INFORME DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOREMAD

Transcripción

1 GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS COMITE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO RESOLUCIÓN EJECUTIVA REGIONAL Nº /GOREMAD-PR. INFORME DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOREMAD Puerto Maldonado, Diciembre

2 Síntesis Gerencial El Gobierno Regional de Madre de Dios, tiene como Objetivo la gestión estratégica de la competitividad regional; para ello, promueve un entorno de innovación, impulsa la alianza y acuerdos entre los sectores público y privado, el fortalecimiento de las redes de colaboración entre empresas, instituciones y organizaciones sociales junto con el crecimiento, eslabonamientos productivos que facilite el aprovechamiento de oportunidades para la formulación de ejes de desarrollo y corredores económicos, la ampliación de mercados nacionales y la exportación. La gestión del Gobierno Regional de Madre de Dios promueve la integración intra-regional e inter- regional, fortaleciendo el Gobierno Nacional de carácter unitario y descentralizado de la República, debe orientarse a la formación de acuerdos macro regionales que permitan el uso más eficiente de los recursos, con la finalidad de alcanzar una economía más competitiva enmarcado dentro de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y contribuir al mejoramiento de vida de la población. La Jurisdicción del Gobierno Regional de Madre de Dios, es el departamento de Madre de Dios, con sede central en la ciudad de Puerto Maldonado Jirón Billinghurst N.480 Distrito y Provincia de Tambopata del Departamento de Madre de Dios. Por otro lado, En su artículo 7º de La Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, indica que: el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. El Presente Informe De Diagnóstico Del Sistema De Control Interno Del GOREMAD se ha elaborado siguiendo el esquema de la Guía aprobada por la Resolución CG CG. Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado, ofrece una estructura y metodología que sirve de marco de referencia para que las entidades desarrollen la implementación de su SCI de manera homogénea en lo general y de acuerdo de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NCI). Así mismo, el presente Diagnostico sirve de punto de partida para al implementación del SCI, el cual comprende a todos los órganos del GOREMAD; que en líneas generales alcanza un nivel de insuficiente dentro de los componentes establecido en las Normas de Control Interno (NCI). En cuanto a Ambiente de control; se tiene un alto compromiso por parte de los integrantes del comité, presentando las condiciones iniciales favorables para su implementación. Fortaleciéndose su estructura organizacional y herramientas de gestión en procesos de actualización cada vez más acorde a los objetivos de la Entidad. El componente de Evaluación de riesgos, es el señalado más crítico, ya que no se cuenta o se desconoce de la importancia de gestionar los riesgos, así como, su identificación, valoración y respuesta al riesgo en el GOREMAD. En Actividades de control, si bien existen los mecanismos, estos necesitan ser complementados e integrados a niveles de enfoque de gestión por procesos; con una debida documentación y fortalecimiento con el uso de las tecnologías de la información. 2

3 En Información y comunicación; también es necesario normar y gestionar de manera más eficiente el flujo de información interna y externa, a fin de asegurar la calidad y suficiencia de la información. En la Supervisión; existen deficiencias en cuanto a las actividades de prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y el compromiso mismo de superar dichas deficiencias. Teniendo como base todos estos resultados, se identificaron los aspectos a implementar por cada componente y subcomponente del SCI, Lo cual tiene como objetivo (en la siguiente etapa) la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI del GOREMAD. *** 3

4 Índice Síntesis gerencial Índice I. Antecedentes 1. Origen 2. Objetivos 3. Alcance II. Base legal III. Diagnóstico del Sistema de Control Interno Fortalezas y debilidades 1. Ambiente de Control 2. Evaluación de riesgos 3. Actividad d control gerencial 4. Información y comunicación 5. Supervisión IV. Aspectos a Implementar V. Conclusiones VI. Recomendaciones

5 I. Antecedentes 1. Origen: Con Resolución Ejecutiva Regional GOREMAD/PR, de fecha 19 de febrero del 2013, la Entidad resuelve reconformar el Comité de Control Interno en cargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del sistema de control interno (SCI) y su eficaz funcionamiento. Así mismo, la Oficina de Control Interno de la Entidad, mediante Actividad de Control Nº , de fecha 30 de noviembre del 2012, efectuó la actividad de control a la implementación de la ley de control Interno, Ley 28716, mediante cual realizó las recomendaciones del caso, Empero, a la fecha se han efectuado cambios en los funcionarios de las Gerencias, Sub Gerencias y Direcciones de la Entidad, procediéndose a Reconformar El Comité De Control Interno del Gobierno Regional de Madre de Dios mediante Resolución Ejecutiva Regional GOREMAD/PR, de fecha 04 de Noviembre del Objetivos: Proporcionar información a la Dirección para su toma de decisiones en lo que respecta a la adecuada implementación y mejora del SCI. 3. Alcance Comprende a todos los órganos del Gobierno Regional de Madre de Dios. II. Base legal Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado. Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría Nº CG, Normas de Control Interno para las entidades del Estado. Resolución de Contraloría General Nº CG; aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. Resolución Ejecutiva Regional GOREMAD/PR, Reconforma El Comité De Control Interno del Gobierno Regional de Madre de Dios. III. Diagnóstico del Sistema de Control Interno Fortalezas y debilidades Para la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno, se han recopilado información según los anexos 4,5,6,7,y 8 de la Guía Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado posteriormente se realizó la Contrastación con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisión de la Documentación, y se consolida en los Cuadro1 Y Cuadro2; se han determinado Fortalezas y Debilidades que deben ser tomadas en cuenta para la Implementación del Sistema de Control Interno del GOREMAD. 5

6 Componentes Debilidades Fortalezas Causas Ambiente de Control -No se cuenta con Planes integral de formación y capacitación. -No todo el personal que labora en la Entidad ocupa una plaza prevista en el PAP y en el CAP. -Falta de acciones para el establecimiento de una cultura de control interno. -Se cuenta con el apoyo y compromiso de la alta dirección en actividades de control. -El OCI evalúa los controles de los procesos vigentes e identifica oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajo. -Deficiente gestión de personal. -Desconocimiento de la cultura de control interno. Evaluación de Riesgos -Carencia de un sistema integral de gestión de riesgos alineado a Metodologías, donde incluya la identificación de riesgos, valoración, y respuesta al riesgo. -Disposición de los funcionarios directivos. -Desconocimiento de metodologías para la administración de riesgos. Actividades de Control -Documentos internos que genera y recibe el OCI sin adecuada protección. -Poca segregación de funciones. -No se tiene formalmente identificado los activos expuestos a riesgos como robo o usos no autorizado. -Falta de procesos de verificación y conciliaciones sobre los procesos, actividades y tareas. -Falta de cultura de gestión por procesos como herramienta de gestión. Y de mejora continua. -Falta de cultura de gestión de documentos e información. -Revisión periódica de los procesos, actividades y tareas con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normatividad. -Procesos técnicos archivísticos en implementación. -Ambientes inseguro. -Falta de capacitación en temas de gestión de riesgos. --Falta de capacitación en temas de gestión pro procesos. 6

7 Información y Comunicación Supervisión -Falta reforzar el manejo de canales de información interna con que se cuenta para incentivar su uso eficaz. -Falta implementar mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información. -Falta de integración de los sistemas de información. -Falta implementar mecanismos y procedimientos para asegurar la atención de los requerimientos externos de información. -Falta de cultura de mejoramiento continuo. - Falta de sistematización de las actividades de prevención y monitoreo. -Se cuenta con portal de transparencia. -Se cuenta con mecanismos y procedimientos (OCI) para denuncias de actos indebidos por parte del personal. -Acciones de supervisión (OCI) para conocer oportunamente si estas se efectúan de acuerdo a lo establecido. -No se tiene establecido sistémicamente los canales de información interna y externa. -No se cuenta con infraestructura apropiada. -Estructura orgánica del Área de Informática no acorde los fines de la Entidad. -No se desarrollan medidas a oportunidades de mejoramiento A continuación se presentan en forma detallada las debilidades y carencias encontradas en el GOREMAD según cada componente y sub componente: 1. AMBIENTE DE CONTROL (Anexo 4) 1.1. Filosofía de la Dirección (2) Falta de reconocimiento y de promocionar los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales Integridad y valores éticos (9) Existe poca comunicación debida dentro de la entidad sobre las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas Administración estratégica (17) Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres No están dentro de los niveles esperados. 1.4 Estructura organizacional 7

8 (22) La Dirección No se asegura de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la entidad. 1.5 Administración de los recursos humanos (25) No se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos (26) Las unidades orgánicas No cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades Competencia profesional (30) El personal que ocupa cada cargo de trabajo No cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo Asignación de autoridades y responsabilidad (34) Todo el personal No conoce sus responsabilidades y No actúa de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden. 1.8 Órgano de control institucional (36) No Son de comprobada competencia e idoneidad profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI 2. EVALUACIÓN DE RIESGOS (Anexo 5) 2.1. Planeamiento de la administración de riesgos (1)(2)(3)(4) La entidad No cuenta con políticas, planes, actividades de Administración de Riesgos Identificación de los riesgos (5)(6)(7(8) La entidad No tiene identificado los Riesgos significativos Valoración de los riesgos (9)(10)(11) La entidad No a desarrollado la valoración de Riesgos Respuesta al riesgo (12)(13) La entidad No han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados. 3. ACTIVIDAD DE CONTROL GERENCIAL (Anexo 6) 3.1. Procedimiento de autorización y aprobación (1) Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas No están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades Segregación de funciones (3)(4) Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude No han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. Y No se efectúa rotación Evaluación costo-beneficio (5)(6) No se realiza Evaluación Costo-Beneficio* los diferentes procesos, actividades Controles sobre los accesos a los recursos o archivos (11) Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas No están debidamente numerados y protegidos Verificaciones y conciliaciones 3.6 Evaluación de desempeño 8

9 (14) La entidad No cuenta con indicadores desempeño para los procesos, actividades y tareas. 3.7 Rendición de cuentas (16) La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas (20) Los procesos, actividades y tareas de la entidad No se encuentran definidas, establecidas y documentadas En su totalidad al igual que sus modificaciones. 3.9 Controles para las tecnologías de la información y comunicación. 4. Información y comunicación 4.1. Funciones y características de la información (2) No Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema de información 4.2 Información y responsabilidad (4) No Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades Calidad y suficiencia de la información (6) No Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información 4.4. Sistemas de información (8) Periódicamente No se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras 4.5. Flexibilidad al cambio (9) NO Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento. 4.6 Archivo institucional (12) Los ambientes utilizados por el archivo institucional No cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado. 4.7 Comunicación interna 4.8 Comunicación externa (16) La entidad NO cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional. (18) La entidad No cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública) 4.9. Canales de comunicación 5. Supervisión 5.1. Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo (2) Las unidades orgánicas No realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo) Normas básicas para el seguimiento de resultados (3) Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo NO se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. 9

10 5.3. Normas básicas para los compromisos de mejoramiento La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente IV. Aspectos a Implementar Los siguientes aspectos que se presentan a continuación, son la base para la elaboración del Plan de Trabajo para la implementación del Sistema de Control Interno del GOREMAD. NORMA DE CONTROL INTERNO Aspectos a Implementar AMBIENTE DE CONTROL Filosofía de la Dirección (2) Implementar políticas de reconocimiento y de promocionar los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales. Integridad y valores éticos (9) Mayor Difusión dentro de la entidad sobre las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas. Administración estratégica (17) Analizar los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres No están dentro de los niveles esperados. Estructura organizacional (22) Implementar mecanismos para asegurar de que los trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y demás manuales) que regulan las actividades de la entidad. Administración de los recursos humanos (25) Implementar un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos. (26) Actualizar, implementar el CAP de Las unidades orgánicas que no cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades. Competencia profesional (30) realizar evaluación del personal para su reasignacion de acuerdo con las competencias establecidas en el perfil del cargo. 10

11 Asignación de autoridad y responsabilidad Órgano de Control Institucional (34) Realizar acciones de difusión a Todo el personal para que conozca sus responsabilidades y actúe de acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden. (36) Realizar evaluaciones para comprobar competencia e idoneidad profesional a los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI EVALUACION DE RIESGOS Planeamiento de la administración de riesgos Identificación de los riesgos Valoración de los riesgos Respuesta al riesgo ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Procedimientos de autorización y aprobación Segregación de funciones Evaluación costo-beneficio Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Verificaciones y conciliaciones Evaluación de desempeño Rendición de cuentas (1)(2)(3)(4) implementar Plan integral de Administración de Riesgos de la Entidad. (5)(6)(7(8) Realizar acciones para tener identificado los Riesgos significativos. (9)(10)(11) Desarrollar la valoración de Riesgos de la Entidad. (12)(13) Realizar acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados. (1) Actualizar los instrumentos como manuales o directivas para todos los procesos y actividades. (3)(4) Formulación de Directiva para la asignación a diferentes personas o equipos de trabajo las actividades expuestas a riesgos de error o fraude. (5)(6) Realizar Informe técnico de Evaluación Costo-Beneficio de los diferentes procesos, actividades. (11) Elaborar e implementar los planes de gestiòn de archivos según la normatividad del AGN. (14) Construir y difundir indicadores desempeño para los procesos, actividades y tareas. (16) Normar con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la rendición de cuentas 11

12 Documentación de procesos, actividades y tareas Revisión de procesos, actividades y tareas Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Funciones y características de la información Información y responsabilidad Calidad y suficiencia de la información Sistemas de información Flexibilidad al cambio Archivo institucional Comunicación interna Comunicación externa (20) implementar un plan de actualización permanente del MAPRO (20) Conformar un comité permanente para la actualización del MAPRO. ( ) Implementación con recursos humanos especializados para la unidad de Informática de la Entidad. (23)(31) Implementación de planes y políticas para la administración de sistemas de información. (2) Evaluar y Definir niveles para el acceso del personal al sistema de información (4) Establecer políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. (6) Diseñar, evaluar e implementar mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información (8) Realizar acciones periódicas para solicitar a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras (9) Elaborar planes para revisar periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento. (12) formular, proponer el mejoramiento de Los ambientes utilizados por el archivo institucional y acondicionamiento apropiado. (11) Implementar políticas, procedimientos y recursos para la administración, organización, mantenimiento y conservación de documentos (archivos electrónicos, magnéticos y físicos) Formular directivas para la difusión y mejoramiento de la comunicación interna. (16) Mejorar los mecanismos y procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestión institucional. (18) Mejorar los mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública) 12

13 Canales de comunicación SUPERVISIÓN Actividades de prevención y monitoreo Seguimiento de resultados Compromisos de mejoramiento (20) Mejorar los canales de comunicación para permitir que la información fluya de manera clara, ordenada y oportuna (2) Realizar acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo) por parte de las unidades orgánicas. (3) Registrar Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo y comunicar con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. Implementar periódicamente mecanismos de autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente V. Conclusiones El Sistema De Control Interno Del Gobierno Regional de Madre de Dios, se encuentra en su etapa inicial, ya que es la primera vez que se realiza el Diagnostico para su implementación. Lo importante para dar inicio a todo proceso es el alto compromiso por parte de los Directivos de la Entidad y de todos los servidores públicos del Gobierno Regional de Madre de Dios. El presente Diagnostico el cual comprende a todos los órganos del GOREMAD; en líneas generales alcanza un nivel de desarrollo de insuficiente dentro de los componentes establecido en las Normas de Control Interno (NCI). VI. Recomendaciones Se recomienda implementar los aspectos mencionados en el numeral IV Aspectos a Implementar, previa formulación del Plan De Trabajo siguiendo las pautas de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado como lo precisa la Resolución CG CG, donde se debe considerar a las Direcciones Regionales por separado, así como a los órganos Desconcentrados y Descentralizados. Las acciones consideradas en el Plan de Trabajo deben guardar correlación con los planes operativos de la entidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo; para lo cual, Es necesario primeramente, que el Comité, con el apoyo de la Alta Dirección prevea y lleve a cabo un proceso de sensibilización y socialización, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal del GOREMAD sobre el rol activo que deben desempeñar en la implementación de la estructura de control interno. *** Puerto Maldonado, Diciembre