61.- PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE BAJAS DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.

Transcripción

1 Hoja: PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE BAJAS DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.

2 Hoja: Propósito 1.1 Gestionar y controlar el stino final los bienes muebles, no útiles cuya obsolescencia o grado terioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio o por causa distinta a las señaladas. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las áreas la l Patrimonio la Beneficencia Pública. 2.2 A nivel Externo el procedimiento es aplicable a la Dirección Suministros la Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales. 3.0 Políticas Operación, Normas y Lineamientos 1.1 La Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios), verificará que todas las solicitus baja bienes muebles cumpla con los lineamientos establecidos por la Dirección Suministros Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales. 1.2 Previo a los trámites baja los bienes muebles, la Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios), verificará que el bien en cuestión no sea reaprovechable en otras áreas. 1.3 Los bienes muebles stinados para baja berán mantenerse bidamente resguardados por la Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios). 1.4 Una vez que los bienes sean stinados para baja, la Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios), actualizará el resguardo correspondiente l usuario que tenga bajo su custodia el bien. 1.5 La Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios), supervisará que toda baja bienes se encuentre documentada con los soportes establecidos por la Dirección Suministros la Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales, verificando que los bienes se encuentren bidamente inventariados y controlando su salida. 1.6 Los bienes para baja solo podrán ser enviados al lugar stino previamente establecido por la Dirección Suministros la Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales, cuando se cuente con la aprobación l titular. 1.7 La entrega los bienes se realizará mediante la nota o el documento que formalice la entrega recepción 1.8 La Subdirección a través su Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios), notificará por escrito a la Subdirección Presupuesto, Tesorería y Contabilidad mediante oficio con la documentación soporte la baja bienes, con objeto actualizar los registros contables correspondientes.

3 Hoja: Cuando al resguardante un bien mueble le sea robado o siniestrado, será su responsabilidad levantar Acta Administrativa haciendo constar los hechos, así como cumplir con los más actos y formalidas establecidas o aplicadas en cada caso, o berá resarcir el daño ocasionado, mediante la reposición l bien con uno igual o características similares al extraviado, o realice el pago l mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien mueble igual o equivalente En los casos bienes muebles robados, extraviados o siniestrados en los que requiera la transmisión dominio a favor la aseguradora, la Subdirección a través l Departamento Adquisiciones (Inventarios), dará seguimiento hasta la notificación la sincorporación l bien mueble su activo fijo Las presentes Políticas Operación, Normas y Lineamientos, se complementan en lo que corresponda con lo dispuesto en el Manual Administrativo Aplicación General en materia Recursos Materiales y Servicios Generales

4 Hoja: Descripción l Procedimiento Secuencia Etapas Actividad Responsable 1.0 Elaboración nota para baja. 1.1 Elabora nota bienes muebles que se encuentran susceptibles para baja y turna Nota Reasignación Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios) 2.0 Recepción documentación. 2.1 Recibe nota y elabora oficio solicitando la baja, rubrica oficio y turna. Subdirección Nota Reasignación 2.0 Recepción documentación. 3.1 Recibe nota y oficio, firma y envía. Nota Reasignación Dirección Finanzas y 3.0 Determinación bajas. 3.1 Recibe, revisa e instruye para procer a la baja. Proce: No: Devuelve documentación para corrección y regresa a la etapa 1.0. Dirección Suministros Si: Elabora oficio aceptación bienes muebles, indicando el día y la hora para su ingreso y envía. 4.0 Recepción documentación. 4.1 Recibe oficio y turna. Dirección Finanzas y 5.0 Recepción y preparación para envío 5.1 Recibe oficio y turna. Subdirección 6.0 Coteja nota. 7.0 Recepción bienes, y trámite baja. 6.1 Coteja nota contra bienes muebles para su stino final y traslado. 7.1 Recibe bienes, tramita y notifica con oficio la baja finitiva los bienes muebles ingresados a esa Dirección. Nota Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Inventarios) Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales (Dirección Suministros)

5 Hoja: 5 11 Secuencia Etapas Actividad Responsable 8.0 Recepción oficio con nota firmada. 8.1 Recibe oficio, nota y turna. Nota Dirección Finanzas y 9.0 Notificación para Registro Contable 9.1 Recibe oficio, nota y elabora oficio para baja contable y turna. Subdirección (original) Nota (original) 10.0 Registro Contable 10.1 Recibe oficio, nota y realiza baja contable. (original) Nota (original) TERMINA PROCEDIMIENTO Subdirección Presupuesto, Tesorería Contabilidad. y

6 Hoja: Diagrama Flujo DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y RECURSOS MATERIALES (INVENTARIOS) SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, TESORERÍA Y CONTABILIDAD DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES (DIRECCIÓN DE SUMINISTROS) INICIA 1 Elaboración nota para baja Nota 2 Elaboración nota para baja Nota 3 Recepción documentaión Nota 4 Determinación bajas Proce Si Elabora oficio aceptación No Devuelve documentación para corrección 5 1 Recepción documentación 6 Recepción y preparación para envío 4.1A

7 Hoja: 7 11 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y RECURSOS MATERIALES (INVENTARIOS) SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, TESORERÍA Y CONTABILIDAD DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES (DIRECCIÓN DE SUMINISTROS) 4.1A 7 Coteja nota asignación 8 Recepción bienes y trámite baja 9 Nota Recepción oficio con nota firmada Nota 10 Notificación para registro contable Nota 11 Registro contable Nota Termino

8 Hoja: Documentos referencia Documentos Guía Técnica para la Elaboración Manuales Procedimientos Normas para la disposición final, bienes muebles. Código (cuando aplique) Vigente Vigente 7.0 Registros Registros Nota Reasignación bienes muebles para baja autorización baja Tiempo conservación Responsable conservarlo 3 años Inventarios 3 años Inventarios Código registro o intificación única 8.0 Glosario 8.1 Nota : Formato que se utiliza, para realizar una trasferencia un bien mueble entre unidas. 8.2 Obsolescencia: La terminación l fin la vida útil un bien mueble. 8.3 Desechos: Es todo aquello que queda spués haber escogido lo mejor y útil algo 8.4 Resarcir: Inmnizar, reparar un daño, perjuicio o agravio. 8.5 Activo Fijo: Bienes muebles propiedad la unidad, cuya vida útil es superior a un año, y que tienen la capacidad producir o proporcionar las condiciones necesarias para realizar los servicios. 8.6 Desincorporación: es el acto separar lo que estaba incorporado. 9.0 Cambios esta versión Número Revisión Fecha la actualización Descripción l cambio 10.0 Anexos 1.12 Nota Reasignación bienes muebles para baja 1.13 solicitud baja 1.14 autorización baja

9 Hoja: Nota Reasignación bienes muebles para baja ANEXO SIN VALOR

10 10.2 solicitud baja Hoja: ANEXO SIN VALOR

11 Hoja: Nota Reasignación bienes muebles para baja ANEXO SIN VALOR