SIIGO CONTADOR Formulación y Procesos del Presupuesto Cartilla

Transcripción

1 SIIGO CONTADOR Formulación y Procesos del Presupuesto Tabla de Contenido Cartilla I

2 1. Presentación 2. Qué es Presupuesto? 3. Qué es Parametrizar un Presupuesto? 4. PREPUESTO CONTABLE 4.1 Qué es Presupuesto Contable? 4.2 Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto Contable? 4.3 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Parametrizar el Presupuesto Contable? 5. PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS 5.1 Qué es Presupuesto por Centros de Costos? 5.2 Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto por Centros de Costos? 5.3 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Parametrizar el Presupuesto por Centros de Costos? 6. PROCESOS DEL PRESUPUESTO CONTABLE Y POR CENTROS DE COSTOS 6.1 Cuál es la Ruta para Ejecutar los Procesos del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? 6.2 Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? 6.3 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Procesos del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? Incremento del Presupuesto Contable y por Centros de Costos Disminución del Presupuesto Contable y por Centros de Costos

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica en forma clara como se deben definir los presupuestos de Cuentas Contables y por Centros de Costos, al igual que los procesos que se pueden realizar; para que posteriormente se puedan obtener informes con datos reales y consistentes

4 FORMULACION Y PROCESOS DEL PRESUPUESTO Qué es Presupuesto? El concepto de presupuesto tiene varios usos por lo general todos vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es en este sentido, es la cantidad de dinero que se estima será necesario para hacer frente a ciertos gastos; también se puede definir como el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante un período de tiempo determinado, por lo general en forma anual. Qué es Parametrizar un Presupuesto? Parametrizar un presupuesto es asignar ciertos datos e información que el sistema requiere para realizar la ejecución del presupuesto y posteriormente generar análisis e informes como por ejemplo la comparación de lo presupuestado versus lo ejecutado. PRESUPUESTO CONTABLE Qué es Presupuesto Contable? El presupuesto contable es una opción que tiene el sistema; la cual permite realizar la formulación presupuestal por los métodos promedio ponderado o mes a mes de todas las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos que maneja la compañía. Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto Contable? La ruta para definir el Presupuesto Contable es: Presupuesto Formulación Contable Formulación Cuentas

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Parametrizar el Presupuesto Contable? Al momento de ingresar a definir el presupuesto contable, se habilita la siguiente ventana: Allí el sistema solicita los siguientes datos: Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 o F3 o con el icono de los binoculares se pueden consultar o buscar las cuentas que se han definido en la empresa. Si la cuenta contable se encuentra a Nivel: Auxiliar o Subauxiliar, el sistema solicita estos códigos al momento de llamar la cuenta a presupuestar. Total Presupuesto: En este campo debe ir el valor total anual que se asigno como presupuesto a la cuenta contable que se incluyo en el encabezado; este se puede manejar de dos formas a saber:

6 a. MES A MES: Estando ubicados en campo Total Presupuesto, se debe utilizar la tecla de función F2 o el icono ; con esto el sistema ubica el cursor en el mes de enero para digitar el valor que corresponda en cada mes. En la medida que se va digitando una cifra en cada uno de los meses, el sistema automáticamente va actualizando o realizando la sumatoria en el campo Total Presupuesto. De este modo el sistema permite dejar en blanco o sin valor los meses a los cuales no se desea aplicar un presupuesto. b. PROMEDIO PONDERADO: Para manejar el presupuesto de esta forma es necesario en el campo Total Presupuesto asignar un valor y luego digitar la tecla de función F3 o el icono ; con esta opción el sistema toma el valor digitado y lo divide en los doce (12) meses del año quedando cada uno de los meses con el mismo valor.

7 De este modo el sistema en todos los meses asigna el mismo valor y no es posible dejar en blanco o sin valor algún mes. PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS Qué es Presupuesto por Centros de Costos? El presupuesto por Centro de Costos es una opción que tiene el sistema, la cual permite efectuar la formulación presupuestal por los métodos promedio ponderado o mes a mes de todas las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos que maneja la compañía siempre; siempre y cuando las cuentas contables estén marcadas en su creación que manejan centros de costos

8 Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto por Centros de Costos? La ruta para definir el Presupuesto Contable es: Presupuesto Formulación Contable Formulación Cuentas Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Parametrizar el Presupuesto por Centros de Costos? Al momento de ingresar a definir el presupuesto por centros de costos el sistema solicita los mismos datos que el presupuesto contable, solamente que allí es obligatorio que las cuentas estén marcadas como Si Centros de Costo Al momento de ingresar a definir el presupuesto de cuentas contables, se habilita la siguiente ventana:

9 Allí el sistema solicita los siguientes datos: Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 o F3 o con el icono de los binoculares se pueden consultar o buscar las cuentas que se han definido en la empresa. Si la cuenta contable se encuentra a Nivel: Auxiliar o Subauxiliar, el sistema solicita estos códigos al momento de llamar la cuenta a presupuestar. CC-SCC: Este campo se habilita únicamente si la cuenta contable que se utilizo está marcada como Centro de Costo. Se debe seleccionar el código del Centro de Costos con el que se va a presupuestar la cuenta y en caso de este manejar subcentro también se debe digitar. Con la tecla de Función F2 o con el icono de los binoculares se pueden consultar los centros y subcentros que se hayan creado en el programa.

10 Si la cuenta contable tiene varios centros de costos y estos a su vez manejan varios subcentros, la definición del presupuesto se debe hacer por cada uno de ellos. Total Presupuesto: En este campo debe ir el valor total anual que se asigno como presupuesto a la cuenta contable y el centro de costo y subcentro (este último en caso de manejarlo) que se incluyo en el encabezado; este se puede manejar de dos formas a saber: a. MES A MES: Estando ubicados en campo Total Presupuesto, se debe utilizar la tecla de función F2 o el icono ; con esto el sistema ubica el cursor en el mes de enero para digitar el valor que corresponda en cada mes. En la medida que se va digitando una cifra en cada uno de los meses, el sistema automáticamente va actualizando o realizando la sumatoria en el campo Total Presupuesto. De este modo el sistema permite dejar en blanco o sin valor los meses a los cuales no se desea aplicar un presupuesto.

11 b. PROMEDIO PONDERADO: Para manejar el presupuesto de esta forma es necesario en el campo Total Presupuesto asignar un valor y luego digitar la tecla de función F3 o el icono ; con esta opción el sistema toma el valor digitado y lo divide en los doce (12) meses del año quedando cada uno de los meses con el mismo valor. De este modo el sistema en todos los meses asigna el mismo valor y no es posible dejar en blanco o sin valor algún mes. Ejemplo. Cuenta Contable esta detalla por Centro de Costos, en la empresa se han definido tres (3) Centros de Costos y los dos primeros manejan subcentros de costos, la definición del presupuesto se debe hacer por cada uno de ellos y se clasifica de la siguiente forma:

12 CUENTA CONTABLE CENTRO DE COSTOS SUBCENTROS DE COSTOS Gerencia 001 Bogotá Gerencia 002 Medellín Gerencia Cali Gerencia Barranquilla Gerencia Ibagué Puntos de Venta 001 Sede Centro Puntos de Venta 002 Sede Norte Puntos de Venta 003 Sede Sur Puntos de Venta 004 Sede Sur Occidente Puntos de Venta 005 Sede Occidente Administración PROCESOS DEL PRESUPUESTO CONTABLE Y POR CENTROS DE COSTOS Cuál es la Ruta para Ejecutar los Procesos del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? La ruta para ejecutar los procesos del Presupuesto Contable y por Centros de Costos es: Presupuesto Formulación Contable Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? Los procesos que se pueden ejecutar del Presupuesto Contable y por Centros de Costos son: Incremento del Presupuesto Disminución del Presupuesto

13 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Procesos del Presupuesto Contable y por Centros de Costos? Como se menciono anteriormente los procesos que se pueden ejecutar son: el Incremento y la Disminución, en este caso aplica de la misma forma ya que la única diferencia entre los dos es que en el presupuesto contable es solo a nivel de cuenta contable y el segundo es cuando la cuenta esta marcada por centros de costos a. Incremento del Presupuesto Contable y por Centros de Costos El incremento del presupuesto Contable y por Centros de Costos aplica exactamente igual; solo que para que se realice este último las cuentas deben estar marcadas en su definición como si Centro de Costo Al ingresar a ejecutar el proceso de Incremento del Presupuesto Contable y por Centros de Costos, el sistema habilita la siguiente ventana: General: Por esta opción el sistema permite realizar el incremento de forma general a todas las cuentas presupuestadas. Por Cuenta: Por esta opción el sistema permite hacer el incremento cuenta por cuenta de cada una de las cuentas contables que se encuentren presupuestadas Si se escoge la opción General aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos:

14 Centro de Costos: Al marcar esta casilla el sistema permite seleccionar cada uno de los centros de costos y subcentros a los cuales se les desea realizar el incremento del presupuesto. En caso de no marcar la casilla el sistema realizara el incremento a nivel general de todas las cuentas. Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo subcentro NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o subcentro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento. Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si el incremento del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara una ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes:

15 Dependiendo de la opción seleccionada el sistema habilita un recuadro para ingresar mes a mes el Porcentaje o Valor en que se incrementara el presupuesto. De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos. Año Anterior o Rango de Meses: Al escoger año anterior el sistema realizara el incremento con base en el presupuesto del año inmediatamente anterior; pero al seleccionar rango de meses el sistema abre una ventana donde solicitara el rango de meses y el año que se desea tomar como base para realizar el incremento; por ultimo solicita el valor o porcentaje a incrementar. Con Base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara la proceso del incremento tomando como base el valor presupuestado o ejecutado

16 Por ultimo el sistema solicita el rango de cuentas contables y el Centro de Costos y Subcentro al que se requiere aplicar el incremento del presupuesto. El Centro de Costos y Subcentro, el sistema solamente lo solicita si en la pantalla inicial se marco Centro de Costo Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo subcentro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o subcentro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento del presupuesto. Si se escoge la opción Por Cuenta aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos:

17 Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si el aumento del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicita el porcentaje o valor a aplicar mes a mes. De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos.

18 Año Anterior o Mes Anterior: Si se escoge año anterior el sistema incrementara el presupuesto con base al presupuesto del año anterior; pero si se escoge mes anterior el sistema abre una ventana donde solicita confirmación de cual es el mes base y el mes a aplicar; este último corresponde al mes en el cual se realizara el incremento; por último el sistema solicita el valor o porcentaje a incrementar dependiendo del parámetro definido anteriormente. Con base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara el proceso del incremento tomando como base el valor presupuestado o ejecutado.

19 Por ultimo el sistema solicita una a una las cuentas contables a las cuales se les realizara aumento del presupuesto, para ello se habilita la siguiente ventana: Si la cuenta contable está marcada como Si Centro de Costos; en esta ventana se habilitaran las casillas de centro y subcentro de costos, esta ultima solo si el centro de costos los está manejando. En las casillas de Centro y subcentro de costo el programa solo permite seleccionar un solo centro de costos con un solo subcentro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros del incremento del presupuesto. b. Disminución del Presupuesto Contable y por Centros de Costos La disminución del presupuesto contable y por Centro de Costos aplica exactamente igual; solo que para que se habilite la funcionalidad de este último las cuentas deben estar marcadas en su definición como si Centro de Costo

20 Al ingresar a ejecutar el proceso de Disminución del Presupuesto Contable y por Centros de Costo, el sistema muestra los siguientes campos: General: Por esta opción el sistema permite realizar la disminución de forma general a todas las cuentas presupuestadas. Por Cuenta: Por esta opción el sistema permite hacer la disminución cuenta por cuenta de cada una de las cuentas contables que se encuentren presupuestadas Si se escoge la opción General aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos:

21 Centro de Costos: Al marcar esta casilla el sistema permite seleccionar cada uno de los centros de costos y subcentros a los cuales se les desea realizar la disminución del presupuesto. En caso de no marcar la casilla el sistema realizara la disminución a nivel general a todas las cuentas. Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo subcentro NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o subcentro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros para realizar la disminucion. Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si la disminución del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes. Dependiendo de la opción seleccionada el sistema habilita un recuadro para ingresar mes a mes el Porcentaje o Valor en que se disminuirá el presupuesto. De esta forma es posible a algún mes no aplicar decrementos. Año Anterior o Rango de Meses: Al escoger año anterior el sistema realizara la disminución con base en el presupuesto del año inmediatamente anterior; pero al seleccionar rango de meses el sistema abre una ventana donde solicitara el rango de meses y el año que se desea tomar como base para realizar la disminución; por ultimo solicita el valor o porcentaje a disminuir.

22 Dependiendo de la opción seleccionada anteriormente si Por Porcentaje o Valor el sistema habilitara el último recuadro de la ventana anterior solicitando la información de acuerdo al parámetro definido Con Base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizara el proceso de disminucion tomando como base el valor presupuestado o ejecutado

23 Por ultimo el sistema solicita el rango de cuentas contables y el Centro de Costos y Sub centro al que se requiere aplicar la disminucion del presupuesto. El Centro de Costos y Sub centro, el sistema solamente lo solicita si en la pantalla inicial se marco Centro de Costo Al marcar esta opcion el programa solo permite seleccionar un centro de costos con un solo subcentro, NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o subcentro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros de la disminucion del presupuesto.

24 Si se escoge la opción Por Cuenta aparecerá la siguiente ventana solicitando diligenciar los siguientes campos: Porcentaje o Valor: En esta opción la empresa decide si la disminución del presupuesto se realizara por porcentaje o por valor. De acuerdo a la selección realizada se habilitara la siguiente ventana donde el sistema solicitara el porcentaje o valor a aplicar mes a mes. De esta forma es posible a algún mes no aplicar aumentos.

25 Año Anterior o Mes Anterior: Si se escoge año anterior el sistema disminuirá el presupuesto con base al presupuesto del año anterior; pero si se escoge mes anterior el sistema abre una ventana donde solicita confirmación de cual es el mes base y el mes a aplicar este ultimo corresponde al mes en el cual se realizara la disminución; por último el sistema solicita el valor o porcentaje a disminuir dependiendo del parámetro definido anteriormente. Con base en Presupuesto o Ejecutado: El programa toma los parametros definidos en la parte superior (Porcentaje o Valor y Año Anterior o Rango de Meses) y realizarael proceso de disminucion tomando como base el valor presupuestado o ejecutado.

26 Por ultimo el sistema solicita una a una las cuentas contables a las cuales se les realizara disminucion del presupuesto, Si la cuenta contable está marcada como Si Centro de Costos; se habilitaran las casillas de centro y subcentro de costos, este ultimo dependiendo si el centro de costos los está manejando. En las casillas de Centro y subcentro de costo el programa solo permite seleccionar un solo centro de costos con un solo subcentro NO permite asignar rangos; en caso de requerir otro centro o sub centro de costos se debe ingresar y definir nuevamente todos los parametros de la disminucion del presupuesto.