SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
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- María Luz Ortega Cuenca
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1 ROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código : SGC-R-04 ágina : 1 de 5 1. OBJETIVO : Determinar el grado de implementación del Sistema Integrado de en cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de para la Gestión ública NTCG 1000: 2009 y los requisitos de la Entidad. 2. ALCANCE : Este procedimiento es aplicable para todos los procesos del Sistema Integrado de, incluidas las Extensiones. Este procedimiento inicia desde la elaboración del rograma de ía y el lan de ia hasta el seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora identificadas. 3. RESONSABLE : Representante de la Dirección, es Internos de 4.a ROVEEDOR 4.b INSUMOS es de roceso Grupos de Interés Todos los procesos del Sistema de Gestión Requisitos, necesidades y expectativas Estructura documental del Sistema Integrado de 5.a RESULTADO 5.b QUIEN RECIBE EL RESULTADO rograma de ia lan de ía Informe de ía Evaluación ía Solicitud de Acciones Correctivas, reventivas y de Mejora es de roceso es de roceso es de roceso es de roceso y funcionarios involucrados en el proceso. Alta Dirección- Revisión por la Alta Dirección es Internos Representante de la Dirección 6. REQUISITOS LEGALES: - Ley 872 de 2003, Sistemas de - Decreto 4110 de MECI 1000: NTC ISO/ IEC 17025: NTC ISO 9001: 2008 Numeral ía interna -Norma Técnica de, NTCG 1000 : 2009 Numeral ía interna -Norma Técnica Colombiana Directrices para la ia de los Sistemas de Gestión NTC ISO 19011: DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR: - lan de Desarrollo "ensar la Universidad y la Región" - Manual de - rograma de Gobierno - lan Indicativo y/o lan de Acción - Características de los procesos - rocedimientos, instructivos, guías, formatos etc. - rograma de ía (vigencia anterior) - lanes de ía (vigencia anterior) - Solicitud de Acciones Correctivas y reventivas - Informes de ía - Informe de Acciones de Mejora - Informes de eticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones - Requisitos legales y contractuales (Normograma) - Necesidades y expectativas del beneficiario y las partes interesadas. - Mapa de Riesgos.
2 ROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código : SGC-R-04 ágina : 2 de 5 8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR: -Formato SGC-FR-25 rograma de ías de -Formato SGC-FR-26 Evaluación de es -Formato SGC-FR-28 Lista de Verificación -Formato SGC-FR-29 lan de ía Interna de -Formato SGC-FR-30 Informe de ía por roceso -Formato SGC-FR-08 Solicitud de Acciones Correctivas, reventivas y de Mejora 9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA Sumatoria de no Conformidades Número de No conformidades mayores y menores identificadas Semestral y/o Anual identificadas
3 ROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código : SGC-R-04 ágina : 3 de 5 / de INICIO Elaborar el rograma de ías Este rocedimiento se ejecuta de manera anual. El establece, elabora y/o actualiza el rograma de ia interna en el formato Código: SGC-FR-25, identificando el objetivo, alcance, recursos, documentos de referencia, los procesos a auditar, las fechas y los responsables. El programa de ia se debe elaborar anualmente teniendo en cuenta los siguientes criterios: El Manual de El estado de los rocesos Los resultados obtenidos en auditorías previas tanto externas como internas cambios organizacionales. (normatividad, rotación del personal). Definir el grupo es internos Esta actividad implica seleccionar a los es Internos teniendo en cuenta : Educación: Estudios Universitarios en cualquier Área de Conocimiento Formación: Curso aprobado de Formación de es Internos - Conocimiento de la Norma NTCG 1000:2009. Experiencia: Mínimo seis (6) meses de experiencia laboral en la Universidad de Nariño abilidades: Comunicación Oral y Escrita, Buenas Relaciones Interpersonales y Trabajo en. Comunicar el rograma de ía Se comunica por notificación oficial y/o correo electrónico a los involucrados (auditores y auditados), además para conocimiento de la comunidad universitaria y sociedad en general, se publica el rograma de ia en la ágina Web de la entidad. Elaborar el lan de ia Esta actividad implica diligenciar el formato Cód. SGC-FR-29 teniendo en cuenta los siguientes ítems: -Objetivo -Alcance -Criterios - - -Fecha, Actividades a desarrollar - -Reunión de Apertura y Reunión de Cierre. Elaborar las listas de verificación Esta actividad implica: - El grupo auditor elabore las Listas de Verificación en el formato Cód. SGC-FR reparar las herramientas y documentación - Asignar las responsabilidades al equipo auditor. A la reunión de Apertura de ia asisten: la Alta Dirección, los es de roceso, el de, el de es y funcionarios en general Realizar la Reunión de Apertura de la ia La reunión de apertura tiene como propósito: - resentación del y el - Describir de manera general el procedimiento de ía Interna y los roles del. - Confirmar el programa de ia (objetivo, alcance y las fechas y procesos a auditar). -Resolver posibles dudas de los auditados. De esta reunión se deja como evidencia la Lista de Asistencia. 4
4 ROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código : SGC-R-04 ágina : 4 de 5 4 Ejecutar la ia La ia se ejecuta de conformidad con el rograma de ia. En la ejecución de la auditoria es necesaria la realización de entrevistas, observación directa, verificación de los registros y/o visitas de campo con el fin de integrar las evidencias que permitirán comprobar el cumplimiento de los requisitos de la NTCG 1000: 2009 y las disposiciones de la Universidad de Nariño. Las evidencias se pueden encontrar en: - Documentos a través de la (Revisión de la Estructura Documental). - ersonas a través de las realización de (Entrevista -declaración de hechos - Encuestas y/o toma de Muestras aleatorias de la Información). -Medio a través de la (Observación- o Visitas de campo) Cabe resaltar que todo hallazgo que se obtiene en el desarrollo de las auditorias debe ser corroborado en el sitio de trabajo donde fue obtenido. Los hallazgos pueden ser No Conformidades (mayores y menores) y/o Observaciones. de roceso V Evaluar al Los auditados evalúan al equipo auditor teniendo en cuenta los criterios dispuestos en el formato Código SGC-FR-26 Esto con el fin de identificar oportunidades de mejora para futuras auditorias. / Elaborar el informe de la auditoría Esta actividad implica: Elaborar los hallazgos encontrados durante la ejecución de las auditorias. -reparar el informe de la ía; Formato Código SGC-FR-30 Informe de ía por rocesos / Realizar la reunión de cierre de la ia La reunión de cierre de auditoria se realiza con los auditados, en donde se da a conocer el Balance general de la ía, los hallazgos mas relevantes y se hace una retroalimentación con los auditados. De esta reunión se deja como evidencia la Lista de Asistencia. de roceso A Reportar el Informe de ia Esta actividad implica firmar el Informe de ia y entregar a los líderes de proceso los hallazgos encontrados. de roceso A Elaborar y resentar la Solicitud Acciones Correctivas, reventivas y de Mejora Con base en los hallazgos encontrados se debe diligenciar el formato Solicitud de Acciones de Mejora, reventivas, Correctivas o Correcciones, Código SGC-FR-08; y remitirlo al roceso de / acer Seguimiento y Mejora a las Acciones Correctivas, reventivas y de Mejora identificadas V-A Esta actividad implica verificar en las fechas establecidas el seguimiento a la efectividad y eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, teniendo en cuenta el formato Código SGC- FR-08. FIN
5 ROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código : SGC-R-04 ágina : 5 de 5 CARGO: ELABORADO OR: de REVISADO OR: Asesora Administrativa y de AROBADO OR: Director Oficina de laneación y Desarrollo- Representante ante la Alta Dirección NOMBRE: Jenny Lorena Luna Eraso Diana Molano Rodríguez María Angélica Insuasty Cuéllar María Angélica Insuasty Cuéllar Jairo Antonio Guerrero García FIRMA: FECA: CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No. 1 FECA DE AROBACIÓN Creación del Documento DESCRICIÓN DEL CAMBIO Cambio y actualización de a Sistema Integrado de -SIGC Inclusión de la rogramación y la selección de es Inclusión de la NTC ISO Inclusión de seguimiento a las Solicitudes de Acción 6 Definición del objetivo y alcance del procedimiento e inclusión de registros, documentos y actividades (evaluación del auditor, reunión de apertura y cierre), cambio de algunas actividades.
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