GOBIERNO MUNICIPAL DE GUADALUPE, NUEVO LEÓN SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 ÍNDICE SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN Página I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO 3 III. ESTRUCTURA ORGÁNICA 5 IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GENERALES SFTDC 1 Director de Contabilidad 6 SFTDC 1.1 Auxiliar Contable 8 SFTDC 1.2 Auxiliar de Archivo 10 MODERNIZACIÓN Pág. 1

2 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN I. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo en uso de las facultades que le confiere el Artículo 26, fracción III del Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de, Nuevo León, expide el presente, en el cual se describe la Estructura Orgánica adoptada por la y las Funciones correspondientes a cada uno de los puestos que la integran. El propósito de establecer una Estructura Orgánica, es definir los niveles de autoridad y responsabilidad, así como señalar las jerarquías y áreas de responsabilidad derivadas de dichos niveles. En virtud de lo anterior, es importante mencionar que en la descripción de las Funciones de los puestos que conforman la Estructura Orgánica, se documenta en forma clara y precisa la responsabilidad, autoridad e interrelación de cada uno de los puestos para evitar la duplicidad de funciones. Así mismo, cabe destacar que será responsabilidad del Director de Contabilidad y el personal a su cargo, la vigilancia del cumplimiento de las funciones establecidas en el presente documento; y bajo ningún concepto, salvo autorización expresa del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal y del Director de Contabilidad, este Manual podrá ser facilitado a personas ajenas a esta Dirección. Toda modificación que se pretenda realizar al contenido del presente Manual, deberá notificarse por escrito a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para su validación y documentación correspondiente. MODERNIZACIÓN Pág. 2

3 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO OBJETIVO Los objetivos del presente son: Mostrar gráficamente las líneas de autoridad y de dependencia de cada uno de los puestos que integran la estructura adoptada en la. Documentar las funciones generales y específicas de los puestos que integran la Dirección de Contabilidad. Facilitar la inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso en cuanto a sus funciones. Proporcionar información que sirve de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas. Determinar las responsabilidades del Servidor Público en el ejercicio de su función, procurando que su desempeño sea legal, honrado, leal, imparcial y eficiente. ALCANCE El presente Manual y las funciones descritas en él, son aplicables y de observancia en el grado que le corresponde a cada puesto, para todo el Servidor Público que desempeñe las actividades descritas en el mismo. MARCO JURÍDICO Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Nuevo León Ley de la Contaduría Mayor de Hacienda del Estado de Nuevo León Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Nuevo León Ley de Acceso a la Información Pública de Nuevo León Código Fiscal de la Federación Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de, Nuevo León MODERNIZACIÓN Pág. 3

4 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN Reglamento de Adquisiciones de Ciudad, Nuevo León Reglamento para la Entrega Recepción de la Administración Pública Municipal de Nuevo León. Plan Municipal de Desarrollo Vigente. MODERNIZACIÓN Pág. 4

5 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN III. ESTRUCTURA ORGÁNICA AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR DE ARCHIVO MODERNIZACIÓN Pág. 5

6 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GENERALES CLAVE: SFTDC 1 NOMBRE DEL PUESTO: REPORTA A: LE REPORTAN: TESORERÍA MUNICIPAL AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR DE ARCHIVO FUNCIONES: 1. Elaborar los estados de ingresos y egresos de la Administración Pública Municipal; mensual, trimestral y anualmente. 2. Elaborar, integrar y presentar a la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal la Cuenta Pública Anual para su presentación ante el R. Ayuntamiento. 3. Dirigir y coordinar la elaboración de los estados financieros de la Administración Pública Municipal: balance general, estado de resultados y sus anexos. 4. Integrar la información financiera de la Administración Pública Municipal, para realizar la presentación de la misma ante la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal. 5. Atender las auditorias que efectúan la Contaduría Mayor de Hacienda, la Contraloría Estatal y Municipal y el Despacho Externo, a la Administración Pública Municipal de Ciudad, N.L. 6. Coadyuvar con la Dirección de Egresos en la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos, para cada ejercicio fiscal. 7. Coadyuvar con las Direcciones de Ingresos y Recaudación Inmobiliaria en la elaboración del proyecto del presupuesto de ingresos, para cada ejercicio fiscal. 8. Dirigir, coordinar y revisar la elaboración de las pólizas de diario, de ingresos y egresos. 9. Dirigir y supervisar la elaboración de las conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas de bancos e inversiones. 10. Coadyuvar con el Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal en los trámites ante la Banca Comercial y/o de Desarrollo para la obtención de líneas de crédito. MODERNIZACIÓN Pág. 6

7 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN 11. Coordinar y revisar el control de registros e historial de la Deuda Pública Municipal a largo plazo. 12. Revisar y verificar que se realice correctamente la aplicación de los impuestos en la nómina municipal. 13. Elaborar el Informe Trimestral de las Finanzas Públicas Municipales. 14. Establecer y supervisar el cumplimiento de objetivos, planes de operación, acciones y lineamientos dirigidos a mantener el buen funcionamiento de la Dirección. 15. Planear y supervisar la elaboración de los informes periódicos: semanales, mensuales, etc., en donde se describen los programas, actividades o acciones realizados por la Dirección, de acuerdo a lo establecido en el Plan Municipal de Desarrollo vigente. 16. Formular el anteproyecto del presupuesto anual de la Dirección, conforme a los lineamientos establecidos para tal efecto por la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal responsabilizándose por su cumplimiento, una vez autorizado. 17. Controlar y supervisar (en su caso) el uso eficiente de los recursos financieros y materiales asignados a la Dirección para el cumplimiento de sus funciones. 18. Verificar periódicamente, en coordinación con el Responsable Administrativo de la Dependencia, la actualización de la documentación referente a la Entrega Recepción. 19. Autorizar toda la documentación oficial que se genera en la Dirección. 20. Las demás que le señalen como de su competencia las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas vigentes, así como aquello que específicamente le encomiende el C. Presidente Municipal y el C. Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal. MODERNIZACIÓN Pág. 7

8 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GENERALES CLAVE: SFTDC 1.1 NOMBRE DEL PUESTO: REPORTA A: LE REPORTAN: AUXILIAR CONTABLE NINGUNO FUNCIONES: 1. Codificar las órdenes de pago y revisar los rubros registrados en las órdenes de compra con los asignados para su aplicación correcta en la cuenta del gasto por concepto. 2. Elaborar las pólizas de diario para los registros y/o ajustes de las cuentas contables. 3. Emitir un reporte mensual de las compras correspondientes al activo fijo y previa autorización del Director de Contabilidad, turnarlo a la Dirección de Patrimonio para su afectación correspondiente. 4. Elaborar las pólizas de diario del pago de la nómina, comprobación de gastos, participaciones estatales y federales de pensiones alimenticias y demás que se generen. 5. Auxiliar a la Dirección de Recursos Humanos en el pago quincenal a los jubilados y pensionados. 6. Elaborar las constancias de honorarios y arrendamientos para su validación y firma por parte del Director de Contabilidad. 7. Asesorar al Coordinador Administrativo en la aplicación de la cuenta contable a utilizar en las compras o gastos que realiza la Dependencia y/o Unidad Administrativa a la que pertenece. 8. Auxiliar a la Coordinación de Presupuestos de la Dirección de Egresos en la codificación de la caja chica, requisición de mercancía y altas de cuentas. 9. Elaborar los reportes de cuentas a detalle, previa autorización del Director de Contabilidad y posteriormente entregarlos a las Dependencias y/o Unidades Administrativas que lo requieran. 10. Elaborar los anexos del estado mensual de ingresos y egresos correspondiente al análisis de cuentas deudoras y acreedoras y a los gastos por concepto. MODERNIZACIÓN Pág. 8

9 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN 11. Elaborar los reportes correspondientes a la integración del ingreso y del egreso (pormenorizado) mensual y acumulado, distribución del gasto por concepto, integración de partidas de balances, estado de resultados (mensual y acumulado), balance general y estado de origen y aplicación de recursos. 12. Integrar y presentar la información que solicita la Contaduría Mayor de Hacienda y el Despacho Externo durante las auditorias y revisiones que realiza. 13. Registrar mensualmente los pagos que se realizan por concepto de obra pública en el formato establecido para tal efecto. 14. Monitorear las cuentas contables para los asientos de reclasificación de cuentas de la póliza de ingresos diversos y de la cuenta puente. 15. Generar un reporte mensual de auxiliar mayor, de los gastos por departamento y concepto, de los gastos por concepto, así como llevar el control y archivo de los mismos. 16. Recibir y revisar la póliza diaria de ingresos, de las Direcciones de Ingresos y Recaudación Inmobiliaria, para su afectación correspondiente. 17. Efectuar la conciliación de ingresos mensual entre lo registrado contablemente y lo reportado por la Dirección de Ingresos. 18. Elaborar las conciliaciones bancarias de los cheques y de la inversiones. 19. Llevar el registro contable de los cheques cancelados de la Dirección de Egresos, así como los de la nómina. 20. Llevar el control de los cheques devueltos, reportados por las Direcciones de Ingresos y Recaudación Inmobiliaria. 21. Intervenir y supervisar quincenalmente la correcta aplicación de la firma de los cheques correspondientes a la nómina. 22. Llevar el control de los cheques y recibos de nómina expedidos. 23. Realizar las demás funciones que específicamente le encomiende el C. Secretario de Finanzas y el Tesorero Municipal y/o el Director de Contabilidad. MODERNIZACIÓN Pág. 9

10 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GENERALES CLAVE: SFTDC 1.2 NOMBRE DEL PUESTO: REPORTA A: LE REPORTAN: AUXILIAR DE ARCHIVO NINGUNO FUNCIONES: 1. Ordenar cronológica y consecutivamente las pólizas de cheque y clasificarlas por Banco para su archivo correspondiente. 2. Proporcionar los expedientes de las pólizas de cheque que solicita la Contaduría Mayor de Hacienda y el Despacho Externo durante las revisiones y auditorias que realiza, previa autorización del Director de Contabilidad. 3. Elaborar un registro del inventario de mobiliario y equipo de la Dirección, así mismo archivar la documentación correspondiente a las altas y bajas de los mismos. 4. Organizar y relacionar los expedientes de las pólizas de cheque en cajas metálicas para su resguardo en el Archivo Municipal. 5. Llevar el control por medio de resguardo de las pólizas de cheque que solicitan las Dependencias municipales. 6. Registrar las pólizas de cheque digitalizando la información mediante escaneo, para su archivo digital. 7. Organizar, clasificar y archivar la documentación que se recibe y se genera en la Dirección, de manera que facilite su localización cuando así se requiera. 8. Realizar las demás funciones que específicamente le encomiende el C. Secretario de Finanzas y el Tesorero Municipal y/o el Director de Contabilidad. MODERNIZACIÓN Pág. 10