisión. 3.4 El conservará el original del Manual y Procedimientos con las firmas autógrafas correspondientes. IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Y ESTADO DE LA VERSIÓN VIGENTE 3.5 Los documentos controlados deben contener como mínimo: Código Revisión Aprobación (Firmas del puesto que elabora, revisa y aprueba el documento) Fecha de la Aprobación del documento. 3.6 Un documento que se emita por primera vez, debe iniciar con la revisión 0. El número de revisión indica el estado de la versión vigente; en la revisión 0 no se documentan cambios. 3.7 El elaborador del documento debe documentar los cambios en el documento vigente. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Celso E. Castro Figueroa Docente Ing. Carmen Cabrera Martínez Representante de Dirección M.C. Raúl Chiu Nazarala Director Firma: Firma: Firma: 4 de Septiembre de Septiembre de Septiembre 2009

2 Página 2 de 6 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS VIGENTES 3.8 Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGC y que se encuentren disponibles en el portal del ITM. 3.9 El debe entregar los documentos en electrónicos al Jefe de Computo para ser colocados en el portal del Sistema de Gestión de Calidad El y Responsable de procedimiento deben: a.-asegurarse de la instalación del documento controlado y aprobado en el servidor. b.-notificar la disponibilidad de la nueva versión del documento, los cambios y/o modificaciones a través del portal del ITM. c.-actualizar la lista maestra de documentos controlados Para el caso de documentos disponibles en el servidor no se requiere número de copia controlada En caso de requerirse en papel o electrónico alguna copia controlada de un documento esta debe solicitarse por escrito al. La copia controlada en papel debe llevar la leyenda de Copia controlada No. XX En la primera hoja. Y si es electrónico, registrarlo en el formato para el control de instalación de documentos electrónicos Los documentos disponibles en el servidor que se impriman por alguna razón, se consideran copias no controladas. IDENTIFICACIÓN Y LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS 3.14 El elaborador del documento es responsable de identificarlo con su Nombre, Código, Número de Revisión y asegurarse de que permanece legible. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO 3.15 Los documentos de origen externo para el y SGC se encuentran listados en la Lista maestra de documentos de origen externos. Esta lista incluye por ejemplo: Norma ISO-9001:2008 Norma ISO-14001: 2004 Leyes Reglamentos Normas Estos documentos son identificados por su nombre y fecha de emisión. Se encuentran disponibles en el Portal del ITM Para los documentos legales aplicables correspondientes al es responsabilidad del y/o de los expertos técnicos verificar su actualización y darla a conocer al personal involucrado Los procedimientos, instructivos deben implementarse máximo veinte días después de la fecha de aprobación. DOCUMENTOS OBSOLETOS 3.18 El y responsable de procedimiento deberán identificar el documento anterior como obsoleto cada vez que se tenga una nueva versión del mismo.

3 Página 3 de 6 4. Diagrama del procedimiento. Responsable de Área/ Jefe de Departamento /Subdirectores/ Director Jefe de Computo Usuario Inicio Elabora y/o Actualiza 1 Revisa 2 NO Es Correcto? SI 3 Firma de revisado 5 Aprueba documento 4 Actualiza los Documentos en el Portal del I.T.M. Publica Documentación 6 7 Consulta documentación publicada en el portal Término

4 Página 4 de 6 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Elabora y/o actualiza 1.1 Detecta necesidad de emitir y/o actualizar un documento (procedimiento, instrucción de trabajo), define el nombre con el que se dará a conocer el documento. Aplica políticas de la 3.2 a la Elabora Documento conforme al Instructivo de Trabajo para elaborar documentos. Responsable de procedimiento. 2. Revisa 2.1 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. Director/Subdirectores/ 3. Firma de revisado 3.1. Firma documento en el campo correspondiente de revisado; colocando Puesto, Nombre, Firma y Fecha. Director/Subdirectores/ 4. Aprueba 5. Identifica Cambios y Número de Revisión. 6. Documentación Actualizada 7. Consulta documentación publicada en el portal 4.1 Aprueba documento en el campo correspondiente de aprobación colocando Puesto, Nombre, Firma y Fecha. y lo regresa al para su liberación. 4.2 El entrega al Jefe de Computo para su publicación en el portal. 5.1 El Jefe de Computo actualiza procedimientos en el portal del Sistema de Calidad y Ambiental. 6.1 y Responsables de procedimientos se aseguran de actualizar la lista maestra de los documentos modificados. 7.1 Consulta en el portal la documentación publicada. 7.4 En el caso de que algún usuario desee tener el documento impreso deberá seguir la Política En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento o que no pertenezcan a uno en particular se encuentran disponibles en Word en el portal. Director Jefe de Computo y Responsables de Procedimientos Usuario

5 Página 5 de 6 6. Documentos de referencia Norma ISO-9000:2005 Norma ISO-9001:2008 Norma ISO-14001:2004 ITM-CA-IT-01 DOCUMENTO Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos Control de los Documentos Sistemas de Gestión Ambiental-Requisitos Control de Documentos Instructivo de Trabajo del SGC y para Elaborar Procedimientos 7. Registros Registros Lista Maestra de Documentos Internos Controlados del SGC. Lista de Documentos de Origen Externo del SGC. Lista Maestra para el Control de Registros del SGC. Lista Maestra de Documentos Internos Controlados del Lista de Documentos de Origen Externo del Lista Maestra para el Control de Registros del Tiempo mínimo de Retención Responsable de conservarlo Código de Registro ITM-CA-RC-007 ITM-CA-RC-008 ITM-CA-RC-009 ITM-CA-RA-007 ITM-CA-RA-008 ITM-CA-RA Glosario Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el ITM ó a su Sistema de gestión de la calidad y Sistema de gestión ambiental. Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del SGC y y que no fue elaborado de manera interna en el ITM Ej.: Ley Federal del Trabajo. Documento Interno Controlado: Documento del SGC y. Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el SGC y. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

6 Página 6 de 6 9. Anexos Tabla de asignación de códigos para documentos del SGC y ITM-CA-RC Instructivo de Trabajo del SGC y para Elaborar Procedimientos ITM-CA-IT Cambios a esta versión. Número de revisión. Fecha de actualización. 7 4-septiembre-2009 Descripción del cambio. 1.-Se modificó el alcance para dejarlo más explicito quedando: Aplica a los documentos de los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental del Instituto Tecnológico de Minatitlán. 2.-En documentos de referencia se modificó la versión de la norma ISO ya que se había colocado Se colocaron definiciones en el Glosario. 4.-Se colocaron más Anexos y Documentos de Referencia de marzo de 2007 Se modifica el propósito, el alcance y las políticas, con el fin de que el control de los documentos sea un control electrónico, se modifica la etapa 6 en el diagrama del procedimiento y se modifica la descripción de actividades, debido a que ya no se genera una bitácora de distribución, no se sellan ni se firman las copias,, se modifican los anexos y sus códigos, de elimina el formato para la lista maestra de documentos ya que esta se convierte en Registro de calidad quedando como anexo del manual. El Formato de bitácora de distribución pasa a ser un formato para el control de distribución de documentos. En los Anexos se deja la lista de documentos externos controlados de los Institutos Tecnológicos Estatales, debido a que el mismo procedimiento opera para su SGC. Se elimina la tabla para el control de los documentos.