58.- PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DESPACHO DE DONATIVOS HECHOS AL PATRIMONIO DE LA BENEFICENCIA PÚBLICA

Transcripción

1 Hoja: PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y DESPACHO DE DONATIVOS HECHOS AL PATRIMONIO DE LA BENEFICENCIA PÚBLICA

2 Hoja: Propósito 1.1 Registrar, controlar, custodiar y preservar los donativos en especie; así como la entrega los mismos. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General, a la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, a la Dirección Administración y Finanzas, la Subdirección Administración, al Almacén General; a la Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación la Administración l. 2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a las personas físicas o morales, los sectores público, social o privado origen nacional o internacional que realicen donativos en especie al Patrimonio la Beneficencia Pública, y/o donativos, así como a las penncias y entidas la Administración Pública Feral, que en un momento dado intervengan. 3.0 Políticas operación, normas y lineamientos 3.1 El, es un patrimonio afectación autónomo distinto l erario feral, que tiene rechos públicos y cuya administración está a cargo la Secretaría Salud, a través la Administración l. Los recursos materia este procedimiento son carácter privado por lo tanto no se encuentran sujetos a la normatividad feral. 3.2 Correspon a la Administración l, administrar los bienes, rechos y recursos que obtenga el. 3.3 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, es la responsable promover y gestionar donativos en materia salud para ser stinados a personas escasos recursos, organizaciones la sociedad civil sin fines lucro e instituciones públicas y privadas. 3.4 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, será la responsable verificar la naturaleza los donativos acuerdo a la siguiente clasificación. Bienes pereceros ( mínimo 6 meses caducidad) Bienes consumo Equipo é insumos para la salud Mobiliario 3.5 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, será la responsable verificar las características los bienes a donar y se reserva el recho a recibirlos, acuerdo a la scripción tallada los bienes a donar (cantidad, volumen, peso, caducidad, estado físico). 3.6 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, será la responsable verificar que todos los donativos aceptados en bienes pereceros y altamente pereceros, sean asignados preferentemente forma inmediata, en su caso, se berán tomar las medidas necesarias para evitar su gradación, contaminación o terioro en tanto son entregados al beneficiario. 3.7 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, será la responsable integrar el documentación con la siguiente documentación:

3 Hoja: 3 13 Carta intención donación u oficio (original). Factura original o copia certificada, acta donación u otro instrumento legal donación, a nombre y/o favor l (original). Acta circunstanciada hechos l SAT para la internación los bienes (original). 3.8 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, será la responsable integrar el documentación con la siguiente documentación en caso que el donativo sea entregado a otro receptor o beneficiario. Copia l alta l bien donado en los almacenes los receptores o beneficiarios l donativo, según sea el caso (copia intificación). Copia l acta entrega l donativo o contrato donación o recibo recepción o vale salida almacén firmado por los receptores o beneficiarios l donativo (copia intificación). Copia guía transportación, en caso realizarse trámite internación aduanal los bienes donados. Acta circunstanciada hechos l SAT para la internación los bienes. Copia oficio aceptación donación (incluir día, hora, lugar recepción, stinatario y solicitar el recibo ducible en caso ser requerido por el donante). 3.9 La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, enviará el documentación a la Dirección Administración y Finanzas para la recepción y entrega donativos La Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, notificará con anticipación el día, lugar y hora para la recepción donativos a la Dirección Administración y Finanzas La Subdirección Administración a través l Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén), será el responsable validar contra documentación, la recepción, almacenamiento y entrega los bienes en especie (donativos) y en su caso verificará que las caducidas no se han inferiores a 6 meses La Subdirección Administración a través l Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén), implementará las medidas seguridad y almacenaje necesarios, para garantizar el acuado manejo los donativos recibidos La Dirección Administración y Finanzas, en coordinación con la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, terminarán los donativos en existencia que por motivos diversos, no sean útiles cuya obsolescencia o grado terioro imposibilite su aprovechamiento, estableciendo su baja en el registro contable, por medio acta hechos o cualquier otro mecanismo La Dirección Administración y Finanzas, a solicitud la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, podrá realizar el registro entradas y salidas donativos en ses alternas o en las instalaciones l donante o el beneficiario con el fin evitar costos adicionales traslado y almacenamiento La Subdirección Administración a través l Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén), solo podrá entregar los donativos con previa solicitud la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto, mediante oficio o correo electrónico La Subdirección Administración, enviará la documentación a la Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación, para el registro contable entradas y salidas las donaciones recibidas.

4 Hoja: Las Notas Entrada anexo 1, berán ser firmadas por el titular la Dirección Administración y Finanzas, o la Subdirección Administración Los Vales Salida anexo 3, berán ser autorizados por la Subdirección Administración o la Coordinación Recursos Materiales y Servicios Generales Las personas autorizadas para recibir y/o entregar los bienes serán los Encargados l Almacén, o el Coordinador Recursos Materiales y Servicios Generales o el Jefe Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales.

5 Hoja: Descripción l procedimiento Secuencia Etapas 1.0 Envía oficio y documentación. Actividad 1.1 Envía oficio solicitando la recepción l donativo; el cual berá estar integrado con la documentación terminada por la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto.. Documentación Responsable Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto. 2.0 Recepción oficio y documentación. 2.1 Recibe oficio con documentación e instruye la recepción y turna.. Documentación. Proce: No: Devuelve el documentación y regresa a la actividad 1.1. Sí: Recibe documentación, instruye y turna. Dirección Administración y Finanzas. 3.0 Recepción oficio, documentación. 3.1 Recibe oficio con documentación y turna.. Subdirección Administración. Documentación. 4.0 Recepción, almacenaje y elaboración Nota entrada donativo, entrega copia. 4.1 Recibe oficio con documentación y verifica cantidad los bienes a recibir.. Documentación. 4.2 Recibe bienes acuerdo al oficio y fecha acordada. Proce: No: No recibe donativo e informa a la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto y regresa a actividad 1.1 Sí: Recibe bienes, elabora nota entrada y registra en sistema electrónico. 4.3 Almacena y estiba el material recibido acuerdo al Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén).

6 Hoja: 6 13 tipo y características l mismo. 4.4 Envía copia la nota entrada (anexo 1) a la Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto. Nota entrada anexo Elabora oficio para registro contable y turna para firma.. Documentación. Nota entrada anexo Recibe oficio y firma. 6.0 Recibe oficio y realiza el registro contable 7.0 Elabora oficio solicitando salida donativo 8.0 Recibe oficio y turna. 5.1 Recibe oficio y documentación, firma tramita y envía a la Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación para su registro contable.. Documentación. Nota entrada anexo Recibe oficio con documentación y Nota entrada almacén para hacer registro contable. Documentación. Nota entrada anexo 1. Viene la actividad 4.4 Termina Proceso 7.1 Recibe copia nota entrada anexo 1 y elabora oficio indicando tipo material, fecha y hora entrega y turna Recibe oficio y turna Recibe oficio. 9.1 Recibe oficio y turna para la elaboración l Vale Salida anexo 2. Subdirección Administración Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto Dirección Administración y Finanzas. Subdirección Administración..

7 Hoja: Recibe oficio, elabora Vale Salida, entrega material y elabora oficio Recibe oficio, firma y turna para scargo contable Recibe oficio, para su scargo contable Recibe oficio, elabora Vale Salida anexo 2, entrega material y recaba firma anexando copia la intificación oficial.. Vale Salida anexo 2. Copia la intificación Oficial Elabora oficio notificando la salida l material y turna para firma.. Vale Salida anexo 2. Copia la intificación Oficial Recibe oficio, firma, tramita y envía a la Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación, para su scargo contable.. Vale Salida anexo 2. Copia la intificación Oficial Recibe oficio, para su scargo contable. Vale Salida anexo 3. Copia la intificación Oficial. Proce: No: Devuelve el oficio con vale salida anexo 2, para su corrección y se regresa a la actividad 10.1 Sí: Realiza scargo contable. Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén). Subdirección Administración. Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación 13.0 Recibe reporte movimientos y concilia con área contable Realiza Reporte movimientos almacén y turna para conciliación Recibe Reporte movimientos almacén y se elabora oficio conciliación para notificar a la Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación. Subdirección Administración. TERMINA PROCEDIMIENTO

8 Hoja: 8 13

9 Hoja: Diagrama Flujo Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto Dirección Administración y Finanzas Subdirección Administración Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén) Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación INICIO Envía oficio con expediente integrado para recepción donativo en especie 1 Recibe oficio con expediente integrado para recepción donativo en especie, instruye y turna Recibe oficio con expediente integrado para recepción donativo en especie y turna Recibe oficio con expediente integrado para recepción donativo en especie Proce Verifica que el donativo en especie venga acuerdo al expediente No Si Proce Devuelve oficio con expediente (actividad 1.1) No Devuelve bienes, si no viene a cuerdo con el expediente (actividad 1.1) Si Recibe bienes, elabora Nota Entrada l Almacén y registra electrónicamente Entrega copia la Nota Entrada Almacén para notificar la disposición l bien Nota Entrada Almacén Almacena y estiba el bien recibido Recibe oficio, expediente y Nota Entrada. Nota Entrada 5 Elabora oficio para registro contable y en su caso solicita recibo ducible impuestos y turna para firma Nota Entrada Proce No Si Devuelve con y Nota Entrada (actividad 4.1) 7 Recibe copia la Nota Entrada Almacén y se da por enterada Entrega copia la Nota Entrada para disponibilidad donativo Firma oficio, expediente y Nota Entrada y turna para alta contable. Nota Entrada 6 Recibe oficio, expediente y Nota Entrada y en su caso elabora Recibo Deducible Impuestos A Termino

10 Hoja: Dirección Vinculación Social, Filantropía y Evaluación l Impacto Dirección Administración y Finanzas Subdirección Administración Departamento Adquisiciones y Recursos Materiales (Almacén) Subdirección Recursos Patrimoniales y Cuotas Recuperación A Elabora oficio solicitando salida donativo 8 Recibe oficio para entrega donativo, instruye y turna Recibe oficio para entrega donativo y turna 9 10 Recibe oficio para entrega donativo Vale Salida Almacén Elabora Vale Salida Almacén Vale Salida Almacén Entrega el Bien al beneficiario y recaba copia l IFE 11 Recibe oficio notificación entrega donativo, firma y turna para baja contable Elabora oficio notificando la entrega l donativo y turna para firma Vale Salida Almacén Vale Salida Almacén 12 Recibe oficio notificación entrega donativo y realiza la baja contable Vale Salida Almacén Proce No Si Devuelve con Vale Salida (actividad 10.1) Realiza scargo contable Termino

11 Hoja: Documentos referencia Documentos Guía Técnica para la Elaboración Manuales Procedimientos NIFG 012 Inventarios Código (cuando aplique) Vigente Vigente 7.0 Registros Registros Tiempo conservació n Responsable conservarlo Código registro o intificación única Recibo Deducible Impuestos 3 Años Almacén 8.0 Glosario Nota entrada 3 Años Almacén Vale Salida 3 Años Almacén 8.1 Donación: Contrato mediante el cual una persona física o moral transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad sus bienes presentes. Transferencias bienes un individuo a otro sin remuneración alguna. Es el traslado recursos que conce una persona física o moral. 8.2 Beneficiario: Personas físicas o morales que reciben donativos. 8.3 Donativo: Se entien como la cantidad en efectivo, especie o crédito producto una donación. 8.4 Vale salida: Documento oficial que se generan para solicitar un bien mueble l almacén 9.0 Cambios esta versión Número Revisión Fecha la actualización Descripción l cambio 0

12 Hoja: Anexos 10.1 Vale Entrada al Almacén ANEXO SIN VALOR

13 Hoja: Vale Salida Almacén ANEXO SIN VALOR