PUBLICACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE UN EXPEDIENTE SIMPLE

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1 PUBLICACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE UN EXPEDIENTE SIMPLE Guía rápida wwwvortales La información contenida en esta guía pertenece a VORTAL Cualquier divulgación, reproducción, copia o distribución total o parcial queda totalmente prohibida, no pudiendo en todo caso ser utilizada para otros fines no autorizados por VORTAL

2 CONTENIDO CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN 3 COMPATIBILIDADES Y REQUISITOS 4 ACCEDER A LA PLATAFORMA 5 EL EXPEDIENTE SIMPLE 6 CREAR Y PUBLICAR UN EXPEDIENTE SIMPLE 7 GESTION DE UN EXPEDIENTE SIMPLE 11 ADJUDICAR UN EXPEDIENTE SIMPLE 12 MODIFICAR LA FECHA DE UN EXPEDIENTE SIMPLE 13 CANCELAR UN EXPEDIENTE SIMPLE 14 OTRAS FUNCIONALIDADES 15 Página 2 de 16

3 INTRODUCCIÓN Manual dirigido a usuarios que desean realizar compras a través del tipo de procedimiento Expediente Simple El expediente simple es un tipo de procedimiento de compra simplificado que permite crear y publicar de manera ágil una compra completando la información en un único paso Del mismo modo, la recepción de ofertas y la adjudicación también se simplifican, lo que lo convierte en un expediente óptimo para las compras corrientes Esta guía rápida pretende ser una herramienta útil de consulta que oriente a los usuarios en la compra simplificada a través de la Plataforma de VORTAL utilizando el expediente simple Si necesita cualquier aclaración sobre el uso de la plataforma, póngase en contacto con el Servicio de Atención al cliente de VORTAL en el teléfono de lunes a viernes de 9h a 19h o por correo electrónico a info@vortales Página 3 de 16

4 COMPATIBILIDADES Y REQUISITOS 1 Requisitos del sistema: Para poder utilizar la plataforma de VORTAL de forma correcta necesita los siguientes requisitos: 2 Compatibilidades de la plataforma: La plataforma de VORTAL es compatible con todos los navegadores importantes del mercado: Internet Explorer, Firefox, Safari y Google Chrome 3 Recomendaciones: - Actualice la versión de JAVA de su ordenador: la firma electrónica, enviar mensajes y aclaraciones requieren el software JAVA Tenga en cuenta que el navegador de Chrome y JAVA no son compatibles - Para verificar la versión de Java instalada en su ordenador: Página 4 de 16

5 ACCEDER A LA PLATAFORMA Debe introducir su usuario y contraseña o pulsar sobre la opción acceder con certificado y pulsar el botón Entrar Página 5 de 16

6 EL EXPEDIENTE SIMPLE El expediente simple es un tipo de procedimiento de compra simplificado que permite crear y publicar de manera ágil una compra completando la información en un único paso Del mismo modo, la recepción de ofertas y la adjudicación también se simplifican, lo que lo convierte en un expediente óptimo para las compras corrientes Los expedientes simples se numeran de forma correlativa con el formato aaaa/n Al igual que los demás tipos de procedimientos de la plataforma VORTAL, cuenta con un área de trabajo del expediente, donde se encuentra centralizada toda la información relativa al expediente ordenada en los distintos apartados: mensajes, ofertas, lista de interesados, etc Página 6 de 16

7 CREAR Y PUBLICAR UN EXPEDIENTE SIMPLE Para publicar y crear un expediente simple hay diversas posibilidades: 1 Desde el botón esourcing situado en el menú, pulsando en la flecha para activar el desplegable, existen dos posibilidades de acceder: a Pulsando directamente en la opción Tipos de procedimientos y equipos b Seleccionando la opción Expedientes y pulsar en Crear nuevo expediente 2 Desde el menú Servicios, pulsando en la flecha para activar el desplegable y seleccionando la opción Servicios del Comprador En el bloque esourcing se muestran nuevamente las dos opciones mencionadas: a Seleccionar la opción Tipos de procedimientos y equipos b Seleccionar la opción Expedientes y pulsar en Crear nuevo expediente 3 Desde el enlace rápido Quiero seleccionando la opción Ver tipos de procedimientos y equipos 4 En el área de trabajo de un expediente ya creado (cualquiera), publicado o en proceso de edición, pulsando el botón Opciones, y seleccionando la opción Crear Expediente Página 7 de 16

8 Para crear un expediente simple, el usuario únicamente tendrá que cumplimentar con información una única pantalla estructurada en los siguientes apartados: 1 Información General 2 Documentos 3 Programación 4 Formulario de respuesta 5 Invitación manual de proveedores 6 Lugar de entrega 7 Condiciones de pago En el apartado Información General, tendrá que completar los siguientes campos obligatorios: a Título del expediente; b Descripción: Breve descripción de la Expediente; c CPV - Vocabulario Principal; En la sección Documentos, tiene la posibilidad de anexar documentos al expediente para que estén disponibles para los licitadores pulsando el botón Añadir Documento y adjuntando todos los documentos que desea compartir (este campo no es obligatorio) En la sección Programación tendrá que completar los siguientes campos obligatorios: a Zona horaria, donde deberá indicar su zona horaria b Fecha límite de presentación de ofertas, donde deberá establecer el día hasta el cual los proveedores podrán enviar sus ofertas a través de la plataforma Página 8 de 16

9 En la sección Formulario de respuesta debe indicar el/los artículos/s para los cuales desea recibir una oferta económica Deberá cumplimentar la descripción, indique la cantidad y la unidad Además, si lo desea, y para su información (interna), podrá indicar también un precio indicativo de referencia que no será visible para los licitadores A través de los botones editar, duplicar y eliminar, podrá modificar e introducir nuevas opciones en el artículo, crear una nueva línea de artículo, o eliminar una línea ya creada En la sección Invitación manual de proveedores, podrá invitar a proveedores a presentar ofertas al expediente de dos formas: a Teniendo activa la opción Sí en el epígrafe: Desea que la plataforma le sugiera empresas de acuerdo con la categoría del procedimiento? Con esta opción, la plataforma enviará invitación a todos aquellos proveedores con servicios avanzados registrados con la categoría VORCAT equivalente al código CPV indicado en el apartado datos generales Además, podrá añadir más categorías pulsando en la opción Añadir nuevas categorías b A través de una invitación directa a cualquier proveedor registrado en la plataforma pulsando en el botón Buscar En la sección Lugar de Entrega se mostrará por defecto la dirección de la entidad En caso de ser necesario, es posible modificar el lugar de entrega quitando el check de la opción Dirección Esta acción activará nuevos campos que le permitirán definir la dirección de entrega de forma completa Página 9 de 16

10 En la sección Condiciones de Pago deberá cumplimentar los siguientes campos obligatorios y que serán presentados a los proveedores: d Forma de Pago: seleccione la forma de pago de entre las opciones disponibles; e Plazo de Pago: seleccione el plazo de pago de entre las opciones disponibles Mientras no pulse sobre el botón Publicar, el expediente permanecerá en edición, y será posible guardar la información y completarla o modificarla tantas veces como necesite Página 10 de 16

11 GESTION DE UN EXPEDIENTE SIMPLE En el área de trabajo del expediente se encuentra centralizada toda la información relativa al mismo, ordenada en los distintos apartados: mensajes, ofertas, lista de interesados, etc 1 Bloque de información general del expediente: dónde figura el número de expediente, título, descripción, zona horaria y programación de fechas A través del botón ver información completa podrá acceder al detalle completo de la configuración del expediente 2 Gráfico de proveedores: muestra el número total de proveedores invitados, los invitados de forma directa, los que se han mostrado interesados y los que han presentado ofertas Este gráfico mostrará información actualizada 3 Lista de ofertas: en esta área aparecerán todas las propuestas entregadas por los licitadores Para acceder al detalle de cada oferta debe pulsar sobre la referencia 4 Herramienta mensajes, en la que podrá: - Crear mensajes para los proveedores seleccionando los destinatarios; - Responder los mensajes 5 Proveedores interesados: dónde podrá consultar cuáles han sido los proveedores que se han mostrado interesados en el expediente y en qué fecha Página 11 de 16

12 ADJUDICAR UN EXPEDIENTE SIMPLE Para adjudicar propuestas en un expediente simple, solo debe pulsar adjudicar en la/s oferta/s deseada/s y confirmar la adjudicación Esta es una acción irreversible Después de adjudicar, visualizará la oferta adjudicataria resaltada en amarillo y sin el botón de adjudicar activo La plataforma enviará una alerta automática al proveedor adjudicatario y el estado del expediente cambiará a adjudicado Página 12 de 16

13 MODIFICAR LA FECHA DE UN EXPEDIENTE SIMPLE En el expediente simple será posible modificar la fecha, a través del botón Modificación disponible en el gestor de expedientes y en el propio expediente Es posible hacer una modificación de fechas: 1 Mientras el expediente está en fase de presentación de ofertas 2 Cuando el plazo para presentación de ofertas haya expirado: a) Si no se han recibido ofertas; b) Si se han recibido ofertas, pero todavía no se ha realizado la adjudicación; Pulsando en el botón Modificación, se abre una ventana emergente en la que el comprador puede establecer la nueva fecha de dos formas diferentes: 1 Indicando el número de días que desea aplazar la fecha límite de presentación: la plataforma calculará de forma automática la nueva fecha 2 Seleccionando en el calendario la nueva fecha y hora límite de presentación de ofertas Página 13 de 16

14 CANCELAR UN EXPEDIENTE SIMPLE Es posible cancelar el expediente en dos momentos: 1 Si no se han recibido ofertas a un expediente, será posible cancelar el expediente o crear una modificación para ampliar el plazo de presentación de ofertas 2 Si se han recibido ofertas, será posible cancelar el expediente siempre antes de la adjudicación Esta acción es irreversible y obliga a cumplimentar los motivos por los que se cancela el expediente Una vez adjudicadas las ofertas, ya no será posible cancelarlo Página 14 de 16

15 OTRAS FUNCIONALIDADES El acceso a las siguientes funcionalidades gratuitas se realiza dentro de un expediente, en la plataforma: - Descarga de los pliegos que han sido publicados; - Solicitud de aclaraciones y recepción de dichas aclaraciones; - Visualización de todos los mensajes y avisos creados por las entidades pública a los que, en términos de ley, deba tener acceso; - Subsanación de documentación; - Información sobre la adjudicación En el caso de que tenga alguna duda sobre estos asuntos, tiene disponible en la plataforma un manual online SMARTY También puede ponerse en contacto con el Servicio de Atención al cliente de VORTAL a través de los siguientes medios: - Línea directa: teléfono de lunes a viernes de 9h a 19h - a través de info@vortales - Formulario online de reportes: VORTALassistant Página 15 de 16

16 wwwvortales Página 16 de 16

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