AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Transcripción

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2 1 Sesión No. 7 Nombre: Metodología de la Auditoria Administrativa. Parte 3. Objetivo: El estudiante reconoce el informe; contenido, lineamientos generales, tipos de informe, propuestas y presentación del informe; y en el seguimiento; el objetivo, lineamientos generales y análisis del grado de avance. Contextualización En este punto ya hemos hablado de tres de las cinco etapas de la metodología de la auditoría administrativa. Ahora explicamos en qué consiste la planeación, de dónde obtenemos la información que sustenta nuestra investigación y finalmente con esa evidencia se elabora un diagnóstico de la situación de la empresa. En esta sesión aprenderás a elaborar un informe y a dar el seguimiento necesario a la auditoría, a fin de poder analizar el grado de avance de la misma. Después de establecer la planeación, la obtención, el análisis y la evaluación de la información, se debe elaborar un informe que explique los resultados obtenidos de la revisión, así como las propuestas de mejora en las operaciones que se necesite, también es importante que exista un seguimiento de las propuestas, que la revisión y la detección de las fallas no queden ahí archivadas, si no que se apliquen las soluciones o correcciones para continuar con el logro de los objetivos.

3 2 Introducción al Tema Por qué es importante generar un informe? Para una auditoria administrativa la creación de un informe es elemental, debido a que este documento permite que los responsables le den el valor adecuado a la auditoria. El informe contiene los objetivos, la duración, el alcance, recursos y método empleado en la auditoria, aparte de englobar los antecedentes. En todos los informes se hacen propuestas o recomendaciones y en ocasiones la organización puede no saber cómo implementarlas Existen diferentes tipos de informes que varían dependiendo de su presentación, y en esta lección el alumno aprenderá a distinguirlos aplicando los lineamientos para dar seguimiento a una auditoria administrativa. El seguimiento es la última etapa de la metodología de la auditoría administrativa, con esto no se cierra el proceso, sino al contrario, esta parte nos indica las nuevas alternativas de seguimiento a las propuestas hechas para la mejora del logro de los objetivos, en seguida se verá en que consiste este término. (1)

4 Explicación 4.4 Informe. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 3 (1) Al concluir con la revisión de la organización, se debe diseñar un informe, donde se detallen los resultados obtenidos en la auditoría, señalando el departamento, función, operación, proyecto, programa, etc. que fue auditado, la finalidad de la revisión, el alcance, así como todos los recursos y métodos empleados. Este informe se hace por escrito con anexos de los papeles de trabajo de los auditores, cédulas, cuestionarios, etc. y toda aquella información que respalde los resultados obtenidos en la revisión Contenido. Cómo se prepara el informe? Es el documento que engloba los resultados de la auditoría. El informe define el área, programa o proceso auditado e incluye los antecedentes y una justificación, los objetivos de la auditoría, la duración, el alcance, recursos y método empleado. Además, debe resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones del auditor, todos ellos soportados con la evidencia suficiente y debidamente documentada a fin de no dejar lugar a dudas. El informe debe presentarse de manera puntual, es decir, no se deben perder de vista el o los objetivos de la auditoría y destacar cada uno de ellos.

5 4 Se deben analizar diferentes alternativas, a fin de que las recomendaciones que se propongan sean las más viables y estén bien fundamentadas. Es importante que este informe se haga llegar a los responsables para que le den el valor adecuado a la auditoria y realmente se lleve a la aplicación. Finalmente, se establece la forma en que se le dará seguimiento a las acciones. Arens, A. (2007) Lineamientos generales. Cuáles son esos lineamientos generales que se deben observar al determinar el seguimiento? Consiste en dar continuidad a las recomendaciones presentadas en la auditoría y éste puede darse o no con la participación del auditor. Para dar seguimiento a una auditoría administrativa y asegurar que se cumpla, es preciso que lo que proponga sea un programa apegado a la realidad de la empresa, para que de esta manera sea viable su aplicación. El programa de seguimiento debe incluir las actividades a realizar, su secuencia, duración, recursos requeridos y mencionar a los responsables Tipos de informes. Qué tipos de informes conoces? Los tipos de informes son: Informe general Tipos de informes Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes (2)

6 5 El informe general: Incluye el área responsable, una introducción, los antecedentes, las técnicas empleadas, el diagnóstico, la propuesta, la estrategia de implementación, el seguimiento, las conclusiones, recomendaciones y los anexos. El informe ejecutivo: Abarca el área responsable, el periodo de revisión, objetivos, alcance, metodología, resumen y conclusiones. El informe de aspectos relevantes: Es el que destaca, solamente, las áreas que requieren de atención por su desempeño deficiente. (1) En todos los informes se hacen propuestas o recomendaciones y en ocasiones la organización puede no saber cómo implementarlas. Por lo tanto, es necesario que se entregue un programa que describa las actividades a realizar, su secuencia, duración, la metodología de la implementación, los recursos requeridos y los responsables de su ejecución. Una vez que se tiene terminado el informe, ahora es necesario convocar al grupo de auditores para asegurar que cumple con todos los lineamientos y en su caso hacer ajustes antes de presentarlo a quien lo solicitó, que pueden ser los directivos de una organización o los responsables de un área. Esta presentación se debe hacer de manera profesional y con el apoyo de material audiovisual. Franklin, E. B. (2007).

7 Propuestas. El informe final de la auditoría deberá contener propuestas, derivadas de las conclusiones y recomendaciones que se consideren pertinentes, los cuáles se sugiere cumplan con los siguientes aspectos: (1) Ser objetivo. Información oportuna. Fácil entendimiento. Útil. Basado en las Normas de Calidad. Secuencia lógica. El informe representa un gran valor porque permite conocer si los criterios fueron tomados de acuerdo a las necesidades reales, permitiendo a los directivos de la empresa determinar los logros obtenidos Presentación del Informe. Ya que el informe ha sido debidamente diseñado, el auditor líder deberá convocar a una junta con los auditores que realizaron la revisión, para verificar que lo plasmado en el informe, sea lo que realmente se quiere discutir, pudiendo aclarar o enriquecer los aspectos necesarios, de ser así, se podrán realizar ajustes para que las observaciones sean claras y de fácil entendimiento, porque hay que aclarar que probablemente las personas que revisen el informe no sean contadores, por lo que su presentación debe ser en palabras que cualquier otro profesionista pueda comprender lo ahí señalado. Ya que se tenga el informe final se entregará y se presentará a: Directivos de la organización. Órgano de gobierno. Mandos medios y operativos.

8 7 Grupos filiales. El informe presentado debe ser en computadora impreso y digital, con diagramas, esquemas, diapositivas y todas aquellas herramientas que ayuden a una mejor comprensión. 4.5 Seguimiento. (1) El seguimiento es la parte final de la metodología de la auditoría administrativa, el seguimiento es una responsabilidad que debe ser indicada en el informe, para su debido cumplimiento, deben mencionarse las actividades propuestas para dar continuidad a lo revisado por la auditoria, también pueden diseñarse programas específicos para tener la certeza que el seguimiento será real de acuerdo a las áreas de oportunidad encontradas. El área administrativa es la que toma la responsabilidad de cumplir con las acciones correctivas de acuerdo a las recomendaciones dadas por el equipo de auditoría Objetivo. El objetivo en el seguimiento de la auditoría interna es ayudar a que las funciones realizadas por los auditores internos o externos sea el cumplir con las normas de auditoría internas de desempeño.

9 8 Otro de los objetivos es determinar que el trabajo de auditoría es una medida de ayuda en la mejora de la gestión de operaciones, a través de las medidas que fueron adoptadas en la empresa, según las recomendaciones dadas por el mismo equipo de auditoría. (1) La revisión de las operaciones, actividades, documentación e informes que se realizan en la empresa tienen un resultado común, que es el tener la certeza de que se están haciendo las cosas de manera correcta, de no ser así establecer medidas correctivas a las cuáles se les debe dar un seguimiento en su cumplimiento. Estas recomendaciones son hechas por expertos que tienen el conocimiento y la experiencia además de conocer a fondo la problemática real de la empresa que obtuvieron con la revisión de la auditoría Lineamientos generales. Los lineamientos generales que se aplican en el seguimiento del informe de la auditoría administrativa. Establecer un sistema de seguimiento. Vigilar los resultados obtenidos en la auditoría interna. Tener la certeza que se están implementando las acciones correctivas. Establecer por escrito si los directivos no han querido implementar las acciones correctivas, dando aviso a las partes involucradas. Los nuevos procedimientos deben incluir las adaptaciones de las acciones correctivas del seguimiento.

10 4.5.3 Análisis del grado de avance. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 9 Cómo se analiza el grado de avance? Para analizar el grado de avance se deben establecer con anticipación los mecanismos necesarios para controlar el avance en el cumplimiento de las recomendaciones. Asimismo, evaluar los resultados y logros alcanzados de manera parcial para asegurar, al final, un buen resultado. En muchas ocasiones se requiere de una auditoria de seguimiento, para que corrija las desviaciones que se den, porque los controles no arrojan los resultados esperados y en este caso será necesario que el auditor haga nuevas recomendaciones. Mendivil, V. M. (2010). (1)

11 10 Conclusión En esta semana describimos y analizamos las últimas dos tapas de la metodología de la auditoria, que son el informe y el seguimiento. El informe es el documento que engloba los resultados de la auditoría y que en su contenido debe identificar el área, programa, o proceso auditado. Incluye los antecedentes, justificación, los objetivos de la auditoría, la duración, el alcance, recursos y método empleado. Además de resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones del auditor, todos ellos sustentados con la evidencia suficiente y debidamente documentada a fin de no dejar dudas. El seguimiento consiste en dar continuidad a las recomendaciones presentadas en la auditoría, mediante un programa que incluya las actividades a realizar, su secuencia, duración, recursos requeridos y mencionar a los responsables. De no seguir las recomendaciones dadas en el seguimiento debe notificarse a las partes involucradas para que el equipo de auditoría deslinde responsabilidades de su parte por hacer caso omiso a las recomendaciones que permiten mejorar las operaciones y así lograr el objetivo de la organización.

12 11 Para aprender más Informe de Auditoría Esta página te explica el informe de auditoría, la estructura. El tipo de opinión que pueden mostrar los informes, los prototipos y la publicidad del informe. Yubero, M. (s/a). Informe de Auditoría. Obtenido de: Seguimiento de Auditoría Administrativa Este original video te explica en qué consiste el seguimiento de la auditoría administrativa. Gamarra, J. (2014). Seguimientos de Auditoría Administrativa. Obtenido de:

13 12 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión realiza lo siguiente: Realiza un cuadro comparativo sobre las opiniones que pueden emitir los auditores en el informe de auditoría administrativa. Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Cuadro comparativo

14 13 Bibliografía Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning. Cibergrafía Yubero, M. (s/a). Informe de Auditoría. Obtenido de: Gamarra, J. (2014). Seguimientos de Auditoría Administrativa. Obtenido de: (Copia y pega la liga para que salga el recurso) Imágenes (1) (2) Propias