Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez

Transcripción

1 Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución. Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma tecnológica conecta uacj donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo, se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta uacj la forma de una movilidad constante dando así las soluciones a las exigencias de un flujo de información instantánea que el mundo actual ha marcado tanto en la vida cotidiana, laboral y científica.

2 Índice 1. Generalidades de la plataforma. 2. Generalidades de correo electrónico. a. Hoja de cálculo Excel 2013 de escritorio y Excel worbook Online. b. Generador de encuestas Excel survey y vinculación con Excel de escritorio. Índice de Imágenes Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ... 5 Imagen 3: Pantalla en espera... 5 Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office Imagen 5: Selección de Microsoft Excel Imagen 6: Pantalla de inicio de Microsoft Excel Imagen 7: Pestañas menú de Excel Imagen 8: Contenido de la pestaña archivo Imagen 9: Opciones de la pestaña inicio Imagen 10: Opciones de la pestaña insertar Imagen 11: Opciones de la pestaña diseño de página Imagen 12: Opciones de la pestaña formulas Imagen 13: Opciones de la pestaña datos Imagen 14: Opciones de la pestaña revisar Imagen 15: Opciones de la pestaña vista Imagen 16: Ventana de inicio de sesión Imagen 17: Pantalla de OneDrive Imagen 18: Microsoft Office Online, en este caso se selecciona Excel workbook Imagen 19: Pantalla de Excel Online Imagen 20: Inicio de sesión Imagen 21: Selección de OneDrive Imagen 22: Selección de creación de documento Excel survey Imagen 23: Nombre de documento Excel survey Imagen 24: Título de Excel survey Imagen 25: Subtítulo o descripción de Excel survey Imagen 26: Campos a elegir Imagen 27: Descripción de campos a elegir Imagen 28: Descripción de campos a elegir Imagen 29: Encuesta preparada para responderse

3 Manual de Usuario Office 365 La tecnología está cambiando con el día a día, es así que la forma de comunicación, elaboración y trabajo dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje está tomando un camino donde el futuro se torna presente ante la tendencia de trabajar sin limitaciones físicas, con opciones de movilidad en archivos, comunicación, de crear, trabajar, compartir información en forma local, en la llamada nube tanto para estudiantes, docentes como también administrativos de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez es ya una realidad. Generalidades de la Plataforma La plataforma Office 365 la cual se distingue en la Universidad como conecta uacj tiene a disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un solo archivo de trabajo en línea. En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos dispositivos. El acceso a la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: En ese momento se presenta una pantalla como la siguiente:

4 Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ. En la parte central izquierda se encuentra una serie de opciones como lo son: Aspirantes, Alumnos, Egresados, Docentes y Administrativos. Favor de ingresar según sea el caso de su relación con la Institución. Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la plataforma conecta uacj ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de Microsoft. Como ejemplo se tiene la imagen, en ella se despliegan las opciones sugeridas al seleccionar el campo de Alumnos. Al entrar a él se hace referencia al siguiente nivel de pantalla. Por el momento se debe acceder a la selección de Correo Electrónico; sin embargo, cuando sea más común el acceso, se podrá entrar en el ícono o bien opción de conecta uacj.

5 Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ. Al acceder a la nube según el rol de cada usuario, se tiene un tiempo de espera como se observa en la imagen, se autentica y muestra a disposición la información almacenada en la nube. Imagen 3: Pantalla en espera

6 Al momento de acceder, se tiene un panorama general de las opciones que tiene Office 365 al servicio de la comunidad. Se despliega en la imagen la pantalla principal donde tiene en la parte superior los botones con los menús desplegables de cada sección. Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365. Como se observa en la figura anterior, la pantalla está divida en: la parte superior una franja azul con el logotipo de Office 365, el menú principal con las opciones de Outlook, Calendario, Personas, Noticias, OneDrive, Sites, puntos suspensivos, identificador de usuario (nombre), engrane general e imagen de signo de interrogación para acceder a preguntas o dudas. En la parte central, se despliega la información de cada uno de las opciones elegidas en la parte superior. Ventajas y Desventajas del Uso de la Plataforma El uso de la plataforma de Office 365 da la oportunidad de utilizar la tecnología de comunicación, se pueden enumerar las siguientes ventajas:

7 Uso de la paquetería de Office Online. Uso de la paquetería de Office de escritorio. Uso de herramientas para trabajo colaborativo con archivos. Capacidad mayor para almacenamiento en la nube. Acceso a descarga de paquetería Office hasta con 5 dispositivos ya sea móviles, tabletas, IPad, MAC o PC, sistema Android, IOS, Windows. Se tiene acceso a todos los documentos que se encuentran almacenados sin importar el hardware utilizado, sólo con una computadora que pueda acceder a internet. Recursos y acceso a administración de cursos de tecnología con un autoaprendizaje según las necesidades y tiempos del usuario. Desventajas Cuenta de correo electrónico sólo cuando se tiene la relación con la Institución. Es necesario estar firmado para acceder a sus servicios, aplicaciones y archivos. El menú de herramientas de la paquetería Office es menos basto en línea que la opción de escritorio. Si no se tiene acceso a Internet, no es posible recuperar los archivos almacenados en la plataforma Office 365. Excel Excel 2013 es una herramienta dentro de la paquetería Office que sirve básicamente para hacer hojas de cálculo. En este manual se explica las características básicas que componen esta aplicación tanto para su versión en escritorio como en la opción en línea. Excel 2013 versión escritorio.

8 Para acceder, primero se tiene que seleccionar el botón de inicio (icono de Windows esquina inferior izquierda), subir hasta donde menciona todos los programas, arrastrase en la parte izquierda de la pantalla hasta ver un folder cuyo nombre es Microsoft Office 2013, se selecciona el programa de Excel Imagen 5: Selección de Microsoft Excel. Excel 2013 da la oportunidad al usuario de identificar en cual versión desea trabajar, por ejemplo si desea la plantilla para esa versión o unas de sus antecesoras, etc. En este caso se elige la plantilla por defecto la cual se muestra en la imagen resaltada con el color verde.

9 Imagen 6: Pantalla de inicio de Microsoft Excel. Barra de menús. Tiene un formato de menús muy amigable para el usuario. A continuación se dará una breve reseña de cada uno de los menús: Imagen 7: Pestañas menú de Excel. Archivo. Es esta pestaña se ilustra la información del archivo que se está trabajando actualmente, los datos que se muestran es nombre, localización, peso, el autor, etc., al igual aparecen las opciones de personalizar o imprimir.

10 Imagen 8: Contenido de la pestaña archivo. Inicio. Es esta opción se encuentran casi todas las herramientas de edición de Excel 2013, ya sea que si desea, puede agregar gráficos y crear formulas en base a los datos agregados en la hoja de trabajo. Imagen 9: Opciones de la pestaña inicio. Insertar. En este apartado se puede insertar gráficos, figuras, formulas, símbolos especiales, etc. Imagen 10: Opciones de la pestaña insertar.

11 Diseño de página. Este apartado da más énfasis al diseño de la página, como determinar los márgenes, la orientación de la hoja, etc. Imagen 11: Opciones de la pestaña diseño de página. Fórmulas. Como es un programa orientado a la contabilidad, Excel 2013 contiene fórmulas para el manejo y gestión de la información sin la necesidad de calcularlo de forma externa. La pestaña integra formulas trigonométricas, de probabilidad y estadística, lógicas, etc. Imagen 12: Opciones de la pestaña formulas. Datos. Esta opción ya está enfocado más al ordenamiento de los datos a manejar, ya sea que se clasifiquen en orden alfabético descendente o ascendente, también se puede implementar un filtro de búsqueda o se puede exportar o importar datos desde otros programas de gestión de base de datos como por ejemplo Access Imagen 13: Opciones de la pestaña datos. Revisar. En esta pestaña se da la opción de checar el documento para faltas de ortografía o buscar sinónimos o dar referencias bibliográficas a un trabajo, etc.

12 Imagen 14: Opciones de la pestaña revisar. Vista. Este apartado es para dar una mejor visualización al área de trabajo de Excel 2013 ya sea para aumentar o disminuir el zoom, inmovilizar celdas para ver los campos en su base de datos, etc. Imagen 15: Opciones de la pestaña vista. Excel Workbook, Online Es una herramienta de la plataforma Office 365 la cual tiene las opciones de crear documentos en la nube, da la facilidad de trabajar en línea con el programa Online sin necesidad de tenerlo instalado en el equipo de computación donde se trabaje. Las ventajas del app de Excel Workbook son: Para editar un documento, no se necesita tener el programa instalado. Es muy fácil de utilizar. Si se desea, se puede trabajar desde la nube y luego trabajarlo en el programa Excel 2013 (en escritorio). Puede compartir un trabajo realizado en Excel workbook por compañeros de equipo.

13 Tiene la habilidad de editar las encuestas que se crearon en Excel survey de Office 365. Las desventajas son: Es muy limitado sus aplicaciones. Solo es aplicable en internet. Para empezar su uso es el siguiente: Primero inicia sesión con su cuenta de correo. Imagen 16: Ventana de inicio de sesión. Luego, se ubica en la pestaña de OneDrive.

14 Imagen 17: Pantalla de OneDrive. Después, se pone el puntero del mouse en la opción de new y se elige la opción de Excel Workbook. Imagen 18: Microsoft Office Online, en este caso se selecciona Excel workbook. Aparece una pantalla para área de trabajo como se muestra.

15 Imagen 19: Pantalla de Excel Online. Como se comentó al inicio del tema de Excel Workbook (en Office 365), para poder abrir el documento y trabajarlo en una computadora personal, es indispensable tener instalada la paquetería de Office Excel survey Excel survey es una herramienta muy útil para crear encuestas de todo tipo para que sean contestadas en forma Online. En Excel survey se pueden enviar encuestas a otros usuarios para que las respondan de tal manera que al final lleguen los resultados de la encuesta en una hoja de cálculo de Excel Online. Los usuarios pueden ser desde la comunidad universitaria: (alumnos, docentes, administrativos firmados en sistema) o bien proporciona una liga externa para usuario que nose encuentran en la base de datos Institucional pero del cual se desea conocer su opinión. Primeramente se tiene que acceder al correo electrónico en Office 365, como se muestra en la pantalla. Accedemos con la cuenta de usuario y contraseña.

16 Imagen 20: Inicio de sesión. Una vez dentro de Office 365 seleccione la opción de OneDrive y automáticamente enviará a otra página. Imagen 21: Selección de OneDrive.

17 En esta página que se reenvió están otras opciones en la barra principal de arriba como por ejemplo se encuentran Outlook, Calendar, People, Newsfeed entre otras. Actualmente se encuentra en OneDrive, aquí es donde se va a trabajar. Ya cuando se esté dentro de OneDrive, se selecciona la opción que dice new, en este icono aparecerán 7 opciones como se ve en la imagen. Se selecciona la opción que dice Excel survey. Imagen 22: Selección de creación de documento Excel survey. A continuación se va a abrir un recuadro donde dice create new document (crear nuevo documento) aquí se colocará el nombre de la encuesta de Excel Survey. Después de haber colocado el nombre se selecciona la opción ok.

18 Ya Imagen 23: Nombre de documento Excel survey. después de haber asignado el nombre al archivo de Excel survey, aparecerá la encuesta de Excel. En el primer recuadro donde lo indica la flecha se colocara el título de la encuesta con letras mayúsculas como se ve el ejemplo en la imagen. Imagen 24: Título de Excel survey. Después de haber colocado el título en el primer recuadro, en el segundo recuadro se coloca el subtítulo, aquí se escribirá acerca de lo que va a tratar la encuesta. Como se muestra en la figura.

19 Imagen 25: Subtítulo o descripción de Excel survey. Antes de proceder aquí en este tipo encuestas existen 7 tipos de respuestas para las preguntas las cuales son las siguientes: Respuesta tipo texto (text): aquí en este tipo de respuesta al realizar la pregunta será de manera escrita el cual se le agregara un solo texto, ahí depende mucho del criterio y la respuesta de cada persona. Respuesta tipo texto párrafo (paragraph text): este tipo de respuesta es casi similar a la primera pero en cambio aquí se puede escribir varios textos a comparación de la primera que era solamente un párrafo. Respuesta tipo número (number): aquí la respuesta será de forma numérica, podemos agregar a gusto personal los decimales que se le quiera agregar, en caso de no requerirlo no es necesario agregarle decimales. Respuesta tipo fecha (date): la respuesta tendrá que concordar conforme a la pregunta como por ejemplo: En qué fecha iniciaste clases? Respuesta: 11/agosto/2014. Respuesta tipo tiempo (time): aquí se tendrá que contestar de manera numérica también pero en formato del tiempo por ejemplo en horas, minutos, segundos.

20 Respuesta tipo si/no (yes/no): la forma de contestar será solamente de dos opciones respecto a la pregunta si o no. Respuesta tipo elección (choice): las respuestas aquí serán similares a un examen por ejemplo opción A, B y C. solamente se escogerá una respuesta. Las respuestas son hechas por el creador de la encuesta. Para realizar las preguntas selecciona la el tercer recuadro como se muestra en la figura. Al ingresar, automáticamente aparecerá un recuadro a la derecha. Imagen 26: Campos a elegir. La primera opción que dice question en ese recuadro se escribe la pregunta a realizar. Como se muestra en la figura. En el segundo recuadro se señala la fecha azul que dice question sutitule, este es el subtítulo de la pregunta y se escribe. (En el recuadro es opcional si desea agregar el subtítulo).

21 Imagen 27: Descripción de campos a elegir. En donde dice la opción response type aquí se puede escoger el tipo de respuesta por defecto para que lo respondan. Están las 7 opciones ya mencionadas. Como se muestra en la figura. Imagen 28: Descripción de campos a elegir.

22 Al momento de seleccionar una opción automáticamente cambiara el formato de respuesta. En el tipo de respuesta tipo text puede tener la opción de que sea obligatoria, al seleccionar donde dice required, si la persona que este respondiendo esta encuesta no contesta la pregunta, automáticamente le aparecerá que tiene que contestarla porque es necesario que la conteste. Cuando se termine la pregunta, se selecciona donde dice DONE y ya está la pregunta lista. Para editar tanto la pregunta como respuesta, se selecciona el engrane que está arriba de la pregunta, se abrirá la ventanilla donde se realizó la pregunta anteriormente. Ahí se podrá realizar los cambios que se sean necesarios. Para agregar una nueva pregunta se selecciona la opción que dice Add new question, y aparecerá el recuadro para agregar más preguntas visto anteriormente, se realizan las preguntas dependiendo del gusto, del criterio y de la forma en que se quiera que esté la encuesta. Aquí se en este tipo de encuestas se pueden realizar varias preguntas dependiendo y variando de en lo que se esté interesado.

23 Imagen 29: Encuesta preparada para responderse.

24 Créditos: Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Coordinación General de Tecnologías de Información Ciudad Juárez Chihuahua, México Agosto de 2014