PROCESO DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÒN Y COMUNICACIONES

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1 PROCESO DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÒN Y COMUNICACIONES PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPOS INFORMÁTICOS 2014 Teniendo en cuenta que el objetivo del proceso de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones es desarrollar, implementar, mantener y gestionar la plataforma tecnológica existente en la institución y asesorar la adquisición e implementación de nuevas tecnologías de información y Comunicaciones que brinden soluciones eficaces a las necesidades de los procesos académicos y administrativos de la comunidad universitaria y servicios a la comunidad en general y el objetivo del procedimiento de Soporte Técnico a equipos informáticos y puntos de red es asegurar que los equipos informáticos y puntos de red de la institución operen en optimas condiciones con el propósito de garantizar el normal desarrollo de las actividades de la comunidad universitaria y en aras del mejoramiento continuo, se hace necesario elaborar e implementar del Plan Semestral de mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la institución. Es importante destacar que el no realizar mantenimientos preventivos a los equipos de cómputo puede ocasionar daños irreversibles ocasionando altos costos a la institución, por lo que se vuelve necesario e indispensable mantener una programación como mecanismo de prevención a posibles daños 1. OBJETIVO Realizar mantenimiento preventivo a los equipos informáticos con el propósito de determinar las condiciones de operación de los mismos y disminuir posibles daños ocasionados por factores de falta de limpieza y atención de fallos. 2. BENEFICIOS DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Ampliar la vida útil y mantener en óptimas condiciones de operatividad los equipos de cómputo y así mejorar su rendimiento. Disminuir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte técnico de los equipos.

2 Realizar y mantener actualizado el inventario de los equipos. 3. ALCANCE: Se realizará mantenimiento preventivo a todos los equipos de cómputo de la institución 4. PLAN DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS El Centro de Tecnologías de Información y Comunicaciones planificará el mantenimiento preventivo tomando como base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta la Universidad. Responsable del Plan Directora de CTIC Responsable de la Ejecución del Plan Coordinador de Área de Soporte Técnico 4.1 Actividades a Realizar 1. Verificar que el equipo tenga su respectivo código de inventario que compruebe que es de propiedad de la Universidad Surcolombiana 2. Verificar los equipos de cómputo que tengan vigentes las garantías para en caso de ser necesario gestionar ante el proveedor 3. Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el mantenimiento 4. Iniciar el proceso de limpieza eliminando residuos de polvo de cada una de las partes de los equipos de cómputo e impresoras

3 5. Comprobar el estado del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el licenciamiento de la Universidad. Luego eliminar virus y malwares alojados en el equipo. 6. Desinstalar todo software que no esté debidamente licenciado por las Universidad y dejar constancia de su desinstalación debidamente formado por el responsable del equipo de cómputo 7. En caso de encontrar un daño o desperfecto que amerite remplazo o compra de partes, en la ejecución del mantenimiento preventivo, será necesario realizar un mantenimiento correctivo. Para esto el personal de soporte técnico levantará el reporte técnico de diagnóstico que justifique dicho cambio tomando como base el procedimiento TIC-PR-06 SOPORTE TÉCNICO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PUNTOS DE RED. 4.2 Recomendaciones Usuarios Finales Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el Técnico realizará a los usuarios finales, unas recomendaciones mínimas que contribuyen a la conservación del estado de los equipos: 1. No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice equipo de cómputo 2. No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema 3. Hacer buen uso de los recursos de cómputo 4. Realizar respaldos de información crítica periódicamente 5. Consultar con el personal del área de soporte técnico cualquier duda o situación que se presente relacionada con los equipos informáticos. 6. Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo 7. Ningún usuario puede instalar ningún tipo de software en los equipos de propiedad de la Universidad. Esta actividad es competencia únicamente del equipo de soporte técnico previa verificación de la existencia del licenciamiento.

4 4.3 Tiempo de Operación Como el trabajo que se realiza en cada equipo de cómputo es detallado, se estima el tiempo en promedio 45 min por equipo. Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios del servicio. 4.4 Cronograma de ejecución Es de resaltar que en muchas dependencias aumento el número de computadores con la presencia de pasantes y auxiliares, por lo tanto se prolonga un poco más este cronograma que el establecido para el año SEMESTRE A DE 2014 DEPENDENCIA Sala Biblioteca Virtual Lab. informática Salud Lab. Comunicación Lab. Educación Lab. Derecho Lab. Sistemas Educación Lab. Ingles Lab. De Artes Lab Ileusco Lab Ciencias Exactas Lab Autocad Lab. Simulación Lab. Eduardo Lab. Contable Rectoría Vic. Administrativa Of. Jurídica Of. De Presupuesto Y Contabilidad Fondos Especiales Secretaría General Vic. Investigaciones Gestión de Calidad Of. De Planeación FECHA 7 y 8 de Enero 9 y 10 de Enero 13 de Enero 14 de Enero 15 de Enero 16 de Enero 17 de Enero 20 de Enero 21 de Enero 22 de Enero 23 de Enero 24 de Enero 27 de Enero 28 al 30 de Enero 31 de Enero 03 de Febrero 04 de Febrero 05 de Febrero 06 de Febrero 07 de Febrero 10 de Febrero 11 de Febrero 11 de Febrero

5 Of. De Tesorería Unidad de Contratación PACA Of de comunicaciones Of de Quejas Y Reclamos-Correspondencia Of de VIPS 1er Piso Post en Educación Vic. Académica Currículo CINFADE (Derecho) Centro de Tecnologías Fac. de Derecho Dpto. de Psicopedagogía ORNI Of. De Egresados Of. De Currículo (Humberto Rueda) Sala Docentes de Derecho Prof. Psicopedagogía USCO VIRTUAL Doctorado en Ingeniería Agrícola Of Registro y Control Div. De Personal Of. de Liquidación Emisora Dirección de Sedes Bienestar Universitario Extensión Cultural Sala de Informática UNU Control Interno Lab de Radio Control Disciplinario Salud Ocupacional Odontología Psicología Enfermería Editorial Biblioteca Central Bloque de Artes Ciencias Básicas Prof. Orlado Mosquera 12 de Febrero 12 de Febrero 13 de Febrero 13 de Febrero 13 de Febrero 14 de Febrero 17 de Febrero 18 de Febrero 19 de Febrero 20 de Febrero 21 de Febrero 24 de Febrero 24 de Febrero 25 de Febrero 25 de Febrero 25 de Febrero 26 de Febrero 27 de Febrero 28 de Febrero 28 de Febrero 03 de Marzo 04 de Marzo 05 de Marzo 06 de Marzo 06 de Marzo 07 de Marzo 07 de Marzo 07 de Marzo 10 de Marzo 10 de Marzo 10 de Marzo 11 de Marzo 11 de Marzo 11 de Marzo 11 de Marzo 11 de Marzo 12 y 13 de Marzo 14 de Marzo 17 de Marzo 18 de Marzo

6 Prof. Emilio Polo Prof. Martha Arce Lab Microbiología Prog. De Enfermería Prof. Enfermería Unidad Biomédica- Inmunología Fac. de Medicina Sec. Académica Sec. Adtiva Postgrados en Salud Publica Proyección Social Prog. De Medicina Lab. De Genética Med. Social y Preventiva Lab. Patología Programa de Psicología Pos. Ciencias Clínicas (Hospital) Fac Ciencias Exactas Div. De Recursos Div. De Servicios G/rales. Prof. de Facien Prog. Acuicultura Su Región Fac. de Educación Prog. Lengua Castellana Prog. De Ciencias Naturales Prof. De Lengua Ext. Prof. De Lengua Castellana Prog. Artes Prog. Lengua Extranjera Prog. Matemáticas Aplicada Prog. De Física Prof. Miguel Cristancho Maestría en Educación y Cultura de Paz ASPU Of. De Carnet Proyección Social Fac. Educación (3 piso) Prog. Ciencias Políticas Prog. Derecho 18 de Marzo 18 de Marzo 19 de Marzo 19 de Marzo 20 de Marzo 20 de Marzo 21 de Marzo 21 de Marzo 21 de Marzo 25 de Marzo 25 de Marzo 25 de Marzo 26 de Marzo 27 de Marzo 27 de Marzo 28 de Marzo 31 de Marzo 01 de Abril 01 de Abril 02 de Abril 02 de Abril 03 de Abril 03 de Abril 04 de Abril 04 de Abril 07 de Abril 07 de Abril 08 de Abril 08 de Abril 08 de Abril 09 de Abril 09 de Abril 09 de Abril 10 de Abril 10 de Abril 10 de Abril 11 de Abril 11 de Abril 11 de Abril

7 Archivo central Dec. Ciencias Sociales, Prog Comunicación Social Centro de Prod. Audiovisual Coordinación de Deportes Prog. Lic. Matemáticas y Profesores Prog. Pedagogía Infantil y Profesoras Ileusco Bloque de Educación Física Prog. Ing. Electrónica Prog de Obras Civiles Prof. De Electrónica Prof. De Petróleos Fac. de Ingeniería Prog. Ing. De Petróleos Prog. Ing. Agrícola Esp. Ing. Ambiental Ecosur Prof. De Agrícola 1er Piso Museo Arqueológico Fac. Economía Prog. Admón. Empresas CIE Prog. Contaduría Prog. Economía Prog. Admón. Financiera Prof. De Economía y Administración Prof. De Contaduría Alta Gerencia y Gerencia Tributaria Consultorio Jurídico Sede La Plata Sede Garzón Sede Pitalito 14 de Abril 14 de Abril 15 de Abril 16 de Abril 21 de Abril 22 de Abril 23 de Abril 24 de Abril 25 de Abril 25 de Abril 25 de Abril 28 de Abril 28 de Abril 29 de Abril 29 de Abril 30 de Abril 05 de Mayo 05 de Mayo 06 de Mayo 07 de Mayo 08 de Mayo 09 de Mayo 12 de Mayo 12 de Mayo 12 de Mayo 13 de Mayo 13 de Mayo 14 de Mayo 15 de Mayo 19 de Mayo 20 y 21 de Mayo 22 y 23 de Mayo

8 SEMESTRE B DE 2014 DEPENDENCIA Sala Biblioteca Virtual Lab. informática Salud Lab. Comunicación Lab. Educación Lab. Derecho Lab. Sistemas Educación Lab. Ingles Lab. De Artes Lab Ileusco Lab Ciencias Exactas Lab Autocad Lab. Simulación Lab. Eduardo Lab. Contable Rectoría Vic. Administrativa Of. Jurídica Of. De Presupuesto Y Contabilidad Fondos Especiales Secretaría General Vic. Investigaciones Gestión de Calidad Of. De Planeación Of. De Tesorería Unidad de Contratación PACA Of de comunicaciones Of de Quejas Y Reclamos-Correspondencia Of de VIPS 1er Piso Post en Educación Vic. Académica Currículo CINFADE (Derecho) Centro de Tecnologías Fac. de Derecho Dpto. de Psicopedagogía FECHA 7 y 8 de Julio 9 y 10 de Julio 11 de Julio 14 de Julio 15 de Julio 16 de Julio 17 de Julio 18 de Julio 21 de Julio 22 de Julio 23 de Julio 24 de Julio 25 de julio 28 al 30 de Julio 31 de julio 01 de Agosto 04 de Agosto 05 de Agosto 06 de Agosto 08 de agosto 11 de Agosto 12 de Agosto 12 de Agosto 13 de Agosto 13 de Agosto 14 de Agosto 14 de Agosto 14 de Agosto 15 de Agosto 19 de Agosto 19 de Agosto 20 de Agosto 21 de Agosto 22 de Agosto 25 de Agosto 25 de Agosto

9 ORNI Of. De Egresados Of. De Currículo (Humberto Rueda) Sala Docentes de Derecho Prof. Psicopedagogía USCO VIRTUAL Doctorado en Ingeniería Agrícola Of Registro y Control Div. De Personal Of. de Liquidación Emisora Dirección de Sedes Bienestar Universitario Extensión Cultural Sala de Informática UNU Control Interno Lab de Radio Control Disciplinario Salud Ocupacional Odontología Psicología Enfermería Editorial Biblioteca Central Bloque de Artes Ciencias Básicas Prof. Orlado Mosquera Prof. Emilio Polo Prof. Martha Arce Lab Microbiología Prog. De Enfermería Prof. Enfermería Unidad Biomédica- Inmunología Fac. de Medicina Sec. Académica Sec. Adtiva Postgrados en Salud Publica Proyección Social Prog. De Medicina Lab. De Genética 26 de Agosto 26 de Agosto 26 de Agosto 27 de Agosto 28 de Agosto 29 de Agosto 29 de Agosto 01 de Septiembre 02 de Septiembre 03 de Septiembre 04 de Septiembre 05 de Septiembre 08 de Septiembre 08 de Septiembre 08 de Septiembre 09 de Septiembre 09 de Septiembre 09 de Septiembre 10 de Septiembre 10 de Septiembre 10 de Septiembre 10 de Septiembre 10 de Septiembre 11 y 12 de Septiembre 15 de Septiembre 16 de Septiembre 17 de Septiembre 17 de Septiembre 17 de Septiembre 18 de Septiembre 18 de Septiembre 19 de Septiembre 19 de septiembre 22 de Septiembre 22 de Septiembre 22 de Septiembre 23 de Septiembre 23 de Septiembre 23 de Septiembre 24 de Septiembre

10 Med. Social y Preventiva Lab. Patología Programa de Psicología Pos. Ciencias Clínicas (Hospital) Fac Ciencias Exactas Div. De Recursos Div. De Servicios G/rales. Prof. de Facien Prog. Acuicultura Su Región Fac. de Educación Prog. Lengua Castellana Prog. De Ciencias Naturales Prof. De Lengua Ext. Prof. De Lengua Castellana Prog. Artes Prog. Lengua Extranjera Prog. Matemáticas Aplicada Prog. De Física Prof. Miguel Cristancho Maestría en Educación y Cultura de Paz ASPU Of. De Carnet Proyección Social Fac. Educación (3 piso) Prog. Ciencias Políticas Prog. Derecho Archivo central Dec. Ciencias Sociales, Prog Comunicación Social Centro de Prod. Audiovisual Coordinación de Deportes Prog. Lic. Matemáticas y Profesores Prog. Pedagogía Infantil y Profesoras Ileusco Bloque de Educación Física Prog. Ing. Electrónica Prog de Obras Civiles Prof. De Electrónica Prof. De Petróleos Fac. de Ingeniería 25 de Septiembre 25 de Septiembre 26 de Septiembre 29 de Septiembre 30 de Septiembre 01 de Octubre 02 de Octubre 02 de Octubre 03 de Octubre 03 de Octubre 06 de Octubre 06 de Octubre 07 de Octubre 07 de Octubre 08 de Octubre 08 de Octubre 08 de Octubre 09 de Octubre 09 de Octubre 09 de Octubre 10 de Octubre 10 de Octubre 10 de Octubre 14 de Octubre 14 de Octubre 14 de Octubre 15 de Octubre 15 de Octubre 16 de Octubre 17 de Octubre 20 de Octubre 21 de Octubre 22 de Octubre 23 de Octubre 24 de Octubre 27 de Octubre 27 de Octubre 28 de Octubre 28 de Octubre

11 Prog. Ing. De Petróleos Prog. Ing. Agrícola Esp. Ing. Ambiental Ecosur Prof. De Agrícola 1er Piso Museo Arqueológico Fac. Economía Prog. Admón. Empresas CIE Prog. Contaduría Prog. Economía Prog. Admón. Financiera Prof. De Economía y Administración Prof. De Contaduría Alta Gerencia y Gerencia Tributaria Consultorio Jurídico Sede La Plata Sede Garzón Sede Pitalito 29 de Octubre 29 de Octubre 30 de Octubre 31 de Octubre 04 de Noviembre 05 de Noviembre 06 de Noviembre 07 de Noviembre 10 de Noviembre 11 de Noviembre 11 de Noviembre 11 de Noviembre 12 de Noviembre 12 de Noviembre 13 de Noviembre 14 de Noviembre 17 de Noviembre 18 y 19 de Noviembre 20 y 21 de Noviembre 5. Socialización del Plan semestral de Mantenimientos Preventivos El Plan de mantenimientos será publicado en el Portal Institucional y de igual manera se informará mediante circular las fechas programadas para el mantenimiento preventivo; con el fin de solicitar a los funcionarios la colaboración pertinente para facilitar el desarrollo de las actividades programadas. Dicha circular debe ser presentada a los jefes de oficina como mínimo ocho (8) días antes de la ejecución de las actividades. 6. Informe de Mantenimiento Preventivo El coordinador del Área de soporte técnico debe presentar semestralmente al Director de CTIC un informe donde se consoliden las actividades de

12 mantenimiento preventivo realizadas, los problemas identificados y las recomendaciones. 7. Revisión, Análisis del Informe y formulación de acciones de mejora La Directora del CTIC y Coordinador del Área de Soporte Técnico revisan el contenido del informe, con el fin de evaluar el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, identificar problemas y oportunidades de mejora y formular acciones para ajustar el programa semestral de mantenimiento preventivo. Neiva, 26 de Noviembre de 2013 CRISTIAN RAFAEL GÓMEZ AGUIRRE Coordinador Soporte Técnico MARTHA LILIANA HERMOSA TRUJILLO Directora CTIC