Sistema de Racionalización de Estructuras

Transcripción

1 Sistema de Racionalización de Estructuras Octubre de 2008

2 CONTENIDO 1. Presentación Contribución del sistema Racionalización de Estructuras a los objetivos, estrategias y líneas de acción del PMG Etapas Etapa 1. Estrategias y acciones Registro de estructuras Análisis del Recurso Humano con funciones administrativas y de apoyo Indicadores Responsable del sistema Glosario

3 CAMBIOS AL DOCUMENTO ANTERIOR (SEPTIEMBRE 2008) En el índice se modifico el titulo del punto 4.2 :Análisis del Recurso Humano con funciones administrativas y de apoyo En el punto 2. Contribución del sistema Racionalización de Estructuras a los objetivos, estrategias y líneas de acción del PMG. En el cuadro de acciones, etapa 1, punto 2:. Se agregó la leyenda 2 (Llenado de la hoja de trabajo de Análisis de RH) Etapa 2, punto 2: Se agregó la leyenda: El análisis se realizará por parte del equipo técnico, las Instituciones solo llenarán la hoja de trabajo de análisis de RH 3

4 1. PRESENTACIÓN Es prioritario que las instituciones que conforman la Administración Pública Federal incrementen su eficiencia y su eficacia en la atención de las necesidades de la población y en promover el desarrollo económico y social del país. Las actuales estructuras de organización de las dependencias y entidades de la APF fueron creadas en diversas épocas y circunstancias y a través del tiempo han tenido múltiples modificaciones para adecuarlas a los contextos sociales, económicos y políticos, y a los objetivos de cada época. Los recursos públicos de que dispone el gobierno federal para hacer frente a sus obligaciones y responsabilidades son limitados y por ello es conveniente y necesario asignarlos a las organizaciones, programas y proyectos estratégicos y prioritarios que tengan mayor impacto positivo en el desarrollo económico y social del país. La conformación de las estructuras de organización con orientación para resultados, la definición, alineación y correlación de los puestos que las integran, son parte fundamental de la capacidad de la Administración Pública Federal para impulsar el desarrollo económico y social que el país requiere, por medio de la adecuada utilización de los recursos disponibles. Para la adecuada profesionalización de los servidores públicos de la Administración Pública Federal, es requisito previo indispensable la aprobación y registro de las estructuras de organización y de los puestos que las integran, para tener transparencia, control e información sobre los factores básicos que las conforman. En un número importante de instituciones públicas es excesivo el gasto de servicios personales de las estructuras de las áreas administrativas y de apoyo, por lo que deben reducirse para que sean más productivas y efectivas. 4

5 Al igual que el Presupuesto de Egresos de la Federación se está conformando para tener su asignación con orientación para resultados, las estructuras de organización de la Administración Pública Federal y los puestos que las integran, deben ser transformadas y orientadas para resultados, para promover y provocar que los esfuerzos y los recursos invertidos en capital humano, así como los sistemas y los procesos que utilicen se enfoquen a lograr los resultados que les corresponde obtener. Las estructuras de organización de la Administración Pública Federal y los puestos que las integran deben estar alineadas estratégicamente para cumplir los objetivos señalados en el Plan Nacional de Desarrollo, en los Programas Sectoriales y en los planes institucionales, además de tener la alineación normativa que les corresponde. Es necesario implementar las estrategias que orienten a la administración pública, en su conjunto, al mejoramiento de su eficiencia y productividad. En este sentido, el Gobierno Federal mediante el Programa de Mejora de la Gestión (PMG), pretende optimizar la gestión, las estructuras de organización, los procesos y los resultados de la Administración Pública Federal (APF). La Secretaría de la Función Pública a través de la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la Administración Pública Federal y la Dirección General de Planeación, Organización y Compensaciones, tienen las facultades en materia de recursos humanos y estructuras de organización dentro de la APF. El sistema de Racionalización de Estructuras cuenta con una serie de estrategias, etapas y acciones, encaminadas a mejorar sustancialmente las estructuras de organización gubernamentales y su efectividad. Las instituciones deberán definir e implementar acciones de corto, mediano y largo plazo para lograr: 5

6 Estructuras orgánicas de las instituciones de la APF, y los puestos que las integran, transformadas con orientación para resultados y para incrementar su productividad y efectividad. Aumento en la relación del personal con funciones sustantivas con respecto al personal con funciones de apoyo y/o administrativas, sin incrementar el presupuesto destinado a servicios personales. Debido a que las estructuras orgánicas deben estar alineadas tanto estratégicamente como normativamente a resultados y que adicionalmente deben ser operativamente acordes a los sistemas, procesos y funciones mejorados de conformidad con los sistemas del PMG, las acciones que se realicen en el área de Calidad de Procesos y Servicios Públicos, Mejora Regulatoria y Gobierno Digital, deben ir estrechamente relacionadas con lo que se determine estratégicamente en el sistema de Racionalización de Estructuras, procurando su alineación de manera gradual y ordenada. Por ello, la primera etapa del PMG, en el sistema de Racionalización de Estructuras se focalizará en la regulación de los registros y el establecimiento de líneas que permita a la institución tener un diagnóstico básico de sus estructuras, así como del costo asociado a sus áreas de soporte administrativo. 6

7 2. CONTRIBUCIÓN DEL SISTEMA RACIONALIZACIÓN DE ESTRUCTURAS A LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y LÍNEAS DE ACCIÓN DEL PMG Programa de Mejora de la Gestión Objetivos Estrategias Líneas de acción 2. Incrementar la efectividad de las instituciones. 3. Minimizar los costos de operación de las dependencias y entidades. 2.1 Planificar la gestión institucional con enfoque a resultados, para facilitar la generación de valor a la sociedad y disminuir la orientación al cumplimiento. 2.4 Mejorar y simplificar los procesos administrativos y sustantivos de la institución para incrementar su eficiencia y orientar la operación al logro de la misión y objetivos estratégicos. 3.3 Incrementar la eficiencia de las estructuras orgánicas y ocupacionales de las dependencias y entidades de la APF, redimensionándolas y adecuándolas para el cumplimiento de sus funciones Planificar de manera coordinada las políticas, los objetivos y los procesos de las instituciones, vinculando la utilización de los recursos tecnológicos, humanos financieros y materiales de la institución, para alcanzar los objetivos de manera eficiente Incrementar la efectividad de las instituciones clave para el logro de los objetivos del PND, por medio de la automatización y definición de estándares en sus procesos, la racionalización de estructuras, el aumento de la eficiencia y la simplificación y mejora de sus trámites y servicios Transformar las estructuras orgánicas y ocupacionales de las instituciones de la APF para adecuarlas a sus funciones y procesos y orientarlas hacia el logro de resultados y objetivos Aumentar la proporción de servidores públicos con funciones sustantivas respecto a los que realizan funciones de apoyo, sin incrementar el presupuesto destinado a servicios personales. 7

8 3. ETAPAS Objetivo Orientar la estructura organizacional a resultados, alineándola con los objetivos de la institución, a fin de mejorar el desempeño institucional Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Estrategias Conocer la relación del recurso humano con funciones sustantivas con respecto al del recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas. Acciones 1. Registrar la estructura de organización de la institución ante las instancias globalizadoras. 2. Realizar un análisis del recurso humano con funciones administrativas y de apoyo. (Llenado de la hoja de trabajo de Análisis de RH) Estrategias Transformar la estructura de la organización para resultados. 2. Adecuar las estructuras de las Oficialías Mayores o equivalentes de acuerdo al Modelo de Oficialías Mayores (MOM). Acciones 1. Realizar un diagnóstico de la estructura organizacional con alineación estratégica y normativa para orientarla a resultados. (El análisis se realizará por parte del equipo técnico, las Instituciones solo llenarán la hoja de trabajo de análisis de RH) 2. Formular el mapa de impacto de la transformación organizacional. 3. Determinar e implementar el sistema de administración del cambio de la organización. 4. Realizar las adecuaciones de estructura derivadas de la transformación para resultados, conectando el corto plazo con el largo plazo de la institución. 5. Realizar las adecuaciones de estructura derivadas de la mejora de los procesos. 6. Aplicar el Modelo de estructuras de organización de las Oficialías Mayores o equivalentes (MOM). 7. Adecuar el reglamento interior o el estatuto orgánico, de conformidad con la estructura de organización con orientación para resultados. 8. Actualizar el registro de la estructura orgánica. Estrategias Consolidar la transformación de la estructura de organización para resultados. 2. Aumentar la relación de personal con funciones sustantivas con respecto al personal con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas, sin incrementar el presupuesto destinado a las remuneraciones. Acciones 1. Evaluar los resultados de la transformación. 2. Adecuar la estructura básica para resultados y la operativa a la eliminación y/o mejora de procesos, implementación de espacios de contacto ciudadano, y subcontratación, transferencia o descentralización de servicios. 3. Reubicación de personal con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas a puestos con funciones sustantivas. 4. Reducción de plazas con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas. 5. Actualizar la estructura orgánica registrada. 8

9 4. ETAPA 1. ESTRATEGIAS Y ACCIONES 2008 Estrategia Conocer la relación del recurso humano con funciones sustantivas con respecto al del recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas. Resultado esperado Contar con la información necesaria para realizar el diagnóstico de la estructura organizacional con alineación estratégica y normativa para orientación a resultados de la etapa 2. Acciones 2008 Periodos de ejecución sugerido Indicadores Medios de Verificación 1. Registrar la estructura de organización de la institución ante las instancias globalizadoras. Octubre Diciembre 2008 *NA 2. Realizar un análisis del recurso humano con funciones administrativas y de apoyo. Octubre Enero Costo anual de los recursos humanos con funciones de soporte administrativo 2. Número de personas de las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo. Análisis del recurso humano con funciones administrativas y de apoyo. 9

10 4.1 REGISTRO DE ESTRUCTURAS La estructura orgánica y ocupacional es la disposición ordenada de las áreas y puestos que integran una unidad administrativa, conforme a criterios de jerarquía, coordinación, comunicación y relaciones. El 30 de marzo de 2007, la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), mediante Oficio Circular No. SSFP/408/006 No. 307-A.-0794, comunicaron el MODELO DE ESTRUCTURA DE APLICACIÓN GENERAL EN LAS OFICIALIAS MAYORES para establecer el modelo de organización de las oficialías mayores o equivalentes en las dependencias y entidades, bajo criterios de racionalidad, austeridad, economía, eficiencia, eficacia, productividad, flexibilidad, gradualidad y calidad de los servicios públicos. La estructura registrada, tal y como se menciona en dicho Oficio Circular, servirá como base para determinar la estructura de organización específica de la oficialía mayor o equivalente de cada dependencia o entidad. Su registro se debe solicitar a la Dirección General de Planeación, Organización y Compensaciones de la Secretaría de la Función Pública. Las disposiciones y procedimientos para la actualización, aprobación y registro, de las estructuras orgánicas y ocupacionales de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de la administración pública federal en el ejercicio fiscal 2008; se comunicaron en el Oficio Circular No. SSFP/408/007 No. 307-A.-0498, emitido de manera conjunta por la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) el 28 de marzo de El oficio antes mencionado se encuentra en la siguiente dirección electrónica: 20de%20estructuras%20de%20la%20DGPOC/index.html 10

11 En la misma dirección electrónica están los siguientes formatos, guías e información: 1.- Listado de requisitos para las instituciones 2.- Formato de funciones de gabinete de apoyo 3.- Formato de costeo de gabinete de apoyo 4.- Formato único de movimientos presupuestarios 5.- Guía de llenado de formato único de movimientos presupuestarios 6.- Cuadro de movimientos 7.- Guía de llenado de cuadro de movimientos 8.- Organigrama Los manuales de movimientos organizacionales del sistema RHNET están en la siguiente dirección electrónica: Es responsabilidad de cada institución actualizar el registro de sus estructuras orgánicoocupacionales cuando cambie alguno de los elementos especificados en el Anexo 2 del Oficio Circular No. SSFP/408/007 No. 307-A.-0498, emitido de manera conjunta por la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) el 28 de marzo de La transformación de la estructura orgánico-ocupacional hacia resultados implica la constante actualización de su registro, como un primer paso fundamental para proyectar mejoras futuras. 11

12 4.2 ANÁLISIS DEL RECURSO HUMANO CON FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y DE APOYO Para determinar las necesidades de racionalización administrativa de la estructura de la institución, es necesario realizar un análisis del recurso humano con funciones administrativas y de apoyo, y sus costos asociados, que incluya: 1. Relación entre el recurso humano con funciones sustantivas y el recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas: Para obtener esta relación se debe conocer el número total del recurso humano con que cuenta la institución (en plaza presupuestal, por honorarios y eventual) y dividirlo en las dos variables siguientes: Variable A = Número (cantidad) del recurso humano con funciones sustantivas. Variable B = Número (cantidad) del recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas. La relación se obtiene dividiendo la variable A entre la variable B. Ejemplo: Si la dependencia o entidad tiene 3000 personas con funciones sustantivas (variable A) y 600 personas con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas (variable B): 3000 / 600 = 5 Lo que significa que la relación (o proporción) es de 5 a 1, es decir, hay 5 personas con funciones sustantivas por cada persona con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas. 12

13 Nota: Se deberá especificar el número de personas de las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo como un subgrupo del recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas, a fin de poder reportar el indicador. 2. Número (cantidad) de personas con funciones sustantivas por nivel de puesto. 3. Costos de los recursos humanos con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas: a) Se deberá incluir la percepción individual anual de cada persona, así como la suma de todas las percepciones anuales. b) Se deberá especificar los costos de los recursos humanos de las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo como un subgrupo del recurso humano con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas, a fin de poder reportar el indicador. 4. Número (cantidad) de personas con funciones exclusivamente de apoyo o administrativas, comisionadas al sindicato, cuando lo hubiere. 5. Plantillas de personal con funciones exclusivamente administrativas o de apoyo. 13

14 5. INDICADORES No. 1 Nombre del indicador Costo anual de los recursos humanos con funciones de soporte administrativo Unidad de medida Pesos mexicanos Descripción Monto total de lo que cuesta la estructura del personal con funciones administrativas incluyendo las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo. Fórmula Suma de los montos del presupuesto asignado para servicios personales de las áreas con funciones de soporte administrativas ( coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo) * Los montos se obtienen de la estructura de organización registrada. Frecuencia de medición Anual 2 Número de personas de las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo. Puestos/plaza Total de puestos/plaza de las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo. Suma de los puestos en las coordinaciones administrativas y oficinas de enlace administrativo de la estructura de organización registrada. Anual Nota: Estos dos indicadores serán un referente de la situación existente antes de la transformación de las estructuras organizacionales, a fin de poder comparar los resultados que se obtendrán con la transformación. 14

15 6. RESPONSABLE DEL SISTEMA Darío Gerardo Treviño Muguerza Titular de la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la APF Subsecretaría de la Función Pública Para consultas o aclaraciones sobre este Sistema, escribanos a pmg_racionalizaestructuras@funcionpublica.gob.mx 15

16 7. GLOSARIO Estructuras de organización / Estructuras orgánicas: Disposición ordenada de las áreas y puestos que integran una unidad administrativa, conforme a criterios de jerarquía, coordinación, comunicación y relaciones. Estructura organizacional con orientación para resultados: Es la estructura de organización y los puestos que la integran alineadas estratégicamente para cumplir los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, Planes Sectoriales y programas institucionales, a fin de promover y provocar que los esfuerzos y los recursos en capital humano, así como los sistemas y los procesos que utilicen estén enfocados para lograr los resultados de su responsabilidad. Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas que contribuyen, directa o indirectamente, al cumplimiento de los objetivos de la institución, y se definen a partir de las disposiciones jurídico administrativas. Función de apoyo o administrativa: Es la función relevante para el desarrollo de la gestión interna de la institución relacionada con la administración de recursos humanos, materiales y financieros, y en su caso, informáticos. También se le conoce como función adjetiva, de soporte o de gestión interna. Función sustantiva: Es la función que contribuye directamente a la consecución de los objetivos de la institución. Gasto en servicios personales: Es el gasto de operación del sector público destinado al pago de sueldos y salarios de los recursos humanos, así como de las prestaciones y los gastos asociados a servicios personales, y que son necesarios para el desarrollo de las funciones y la operación de las instituciones públicas. Incluye los pagos y gastos relacionados para personal eventual y contratos de honorarios que se pagan con recursos del presupuesto de servicios personales. 16

17 Modelo de Oficialía Mayor (MOM): Es el tipo de estructura organizacional de la Oficialía Mayor o equivalente en las dependencias y entidades de la APF, diseñada en base al modelo publicado el 30 de marzo de 2007 y de acuerdo a su tipo, tamaño y complejidad, en apego a los criterios de racionalidad, austeridad, economía, eficiencia, eficacia, productividad, flexibilidad, gradualidad y calidad de los servicios públicos. Profesionalización de los servidores públicos: Es el programa de recursos humanos que impulsa el desarrollo de los servidores públicos con base en el mérito y la igualdad de oportunidades en el acceso a puestos de la función pública y su permanencia está basada en el desempeño y capacidad de lograr eficientemente los resultados de su competencia. 17