REPÚBLICA DE PANAMÁ FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS OFICINA DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

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1 REPÚBLICA DE PANAMÁ FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS OFICINA DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN Fortalecimiento, Mejoramiento e Implementación DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD EN LA FISCALIA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO 9001:2015 FEBRERO, 2017

2 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO GUIDO A. RODRÍGUEZ L. Fiscal General de Cuentas CÉSAR AUGUSTO SOLANO GARCÍA Secretario General Amarelys Díaz Secretaría de Administración y Finanzas FGC-ISO 9001:2015-2

3 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO PRESENTACIÓN La Fiscalía General de Cuentas fue creada mediante Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas, siendo responsable de investigar las lesiones patrimoniales de manera que se logre el resarcimiento efectivo de las lesiones patrimoniales causadas al Estado. INTRODUCCIÓN Con el fin de proporcionar a la autoridad jurisdiccional una investigación exhaustiva, realizada con eficacia y eficiencia,; durante el período 2013 al 2017, la Fiscalía General de Cuentas desarrolla e implementa un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO , para encaminar el ejercicio de sus funciones sobre la base del mejoramiento continuo. La Alta Dirección una vez realizada la primera auditoria interna de Calidad, decide optimizar sus procesos antes de pasar por el proceso de certificación, trabajando la institución a partir del segundo semestre del 2016 en la implementación de proyectos de innovación tecnológica que permita la automatización de procesos manuales. Los proyectos de innovación tecnológica optimizarán el seguimiento y medición del Sistema, coadyuvando al mejoramiento continuo de los procesos. Una vez optimizados los procesos estratégicos, claves y de apoyo la Fiscalia General de Cuentas optará por desarrollar e implementar un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la nueva versión de la norma ISO 9001:2015; no obstante, que las auditoria externas para optar por la certificación ISO 9001:2008, solo se realizarán hasta marzo 2017 y su validez expira en septiembre ASPECTOS GENERALES Antecedentes En la Carta Iberoamericana para la gestión pública se establece que las entidades gubernamentales desarrollarán sus procesos de manera óptima, cumpliendo con los parámetros de eficacia y eficiencia. La Fiscalía General de Cuentas asume este reto y comienza a partir del año 2013 a gestionar lo concerniente a la Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO ; sin embargo, por las actualizaciones realizadas recientemente a los estándares internacionales de dicha norma, se FGC-ISO 9001:2015-3

4 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO amerita que la Fiscalía General de Cuentas pueda desarrollar e implementar su Sistema de Gestión de Calidad bajo las Normas ISO y optar luego por la certificación de sus proceso bajo esta norma. Para garantizar este proyecto, es necesario dotar a la institución del recurso financiero que le permita trabajar en este logro. I. DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO a. Nombre del Proyecto: Desarrollo de Sistema Tecnológicos y procesos de certificación ISO: Desarrollo, Implementación y Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Fiscalía General de Cuentas bajo las normas ISO 9001:2015. b. Justificación del Proyecto: La Fiscalía General de Cuentas requiere desarrollar e implementar en todas las actividades que realiza en el ejercicio de sus funciones, un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la nueva versión 9001:2015; puesto que, las auditoría externas para optar por la certificación ISO 9001:2008 solo se realizarán hasta marzo 2017 y su validez expira en septiembre Con la actualización de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad garantizaremos a nuestros clientes y todas las partes interesadas, productos y servicios que cumplan con sus requisitos y excedan sus expectativas. c. Código SINIP: d. Beneficiarios: Clientes y partes interesadas de la Fiscalía General de Cuentas. e. Unidad Responsable: Oficina de Análisis Administrativo f. Coordinador del Proyecto: Licenciado César Solano g. Ubicación Geográfica: Corregimiento de Bethania, distrito de Panamá, La Alameda, Avenida Makarios III de Chipre, Edifico PH NG, frente al Colegio Internacional de María Inmaculada. FGC-ISO 9001:2015-4

5 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO h. Monto del Proyecto: Cien mil balboas con 00/100 (B/. 100,000.00) i. Relación con Plan de Gobierno: Eje N 2: Derecho. Fortalecimiento de la Democracia y del Estado de Objetivo Estratégico: Modernización de la gestión pública. Diseñar y establecer un sistema de gestión que asegure calidad y excelencia II. CONTENIDO DEL PERFIL DEL PROYECTO a. Objetivos del Proyecto. Objetivo General: Desarrollar e implementar en la Fiscalía General de Cuentas un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma ISO 9001:2015, que nos permita posteriormente optar por la certificación de nuestros procesos bajo esta norma. Objetivos Específicos: Desarrollar e Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad bajo las normas ISO 9001:2015 en un periodo de doce (12) meses. Efectuar auditorías internas que permitan detectar las no conformidades del Sistema de Gestión de la Calidad y aplicar las acciones correctivas a la misma. Realizar una pre-auditoría con los auditores externos, para la evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad. Realizar una auditoría externa y aplicar las acciones correctivas en caso de que existan no conformidades. Lograr la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Fiscalía General de Cuentas según las normas ISO 9001:2015 para garantizar nuestros productos y servicios. FGC-ISO 9001:2015-5

6 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO b. Actividades. 1. Desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad: a. Planificación del proyecto. b. Entrevista con posibles proveedores. c. Términos de referencia. d. Pliego de cargo. e. Licitación pública y selección de proveedor. f. Adjudicación y contratación. g. Desarrollo e implementación. 2. Auditorías internas de calidad a. Ejecución de la auditoria interna b. Revisión y ajuste al SGC. 3. Certificación de la Fiscalia General de Cuentas a. Selección del contratista. b. Adjudicación y contratación. c. Pre-Auditoria de calidad d. Auditoria externas de calidad e. Plan de acción, de No conformidades. f. Revisión y ajuste de Plan de Acción. g. Expedición de certificado. c. Cronograma del proyecto: : FGC-ISO 9001:2015-6

7 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO CRONOGRAMA 2018: DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NORMA ISO 9001:2015 ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Planificación del Proyecto. Entrevistas con posibles proveedores Términos de referencia Pliego de cargo Licitación pública y selección del proveedor Adjudicación y Contratación Desarrollo e Implementación FGC-ISO 9001:2015-7

8 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO CRONOGRAMA 2019: AUDITORÍAS Y CERTIFICACIÓN - NORMA ISO 9001:2015 ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Auditorías interna Revisión y ajustes al SGC Selección de proveedor Adjudicación y contratación. Pre-auditorias Auditoria externa Plan de acción Revisión y ajuste Expedición de certificado FGC-ISO 9001:2015-8

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10 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO Funciones de las unidades administrativas: Despacho del Fiscal General de Cuentas: Dicta los lineamientos, toma las decisiones y autoriza la ejecución del proyecto. Secretaria General: Asiste al Fiscal General de Cuentas regulando todo lo relacionado al proyecto. Comunica los avances del proyecto al Fiscal General de Cuentas, para la toma de decisiones. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República: Verifica el cumplimiento de la ley para las contrataciones según sus procedimientos. Coordinador del Proyecto- Oficina de Análisis Administrativa: Elabora los términos de referencia para la contratación del servicio. Sirve de enlace entre el contratista y la institución. Coordina todo lo relacionado con la ejecución del proyecto. Da seguimiento al avance del proyecto y presenta los avances y resultados del proyecto a la Secretaria General para su comunicación al Despacho Superior. Secretaría de Administración y Finanzas Dirige, coordina y controla todo lo relacionado al recurso financiero. Garantiza la provisión eficaz y oportuna del recurso financiero. FGC-ISO 9001:

11 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO Asesoría Legal: Elabora el contrato. Analiza y revisa la documentación de naturaleza legal que genere el proyecto. Departamento de Compras y Proveeduría: Registra en el portal de Panamá Compras la solicitud del servicio. Realiza las actividades del proceso de selección y contratación del servicio. Departamento de Presupuesto: Analiza y realiza el compromiso presupuestario. Seguimiento y evaluación de los informes de seguimiento del proyecto. Seguimiento de los informes presupuestarios y financieros del proyecto. Departamento de Tesorería: Revisar la documentación para efectuar los pagos. Efectúa el pago. e. Costo de Inversión: Continuidad del proyecto: Desarrollo de sistema Tecnológicos y Procesos de Certificación ISO Etapa de desarrollo e implementación - cien mil balboas con 00/100 (B/. 100,000.00) Etapa de auditorías y certificación -- cien mil balboas con 00/100 (B/. 100,000.00). f. Identificación de Recursos: Recurso humano: Consultores que asesoren y acompañen en el desarrollo e implementación Sistema de Gestión de Calidad, FGC-ISO 9001:

12 PERFIL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN: DESARROLLO, IMPLEMENTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SITEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS, SEGÚN LA NORMA ISO Auditor líder y auditores internos de calidad certificados. Empresa que realice la auditoria externa y certifique el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015. Recurso financiero: Recurso que garantice el pago de los consultores que desarrollen e implemente el SGC, las auditorías externas y la certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001:2015. g. Resultados Esperados: La implementación del Sistema de la Calidad y su certificación según las normas de calidad ISO 9001:2015, para garantizar a la autoridad jurisdiccional una investigación realizada de manera exhaustiva con eficiencia, eficacia y efectividad; coadyuvando al resarcimiento efectivo de las lesiones patrimoniales causadas al estado. h. Indicador: Certificación obtenida. i. Fuentes de Financiamiento: Gobierno Central Ingresos corrientes. FGC-ISO 9001: