INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL PLAN ANUAL DE ACCION

Transcripción

1 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para efectuar y facilitar el diligenciamiento del formato de registro del plan Anual de Acción, por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico con responsabilidad directa e indirecta en la ejecución de uno o varios ejes estratégicos en que esta estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad directa e indirecta en la ejecución de uno o varios ejes u Objetivos Estratégicos en que esta estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo. Este instructivo inicia con el conocimiento del eje estratégico, los objetivos definidos en el Plan de Desarrollo Institucional y los programas y subprogramas que resulten en la ejecución del mismo, por parte de los responsables de cada área y del procedimiento para elaborar y aprobar el Plan Anual de Acción, y termina con las actividades básicas para efecto de diligenciar el plan. 3. DEFINICIONES. INSTRUCTIVO.- Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede utilizarse también para describir como diligenciar un formato y analizar la información consignada en los mismos. PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico, orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento, autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo. PROGRAMA.- Es la unidad lógica de acciones, dirigidas al logro de los Objetivos establecidos en los Ejes Estratégicos conforme este estructurado el PDI, los cuales de acuerdo a su complejidad requieren del establecimiento de uno o varios subprogramas.

2 Página: 2 de 6 SUBPROGRAMA.- Es una unidad lógica de acciones, dirigidas al logro de los programas. Es decir, dependiendo del alcance de los programas, se generan uno o más subprogramas, que se despliegan luego en proyectos. METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico. PROYECTO.- Conjunto de actividades por realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos humanos, físicos, financieros y con costos definidos orientados a producir un cambio en la Universidad del Pacifico. Los proyectos representan la unidad básica de desarrollo para materializar las metas de producto consignadas en los Planes Anuales de Acción. PONDERACIÓN VERTICAL DE ACTIVIDADES POR OBJETIVO ESPECÍFICO.- Es el impacto de cada programa, proyecto o actividad en la consecución del objetivo específico, se debe asignar de manera Imparcial un valor o peso relativo expresado en porcentaje (%) para ésta, con los mismos criterios de la ponderación de objetivos específicos, y la suma de las ponderaciones de los programas, proyectos o actividades debe ser igual al 100 %. PONDERACIÓN HORIZONTAL DE ACTIVIDADES POR OBJETIVO ESPECÍFICO.- Es la distribución en el tiempo de los resultados esperados para cada programa, proyecto o actividad. Se asigna un Porcentaje (%) a los programas, proyectos o actividad(es) y depende de los resultados programados mensualmente para el desarrollo de la actividad. Si una actividad requiere una mayor demanda de recursos, se debe asignar mayor % en los meses donde se ha programado recibir estas cantidades. La suma horizontal de los porcentajes asignados debe ser igual al 100 %. INDICADOR DE PRODUCTO: Por indicador se entiende el conjunto de variables cuantitativas o cualitativas que se va a medir y monitorear. El Indicador depende de lo que se

3 Página: 3 de 6 desea medir. Para determinar un indicador de Producto de un proyecto, meta o actividad, esta debe describirse de manera que se obtenga una manera cuantitativa de medición. ESTRATEGIAS/ ACTIVIDADES.- Comprende la definición de medios, acciones y recursos para el logro de los proyectos e indicadores de proyecto establecidos para el Plan Anual de Acción. Para su formulación, se deben considerar las condiciones sociales, institucionales, administrativas, políticas y económicas, entre otras. RESPONSABLE.- Corresponde al nombre de la persona encargada de llevar a cabo las estrategias y/o actividades para materializar el proyecto e indicadores del mismo. Las personas responsables de ejecutar las estrategias del Plan Anual de Acción, pueden o no, corresponder al responsable de ejecutar el Eje Estratégico del PDI o a un responsable de las áreas o dependencias bajo su direccion. FECHA FINALIZACIÓN.- Es el momento de culminación, cumplimiento o logro de una actividad(es), las cuales tienen relación con el Proyecto en desarrollo. RECURSOS.- Es el estimado en términos de recursos financieros necesarios para la realización de las actividades del Plan Anual de Acción. 4. CONDICIONES GENERALES. Para el diligenciamiento del formato de Plan Anual de Acción, cada responsable debe tener conocimiento, tanto del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. Para el diligenciamiento del formato de Plan Anual de Acción cada uno de los responsables de la ejecución de los Ejes Estratégicos del PDI, demanda la colaboración expresa de cada uno de los servidores públicos y/o contratistas a cargos del mismo, lo cual provoca que la planeación de nivel operativa se haga de una manera participativa. Por ejemplo, para la elaboración del Plan de Acción del Eje de Aseguramiento de la Calidad, la Direccion Académica requiere del apoyo de cada uno de los Directores de Programas Académicos.

4 Página: 4 de 6 5. CONTENIDO/DESARROLLO: DENOMINACIÓN EJE: Colocar el nombre o denominación del Eje Estratégico del PDI bajo su responsabilidad conforme a la distribución realizada por la rectoría (EJ: Eje de Aseguramiento de la Calidad) RESPONSABLE: Consigne el nombre de la persona encargada de diligenciar el formato de Plan Anual de Acción, conforme al Plan Indicativo bajo responsabilidad durante el trienio rectoral. (EJ: Direccion Académica). Las personas responsables de ejecutar los Ejes Estratégicos del PDI, pueden o no, corresponder a los Lideres o liderezas de los Procesos del sistema de Gestion de Calidad de la Universidad del Pacifico. DENOMINACION PROGRAMA.- Traslade o transcriba el nombre del programa tal como este establecido en el Plan Indicativo para vigencia del periodo rectoral, bajo su responsabilidad. (EJ: Programa de Mejoramiento de la Calidad). PONDERACIÓN.- Repita el porcentaje de ponderación que le asigno al programa al momento de elaborar el Plan Indicativo. Haga lo mismo para la ponderación del subprograma y meta de producto SUBPROGRAMA.- Transcriba el nombre correspondiente al subprograma tal como este establecido en el Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI. (EJ: Subprograma de Aseguramiento de Programas Académicos). META DE PRODUCTO.- Registre la meta de producto tal como aparece en el subprograma del Plan Indicativo según el Eje Estratégico del PDI, bajo su materialización. (EJ: A diciembre 31 de 2011 tres (3) de los cinco(5) actuales programas académicos cuentan con una Acreditación de Alta Calidad) PROYECTO.-Registre el nombre o los nombres de los proyectos a desarrollar desde las áreas y/o dependencias bajo su responsabilidad que permitirán materializar o hacer realidad la meta de producto. (EJ: Lanzamiento de la Estrategia La Universidad del Pacifico en la Ruta de la Excelencia )

5 Página: 5 de 6 PONDERACIÓN.- Asígnele una importancia relativa al proyecto o conjunto de proyectos que permitirán materializar o hacer realidad la meta de producto. Para la ponderación utilice una escala de 0.0% hasta el 100%. INDICADOR - Establezca el nombre del indicador en relación al tipo de proyecto a ejecutar, para ello tenga en cuenta las características de todo indicador. Así mismo, registre el valor inicial (al inicio de la vigencia) correspondiente a la Línea Base del proyecto, es decir, desde donde parte y proyecte el resultado esperado al final de la vigencia fiscal. (EJ: A diciembre 31 de 2009, se ha implementado el 100% de la estrategia La Universidad del Pacifico en la Ruta de la Excelencia, Línea base 0 y Valor esperado 1 estrategia implementa) ESTRATEGIAS/ ACTIVIDADES.-Señale las diferentes decisiones y acciones establecidas para alcanzar el resultado esperado al final de la vigencia fiscal correspondiente, las cuales son del resorte del responsable del Eje Estratégico o de las áreas o dependencias bajo su direccion. (EJ: Realización de tres jornadas de socialización de la estrategia La Universidad del Pacifico en la Ruta de la Excelencia). INDICADOR.- Escriba el nombre del indicador que permitirá medir el grado de avance en la materialización de las distintas estrategias a implementar (EJ: Numero de talleres de socialización realizados) RESPONSABLE.- Registre el nombre del responsable de ejecutar las estrategias o actividades, el cual puede corresponder al responsable de ejecutar el Eje Estratégico del PDI o a un responsable de las áreas o dependencias bajo su direccion. (EJ: Dr. Ideal Acosta Fuerte, Director del CEPA). FECHA FINALIZACIÓN.- Consigne de manera concreta el mes, día y año en que usted se compromete a terminar las distintas estrategias o actividades. RECURSOS.- Estime el monto de los recursos económicos necesarios para el cabal cumplimiento del conjunto de estrategias o actividades correspondientes al proyecto. 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción

6 Página: 6 de 6 7. ANEXOS: Plan de Desarrollo Institucional Plan Indicativo Trienal Formato Elaboración Plan Anual de Acción (ES-DE-FO04) Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Equipo Operativo de Calidad Norby Ramírez Calle Cargo Equipo Operativo de Calidad Jefe de la oficina de archivo y correspondencia Floresmiro Murillo Hinojosa Representante de la dirección Fecha de aprobación 03 /03/2009