Aspectos legales: sustitución de los documentos en papel

Transcripción

1 Certicámara. Validez y seguridad jurídica electrónica Aspectos legales: sustitución de los documentos en papel ERICK RINCON CARDENAS Gerente General erick.rincon@certicamara.com Confianza en medios electrónicos!

2 Ley Principios Equivalencia Funcional 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservación ; Inalterabilidad del Derecho; Neutralidad Tecnológica; Buena Fe; Libertad Contractual; 2. Estructura Definiciones y Principios; Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de datos; Reglas de la comunicación electrónica; Contrato de Transporte por medios electrónicos; Firma Digital y entidades de certificación. < < <

3 Riesgos en las Comunicaciones electrónicas 1. Riesgos Suplantación de Identidad; Alteración de los mensajes de datos; Repudio del mensaje de datos; Ausencia de confidencialidad. 2. Atributos Autenticidad; Integridad No Repudio; Confidencialidad. < < <

4 Ley 527 de Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones 2. Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30 numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos. 1. Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puede prestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientes requisitos en cuanto a la información que se archiva: a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

5 REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL Determinación del Origen Autenticidad Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico Integridad Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación Extremos de conservación temporal Posterior consulta de la información electrónica Disponibilidad

6 NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas. El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice: a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

7 DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS Alternativas 1. Nacimiento electrónico del archivo Aplicación de la Equivalencia Funcional Ley Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos Digitalización 3. Posibilidades de destrucción

8 DIGITALIZACION Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro del proceso archivístico: En primer lugar, la preparación física; La segunda es la etapa reprográfica; La tercera, el control de calidad con su respectivo documento, analizando el tema de la encriptación; En cuarto lugar, la indización ó Descripción; La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de La consulta.

9 DIGITALIZACION La Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse con forme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos que se transforman a ambientes electrónicos. A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión del documento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana se conoce como mensaje de datos que es aquella información generada, creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando se digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que es consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben comenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica establecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, será necesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionales descritos en la Ley 527 de (Equivalente Funcional de escrito, original, firma y Archivo y conservación).

10 DIGITALIZACION La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, se resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir, que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento electrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de La integridad presupone que en el proceso de digitalización de un archivo y su posterior conservación, éste no se debe modificar, no se debe alterar ninguna de las partes del respectivo documento electrónico, es decir, debe permanecer inalterado. De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al referirse a si el documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tiene valor legal y valor probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana. Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y no repudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley 527 de 1999 y reconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones administrativas por medios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.

11 DIGITALIZACION La Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la labor que según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalente funcional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar la accesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación en formato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente procesado cuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el papel y son documentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de las fechas extremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de los documentos electrónicos. En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampado cronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es un servicio que presta entidades de certificación digital que tiene una directa conexión con los servicios de cronología digital. El estampado cronológico es un sello digital compuesto por la firma digital de una entidad de certificación digital, que incorpora la fecha y hora de la República de Colombia al mensaje de datos. La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina teóricamente bodegaje electrónico. Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en el equivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de la ley 527 de 1999 expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.

12 DESTRUCCION Con la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como Ley Antitrámites, se hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que: Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de la comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10) años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción fidedigna.

13 DESTRUCCION Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios y de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias derivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto del 12 de octubre de 2005, lo siguiente: a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.

14 AUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO SEGURIDAD CONFIDENCIAL CONFIANZA UNIVERSALIDAD ACCESIBILIDAD COMODIDAD Entidades de Certificación Digital como terceros de confianza LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE DATOS SEGURIDAD JURÍDICA GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS ARCHIVO Y CONSERVACIÓN POSTERIOR CONSULTA PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES CERTIM@IL CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO 14

15 Certicámara. Validez y seguridad jurídica electrónica GRACIAS ERICK RINCON CARDENAS erick.rincon@certicamara.com Confianza en medios electrónicos!