UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN FINANCIERA DEVOLUCIONES

Transcripción

1 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página OBJETIVO: Reintegrar el dinero recaudado pagado por algún servicio la Universidad que no se hizo efectivo o cuando se ha pagado mayor valor lo establecido. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción la documentación para con soportes y termina con el pago la. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios, Coordinación, Oficina Tesorería y Contabilidad 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma 5. DEFINICIONES: Devoluciones: El trámite para reembolsar pagos realizados por los usuarios la universidad. : Instituto Colombiano Crédito Educativo y Estudio técnico en el Exterior. Resolución: Es un acto administrativo expedido por la Rectoría la universidad que tiene carácter general y obligatorio

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 MATRICULA OTROS CONCEPTOS ACADÉMICOS Recepción y Se recepciona la solicitud y se revisan los documentos adjuntos: Solicitud y anexos revisión la 1. solicitud. 2. Análisis la solicitud. Se analizan los soportes adjuntos para establecer el tipo y su viabilidad conforme a lo establecido en la Resolución No. 139 l 9 septiembre Si es viable se procerá a continuar con la actividad siguiente, si no se le notificará al interesado la novedad. Liquidación y Coordinador Grupo Solicitud y anexos 3. Confirmación pago. l Se verifica que el pago esté registrado en el Sistema Liquidación y en el Sistema Financiero. Sistema Liquidación y Sistema Financiero. 4. Diligenciamiento l formato. Se proce a diligenciar los formatos AP-FIN-FO-10 DEVOLUCIÓN MATRÍCULA o si es el caso el AP-FIN-FO-29 DEVOLUCIÓN OTROS. Formato AP-FIN-FO- 10 DEVOLUCIÓN MATRÍCULA o Formato AP-FIN-FO- 29 DEVOLUCIÓN OTROS. 5. Envío documentos Se emite nota envío a la Vicerrectoría Administrativa adjuntando los formatos y sus respectivos anexos. Nota envío y copia los formatos.

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página GIRO 1. Impresión Resolución Se imprime la Resolución s página web l. Resolución. 2. Búsqueda códigos estudiantes Se busca códigos los estudiantes relacionados en la Resolución. Resolución. 3. Ajuste comprobantes recaudo en Se ajustan uno a uno los comprobantes recaudo al valor l giro en el sistema 4. Elaboración archivos planos. Se elaboran los archivos planos con base en la Resolución para el registro los valores girados a cada estudiante en el Sistema Liquidación y en el Sistema Financiero. y Auxiliar Tesorería Módulo Pagos y Sistema Financiero. 5. Elaboración formato Si queda saldo a favor estudiante o l se elabora el formato AP-FIN-FO-07 DEVOLUCIÓN. Formato AP-FIN-FO- 07 DEVOLUCIÓN 6. Ajuste en el Sistema Financiero Se realiza ajuste en el Sistema Financiero. Auxiliar Administrativo Vo. Bo. en formato Devolución. 7. Revisión Se revisa la documentación anexa y firma formato AP-FIN-FO-07 DEVOLUCIÓN. Coordinador Grupo Formato Devolución 8. Envío documentos Se emite nota envío a la Vicerrectoría Administrativa adjuntando los formatos Devolución y sus respectivos anexos. Nota envío

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página DEVOLUCIÓN POR TODO CONCEPTO FONDOS ESPECIALES 1. Recepción y revisión solicitud y soportes Se recibe la solicitud con los soportes y se revisa el cumplimiento requisitos: Autorización pago formato AP-FIN-FO-15 AUTORIZACION DE PAGO completa y correctamente diligenciada Solicitud tercero Copia documento intidad Certificación cuenta bancaria Copia documento recaudo pagado Certificación expedida por la Oficina Liquidación Derechos Pecuniarios para recursos. Profesional Asesoría y Apoyo Oficina Documentación con los soportes revisados Registro recibido oficio memorando o formato AP-GDC-FO-12 DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE COMUNICACIONES En caso ser un menor edad, la solicitud be ser elevada por el adulto responsable l mismo, enunciando claramente el vínculo, nombre, documento intificación, certificación bancaria, lugar resincia, contacto telefónico, correo electrónico, nombre e intificación l menor. De no cumplir la documentación con el lleno los requisitos, se comunica a la coordinación l proyecto para que subsane o si presenta errores se vuelve para su corrección. 2. Verificar soportes Se verifica el registro l ingreso en el sistema administrativo y financiero, la cuenta ingreso, tercero, intificación, centro costos, proyecto y se compara que sea correcta con respecto a la información la Autorización pago formato AP-FIN-FO-15 AUTORIZACION DE PAGO. Si se presentan errores se comunica a la coordinación l proyecto y se vuelve para su corrección. Profesional Asesoría y Apoyo Oficina Registro documentación oficio memorando o formato AP-GDC-FO-12 DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE COMUNICACIONES

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página Registro Se realiza la mediante nota (308) bito bancos Fondos en el sistema administrativo y financiero, con cargo al proyecto y centro costos autorizado aplicándose para toda el scuento por papelería, se imprime y firma. Coordinadora Oficina Nota bito bancos 4. Generar orn pago En el módulo contabilidad l sistema administrativo y financiero, se genera la orn pago según tercero, valor, se imprime y firma. Orn pago Coordinadora Oficina 5. Autorizar En el módulo orn pago no presupuestal en el sistema administrativo y financiero, se autoriza la según orn pago, se verifica la correcta información los registros, se imprime y se firma. Coordinadora Oficina Registro Autorización en el sistema administrativo y financiero 6. Giro contable Se revisa la documentación y se verifica saldo en banco l proyecto y se realiza el giro la por cada tercero y se imprime comprobante egreso Comprobante egreso 7. Enviar para pago Se envía a la Tesorería la documentación para el pago la. Registro documentación oficio memorando o formato AP-GDC-FO-12 DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE COMUNICACIONES

6 CÓDIGO AP-FIN-PR-18 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2017 Página OBSERVACIONES: Para el caso scrito en la actividad 1 l numeral 6.1 se analiza la solicitud acuerdo a las situaciones scritas en la Resolución No.139 l 9 septiembre l Cuando el estudiante haya sido beneficiado por Estímulos Deportivos, Artísticos y Culturales y haya realizado el pago la liquidación, se tramita una vez aprobada la Resolución y se efectúa la sin previa solicitud l estudiante, una vez verificado el pago en el Sistema En los casos giro no se requiere presentar solicitud, ni certificación bancaria. Las voluciones los se realizan en un promedio dos a tres días hábiles. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Julio Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Noviembre Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Julio Actualización documentos ELABORO REVISO APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA Asesor SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC