Cómo integrar el Control Presupuestario en el Reporting

Transcripción

1 Cómo integrar el Control Presupuestario en el Reporting Luis Muñiz Socio Director de SisConGes & Estrategia Introducción El Control Presupuestario permite realizar dos tipos de acciones la de planificación y el control. La acción de planificación se entiende como la acción de tomar decisiones por adelantado. Incluye el establecimiento de objetivos futuros como la elaboración de las previsiones necesarias para alcanzar dichos objetivos, sería lo que denominamos la confección del presupuesto en sí misma. En cambio, la acción de control se refiere a las acciones que son emprendidas por los responsables para verificar que se alcanzan los objetivos previstos. Sin el control la eficacia de la planificación se vería muy reducida. Hay tres sistemas de control: la observación directa de los acontecimientos, el análisis de los datos históricos, y por último, el control presupuestario, es este último el que permite controlar si los planes previstos se cumplen. El presupuesto de ingresos y gasto es un plan detallado, en términos monetarios, en el que figuran explícitas tanto las previsiones de ingresos como las necesidades de recursos para un determinado período de tiempo. Entonces el presupuesto se expresa mediante una previsión expresada en unidades monetarias. Para poder realizar el control presupuestario es necesario tener algún tipo de herramienta que nos permita realizar el análisis de las desviaciones entre los importes reales y previstos, para ello vamos a explicar a continuación un ejemplo de cómo se integra el control presupuestario en nuestro sistema de reporting. Forma de introducción de los datos al modelo El modelo debe permitir introducir o vincular los datos iniciales del presupuesto, los datos reales. Además analizar el resultado previsto y después las desviaciones. También debe permitir crear las tablas maestras de datos, como son los planes de cuentas, agrupaciones de centros de costes o consultas por tipo de usuarios. También poder enviar alertas por , para grandes desviaciones, o adjuntar documentación soporte. 1

2 Introducción de datos del presupuesto Mediante esta opción podemos subir los datos del presupuesto según el año, la versión y la empresa al sistema para poder analizar posteriormente las desviaciones: Mediante esta opción verificamos que los resultados del presupuesto son los adecuados: realizado. Plantilla del informe de consulta sobre el presupuesto 2

3 Ingresos por tipos Resumen de ingresos y gastos por mes 3

4 Cuenta de explotación analítica 4

5 Previsiones de tesorería Otro informe muy importante es el presupuesto de tesorería en función de los ingresos, gastos, inversiones cobros y pagos previstos. Plantilla del presupuesto de tesorería 5

6 Análisis de desviaciones En este apartado mediante el reporting debemos tener los informes automatizados y adaptados a nuestras necesidades. Veamos a continuación los dos tipos de informes a utilizar: Análisis de desviaciones de la cuenta de explotación Plantilla de desviaciones de la cuenta de explotación Mediante este informe podemos analizar las desviaciones entre los resultados reales y previstos de la cuenta de explotación: 6

7 Análisis de desviaciones por ingresos y gastos Plantilla del informe de desviaciones por cuentas contables 7

8 ANÁLISIS DE DESVIACIONES POR CUENTAS DE GASTOS 8

9 Análisis por centros y cuentas contables ejemplo: Dotación amortizaciones Horas extras fábrica Operarios fábrica Encargados de fábrica Horas extras fábrica Importe_RE Importe_PR DESV_ _RE-PR Operarios fábrica Encargados de fábrica

10 Ventajas de utilizar el sistema de Reporting en el control presupuestario Por qué debe utilizar un sistema de Reporting? Generación de informes mediante las Tablas Dinámicas de Excel que facilitan a los usuarios la personalización de los mismos según sus necesidades. Realizar consultas a las diferentes bases de datos aportando todos los datos necesarios y presentando los resultados mediante las Tablas Dinámicas. Compartir la información entre diferentes departamentos y tipos de usuarios. Autonomía total de los usuarios finales a partir de las plantillas previas en Tablas Dinámicas que luego ellos mismos pueden personalizar según necesidades. Interfaz de trabajo fácil de utilizar, combinando las Tablas Dinámicas con Excel su potencia es máxima. Permite adaptar el acceso, creación, publicación y distribución de informes a las necesidades entre los diferentes tipos de usuarios. Consultar, crear y compartir los informes desde cualquier lugar en formato Excel o desde su explorador. Características y ventajas de la utilización de las Tablas Dinámicas? Confección de diferentes tipos de informes en formatos comparativos, en porcentajes y ranking. Consultas de datos desde el máximo al mínimo detalle (drill down). Creación de múltiples tipos de gráficos según necesidades. Introducción de alarmas e indicadores que nos avisen de comportamientos irregulares. Creación de nuevos campos calculados mediante fórmulas de Excel. Modificar y adaptar los nombres de los diferentes campos. Actualización online de los datos en cualquier momento. Creación de informes de análisis de datos por meses, trimestres, años y otras unidades temporales. Absoluta seguridad de consultas al origen de los datos, permite que toda la información sea homogénea y única. Aprendizaje rápido para el usuario con nuestros manuales y ejemplos. 10

11 Beneficios exclusivos de un sistema de Reporting Sin límite de licencias Sin costes de mantenimiento Consultas por internet ilimitadas Incorpore informes de diferentes orígenes de datos Visualice los informes en Excel o formato web desde cualquier dispositivo Puede añadir objetivos, alertas y nuevas agrupaciones a sus informes Fácil de usar, interface web Acceso fácil y práctico desde cualquier dispositivo Adapte los menús y submenús a sus necesidades Trabaja con Excel mediante las Tablas Dinámicas Gestione documentos de todo tipo en la red Se instala en el servidor o en la nube Personalice sus plantillas o informes Facilite permisos de consulta de informes solamente Envíe alertas por automáticamente Permite realizar tantas versiones como se requieran Puede ser multiempresa Permite ser consultado por los diferentes responsables desde en cualquier momento, dese cualquier lugar con diferentes dispositivos Puede enviar sistemas de alertas por de forma automática Otras prestaciones del presupuestario Reporting en el control Diseñe sus planes de cuentas en multi idioma, con las agrupaciones y los permisos de consulta que necesite 11

12 Diseñe cada usuario sus informes particulares o para enviar por Envíe por en forma de alerta informes a otros usuarios Guarde y tenga accesible los documentos soporte para todos o para un usuario en concreto 12