INVITACION A PRESENTAR OFERTA PARA EL SERVICIO DE INTERMEDIACION DE SEGUROS PARA LA CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA.

Transcripción

1 INVITACION A PRESENTAR OFERTA PARA EL SERVICIO DE INTERMEDIACION DE SEGUROS PARA LA CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA. FUNDAMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN, SU MODALIDAD Y DONDE PUEDE CONSULTARSE LA INVITACION A PRESENTAR LA OFERTA. OBJETO DE LA INVITACION Seleccionar la persona jurídica legalmente establecida en Colombia, que ofrezca asesoría a la entidad respecto a la celebración y desarrollo del contrato de seguros en todas sus etapas, en la solicitud de seguros, de expedición de pólizas, en la variación de los riesgos y su consiguiente notificación a la compañía, en los avisos de los siniestros, en la protección del salvamento, en la presentación de la reclamación, en la valoración de las perdidas y en general, todo lo concerniente a la correcta ejecución del contrato de seguros de la Cámara de Comercio de Cartagena de acuerdo a los presente términos de referencia. PARTICIPANTES Podrán participar las personas jurídicas que: Estén considerados legalmente capaces para participar en convocatorias abiertas, concursos o celebrar contratos con la entidad. Para estos efectos, se tendrán en cuenta las disposiciones sobre inhabilidades e incompatibilidades previstas en el manual de contratación de la Cámara de Comercio de Cartagena. En su propuesta deberá manifestar expresamente que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para presentar oferta con la Cámara de Comercio de Cartagena y en caso que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad a un proponente dentro de este proceso se entenderá que la misma renuncia a su participación. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROPONENTES El proponente a participar deberá cumplir con los siguientes requisitos: Haberse inscrito como proveedor a través de la página web de la entidad. Ser personas jurídicas cuya constitución no sea inferior a dos (2) años contados hasta la fecha de cierre de este proceso.

2 Estar debidamente matriculado o registrado en el registro mercantil y tener renovada su matrícula a la fecha. Tener su objeto social relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos en esta solicitud. No se admite la participación de consorcios o uniones temporales, empresas de trabajo asociado, subcontratación u ofertas alternativas. Que no se encuentren bajo un proceso de concordato, reestructuración, reorganización o liquidación. Cotizar el servicio y los elementos de conformidad con las características técnicas requeridas por la Cámara de Comercio de Cartagena. Contar con la capacidad financiera que garanticen el normal desarrollo del contrato. Elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos pliegos de condiciones y anexar la documentación exigida. PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS a) El oferente deberá presentar la documentación exigida. b) La propuesta se presentara en original, Ia cual se entregara en sobre cerrado y dentro del plazo fijado para el concurso. Todos los documentos solicitados deberán ser foliados en forma consecutiva. c) No se aceptaran propuestas cuyos documentos presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras. d) No se aceptaran propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del concurso, tampoco se aceptaran propuestas enviadas por correo electrónico. e) La propuesta deberá presentarse en idioma español. f) La propuesta deberá incluir un índice en el que se indiquen los documentos que Ia acompañen y el folio donde se encuentran contenidos. g) Toda propuesta debe estar firmada por el representante legal del proponente o por apoderado constituido para tal efecto. Se entenderá firmada la propuesta con la firma de la carta de presentación. h) No se aceptaran propuestas parciales.

3 PERIODO DE DURACION DEL CONTRATO Para la presente invitación abierta a presentar oferta, el tiempo considerado para la ejecución será de 3 años, contados a partir de la fecha del inicio del contrato. ENTREGA DE PROPUESTAS Las propuestas físicas deberán ser entregadas hasta el dia 10 de junio de hasta las 6:00 p.m. en las oficinas de la recepción de la Cámara de Comercio de Cartagena en su sede Centro ubicada en la Calle Santa Teresa # 32-41, Cartagena D. T. y C., Departamento de Bolívar. COSTOS DE LA PROPUESTA Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta y Cámara de Comercio de Cartagena en ningún caso será responsable de los mismos. ESTUDIO DE LAS PROPUESTAS Los proponentes deberán estudiar minuciosamente las condiciones contenidas en esta invitación a presentar oferta e informarse de todas las circunstancias que puedan afectar los servicios, plazos, precios que se ofertan. La Cámara de Comercio de Cartagena no aceptará reclamación, ni reconocerá indemnización alguna por el hecho de que el proponente no ofrezca u olvide ofrecer alguna de las actividades necesarias para el suministro del servicio y los artículos ofertados. La presentación de la propuesta por parte del oferente, debidamente foliada y firmada, constituye prueba de que estudio completamente las especificaciones, contenidas en la presente invitación a presentar oferta; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la Cámara de Comercio de Cartagena sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que están completos, compatibles y adecuados los documentos e informes para identificar el Objeto de la invitación a presentar propuesta; que está enterado a satisfacción en cuanto a su alcance y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta, necesarios para la debida ejecución de lo ofertado. OBLIGACIONES DEL INTERMEDIARIO DE SEGUROS El intermediario deberá comprometerse a lo siguiente:

4 Cumplir rigurosamente las estipulaciones descritas en estos pliegos y las obligaciones contenidas en la propuesta. Guardar reserva sobre toda la información de la entidad. Asesorar a la entidad respecto a la celebración y desarrollo del contrato de seguros en todas sus etapas, es decir, en la solicitud de seguros, de expedición de pólizas, en la variación de los riesgos y su consiguiente notificación a la compañía, en los avisos de los siniestros, en la protección del salvamento, en la presentación de la reclamación, en la valoración de las perdidas y en general, todo lo concerniente a la correcta ejecución del contrato de seguros. Presentar a la entidad informes sobre el cumplimiento de las Obligaciones contractuales con sus recomendaciones. El oferente con la presentación de su propuesta, acepta todas las Obligaciones y funciones establecidas y se compromete al cumplimiento de las demás que se presenten en su oferta. DESCRIPCION DE LOS SERVICIOS BASICOS REQUERIDOS La prestación de servicios del intermediario consistirá en todas las actividades propias de la intermediación de seguros y aquellas que sean necesarias para el buen funcionamiento del programa de seguros. La intermediación tendrá a cargo entre otras las siguientes funciones: 1. La elaboración de un plan de seguros para el manejo de las pólizas de seguros de la Entidad. 2. La asesoría para elaboración de pliegos y evaluaciones de las propuestas para las licitaciones frente a las compañías de seguros. 3. La asesoría para la elaboración y estructura de pólizas y coberturas, especialmente desde el punto de vista técnico y económico. 4. Evaluación, análisis y revisión de pólizas, anexos y demás documentos expedidos por las compañías aseguradoras, de los cuales deberá presentar informe. 5. Intervención y asesoría directa en las reclamaciones de todos los Siniestros que ocurran al amparo de las pólizas contratadas. 6. Identificar y analizar racionalmente los riesgos que puedan afectar el patrimonio y los bienes por los que sea y/o Llegare a ser directa o indirectamente responsable la Cámara de Comercio de Cartagena.

5 7. Instruir imparcialmente y objetivamente a la Cámara de Comercio de Cartagena sobre las características comerciales y financieras de las compañías aseguradoras para la selección objetiva de las mismas. 8. Presentar a Cámara de Comercio de Cartagena, recomendaciones en cuanto a las características de cobertura en aspectos técnicos, administrativos y económicos que se encuentren disponibles en el mercado asegurador. 9. Control de vencimientos de las diferentes pólizas y/o garantías. 10. Acompañamiento en el manejo de cartera para pagos a un término no menor de 45 días. INFORMACION GENERAL El programa de seguros que asesora el Intermediario contiene las pólizas necesarias para amparar la adecuada protección de los intereses patrimoniales de la Cámara de Comercio de Cartagena o de aquellos sobre los cuales sea legalmente responsable. Los ramos que incluyen el programa de seguros son los siguientes, de igual forma se relacionan en el Anexo 1 todos los activos e intereses asegurables para la entidad: Todo Riesgo Daños Materiales: Responsabilidad Civil Extracontractual Manejo Global Comercial Responsabilidad Civil Directores y Administradores Adicional, la Cámara de Comercio de Cartagena, contratara con la empresa que salga elegida la póliza de responsabilidad civil a su vencimiento del vehículo de la entidad y SOAT del mismo, estas pólizas no deben cotizarse en esta invitación, la información sobre este aspecto es de carácter informativo para darle a los oferentes un mayor conocimiento de los bienes que la entidad posee. FACTORES DE SELECCIÓN La selección de la propuesta será objetiva y se tendrá en cuenta los siguientes aspectos, los cuales deberán presentar en su orden:

6 Administración de Riesgos: Comprende tanto el análisis de los riesgos como la propuesta para el manejo de los mismos. Se tendrá en cuenta el siguiente factor para la calificación: a) Propuesta de cobertura y condiciones que aminoren los riesgos de la Cámara de Comercio de Cartagena. (Anexo No. 1) Capacidad Técnica: Entendida como recurso humano puesto a disposición de la Cámara de Comercio de Cartagena. Se considerara a las personas asignadas para la atención de la Administración del Programa de Seguros: a) El tipo de vínculo con el intermediario (laboral, no laboral, permanente) b) El nivel de formación (profesional, universitario, técnico, tecnólogo) c) La experiencia en seguros o en a actividad de la cámara de Comercio de Cartagena, relacionada con las pólizas a contratar. Infraestructura Operativa: Entendida como el conjunto de recursos, distintos al humano, que se puedan ofrecer al servicio de la Cámara de Comercio de Cartagena en función directa de sus necesidades. Experiencia: Se considera experiencia al manejo del programa de seguros igual o similar al requerido por la Cámara de Comercio de Cartagena, independientemente de que se haya prestado, detallando ramos, primas y nombre del asegurado. CARÁCTER PRIVADO DE LA INFORMACION La información que se incluya en la oferta, así como los análisis, evaluaciones y comparaciones que efectúen las empresas solicitantes, son documentos privados de la Cámara de Comercio de Cartagena que no se revelaran a ningún tercero ajeno a la institución, sea que haya o no presentado oferta; a excepción de los organismos de control legal en caso de ser requeridos. CONSULTAS DENTRO DEL PROCESO DE SELECCION Todas las inquietudes referentes a esta oferta pueden ser consultadas con la Secretaria General al teléfono Ext. 204, en horario de oficina de 8:00 a 12:30 a.m. y de 2:00 a 6:00 p.m. o por escrito a través del correo dmesa@cccartagena.org.co.

7 PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la Cámara de Comercio de Cartagena a partir del día 1 de Junio de CONTENIDO DE LA PROPUESTA Y REQUISITOS DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA COMPARACION DE OFERTAS Carta de presentación de la oferta dirigida a la Cámara de Comercio de Cartagena, indicando su nombre, dirección, teléfono. (Anexo 1). Estados Financieros con corte a Copia del certificado del registro único tributario, expedido por la DIAN, RECHAZO DE OFERTAS La Cámara de Comercio de Cartagena no evaluara las propuestas que no cumplen con los documentos establecidos en los requisitos mínimos necesarios para la comparación de ofertas y lo siguiente: Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la Cámara de Comercio de Cartagena. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al Representante Legal o su suplente. Cuando la propuesta no se ajuste a las especificaciones solicitadas en la invitación. GARANTÍAS El contratista presentará garantía entre PARTICULARES que cubra el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Cartagena. A través de la constitución de estas garantías se

8 busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el proveedor en razón de la celebración y ejecución del contrato. Estas garantías serán las siguientes: Póliza de Seriedad de la oferta: Esta póliza con un porcentaje de 10% sobre el valor de la oferta. TERMINO DE VALIDEZ DE LA OFERTA El termino de validez de la propuesta, no podrá ser inferior a sesenta (60) días, el cual se contará a partir de la fecha fijada para la recepción de las ofertas de la presente invitación publica presentar oferta, o del vencimiento de la prorroga si la hubiere. TERMINOS PARA EVALUACION DE OFERTAS Y ENTREGA DE CONTRATO. Dentro de treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de las propuestas, la Cámara de Comercio de Cartagena efectuara la evaluación correspondiente. CRONOGRAMA JUNIO 2015 ACTIVIDADES Invitación a Presentar Oferta en la Página Web de la Cámara de Comercio de Cartagena Inspección de Riesgos Cita previa a partir de las 8:00 a.m. y Consultas a la presentación de ofertas Recepción de propuestas Presentación de la evaluación y propuesta escogida Publicación de resultados

9 ANEXO 01 POLIZA TODO RIESGO Vigencia de la poliza 9 de julio de 2015 al 9 de julio de 2016 BIENES ASEGURADOS Sede Centro Calle Santa Teresa No Sede Ronda Real Centro Comercial Ronda Real Sede Turbaco Conjunto Residencial La Colina II Sede Santa Rosa Barrio la Cereza Sede Carmen de Bolivar Cra. 50 No TOTAL Edificio Equipos de Computo Maquinarias Dineros Muebles y Enseres Equipo Movil TOTAL VALOR ASEGURADO Nota1: A manera de informacion, para los meses de Marzo y Abril, de cada año, el valor asegurado se aumenta en el bien " Dinero" en los siguientes riesgos: BIENES ASEGURADOS Sede Centro Sede Ronda Real Calle Santa Centro Comercial Teresa No Ronda Real Sede Turbaco Conjunto Residencial La Colina II Sede Santa Rosa Barrio la Cereza Sede Carmen de Bolivar Cra. 50 No TOTAL Dineros POLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Vigencia de la poliza 9 de julio de 2015 al 9 de julio de Valor Asegurado POLIZA MANEJO GLOBAL COMERCIAL Vigencia de la poliza 9 de julio de 2015 al 9 de julio de POLIZA RESPONSABILIDA CIVIL DIRECTORES Y ADMINISTRADORES Vigencia de la poliza 27 de junio de 2015 al 27 de junio de Nota: Los valores relacionados en cada ítem corresponden a una proyección del año 2013, una vez adjudicado el contrato serán actualizados.

10 ANEXO 02 MODELO CARTA DE PRESENTACION PROPUESTA Cartagena de Indias, Señores: CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA Ciudad. REF: Propuesta para el servicio de intermediación de seguros para la Cámara de Comercio de Cartagena. Respetados señores, El suscrito de conformidad con los términos de referencia cuyo objeto Seleccionar la persona jurídica legalmente establecida en Colombia, que ofrezca asesoría a la entidad respecto a la celebración y desarrollo del contrato de seguros en todas sus etapas, en la solicitud de seguros, de expedición de pólizas, en la variación de los riesgos y su consiguiente notificación a la compañía, en los avisos de los siniestros, en la protección del salvamento, en la presentación de la reclamación, en la valoración de las perdidas y en general, todo lo concerniente a la correcta ejecución del contrato de seguros de la Cámara de Comercio de Cartagena.. Presento propuesta económica para participar en el proceso de asignación del contrato. Declaro así mismo: Que conozco las condiciones de la invitación del presente Proceso, informaciones sobre preguntas y respuestas, así como los demás documentos relacionados con el proceso, y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. De igual forma manifiesto que acepto las consecuencias que se deriven por el incumplimiento de los requisitos a que se refiere el numeral anterior.

11 Que acepto las cantidades establecidas en cuanto al número de servicios prestados por la Cámara de Comercio de Cartagena para la ejecución del contrato. Que en caso de ser aceptada mi propuesta, me comprometo a iniciar la ejecución del contrato, cuando la Cámara de Comercio de Cartagena dé la orden de iniciación mediante la comunicación escrita que se suscriba para el efecto, y a terminarlo dentro de los plazos establecidos en los Términos de Referencia. Que con la firma de la presente Carta manifiesto bajo la gravedad del juramento que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y demás prohibiciones consagradas en la Ley para celebrar el contrato. Que leí cuidadosamente los Términos de Referencia y elaboré mi propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. Igualmente declaro bajo la gravedad de juramento, que toda la información aportada y contenida en ( folios) correspondientes a los documentos y formularios jurídicos, financiero, técnicos y económicos, es veraz y susceptible de comprobación. Atentamente, NOMBRE Y FIRMA (Representante Legal y/o Suplente) CC No Expedida en Nit: Dirección: Teléfono: Correo electrónico: