8. EL PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR INFORMACIÓN Y ACTUALIZAR LAS PÁGINAS WEB. LA APLICACIÓN INFORMÁTICA COMUNICA

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1 18 8. EL PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR INFORMACIÓN Y ACTUALIZAR LAS PÁGINAS WEB. LA APLICACIÓN INFORMÁTICA COMUNICA Para dar cumplimiento a los objetivos establecidos se ha creado una aplicación informática ad hoc, COMUNICA, que es el eje del proceso de difusión interna y externa de la información (sus especificaciones técnicas se recogen en los Anexos II, III y IV). COMUNICA es de uso muy sencillo, amigable e intuitivo, ya que un objetivo fundamental de este Plan es conseguir que sean los propios dueños de la información quienes la comuniquen, la actualicen y se responsabilicen de los contenidos. Además, al identificar al emisor de la información, se garantiza la fiabilidad de la misma. Pueden utilizar COMUNICA dos niveles diferenciados de emisores: Nivel 1. Cualquiera con una cuenta de correo electrónico de la UAH podrá transmitir información puntual relacionada con las actividades de la Universidad. Nivel 2. Los responsables de cada una de las fuentes de información (tablas de los puntos 8.2 y 8.3) podrán actualizar los contenidos y las noticias de las páginas web. Además, podrán emitir avisos y comunicados. COMUNICA tiene tres funcionalidades: 8.1. Difusión de la información de carácter puntual COMUNICA integra las funcionalidades actuales de la agenda y del tablón de anuncios de la Web institucional. Todos los miembros de la comunidad universitaria (emisores del nivel 1) pueden comunicar noticias. No se necesita estar autorizado expresamente

2 19 (basta con tener una cuenta de correo de la UAH), si bien la información habrá de ser validada por el Servicio de Comunicación y Administración Electrónica. Los avisos y comunicados podrán emitirlo responsables autorizados (emisosres del nivel 2) sin necesidad de que validen. Para ambos casos se habrá de cumplimentar un formulario electrónico (Anexo I). El emisor puede decidir el perfil del destinatario ( comunidad universitaria, PAS, PDI, estudiantes o sociedad en general y las fechas de difusión. Puede, también modificar los datos antes de su difusión e incluir información adicional (URL, archivos ). Tras la validación pertinente en los casos en los que se necesite, la información se difunde por el canal adecuado atendiendo al perfil del destinatario: correo electrónico, pantallas, Mi Portal, o página Web -si es de interés para la sociedad en general -. Si se trata de información mediática, Prensa se encarga de realizar las gestiones precisas. Con el fin de que los responsables de los distintos órganos, departamentos, centros y servicios puedan comunicarse directamente con los destinatarios de sus mensajes, sin necesidad de intermediarios, el Servicio de Comunicación suscribirá a todos los estudiantes, profesores y PAS. Por ejemplo, se dará de alta a todo el PDI para que reciba directamente los mensajes del Servicio de Gestión de la Investigación. Ahora bien, quien no desee recibir mensajes de un determinado emisor podrá darse de baja en cualquier momento. Por otra parte, la posibilidad de suscribirse por categorías informativas permite que se reciba por correo electrónico, únicamente la información correspondiente al perfil del usuario, que también puede disponer de la información a través de consultas diarias, semanales y personalizadas.

3 20 Asimismo, la aplicación ideada amplía las categorías informativas -lo que implica que se puedan concretar mejor-; permite que de una información global se discrimen actividades individuales (por ejemplo, un ciclo de cine con actividades que se desarrollan en diferentes días) y garantiza la actualidad de las noticias por la obligatoriedad de indicar las fechas de difusión Actualización de los contenidos de las páginas web. La aplicación permite que sean los dueños de la información quienes indiquen los contenidos que han de publicarse, a través de un formulario electrónico que se envía al Servicio de Comunicación (Anexo III). Para este procedimiento es preciso estar autorizado y no se necesita validación. COMUNICA gestiona las solicitudes de actualización. En este sentido, identifica al emisor de la información, registra quién hace la petición, cuándo se realiza, y en qué estado está. Una vez se ha cursado la solicitud, mantiene informado al responsable, de forma automática a través del correo electrónico, de la evolución de su petición, desde que la envía hasta que finaliza. Una gran ventaja de esta aplicación es que controla y centraliza las actualizaciones solicitadas en la Web, permitiendo la obtención de datos estadísticos de interés para el Servicio. En la siguiente tabla se detallan las fuentes y responsables autorizados para actualizar los contenidos de las páginas web. Es preciso advertir de la necesidad de que cada uno de los responsables designe un encargado específico, al que se autorizará y actuará de interlocutor con el Servicio de Comunicación.

4 21 Fuentes de Información Responsables Rectorado Gabinete o Secretaría Vicerrectorados Vicerrector Secretaría General Secretario General Vicesecretaría General Vicesecretario General Gerencia Gerente Vicegerencias Vicegerentes Facultades y Escuelas Decanato y Departamentos Servicios Jefatura del servicio Institutos universitarios Otros centros Consejo de Estudiantes Presidente Delegaciones de Alumnos Delegado Fundación General de la Universidad Sindicatos Tabla 1. Fuentes de información y responsables de actualizar la Web institucional 8.3. Actualización de las noticias de las páginas web. COMUNICA permite la gestión de las noticias que se publican directamente en la página principal de las web. Sólo personal autorizado podrá insertar o modificar una noticia. La aplicación permite: identificar al emisor, describir la noticia, elegir el orden de aparición, adjuntar archivos, consultar el histórico y prepararlas para que se publiquen según las fechas y horas indicadas. Las noticias se visualizan directamente en la web sin validación. Los responsables habrán de designar un encargado específico, que actuará de interlocutor con el Servicio de Comunicación.

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