MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIA AÑO 2 004

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1 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE INDEPENDENCIA AÑO 2 004

2 2 I N D I C E Página Introducción Manual de Organización y Funciones de la Alta Dirección Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Auditoria Interna Manual de Organización y Funciones de Secretaria General Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Relaciones Públicas e Imagen Institucional Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Planificación y Presupuesto Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Aseria Legal Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Administración y Finanzas Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Administración Tributaria Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Desarrollo y Acondicionamiento Físico Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Servicios Públicos Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Participación y Seguridad Ciudadana Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Desarrollo Económico Manual de Organización y Funciones del Programa Vaso de Leche Manual de Organización y Funciones de DEMUNA

3 3 INTRODUCCION El presente Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Independencia de la Provincia de Huaraz, es un documento operativo que detalla la estructura orgánica y las funciones específicas que le compete a cada cargo establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal. Este instrumento de gestión administrativa de la Municipalidad Distrital de Independencia, ha sido formulado teniendo en cuenta las normas que aprueban el proceso de reorganización administrativa y reestructuración orgánica; y, acorde con lo establecido en la nueva Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nro Esta orientado dentro del marco del proceso de modernización del Estado, que viene implementando progresivamente el Gobierno Nacional. El presente manual, comprende el establecimiento de las funciones específicas por cargos de todas las Unidades Orgánicas de la administración municipal, que abarca:. El Concejo Municipal. Alcaldía. Gerencia Municipal. Oficina de Auditoría Interna. Secretaría General. Oficina de Relaciones Públicas e Imagen Institucional. Gerencia de Planificación y Presupuesto. Gerencia de Asesoría Legal. Gerencia de Administración y Finanzas. Gerencia de Administración Tributaria. Gerencia de Desarrollo y Acondicionamiento Físico. Gerencia de Servicios Públicos. Gerencia de Participación y Seguridad Ciudadana. Gerencia de Desarrollo Económico. Programa Vaso de Leche. DEMUNA Toda entidad involucrada en procesos de gestión eficientes y eficaces, están sometidos a permanentes cambios en su estructura organizacional y administrativa, por consiguiente el presente Manual esta sometido a constantes modificaciones que posibiliten su perfeccionamiento, en tanto los agentes involucrados en la organización participen activamente en ese horizonte.

4 4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCION ORGANIGRAMA CONCEJO MUNICIPAL ALCALDIA GERENCIA MUNICIPAL CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES CONCEJO MUNICIPAL Técnico Administrativo I ALCALDÍA Director de Sistema Administrativo III Técnico Administrativo III Chofer II GERENCIA MUNICIPAL Director de Sistema Administrativo II Técnico Administrativo II Cargo Político Cargo de Confianza 1.- CONCEJO MUNICIPAL CARGO : TÉCNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Efectuar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos de cada Regiduría; b) Coordinar actividades administrativas sencillas con las distintas Oficinas Administrativas que operan en la Municipalidad; c) Coordinar acciones con organizaciones públicas y privadas que involucren tareas encomendadas por las Regidurías; d) Recopilar y preparar información referida al accionar de las Regidurías;

5 5 e) Apoyar las acciones de comunicación, información y relaciones públicas de las Regidurías; f) Apoyar en el procesamiento automático de datos referidos a la información que produzcan las Regidurías sobre el desarrollo local del distrito; g) Las demás funciones que le asignen las Regidurías 2.- LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende jerárquicamente de cada una de las Regidurías. 3.- REQUISITOS MÍNIMOS 3.1. Instrucción secundaria completa Capacitación técnica en computación e informática Alguna experiencia en labores de la especialidad. 2. ALCALDIA CARGO : DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III (Alcalde) CODIGO : D Son funciones del Alcalde las mencionadas en el artículo 20 de la Ley Orgánica de Municipalidades N LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Es la máxima autoridad del órgano ejecutivo de la Municipalidad. 3.- REQUISITOS Ser elegido por sufragio directo de acuerdo a la normatividad sobre procesos electorales. CARGO : TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO : T a) Efectuar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos técnicos; b) Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentos técnicos. c) Coordinar actividades administrativas sencillas de la Alcaldía con las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad. d) Efectuar cronogramas de audiencias de los usuarios y público en general, para entrevistas con el Sr. Alcalde; e) Recopilar y preparar información del Despacho de Alcaldía para realizar su distribución a las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad; f) Apoyar las acciones de comunicación, información y relaciones públicas en la interrelación de las unidades orgánicas con la Alcaldía; g) Apoyar las acciones protocolares y demás eventos institucionales en la que este involucrado el Despacho de Alcaldía; h) Colaborar en la programación de las reuniones de trabajo del Despacho de Alcaldía; i) Realizar trabajos de digitación de documentos; j) Las demás funciones que en el área de su competencia le asigne el Despacho de Alcaldía.

6 2.1. Depende directamente del Despacho de Alcaldía No ejerce mando Instrucción secundaria ; y, estudios completos de secretariado ejecutivo computarizado Capacitación técnica en el área Experiencia laboral en trabajos similares del área. 6 CARGO : CHOFER II CÓDIGO : P FUNCIONES a) Conducir vehículos motorizados para transporte urbano y/o interprovincial de la Alcaldía; b) Efectuar acciones para el mantenimiento y reparaciones mecánicas del vehículo a su cargo; c) Transportar cargamento delicado o peligroso; d) Puede corresponderle impartir enseñanza teórico-práctico para la conducción y mantenimiento de vehículos motorizados; e) Otras funciones que le asigne la Alcaldía Depende directamente del Despacho de Alcaldía No ejerce mando Instrucción secundaria completa Capacitación técnica en el área.. 3. GERENCIA MUNICIPAL CARGO : DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II (Gerente Municipal) CÓDIGO : D FUNCIONES a) Formular y proponer al Alcalde las políticas y normas, planes y programas de acción de la Municipalidad, ejecutándolos una vez aprobados; b) Cumplir y hacer cumplir las políticas, disposiciones legales y normativas que rijan el funcionamiento de la Municipalidad; c) Ejecutar las decisiones del Concejo Municipal y de la Alcaldía, de acuerdo con las funciones y atribuciones delegadas; d) Planear, organizar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades de los órganos de la Municipalidad a su cargo, de acuerdo con las políticas y disposiciones impartidas por el Concejo Municipal y/o la Alcaldía; e) Asegurar que se mantenga actualizada la información contable y financiera; f) Dar cuenta en las sesiones del Concejo y a requerimiento del Alcalde, del estado de los recursos materiales y financieros de la Municipalidad; g) Emitir opinión en los asuntos de su competencia, requeridas por el Concejo Municipal y/o la Alcaldía;

7 7 h) Representar al Alcalde, por delegación expresa de éste, ante las instituciones públicas y privadas; i) Proponer al Alcalde acciones técnico-administrativas, que por su naturaleza requiera de la correspondiente Resolución de Alcaldía; j) Dirigir y coordinar con otras municipalidades, entidades públicas y no públicas, para la formulación y ejecución de los programas municipales; k) Gestionar oportunamente la asignación de personal y recursos que sean necesarios para la ejecución de las actividades de la Gerencia Municipal; l) Administrar eficientemente el personal y los recursos asignados; m) Formar y presidir comisiones de trabajo así como participar en la formulación de documentos que le asignen; n) Mantener informado al Alcalde sobre el desarrollo y grado de cumplimiento de las actividades de la Gerencia Municipal y atribuciones delegadas; o) Asesorar al Alcalde en el ámbito de su competencia; p) Otras, funciones que le asigne el Alcalde. 2. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 2.1. DE AUTORIDAD: El Gerente Municipal depende jerárquica y administrativamente del Alcalde y a su vez tiene autoridad de mando sobre todas las Gerencias y demás Órganos Administrativos de la Municipalidad DE RESPONSABILIDAD: El Gerente Municipal es responsable del cumplimiento de sus funciones, objetivos y metas ante el Alcalde y ante él son responsables del cumplimiento de sus funciones, todos los Gerentes y Jefes de los demás órganos administrativos de la Municipalidad DE COORDINACION: Realiza coordinaciones con todas las unidades orgánicas de la Municipalidad de Independencia y externamente con las entidades del Sector Público y Privado para el mejor cumplimiento de su funciones. 3. REQUISITOS MINIMOS 3.1. Título profesional universitario, que incluya estudios relacionados con la especialidad Experiencia en conducción de programas municipales Experiencia en conducción de personal 3.4. Cursos de especialización en Administración Municipal MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA ORGANIGRAMA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA ALCALDIA

8 8 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES 02 Auditor IV Auditor II Jefe de la OAI CARGO: AUDITOR IV (Jefe de la OAI) CODIGO: P a) Planificar, dirigir y controlar programas de auditoria interna y externa; b) Proponer políticas de auditorias para la implantación de programas de trabajo; c) Dirigir programas especiales de investigación por evasión o fraudes tributarios, malversación y/o deficiencias administrativas; d) Dirigir cursos de capacitación para el personal de Auditoria; e) Efectuar estudios y trabajos específicos relacionados con el control gubernamental; f) Asesorar a la Alta Dirección en asuntos de su especialidad; g) Aprobar, controlar y evaluar los informes finales de auditorias según los dispositivos legales; h) Puede corresponderle emitir opinión sobre aspectos contables y financieros vinculados a la gestión del gobierno local; i) Ejercer prioritariamente el control previo a la gestión municipal para optimizar la administración municipal. j) Otras funciones que le asigne el Concejo Municipal y/o la Alcaldía Depende administrativamente y funcionalmente de la Contraloría General de la República Tiene mando directo sobre el personal a su cargo Título Profesional de Contador Público Experiencia en labores de la especialidad Experiencia en la conducción de personal. CARGO: AUDITOR II CODIGO: P a) Supervisar y ejecutar actividades especializadas de fiscalización e investigación contable y tributaria; b) Programar y coordinar la ejecución de auditorias y/o exámenes especiales; c) Estudiar los antecedentes de los asuntos por auditar;

9 d) Realizar auditorias especializadas a las unidades orgánicas programadas; e) Formular informes finales de las auditorias practicadas; f) Colaborar en la planificación de programas de control interno; g) Elaborar y difundir normas de auditoria y control financiero; h) Otras funciones que le asigne el Auditor IV Depende directamente del Auditor IV. 2.2 No tiene mando Título Profesional de Contador Público Experiencia en labores de control institucional Capacitación especializada en el área. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE SECRETARIA GENERAL ORGANIGRAMA ALCALDIA SECRETARIA GENERAL CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES 02 Director de Sistema Administrativo I Técnico Administrativo I Cargo de Confianza

10 10 03 Auxiliar de Sistema Administrativo II 11 CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Secretario Gral.) CODIGO: D a) Coordinar los procesos técnicos del Sistema Administrativo respectivo y evaluar su ejecución; b) Propone normas y procedimientos que posibilite el eficaz funcionamiento del sistema de Trámite Documentario, comunicaciones, actas de sesiones y otros documentos; c) Proyectar, transcribir y difundir los decretos, ordenanzas, edictos, resoluciones, proveídos y otros documentos emitidos por el Concejo Municipal y la Alcaldía; d) Citar y preparar la agenda y la documentación necesaria para las sesiones de Concejo Municipal, en coordinación con la Alcaldía; e) Efectuar la redacción, grabación, revisión y reproducción de las actas de sesiones de Concejo Municipal, así como tramitar los acuerdos obtenidos en ella; f) Disponer, coordinar y prestar el apoyo administrativo secretarial al Concejo Municipal, Regidores y Comisiones de Regidores; g) Conducir la administración de la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad; h) Mantener, organizar y controlar el sistema de archivos y administrar el archivo central; i) Dar fe y legalizar los documentos oficiales de la Municipalidad y de las actas de las sesiones de Concejo Municipal; j) Autentifica todos los documentos (copias) que obran en el archivo; k) Asesora al Alcalde y absuelve consultas al personal en asuntos de su competencia; l) Coordinar la programación de actividades; m) Otras funciones que le encomiende el Alcalde y la Gerencia Municipal Depende directamente de Alcaldía y a través de éste del Concejo Municipal Tiene mando directo sobre el personal de Secretaría General Título Profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad Experiencia en labores de la especialidad Alguna experiencia en la conducción del personal Alguna capacitación especializada en el área. CARGO: TÉCNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T a) Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución interna y archivo de documentos técnicos; b) Mantener actualizados los registros, fichas y documentos técnicos en las áreas de los sistemas

11 11 administrativos; c) Controlar las Resoluciones, Ordenanzas y otros documentos de salida al exterior; d) Notificar a los usuarios en caso de omisión de documentos para su regularización; e) Preparar informes sencillos, digitar cuadros y documentos diversos correspondiente al sistema administrativo y llevar el control de la aplicación de algunas normas establecidas; f) Organizar, coordinar y ejecutar labores de apoyo secretarial; g) Apoyar las acciones de comunicación, información y relaciones públicas; h) Puede corresponderle verificar el cumplimiento de disposiciones y procedimientos; i) Otras funciones de naturaleza similar que le asigne el Responsable de Secretaría General Depende directamente del Responsable de Secretaria General No ejerce mando Instrucción secundaria completa y especialización en la materia Experiencia variada de oficina. CARGO : AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II CODIGO : A a) Recibir y distribuir documentos y materiales en general, trasladar y acomodar muebles, empacar bienes y otros; b) Limpiar y desinfectar ambientes; c) Ayudar en la compra de bienes o servicios; d) Apoyar con el transporte de equipos de mensura y otras labores sencillas; e) Elaborar informes y registros sencillos de documentos; f) Otras funciones que le asigne el Responsable de Secretaria General Depende directamente del Responsable de Secretaria General 2.2. No ejerce mando 3. REQUISITOS MINIMOS 3.1. Instrucción secundaria Experiencia variada de oficina. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE DE LA OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS E IMAGEN MUNICIPAL ORGANIGRAMA ALCALDIA OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL

12 12 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES Relacionista Público III 12 Jefe RR.PP CARGO : RELACIONISTA PUBLICO III (Jefe RR.PP.) CODIGO: P a) Coordinar las actividades de información, divulgación y comunicación de relaciones internas y externas; b) Verificar las actividades de información, comunicación y similares antes de su impresión y divulgación; c) Promover e implementar el intercambio de información con dependencias públicas o privadas; d) Organizar y supervisar campañas oficiales de difusión; e) Implementar acciones de proyección de imagen institucional del Gobierno Local; f) Otras que le asigne la Alta Dirección Depende directamente de la Alcaldía y la Gerencia Municipal No ejerce mando Título profesional universitario de Relaciones Públicas o Ciencias de la Comunicación Alguna experiencia en labores de la especialidad Capacitación en el área.

13 13 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO ORGANIGRAMA ALCALDIA GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPÚESTO CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES Director de Sistema Administrativo I Planificador I Técnico Administrativo II Cargo de Confianza CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Gerente) CODIGO: D a) Brindar asesoramiento a la Alta Dirección en materia de planificación, Presup. esto, racionalización, estadística, programas y proyectos; b) Orientar, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución de acciones de la Gerencia de Planificación y Presupuesto; c) Dirigir y supervisar la ejecución de los sistemas técnicos administrativos de Planificación,

14 14 Presupuesto, Racionalización, Estadística, Programas y Proyectos, con sujeción a la política nacional, regional y local de desarrollo; d) Formular y evaluar el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto de la Municipalidad de Independencia; e) Participar en la formulación de documentos de gestión del desarrollo y de gestión institucional; f) Dirigir, coordinar y controlar la aplicación de normas técnico- administrativos y dispositivos legales vigentes referidos a Planificación, Presupuesto, Racionalización Estadística, Programas y Proyectos; g) Asesorar y orientar en la ejecución de actividades técnico-normativos de Planificación, Presupuesto, Racionalización, Estadística, Programas y Proyectos; h) Formular directivas administrativas vinculadas al área; i) Evaluar semestralmente la ejecución del Presupuesto de ingresos, gastos y proyectos de inversión; j) Opinar sobre la posibilidad presupuestal para financiar obras y sobre puntos relacionados a la gestión y acción municipal; k) Normar la formulación, evaluación y actualización de los instrumentos de gestión institucional de la Municipalidad de Independencia; l) Participar en el planeamiento de Programas de Cooperación Técnica nacional e internacional; m) Planear, organizar o dirigir el sistema de estadística de la municipalidad; n) Atender los requerimientos de información estadística de la Municipalidad; o) Coordinar con el área de personal en los procesos de adecuación organizativa de la municipalidad, en lo referente a lograr una óptima relación entre el cargo y la persona; p) Puede corresponderle expedir resoluciones de carácter administrativo y representar a la Municipalidad en eventos Sectoriales e Intersectoriales; q) Otras funciones de naturaleza similar que le asigne el Gerente Municipal Depende directamente de la Alcaldía y la Gerencia Municipal Tiene mando directo sobre todo el personal de la Gerencia de Planificación y Presupuesto Título Profesional Universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad de su competencia Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionadas con el área Experiencia en conducción de personal. CARGO : PLANIFICADOR I CODIGO: P30561 a) Participar en la formulación de planes estratégicos en sus diferentes horizontes de tiempo; b) Participar en la elaboración y discusión de documentos en cuanto a diagnósticos y lineamientos de política; c) Orientar, formular y evaluar programas de inversión y el Plan Operativo de la Municipalidad; d) Analizar y evaluar la ejecución de los planes locales; e) Ejecutar investigaciones diagnósticos y estudios relativos a la organización físico espacial del territorio local, recursos naturales, aspectos ambientales, para fines de planificación estratégica; f) Elaborar indicadores, informes y estudios socio-económicos para los fines de planificación

15 15 local y la toma de decisiones oportunas; g) Participar en la programación anual de actividades propias del sistema y funciones asignadas; h) Emitir informes y/o opinión técnica relacionada a la documentación que se le derive; i) Elaborar cuadros estadísticos y participar en las acciones que ejecute el Instituto Nacional de Estadística e Informática; j) Actualizar y recomendar prioridades sobre proyectos y programas de desarrollo; k) Revisar planes, anteproyectos y preparar resúmenes; l) Elaborar estudios, diagnósticos y proyecciones de planes y proyectos generales de desarrollo socio-económico; m) Procesar información preparar cuadros y resúmenes relacionados con la racionalización administrativa; n) Participar y apoyar en la formulación de los documentos de gestión institucional; o) Realizar estudios e investigaciones de organización y sugerir medidas para su mejoramiento; p) Efectuar análisis inherentes a los procesos técnicos de racionalización; q) Elaborar y/o analizar proyectos de normas de organización y otras relacionadas con el sistema de racionalización; r) Desarrollar acciones de cooperación técnica nacional e internacional; s) Las demás funciones que le asigne el Gerente de Planificación y Presupuesto; 2.1. Depende directamente del Gerente de Planificación y Presupuesto; 2.2. Tiene mando directo sobre el Técnico Administrativo II Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. 3.2 Experiencia en labores de planificación del desarrollo. CARGO: PLANIFICADOR I CODIGO: P30561 a) Participar en la formulación, programación, ejecución, control y evaluación de las actividades propias del proceso presupuestario; b) Ejecutar y coordinar la aplicación de normas y procedimientos del proceso del proceso de programación, ejecución y evaluación presupuestaria; c) Coordinar las acciones de programación y evaluación del programa de inversión; d) Analizar y consolidar la información referida a la evaluación del avance físico-financiero del pliego; e) Investigar, analizar, programar y procesar datos empleando técnicas de investigación; f) Efectuar el seguimiento de la ejecución presupuestaria directa y/o indirecta de los ingresos y egresos, así como del avance en el cumplimiento de las metas presupuestarias establecidas para el año fiscal; g) Efectuar las proyecciones de los ingresos anual y trimestral que se esperan mensualmente recaudar, captar u obtener; h) Elaborar cuadros estadísticos mensual y acumulado al mes informado, respecto a los ingresos por toda fuente de financiamiento; i) Elaborar cuadros estadísticos mensual y acumulado al mes informado, respecto a los gastos ejecutados por toda fuente de financiamiento; j) Efectuar el procesamiento automático de datos correspondiente a los ingresos que capta y a

16 16 los gastos que realiza la Municipalidad y emitir reportes mensuales; k) Elaborar los formatos mensualizados para la ejecución mensual y acumulada de los ingresos y los gastos; l) Efectuar las Evaluaciones Semestrales del Presupuesto del Año Fiscal; m) Informar y proponer las modificaciones presupuestarias necesarias para garantizar el cumplimiento de las metas presupuestarias establecidas en el Año Fiscal; n) Participar en la regularización por mala aplicación de partidas presupuéstales; o) Participar en la determinación de la estructura programática; p) Actualizar y recomendar prioridades sobre proyectos, programas de desarrollo y utilización de los recursos financieros; q) Elaborar programas y proyectos de desarrollo socio-económico; r) Otras funciones de naturaleza similar que le asigne el Gerente de Planificación y Presupuesto Depende directamente del Gerente de Planificación y Presupuesto Tiene mando sobre el Técnico Administrativo II Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad Alguna experiencia en labores especiales de Planificación. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO : T : a) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario; b) Procesar y sistematizar la información básica para la planificación del desarrollo; c) Clasificar los proyectos y anteproyectos relacionados con la programación para el desarrollo; d) Coordinar y recopilar información para la formulación de estudios y demás documentos de gestión institucional; e) Digitar información técnica y documentaria; f) Emitir opinión técnica de expedientes; g) Verificar procedimientos técnicos y emitir los informes respectivos; h) Elaborar cuadros técnico-estadísticos; i) Participar en la programación de actividades técnico-administrativas y en reuniones de trabajo; j) Las demás funciones que le asigne el Gerente de Planificación y Presupuesto Depende directamente del Gerente de Planificación y Presupuesto No ejerce mando Título no universitario de un Centro de Estudios Superior, relacionados con la especialidad Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

17 17 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ASESORIA LEGAL ORGANIGRAMA ALCALDIA GERENCIA DE ASESORIA LEGAL CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES Director de Sistema Administrativo I Técnico en Abogacía II Técnico Administrativo I Cargo de Confianza CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Gerente) CODIGO: D a) Dirigir y coordinar actividades de recopilación sistemática de la legislación vigente; b) Participar en los procesos judiciales aperturados a la Municipalidad o viceversa; c) Prestar asesoramiento jurídico en asuntos de su competencia;

18 18 d) Programar actividades jurídicas y administrativas; e) Formular y recomendar acciones y alternativas de política en asuntos de índole jurídico; f) Participar en comisiones de licitación, contratos y/o estudios; g) Supervisar la labor del personal a su cargo; h) Otras funciones de naturaleza similar que le asigne el Gerente Municipal Depende directamente de la Alcaldía y la Gerencia Municipal 2.2. Tiene mando directo sobre todo el personal de la Gerencia de Asesoría Legal. 3.- REQUISITOS 3.1. Título Profesional de Abogado Capacitación especializada en el área Amplia experiencia en actividades técnicos legales Experiencia en conducción de personal. CARGO: TECNICO EN ABOGACIA II CODIGO: T a) Ejecutar actividades en la selección, análisis, clasificación y codificación de información de carácter jurídico; b) Estudiar expedientes, proponer correcciones y emitir informes preliminares; c) Preparar proyectos de resoluciones diversas; d) Informar sobre resultados de gestiones, acciones ejecutadas, redactar actas y documentos, tomar instructivas, testimonios y absolver consultas sobre aspectos legales; e) Puede corresponderle informar sobre resultados de gestiones y/o embargos y/o lanzamientos y redactar actas de comparendo y similares; tomar instructivas y testimonios y absolver dudas sobre aspectos legales; f) Otras funciones de naturaleza similar que le asigne el Gerente de Asesoría Legal Depende directamente del Gerente de Asesoría legal No ejerce mando Estudios universitarios de un programa académico que incluya estudios relacionados con la especialidad Experiencia en labores de la Especialidad. CARGO: TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T a) Efectuar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos técnicos-legales;

19 19 b) Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentos técnicos-legales; c) Coordinar actividades administrativas sencillas entre los Sistemas Administrativas que operan en la Municipalidad; d) Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes preliminares en el área de su competencia; e) Recopilar y preparar información para realizar estudios e investigaciones de carácter legal; f) Apoyar en el procesamiento automático de datos referidos a la Gerencia de Asesoría Legal; g) Colaborar en la programación de actividades técnico - administrativas y en reuniones de trabajo; h) Las demás funciones que le asigne el Gerente de Asesoría Legal Depende directamente del Gerente de Asesoría Legal No ejerce mando Instrucción secundaria completa Capacitación en computación e informática Alguna experiencia en labores de la especialidad. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ORGANIGRAMA GERENCIA MUNICIPAL GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

20 20 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURALES TOTAL N DEL CAP OBSERVACIONES GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Director de Sistema Administrativo I Técnico Administrativo I Unidad de Contabilidad Contador III Contador II Técnico Administrativo II Tesorero II Cajero I Técnico Administrativo I Unidad de Abastecimientos Especialista Administrativo III Técnico Administrativo I Chofer I Trabajador de Servicios II Unidad de Recursos Humanos Especialista Administrativo III Técnico Administrativo I Cargo de Confianza CARGO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Gerente) CODIGO: D a) Dirigir los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de abastecimiento, contabilidad, personal y tesorería; b) Participar en la elaboración del presupuesto y controlar su ejecución; c) Participar en la formulación y reformulación de la política de los sistemas administrativos que conduce; d) Dirigir y coordinar la formulación de documentos técnicos- normativos para la correcta aplicación de los sistemas administrativos; e) Coordinar y controlar la aplicación de normas técnico - administrativas y las disposiciones legales vigentes referidos a los sistemas; f) Revisar la documentación técnica formulado por los sistemas administrativos correspondientes, asegurando que su remisión sea en las fechas establecidas; g) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y conducir la adquisición de bienes y materiales de acuerdo a la modalidad adoptada en concordancia a la Ley de Contrataciones

21 21 y Adquisiciones del Estado y su Reglamento y la Ley de Presupuesto vigente; h) Programar la distribución oportuna de los recursos materiales y servicios a los diferentes órganos; i) Asesorar y orientar sobre los métodos, normas y demás disposiciones que orientan el accionar de los sistemas; j) Administrar y supervisar los fondos de ingresos económicos, recursos humanos, abastecimientos de insumos y materiales, mantenimiento y conservación de los bienes de la Municipalidad de Independencia. k) Establecer programas de finanzas municipales tendientes a asegurar el financiamiento de los proyectos y actividades de desarrollo local; l) Las demás funciones que le asigne la Gerencia Municipal Depende directamente del Gerente Municipal Tiene mando directo sobre todo el personal de la Gerencia de Administración y Finanzas Título profesional universitario que incluya estudios en el área Capacitación especializada en el área Experiencia en la conducción de Sistemas Administrativos relacionados al área Experiencia en conducción de personal. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO: T a) Efectuar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos técnicos; b) Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentos técnicos en las áreas de los Sistemas Administrativos; c) Coordinar actividades administrativas sencillas entre los Sistemas Administrativas que operan en la Gerencia de Administración y Finanzas; d) Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes preliminares en el área de su competencia; e) Recopilar y preparar información para realizar estudios e investigaciones; f) Apoyar las acciones de comunicación, información y relaciones públicas en la interrelación de las unidades orgánicas de la municipalidad; g) Apoyar en el procesamiento automático de datos referidos a la información estadística de los temas administrativos que corresponde; h) Colaborar en la programación de actividades técnico - administrativas y en reuniones de trabajo; i) Realizar cálculos aritméticos sencillos; j) Las demás funciones que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas. 2.1 Depende directamente de la Gerencia de Administración y Finanzas. 2.2 No ejerce mando.

22 Instrucción secundaria completa con conocimientos de computación e informática Capacitación técnica en el área Alguna experiencia en labores de la especialidad. Unidad de Contabilidad CARGO : CONTADOR III (Jefe de Unidad) CODIGO: P a) Ejercer las funciones de Contador General de la Municipalidad; b) Coordinar programas del movimiento contable; c) Interpretar estados financieros, contables, balances e informes técnicos; d) Revisar y firmar balances, anexos y otros documentos del sistema contable; e) Supervisar actividades de cuenta corriente, consolidaciones, cuadros de costos y otros documentos similares; f) Coordinar y evaluar el desarrollo de las actividades contables y presupuéstales; g) Organizar reuniones de trabajo internas y multisectoriales para tratar asuntos relacionados al sistema de contabilidad. h) Otras funciones que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas Depende directamente de la Gerencia de Administración y Finanzas Ejerce mando sobre el personal de la Unidad de Contabilidad. 3.- REQUISITOS 3.1. Título de Contador Público 3.2. Capacitación especializada en el área 3.3. Experiencia en la conducción de programas de contabilidad 3.4. Experiencia en conducción de personal CARGO: CONTADOR II CODIGO : P a) Preparar informes técnicos sobre el movimiento contable y efectuar conciliaciones bancarias; b) Formular balances del movimiento contable mensualmente de acuerdo a las normas del sistema de contabilidad; c) Revisar y liquidar documentos contables, como parte diario de fondos, notas de contabilidad, liquidación de prestamos administrativos, recibos, cupones, asientos de aporte y otros; d) Formular anualmente el balance general, el estado de gestión, estado de cambio en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, balance de ejecución del presupuesto, estado de fuentes y uso de fondos, programación del presupuesto de ingresos y programación del presupuesto de gastos; e) Coordinar actividades y programas del movimiento contable y administrativo; f) Supervisar actividades de cuentas corrientes;

23 23 g) Evaluar y coordinar el desarrollo de las actividades contable y presupuéstales; h) Llevar al día los libros principales de contabilidad; i) Organizar reuniones de trabajo interno para tratar asuntos relacionados al sistema de contabilidad; j) Los demás funciones que en el área de su competencia le asigne el Jefe de la Unidad de Contabilidad. 2.- LINEAS DE AUTORIDAD Y DE RESPONSABILIDAD 2.1. Depende directamente del Jefe de la Unidad de Contabilidad Tiene mando directo sobre el Técnico Administrativo II Título de Contador Público Alguna experiencia en actividades de contabilidad. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO: T a) Preparar y remitir mensualmente la información de ejecución presupuestal de gastos a nivel de compromisos a la Gerencia de Planificación y Presupuesto; b) Fiscalizar y registrar la ejecución de gastos e ingresos verificando la correcta aplicación de las asignaciones genéricas y específicas, acorde con la normatividad del caso; c) Realizar afectaciones presupuéstales por los programas de operación e inversión, según la estructura funcional programática; d) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario; e) Recoger información y apoyar en la formulación y/o modificación de normas y procedimientos técnicos; f) Emitir opinión técnica de expedientes contables y presupuéstales; g) Registro de los principales libros contables; h) Dar información relativa a su competencia; i) Otras que le asigne la Jefatura de la Unidad de Contabilidad Depende directamente de la Jefatura de la Unidad de Contabilidad. 2.2 No tiene mando Estudios no universitarios de un Centro de Estudios Superiores relacionado con la especialidad Experiencia en labores técnicas de la especialidad. CARGO : TESORERO II CODIGO: P

24 24 a) Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de caja y pagaduría, presentando la información contable correspondiente; b) Administrar los fondos para pagos en efectivo c) Elaborar el parte diario de fondos d) Revisar la documentación en general para su pago y disponer los dispositivos en las correspondientes cuentas corrientes que la Municipalidad Distrital de Independencia tiene abiertas en los bancos; e) Verificar el monto de las transferencias presupuéstales a través de las notas de abono emitido por el Banco de la Nación; f) Procesar la información del movimiento de fondos, hojas de ingresos y egresos y presentar el parte diario respectivo; g) Programar, conducir y controlar el pago de remuneraciones, pensiones, proveedores y contratos de la entidad; h) Controlar el registro individual de las retenciones por rentas de 4ta y 5ta categoría e informar mensualmente i) Coordinar actividades para el calendario de pagos; j) Coordinar y controlar la ejecución de pagos autorizados; k) Revisar y controlar la documentación referente a ésta área para su pago o depósito en las cuentas bancarias; l) Realizar arqueos periódicos y sorpresivos a caja con presencia del Gerente de Administración y Finanzas; m) Controlar el registro de fianzas, garantías, pólizas de seguros, fondos y valores dejados en custodia; n) Ejecutar el reporte diario de saldos de autorizaciones de giro; o) Conciliar los estados de cuentas corrientes aperturadas en el banco; p) Efectuar liquidaciones y retenciones a favor del Tesoro Público y de terceros; q) Analizar y ejecutar el cierre de operaciones al término del ejercicio; r) Informar periódicamente sobre el movimiento de fondos y saldos; s) Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo a través de caja chica; t) Expedir constancias de pagos y descuentos de haberes cuando el personal lo requiera; u) Otras encomendadas por el Jefe de la Unidad de Contabilidad Depende directamente del Jefe de la Unidad de Contabilidad Tiene mando directo sobre el Cajero I y el Técnico administrativo I Título de Contador Público Capacitación especializada en el área Experiencia en actividades especializadas del sistema Experiencia en conducción de personal. CARGO : CAJERO I CODIGO: T a) Elaborar informes diarios y periódicos sobre el movimiento de fondos; b) Recepcionar las recaudaciones por ingresos propios y centralizados a Tesorería para su depósito en Cuenta Corriente;

25 25 c) Verificar el monto de los cheques y otros documentos con las planillas respectivas; d) Llevar registros auxiliares de contabilidad referente al movimiento de fondos; e) Registrar y depositar diariamente el ingreso de aportes por diferentes conceptos; f) Seleccionar, codificar y archivar documentos valorados; g) Realizar el cruce de información diaria con la Gerencia de Administración Tributaria referente a las recaudaciones; h) Realizar pagos por remuneraciones y por otros conceptos y efectuar cálculos sobre deducciones; i) Preparar y extender recibos de pagos, cobranzas y aplicar deducciones por timbres fiscales, seguro social y similares; j) Llevar el control de las especies valoradas y conciliar con la Gerencia de Administración tributaria; k) Las demás funciones que en el área de su competencia le asigna el Tesorero. 2.- LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPOSABILIDAD 2.1. Depende directamente del Tesorero II Tiene mando directo sobre el Técnico Administrativo I Estudios superiores que incluya materia relacionada a la especialidad Experiencia en labores de Caja. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Conciliar estados de cuentas bancarias; b) Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo; c) Elaborar y visar informes del movimiento de fondos; d) Procesar la información de movimiento de fondos, hojas de ingresos y egresos; e) Expedir constancias de pagos y descuentos de haberes; f) Preparar cuadros resúmenes e informes de carácter contable de acuerdo a indicaciones; g) Apoyar a Tesorería en la realización de su trabajo; h) Controlar y fiscalizar documentación sustentatoria de cobranzas; i) Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos; j) Informar a empleados y público en general sobre los servicios y trámites que cumple Tesorería; k) Otras que le asigne el Tesorero Depende directamente del Tesorero de la Unidad de Contabilidad No ejerce mando Instrucción secundaria completa Capacitación técnica en labores del área Alguna experiencia en labores de la especialidad.

26 26 Unidad de Abastecimientos CARGO : ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III (Jefe de Unidad) CODIGO : P a) Ejerce funciones de Jefe de la Unidad de Abastecimientos; b) Supervisa y coordina la aplicación correcta del sistema de abastecimientos; c) Coordina y conduce la elaboración de normas, procedimientos, reglamentos, directivas y otros relacionados con el sistema de abastecimientos; d) Preparar el plan anual de adquisiciones de la Municipalidad; e) Efectuar la programación mensual de adquisiciones de la Municipalidad; f) Integrar comisiones de adjudicaciones, según corresponda; g) Ejecutar la adquisición de bienes y servicios de todas las unidades orgánicas de la Municipalidad; h) Asesorar y absolver consultas técnico-administrativas y sobre la normatividad del sistema de abastecimientos; i) Emitir informes técnicos especializados; j) Otras funciones que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas. 2.1 Depende directamente de la Gerencia de Administración y Finanzas. 2.2 Ejerce mando sobre todo el personal de la Unidad de Abastecimientos. 3.1 Título Profesional en Ciencias Económicas. 3.2 Capacitación técnica en labores del área. 3.3 Experiencia en manejo de personal. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Estudiar y participar en la elaboración de normas, procedimientos e investigaciones preliminares de los procesos técnicos del sistema de abastecimiento; b) Asegurar una eficiente programación de adquisiciones de acuerdo a la programación de actividades, obras y proyectos, teniendo en cuenta el requerimiento de materiales, bienes y servicios para la ejecución de los mismos; c) Realizar las cotizaciones para la adquisición de materiales y bienes de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, entre los proveedores registrados; d) Formular el cuadro comparativo de adquisición de bienes y servicios y publicar el resultado del proceso, comunicar al proveedor ganador y formular la documentación correspondiente para la adquisición de materiales, bienes y servicios dentro de las formalidades que establecen las normas del sistema de abastecimiento; e) Conducir la adquisición de bienes y servicios, asegurando su internamiento y distribución en los períodos previstos; f) Formular el registro de proveedores y mantener actualizado la documentación sobre la administración del abastecimiento;

27 27 g) Mantener la documentación, los registros, catálogos, especificaciones, cotizaciones y otros documentos relacionados con la administración de abastecimientos; h) Formular las ordenes de compra y de servicios asegurando la formalidad de los documentos que sustentan el gasto utilizando los formatos prenumerados; i) Atender en forma oportuna la provisión de materiales para la ejecución de obras por administración directa; j) Asegurar que el servicio de guardianía, limpieza y requerimiento de movilidad sean los más eficientes y oportunas; k) Apoyar las acciones protocolares y participar en la elaboración de boletines, revistas, periódicos murales y otros materiales de divulgación o comunicación e información de la municipalidad; l) Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimientos Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No tiene mando Título superior no universitario relacionados con la especialidad Alguna experiencia en labores de la especialidad. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Elaborar y actualizar auxiliares descriptivos tales como índices, catálogos, fichas e inventarios; b) Realizar el inventario anual de la Municipalidad y llevar el margesí de bienes; c) Efectuar la reevaluación del activo fijo de la municipalidad de conformidad con los porcentajes oficiales; d) Verificar periódicamente las existencias mediante los controles establecidos; e) Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes preliminares; f) Coordinar actividades administrativas sencillas; g) Emitir informes relacionados al área; h) Elaborar el inventario patrimonial del almacén; i) Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimientos Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No tiene mando Título superior no universitario relacionados con la especialidad. 3.2 Alguna experiencia en labores de la especialidad. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Realizar el análisis de abastecimiento y participar en la programación de bienes y servicios en

28 28 base a la demanda; b) Recoger información y apoyar en la formulación y/o modificación de normas y procedimientos técnicos; c) Emitir opinión técnica de expedientes; d) Verificar procedimientos técnicos y emitir los informes respectivos; e) Recepcionar, almacenar y entrega de materiales y equipos; f) Realizar análisis de abastecimientos y participar en la programación de bienes y servicios; g) Elaborar el inventario de existencias; h) Verificar periódicamente las existencias mediante los controles establecidos; i) Solicitar reposición de stock según línea de seguridad; j) Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su distribución; k) Visar las guías de recepción y entrega de materiales y equipos; l) Llevar el control del almacén; m) Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimientos Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No tiene mando Título superior no universitario relacionados con la especialidad Alguna experiencia en labores de la especialidad. CARGO : TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO : T a) Realizar el análisis de abastecimiento y participar en la programación de bienes y servicios en base a la demanda; b) Recoger información y apoyar en la formulación y/o modificación de normas y procedimientos técnicos; c) Emitir opinión técnica de expedientes; d) Verificar procedimientos técnicos y emitir los informes respectivos; e) Recepcionar, almacenar y entrega de materiales y equipos; f) Realizar análisis de abastecimientos y participar en la programación de bienes y servicios; g) Elaborar el inventario de existencias; h) Verificar periódicamente las existencias mediante los controles establecidos; i) Solicitar reposición de stock según línea de seguridad; j) Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su distribución; k) Visar las guías de recepción y entrega de materiales y equipos; l) Llevar el control del almacén; m) Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimientos Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No tiene mando Título superior no universitario relacionados con la especialidad Alguna experiencia en labores de la especialidad.

29 29 CARGO: CHOFER I CODIGO : T a) Conducir automóviles o camionetas para transporte de personal y/o carga en zonas urbanas, b) Conducir motocicletas y/o furgonetas para el reparto de correspondencia, c) Puede corresponderle efectuar viajes interprovinciales cercanos, d) Efectuar el mantenimiento del vehículo a su cargo, e) Otras funciones inherentes al cargo que le encargue el Jefe de la Unidad de Abastecimientos. 2.1 Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No tiene mando Instrucción secundaria completa Alguna experiencia en labores de la especialidad CARGO :TRABAJADOR DE SERVICIOS II (04 Personas) CODIGO : A a) Controlar y custodiar el local, oficinas, equipos, materiales y/o personal que ingresa y sale de la municipalidad, de acuerdo a las condiciones de seguridad y control establecidos; b) Controlar y orientar el ingreso y salida de personal y publico asistente así como de equipos, materiales y/o vehículos de la municipalidad; c) Efectuar el servicios de mantenimiento y limpieza de todos los ambientes de la municipalidad, de acuerdo a las funciones establecidas; d) Cumplir con eficiencia, puntualidad y responsabilidad las funciones que la compete llevando al día los cuadernos, de turno, anotando las incidencias ocurridas durante el servicio y firmando la entrega y recepción de turno; e) Los demás funciones que en el área de su competencia le encomiende el Jefe de la Unidad de Abastecimientos Depende directamente del Jefe de la Unidad de Abastecimientos No ejerce mando Instrucción secundaria. 3.2 Alguna experiencia en el área correspondiente. Unidad de Recursos Humanos CARGO : ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III (Jefe de Unidad) CODIGO : P