PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

Transcripción

1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: INSTANCIA DE APROBACIÓN Comité de archivo DENOMINACIÓN AUTORIDAD Secretaría General y de Gobierno ARCHIVISTICA VERSIÓN DEL DOCUMENTO Versión 1 RESPONSABLE ELABORACIÓN Auxiliar Administrativo - Archivo

2 INTRODUCCIÓN El Municipio de San Rafael en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012 desarrolla el Programa de Gestión Documental PGD, el cual corresponde a un Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación, a su vez, especifica las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la entidad. Estos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final. Con este instrumento se pretende orientar al Municipio de San Rafael en su implementación, resaltando la importancia de los documentos y archivos, que contribuyen a la memoria institucional.

3 ALCANCE Se da desde la recepción de los documentos en la entidad, la asignación y trámite por las diferentes secretarías de la entidad a su destinatario, hasta su disposición final. Aplica a todas y cada una de las secretarías del Municipio de San Rafael. Público al que va dirigido: El documento está dirigido a personal interno (personal de la alcaldía) y externo (comunidad y entidades). REQUERIMIENTOS LEGALES Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único. Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,

4 ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 1581 de Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1712 de 2014: Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ECONÓMICO Se requiere que se asigne un presupuesto Anual para el desarrollo del Programa de Gestión Documental - PGD. Para el avance en la gestión documental. Presupuesto para: Recursos Humanos Recursos Tecnológicos

5 Recursos Físicos ADMINISTRATIVO Se cuenta con comité interno de archivo que es el encargado de liderar el proceso de implementación, actualización y seguimiento al PGD y en el mes de Junio se actualizó el decreto por el cual se conforma el consejo municipal de archivo. TECNOLÓGICO Se requiere tener un diagnóstico que contemple y desarrolle el estado de los Sistemas de Información que soportan el desarrollo de las funciones del Municipio y que se le presenten al Comité de archivo plan de mejoras y actualización de los sistemas. GESTION DEL CAMBIO Se desarrollarán acciones propendiendo por la sensibilización del personal en busca de adaptación al cambio y la apropiación de las nuevas dinámicas de la gestión documental. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Acorde con el decreto 2609 de 2012, El Programa de Gestión Documental PGD, contiene las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Planeación a. Diagnóstico: Se cuenta con el diagnostico de archivos de la entidad, el cual plantea una radiografía de la actualidad en archivos de la alcaldía y se toma como base de la planeación. b. Requisitos Técnicos:

6 Estos requisitos contemplan instrumentos técnicos como lo son instructivos guías, manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones de la alcaldía, organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general que aplique. Para ello, se verificará el cumplimiento de lo siguiente: Lugar de recepción y envío de los documentos. Aprobar a través del Comité de archivo, las Tablas de Retención Documental TRD. Establecer los procesos y procedimientos de la gestión documental. c. Requisitos administrativos: Es importante para que administrativa se hable el mismo idioma y se complementen los procesos integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta los sistemas de información y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, teniendo en cuenta: En este sentido es importante que las instalaciones donde está el archivo, la correspondencia y el centro documental, reúna las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo Establecer el sistema de administración de archivos de la entidad. Inscribiéndolo como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Trabajar de manera articulada con la alta dirección y las diferentes secretarías, el proceso de la gestión de recursos necesarios para la realización de las actividades propias de la gestión documental. Es importante que la alcaldía cuente con un programa de capacitación para facilitarle a los funcionarios y contratistas del archivo, correspondencia y centro documental, ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental.

7 CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Comprende. a. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley 594 de En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción Recepción Distribución Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos. Los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental para el archivo de gestión empiezan a correr a partir de que la unidad documental ha perdido vigencia, ejemplo: para un contrato el tiempo de retención en el archivo de gestión cuenta a partir de la fecha de liquidación del mismo, para las historias laborales cuenta a partir del momento de la desvinculación del servidor, para un proceso disciplinario a partir del momento de la notificación del fallo del proceso auto que ordene el archivo del proceso, etc. IMPORTANTE: En las Tablas de Retención Documental no se reflejan documentos de apoyo tales como: historiales de equipos o copias de expedientes que se llevan en las dependencias para control administrativo,

8 pero que en otras unidades administrativas se tienen la responsabilidad de transferir al Archivo Central, y normatividad externa entre otros; ya que estos documentos facilitan la gestión administrativa y se conservan en los archivos de gestión mientras estén vigentes. Una vez pierdan su utilidad y vigencia, podrán ser eliminados con previa autorización del líder del proceso o jefe de Unidad, es decir que estos documentos no requieren ser transferidos al Archivo Central. b. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Los documentos cumplen el plazo precaucional; es decir, el tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones (prescripción legal) y servir de antecedente a otros documentos. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización Consulta Conservación Disposición final de documentos. El archivo central recibirá los documentos debidamente organizados e inventariados atendiendo a las normas de transferencia definidas para este proceso y no recibirá unidades documentales que estén vigentes o que no estén concluidas, ejemplo: un contrato que aún no se ha liquidado. c. Archivo Histórico: El Archivo Histórico reúne los documentos transferidos del archivo central y que poseen valores secundarios. En este archivo no se realiza selección documental, los documentos se conservan permanentemente y llegarán debidamente organizados e inventariados cumpliendo las normas de transferencia documental definidas para este proceso. DOCUMENTOS EN OTROS SOPORTES

9 Los archivos producidos en medios electrónicos, producidos tienen el mismo tratamiento archivístico de los documentos en soporte papel, quiere decir esto que deben reflejar la estructura orgánico-funcional y conformarse y organizarse atendiendo a las Tablas de Retención Documental. En todo caso los documentos electrónicos, para gozar de la validez y eficacia de un documento original, deberá ser garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales (Ley 527 de Ley de Comercio Electrónico). Es importante tener presente que en ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio técnico. Para los nuevos soportes la entidad deberá proveer un programa de transferencia de información con el fin de garantizar la preservación y conservación de la información en el tiempo, dicho programa asegurará además la tecnología para la migración tecnológica de la información de tal manera que se garantice su lectura en el tiempo. Los lugares destinados a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones de manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, establecidas en el Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Una vez agotados los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental para la permanencia de la documentación en cada fase de archivo, se realizaran las transferencias primarias (de los archivos de gestión al central) y las transferencias secundarias (del archivo central al histórico) por lo que se normalizará este proceso así: En los tres primeros meses del año, la Auxiliar Administrativo que realiza las funciones de Archivo o quien haga sus veces, de común acuerdo con los productores de la documentación; elaborarán el cronograma de transferencia y será avalado por el Comité de Archivo. Implementar el Formato Único de Inventario Documental con su correspondiente instructivo Organizar los archivos de gestión en coherencia con la Tabla de Retención Documental y aplicando los procesos técnicos definidos en la guía explicativa para la organización de los archivos. Aplicar las normas de transferencia documental.

10 Las transferencias que no reúnan los requisitos establecidos no se recibirán en el archivo central. VALORACIÓN DOCUMENTAL La valoración permitió hacer la propuesta de retención a las series y subseries con sus correspondientes tipos documentales en cada una de las fases del ciclo vital de los archivos. La información compilada en la encuesta de unidad documental y la normatividad que lista el normograma construido en el Programa MECI, fueron referente para consultar la normatividad que regula la producción, trámite y conservación de los documentos y permitió realizar la correspondiente valoración. Se determinaron los valores primarios (valor administrativo, legal, jurídico, fiscal, contable, técnico), igualmente se valoró si una vez agotados estos, la documentación cobraba valores secundarios, es decir, si los documentos presentan interés para la ciencia, el arte, la cultura y la investigación, de ser así la disposición final obedece a conservación total y permanente. Para los documentos informativos y comunes se propone eliminación, y para aquellos, que no adquieren valores secundarios, pero se considera que deben quedar muestras de la producción documental, para la comprensión del desarrollo de la Entidad en el tiempo, se explicará, en el cuadro de observaciones de la Tabla de Retención Documental el tipo de muestro a utilizar. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL En los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, con el visto bueno de cada responsable de oficina productora, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo está facultado para realizar eliminaciones documentales. RETENCIÓN DOCUMENTAL La disposición final está fijada en años y se definió simultáneamente con el proceso de valoración documental, según información obtenida de la encuesta de unidad documental, para atender a la normatividad y

11 necesidades de la entidad. Evidenciadas en el proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental. Producción Documental Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades a desarrollar La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. La Creación de implica. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Las Técnicas de producción y de impresión. Selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros). Formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los instructivos, guías, manuales de procesos y procedimientos y los identificados en la TRD. Recepción Son las operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Recepción de documentos: La personas encargada en la alcaldía debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro para dar inicio a los trámites correspondientes. Las diferentes comunicaciones y documentos pueden ser decepcionados por medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio a fin.

12 Importante: En este proceso se debe hacer: La Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Recibo de documentos oficiales. Constancia de recibo (sello, radicado). La Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. a. Radicación de documentos. Tiene que ver con la asignación de un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de sello de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. b. Registro de documentos y digitalización. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibido. Asignación de datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. Digitalización de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. Registro de radicación en base de datos y cargue de imágenes en servidor. Distribución Documental Son las actividades que tienen que ver con garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Importante: Distribución Interna: Se hace la remisión de los documentos recibidos al responsable de cada Secretaría para su gestión y trámite.

13 Distribución Externa: Se Hace la remisión de la correspondencia firmada por el funcionario correspondiente y se envía a través del medio pertinente. ( , fax, Mensajería). Tramite Documental Es el Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Durante el desarrollo de sus funciones, cada secretaría genera unos documentos objeto de trámite administrativo, dichos documentos integran las respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Importante: Recepción de solicitud o trámite Se hace la verificación y se diligencia la planilla de control y ruta del trámite. Se Identifica el trámite. Se Determina a quien corresponde, de acuerdo a las funciones de las Secretaría. Se define tiempo de respuesta. Organización Documental Este corresponde a las acciones orientadas a la clasificación, organización y descripción de los documentos de la alcaldía, como parte del proceso archivístico. Comprende. Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad Identificación de unidades administrativas y funcionales.

14 Conformación de series y subseries documentales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. La Ordenación Documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Comprende: Interacción entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. Descripción Documental Es el análisis de los documentos de archivo, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación Comprende: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental TRD TVD Es un instrumento que contiene el Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Comprende: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales.

15 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Actualización y seguimiento permanente. Actualización y seguimiento de la tabla de retención documental Las modificaciones sub-siguientes que surjan a las Tablas de Retención Documental producto del seguimiento ó de la solicitud de las oficinas productoras de documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Archivo de la Alcaldía, para su estudio y aprobación y se informaran al Consejo Municipal de Archivo de San Rafael, en el informe semestral de la gestión realizada en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás normas archivísticas Cada año, la Auxiliar Administrativo que realiza las funciones de Archivo, verificará la aplicación de las Tablas de Retención Documental e informará al Comité de Archivo de la Entidad. Aplicación de las tablas de retención documental Una vez actualizadas y aprobadas las TRD por el Comité de Archivo de la Alcaldía, se deberá: Realizar la difusión del procedimiento, instructivos y formatos que garanticen la conformación y administración técnica de los archivos. El Comité de Archivo de la Entidad, los organismos del Sistema Nacional de Archivos y las entidades de control, verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental en el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo Ley 594 de Las Tablas de Retención documental deberán ser integradas al programa MECI con el fin de propender por un sistema Integral de Calidad. Conservación Documental Tiene que ver con el conjunto de medidas desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Comprende: Por su importancia se debe garantizar la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. En este sentido se hace necesario el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación, para ello se desarrollan las siguientes acciones: Diagnóstico integral.

16 Sensibilización y toma de conciencia para todo el personal. Inspección y mantenimiento de instalaciones en pro de la seguridad de los archivos. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. La Disposición Final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La implementación del Programa de Gestión Documental deberá estar incluido en el Plan de Acción Anual, teniendo en cuenta: 1.Alineado con los objetivos estratégicos: el Programa de Gestión Documental deberá estar acorde con el objetivo estratégico y el plan de acción anual que haya elaborado la entidad. 2.Metas de corto, mediano y largo plazo. Metas en el corto plazo: Interiorizar por parte de los encargados del archivo el PGD para la implementación del programa. Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental de la entidad. Metas en el mediano plazo:

17 Desarrollar la Implementación del PGD, teniendo en cuenta el seguimiento y actualización permanente por parte del comité de archivo a través del auxiliar administrativo. Realizar las mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. Metas en el largo plazo: Disponer de un programa de gestión documental fortalecido que permita hacer las transferencias y eliminaciones y disponer de soportes magnéticos. Tener mecanismos adecuados y adaptados a los cambios tecnológicos, que tiendan a la conservación y preservación de los soportes documentales y de acuerdo a las normativas que se presenten. 3.Recursos necesarios, para alcanzar las metas La Secretaria General y de Gobierno con el apoyo del auxiliar administrativo debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del programa de gestión documental. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b.eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c.economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. d.control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.

18 e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. L. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias

19 organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 1 RESPONSABILIDADES: Alta Dirección: Garantiza los recursos para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental del Municipio de San Rafael. Secretarios de despacho: establecer, socializar, y dar cumplimiento a los lineamientos para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental de la Alcaldía. Personal administrativo y Contratistas: Conocer y acoger los lineamientos y actividades establecidas en el programa de gestión documental de la Alcaldía. LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS: 1 Tomado del decreto 2609 de 2012, Art 5.

20 Es importante entender que la asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la alcaldía, para la implementación, seguimiento y evaluación del programa de gestión documental. CRONOGRAMA ITEM ACTIVIDAD 1 Interiorización del programa por parte de los encargados de archivo 2 Socializar los alcances del programa de gestión documental 3 Desarrollar la Implementación del PGD. 4 Hacer seguimiento y actualización permanente por parte del comité de archivo a través del auxiliar administrativo. 5 Implementar las mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. 6 Disponer de un programa de gestión documental fortalecido que permita hacer las transferencias y eliminaciones y disponer de soportes magnéticos. 7 Tener mecanismos adecuados y adaptados a los cambios tecnológicos, que tiendan a la conservación y preservación de los soportes documentales y de acuerdo a las normativas que se presenten. Elaboró LILIANA MARÍA URREA Auxiliar Administrativa APROBÓ SANDRA MEDINA TOBÓN Secretaria General y de Gobierno