CONACYT Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados

Transcripción

1 Versión vigente No. 03 Fecha: 9/0/0. Propósito 2. Alcance 3. y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del Procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 . Propósito Ofrecer un control y procedimiento de adquisición de infraestructura ágil que permita cubrir las necesidades de los Investigadores, para apoyar el desarrollo de los Proyectos de Investigación. 2. Alcance Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por la Dirección de Gestión de la Investigación y los, en el Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación, para la Adquisición, entrega y etiquetado del Gasto de Inversión de los Proyectos. 3. y autoridad El Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y/o Autoridad De acuerdo a las atribuciones legales de que dispone y de conformidad con los lineamientos establecidos en el plan Nacional de Desarrollo y el Programa Especial de Ciencia y Tecnología, lo que establece el Convenio de Asignación de Recursos y el Manual para la Administración de Proyectos de Investigación. Secretario de Investigación y (SIEA) De acuerdo a las atribuciones que establece el Convenio de Asignación de Recursos y el Manual para la Administración de Proyectos de Investigación. Autoridad Autorizar el ejercicio de los recursos de acuerdo a lo establecido por el

3 Investigador Responsable De acuerdo a las atribuciones que establece el Convenio de Asignación de Recursos y el Manual para la Administración de Proyectos de Investigación. Desarrollar el Proyecto aplicando la totalidad de los recursos, o en su defecto casi el total del recurso asignado; y cumpliendo con los objetivos y las metas. Autoridad Solicitar el ejercicio del recurso asignado por Director del Espacio Académico (Centro de Costo) al cual pertenece el Investigador Verificar oficio de solicitud por parte del Investigador Autoridad Visto Bueno de solicitud del investigador Director de Gestión de la Investigación y los De acuerdo a las atribuciones que establece el Manual para la Administración de Proyectos de Investigación Dar seguimiento al presupuesto asignado con Recursos Solicitar la autorización de prorrogas o cambios en el proyecto. Libera los documentos del proceso Autoridad Liberar el recurso de acuerdo al plan general del proyecto en los términos y montos establecidos en el convenio Invitación a cotizar de los proveedores Los resguardos de los bienes adquiridos

4 Jefe del Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación y los Llevar a cabo los procedimientos de adquisiciones descritos en el Manual para la Administración de Proyectos de Investigación. Resguardo del equipo hasta la entrega al usuario. Dar seguimiento a las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora del proceso. Autoridad Adquirir y comprobar con los recursos asignados al Gasto de Inversión otorgados por el. Entregar los equipos al Investigador responsable, cumpliendo con las especificaciones técnicas exigidas por el Investigador responsable del Proyecto. Validación de los formatos. Auxiliar Administrativo Recepción de solicitud Dar trámite a la solicitud Realizar los formatos pertinentes para llevar a cabo la adquisición del equipo Resguardar y Etiquetar los equipos. Recabar firmas de la Autoridad, así como del usuario. Cotejar facturas ante la Contraloría Interna y reportar ante el Departamento de Bienes Patrimoniales los equipos adquiridos. Integrar el expediente completo y entregarlo al Departamento de Administración de Proyectos, para efectuar su pago y su comprobación. Auxiliar de Informática

5 Realizar respaldos de la información Llevar Bitácora del equipo de cómputo adquirido 4. Normatividad aplicable Lineamientos generales para el registro y seguimiento de Proyectos de Investigación con Financiamiento UAEM Manual para la Administración de los Proyectos (instituciones y empresas) Lineamientos para la Administración de Proyectos de Investigación 5. Políticas 5. El personal Administrativo de la Institución, deberá realizar los trámites correspondientes a las compras previstas en el convenio, de acuerdo a los procedimientos descritos en la sección IV del Manual de Procedimientos para la operación de los apoyos del. 5.2 Integrar toda lo documentación comprobatoria del ejercicio de los recursos. 5.3 Compras: La tiene la autoridad, así como del Jefe de Departamento de la Investigación y los para asegurar que el bien adquirido cumple con los requisitos y con las descripciones técnicas especificadas en el pedido solicitado.(7.4.) 5.4 Los criterios para la selección de los proveedores es conforme al padrón de proveedores de la UAEM, en el caso de un equipo específico que sea requerido por un proveedor no inscrito, se solicita el alta provisional en la Dirección de Recursos Materiales de la UAEM. (7.4.) No omitiendo que deba cumplir con las condiciones y especificaciones contenidas en la invitación a proveedores. 5.5 La valuación y revaluación de proveedores, es responsabilidad del Comité de adquisiciones de la UAEM. En el supuesto, de que se detecte incumplimiento por parte del proveedor se notificará al Comité de la UAEM. (7.4.) 5.6 La descripción del producto a comprar se describe en el pedido que se entrega al proveedor, y a su vez reflejado en la factura como resultado de su adquisición. (7.4.2)

6 5.7 Para asegurar que el producto comprado cumple con los requisitos de compra especificados, la Dirección cuenta con el personal técnico (informática) para el equipo de cómputo, quedando registró en la bitácora de soporte técnico. En el caso de equipo tecnológico y científico lo deberá validar el Investigador responsable del Proyecto de Investigación, con su firma en el oficio de entrega y en su resguardo del bien. 5.8 En caso de que el equipo de cómputo entregado sea diferente al solicitado, se aceptará siempre y cuando supere las características requeridas. Lo anterior, sólo en el supuesto de que el bien solicitado se encuentre descontinuado y entreguen la actualización en el mercado. (7.4.3)

7 6. Diagrama de bloque del procedimiento Investigador Responsable Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación Proveedor Departamento de Administración de Proyectos Contraloría Depto. de Bienes Patrimoniales Inicio 2 Invitación a 3 Proveedores 3 Cotización del Equipo Regres ar al paso 3 5 N o Se recibe 4 Oficio de Solicitud 6 S i Apertura de Ofertas Técnicas y Económicas 7 Elaboración del cuadro técnico y acta técnica, cuadro económico y acta económica 8 Realización del Pedido y comprar 9 Entrega de Equipo A B

8 Investigador Responsable Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación Proveedor Departamento de Administración de Proyectos Contraloría Departamento de Bienes Patrimoniales A Se recibe equipo y factura 0 B Cotejo de Factura (0-4) Se recibe resguardo para alta en el Inventario UAEM (0-5) Se etiqueta y Resguarda el Equipo (0-3) 2 Se coteja en Contraloría 4 Se recibe oficio de Entrega, Resguar do para firmas y equipo 5 Se recibe la factura y se tramita el pago 3 6 Se genera Cheque (0-3) Archiv a Pago al Proveedo r 7 8 Se recibe resguardo y se turna para firma de Directora de Gestión de la Investigación y los Estudios (0-7) Avanzados Archiva 9 C

9 Investigador Responsable Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación Proveedor Depto. de Administración de Proyectos Contraloría Departamento de Bienes Patrimoniales Se arma el expediente de la adquisición y se entrega al Depto. de Admón. Proy. (0-) 2 C Archivo para su control Copia del resguardo y copia de Factura 2 2 Firma de Acuse de recibido y comprueba el gasto ante Financiera y CONACyT 2 Fin 7. Glosario : Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología GASTO DE INVERSIÓN: Recursos financieros que se destinan al pago de las adquisiciones de equipo para el desarrollo de los trabajos científicos, de acuerdo al monto estipulado en el Convenio y a la descripción de bienes del Protocolo autorizado. GASTO CORRIENTE: Recursos financieros que se destinan al pago de los gastos ordinarios que se presentan para el desarrollo del proyecto de investigación, que ministra el de acuerdo al calendario estipulado en el convenio especifico. INVESTIGADOR RESPONSABLE. Es el académico responsable y líder del proyecto de investigación, que suscribe el convenio, con el objeto de desarrollar una investigación mediante el apoyo económico del y con el respaldo de la Institución donde labora.

10 PEDIDO: Formalización de la solicitud del Investigador Responsable para la adquisición del Bien Mueble al proveedor seleccionado. VALE DE ENTREGA DE EQUIPO: Formato de control, en el que se registra el Bien Mueble, por Número de serie, marca y modelo para ser etiquetado y entregado al Investigador Responsable del Proyecto de Investigación. CONVENIO: Acuerdo realizado entre el y la UAEM, el cual regula las condiciones del ejercicio de los Recursos otorgados. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (INSTITUCIONES Y EMPRESAS): Guía que auxilia en el aprovechamiento adecuado de los apoyos que se le otorguen para el desarrollo de los Proyectos de Investigación por parte del. INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES: Es el documento por medio del cual se solicita a los proveedores la cotización y descripción de los artículos solicitados por el Investigador responsable del Proyecto de Investigación. 8. Anexos (formatos y registros) Invitación a cuando menos tres proveedores Cuadro Comparativo de Ofertas Técnicas Acta de Apertura Técnica Cuadro Comparativo de Ofertas Económicas Acta de Apertura Económica Pedido Vale de Entrega de Equipo Oficio de Entrega de Equipo Cuestionario de Satisfacción del Usuario Bitácora técnica (equipo de cómputo) Minuta (si es necesaria) 9. Revisión Histórica

11 Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobó (Puesto) Descripción del cambio 0 09/0/09 Titular del Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación Director de Gestión de la Investigación y los Primera edición 02 20/09/0 Jefe del Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación y los Directora de Gestión de la Investigación y los SE RALIZARON CAMBIOS EN EL PUNTO /0/0 Jefe del Departamento de Adquisición y Apoyo a la Investigación y los Directora de Gestión de la Investigación y los CAMBIOS PUNTO 3,4,7,8