PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE PROCESOS EN EL SEACE (Para usuarios-funcionarios de entidades públicas contratantes)

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1 SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO (SEACE) PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE PROCESOS EN EL SEACE (Para usuarios-funcionarios de entidades públicas contratantes) Fecha: 01/02/2010 Dirección del SEACE Página 1 de 19

2 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZACIÓN DEL MÓDULO DE PROCESOS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO (SEACE) MODULO DE PROCESOS 1. Cómo accedo al SEACE para registrar y publicar los Procesos de selección? Debe ingresar a la página Web del SEACE, luego hacer clic en el botón Acceso Usuarios Registrados como se muestra a continuación: 2. En qué tipo de procesos de selección deben prepublicarse las bases de manera obligatoria? La prepublicación de bases aprobadas NO ES OBLIGATORIA en ningún tipo de proceso según lo indica el artículo 37 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. 3. Cómo creo un proceso de selección en el SEACE? A través del módulo Procesos debe escoger la opción Consola de Procesos, aquí debe hacer clic izquierdo sobre el botón Crear Proceso para iniciar el registro de la convocatoria. Dirección del SEACE Página 2 de 19

3 En esta ficha debe ingresar la información solicitada: Dirección del SEACE Página 3 de 19

4 Ingresar los datos solicitados referente al expediente de contratación adjuntado el archivo conteniendo el documento que aprueba el expediente de contratación Seleccionar el número de referencia en el Plan Anual de la entidad, donde especifique el proceso que se va a convocar. Ingresar los datos solicitados referentes a las bases de la convocatoria, adjuntado el archivo conteniendo las bases del proceso. Ingresar la fecha y adjuntar el archivo con el Resumen Ejecutivo del proceso Ingresar datos generales del proceso como tipo de proceso, modalidad de selección, Nº proceso, siglas, etc. Dirección del SEACE Página 4 de 19

5 Ingresar datos del Código presupuestal Sección a registrar sólo para las entidades contratantes que se encuentran bajo la cobertura del Acuerdo de Promoción Comercial Perú - Estados Unidos Ingresar datos referentes al valor referencial y registro de participantes Dirección del SEACE Página 5 de 19

6 Ingresar calendario Información referente a los ítems Inmediatamente, después de ingresar la información del proceso, deberá escoger el botón Guardar Borrador. Guardar Borrador En seguida se le preguntará si Está Ud. seguro de guardar en borrador la Convocatoria? Una vez guardado en borrador, se le sugiere verifique los datos y documentos ingresados. Una vez realizada la revisión, debe publicar en el SEACE, presionando el botón del mismo nombre. Dirección del SEACE Página 6 de 19

7 4. Qué datos debo ingresar en la ficha de convocatoria del proceso de selección? a) Datos relacionados al documento que aprueba el expediente de contratación. b) Asociar el proceso al número de referencia del Plan Anual, para lo cual debe hacer clic izquierdo sobre el ícono. c) Bases administrativas d) Resumen Ejecutivo e) Datos generales como tipo de proceso, modalidad, número de proceso, siglas, tipo de objeto, modalidad de ejecución contractual, sistema de contratación, forma de presentación de propuestas, acto de buena pro, descripción del objeto, catálogo de Naciones Unidas, fuentes de financiamiento. f) Código presupuestal g) Valor referencial h) Registro de participantes i) Calendario, para lo cual deberá tener en cuenta el Artículo 24 del Reglamento. j) Relación de ítems Finalmente, en la parte superior derecha se presentan los siguientes botones: Guardar Borrador, sirve para guardar la ficha de convocatoria. En este estado puede corregir alguna información registrada. Una vez guardado en borrador, posteriormente debe publicar en el SEACE, presionando el botón Publicar en el SEACE, esta opción permite publicar la convocatoria a través del SEACE. Cabe indicar, que para cualquiera de las opciones antes referidas debe adjuntar las Bases Administrativas. 5. Cómo publico la RESOLUCIÓN o ACUERDO que declara la nulidad de oficio del proceso? En la sección Acciones de la Convocatoria debe escoger la opción Registrar Nulidad de Oficio, tal como se muestra a continuación: Dirección del SEACE Página 7 de 19

8 Al seleccionar esta opción visualizará la ficha donde debe ingresar la información solicitada, debiendo adjuntar el archivo de la Resolución que declara la nulidad del proceso o ítem. Finalmente, debe seleccionar el ítem o ítems declarados nulos y presionar el botón Grabar Resultados. Dirección del SEACE Página 8 de 19

9 6. Cómo registro una postergación al proceso? En la sección Acciones con Proceso, debe escoger la opción Postergación como se muestra a continuación: Al presionar esta opción visualizará la siguiente ficha donde debe ingresar la descripción de la postergación y el nuevo calendario. Finalmente, debe presionar el botón Publicar en el SEACE. Para visualizar que la postergación del proceso haya sido publicada en el SEACE, debe dirigirse a Historial de la convocatoria, ubicada en la última parte de la ficha. 7. Cómo registro una fe de erratas al proceso? En la sección Acciones con Proceso debe escoger la opción Fe de erratas. Dirección del SEACE Página 9 de 19

10 Al presionar esta opción visualizará la ficha de fe de erratas donde debe ingresar la información que desea corregir, tal como: Enlace al PAC Datos generales como modalidad de selección, tipo de objeto, modalidad de ejecución contractual, sistema de contratación, forma de presentación de propuestas, acto de buena pro, descripción básica del objeto del proceso, catálogo de Naciones Unidas, fuentes de financiamiento) Código presupuestal Registro de participantes Valor referencial en base a la relación de ítems Finalmente, debe presionar el botón Publicar en el SEACE para informar la fe de erratas. Para visualizar que la fe de erratas del proceso haya sido publicada en el SEACE, debe dirigirse a la sección Historial de la Convocatoria, ubicada en la última parte de la ficha. NOTA: Es importante señalar que la fe de erratas es un instrumento que se utiliza sólo en los casos que ha cometido algún error al momento de ingresar la información en la convocatoria del proceso. En ese sentido, se le recomienda que antes de grabar la información registrada, verifique que ésta guarde similitud con las bases del proceso. 8. Intento informar la convocatoria del proceso pero el SEACE no me lo permite A qué se debe? Algunos de los motivos pueden ser porque: No ha asociado el proceso a un número de referencia del Plan Anual. No adjuntó las bases administrativas del proceso. La descripción del proceso sobrepasa la cantidad máxima de caracteres (255). Existen símbolos como: ø ª º ^ ` Ç [ ] u otros en la descripción del proceso. El calendario indica plazos no acordes al Art. 24 del Reglamento. Dirección del SEACE Página 10 de 19

11 El decremento mínimo en una Subasta Inversa tiene valor cero (0.00). En ese sentido, debe verificar y corregir para poder convocar el proceso. 9. He declarado de oficio la nulidad de un proceso de selección, deseo volver a convocarlo debo realizar una segunda convocatoria? No, una vez registrada la Nulidad de oficio (ver pregunta 5) debe realizar la búsqueda del proceso declarado nulo en la Consola de Procesos. Si el proceso fue retrotraído a la etapa Convocatoria, para volver a convocarlo debe seleccionar la opción Convocatoria por Nulidad en la sección Acciones con Proceso. Si el proceso fue retrotraído a una etapa diferente a Convocatoria, para volver a convocarlo debe seleccionar la opción Nulidad retrotraída de <etapa> en la sección Acciones con Proceso. Recuerde que sólo se realiza una segunda convocatoria cuando la primera ha sido declarada desierto. 10. En un acto privado se ha producido un empate (ADS o AMC) Cómo realizo el registro? El registro de empate se realiza en la opción Registrar caso de empate ubicado en la sección Acciones de la Convocatoria. Dirección del SEACE Página 11 de 19

12 Cabe recordar que, para realizar el registro de empate debe ingresar la información de las empresas que se registraron como participantes, así como todas las propuestas presentadas, luego procederá a adjudicar los ítems y, en los casos donde haya existido empate debe seleccionar esta opción. Un vez que el comité especial haya solucionado el empate, debe registrar el resultado en la opción Registrar Buena Pro ubicada en la sección antes referida. La buena pro podrá ser adjudicada a una sola empresa o a prorrata, usando los campos cantidad adjudicada y monto adjudicado. 11. Cómo registro como participante a un proveedor extranjero no domiciliado? El usuario debe seleccionar la opción Registro de Participantes y presionar el botón Ingresar participante. En esta ficha debe seleccionar la opción Proveedor NO DOMICILIADO del campo Tipo de proveedor, luego hacer clic al ícono del campo Código Ext. No Domiciliado. Dirección del SEACE Página 12 de 19

13 Al seleccionar este ícono se visualizará la siguiente ventana donde podrá realizar la búsqueda del proveedor extranjero. Posteriormente, se registra la fecha y hora del registro de participación, y finalmente debe hacer clic izquierdo sobre el botón Grabar. 12. Cómo publico la RESOLUCIÓN o ACUERDO que cancela el proceso? En la sección Acciones de la Convocatoria, debe escoger la opción Registro de Cancelación. Dirección del SEACE Página 13 de 19

14 Al seleccionar esta opción, visualizará la ficha donde debe ingresar la información solicitada, asimismo debe adjuntar el archivo de la Resolución o Acuerdo que cancela el proceso o ítem. Finalmente, debe seleccionar el ítem o ítems cancelados y presionar el botón Grabar Resultados. 13. Al momento de registrar la propuesta, el sistema me indica que el postor no cuenta con RNP vigente Por qué? Puede ser por las siguientes razones: a) El objeto, en la ficha de convocatoria del proceso no es el que corresponde según las bases. Para corregir esto debe realizar una fe de erratas (ver pregunta 7). b) Que el participante no se encuentra con su RNP vigente en la fecha de la etapa de presentación de propuestas en el capítulo correspondiente al objeto del proceso. Dirección del SEACE Página 14 de 19

15 Nota: Es importante que el Comité Especial o dependencia encargada, antes de evaluar las propuestas verifique la vigencia en el RNP de los postores. La verificación puede hacerla a través de la página Web del Registro Nacional de Proveedores ( en el vínculo Relación de proveedores inscritos en el RNP, donde tiene que ingresar el número de RUC y hacer clic izquierdo sobre botón Buscar para conocer el capítulo de su inscripción, su estado y vigencia. 14. Cómo registrar la propuesta de un Consorcio? Al momento de registrar la ficha de la propuesta existe la opción de indicar que se trata de un Consorcio, en cuyo caso debe registrar el nombre del consorcio, el número de RUC de cada uno de los consorciados, el capítulo de RNP y porcentaje de participación. Así también debe ingresar los datos del representante legal. Dirección del SEACE Página 15 de 19

16 15. Quiero adjudicar la buena pro de un proceso y a pesar que he registrado la propuesta del postor, ésta no figura Qué puedo hacer? Debe verificar que se haya grabado correctamente la propuesta; es decir, que el ítem o los ítems contengan los montos propuestos. De no figurar los montos propuestos puede solicitar que se incorporen (ver pregunta 14). 16. Cómo verifico si el proceso de selección tiene algún recurso de apelación? Debe seleccionar la opción Documentos de la sección Acciones con Proceso, tal como se muestra a continuación: Cuando visualice la siguiente ventana, de existir algún recurso de apelación, en la columna Tipo de documento aparecerá el nombre RESOLUCIÓN DE RECURSO DE APELACION, para visualizar el documento deberá hacer clic en el ícono de la columna Documento. Dirección del SEACE Página 16 de 19

17 17. Cómo puedo informar en el SEACE que la propuesta del proveedor ha superado el valor referencial y que está sujeta a la disponibilidad presupuestal aprobada por el titular de Pliego? En la sección Acciones de la Convocatoria, debe seleccionar la opción Monto ofert. Mayor a valor ref. No olvidar que, para realizar este registro debe haber ingresado la información de los proveedores que se registraron como participantes, así como todas las propuestas presentadas. Luego procederá a adjudicar los ítems y, en los casos que haya habido propuestas superiores al valor referencial seleccionará esta opción. Dirección del SEACE Página 17 de 19

18 En la ficha debe completar la información y seleccionar el(los) ítem(s) que se encuentra(n) en este estado. Un vez que el comité especial haya obtenido la aprobación y disponibilidad, o la negación de la misma, debe registrar el resultado en la opción Registrar Buena Pro ubicado en la columna antes referida. El registro de buena pro podrá ser adjudicado o desierto, según sea el caso. Dirección del SEACE Página 18 de 19

19 18. Cuál es la dirección y el horario de atención en la sede central del OSCE para atención de consultas sobre la operatividad del SEACE? Sede Central Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n, Jesús María, Lima - Perú Lunes a viernes de 8:30 am a 5:30 pm Centro de Consultas: Jesús María, Febrero del 2010 Dirección del SEACE Página 19 de 19