Manual de Procedimientos Procedimiento Revisión por la Dirección Análisis de Datos, Mejora Comunicación y Participación

Transcripción

1 1. Objetivo El propósito de este procedimiento es establecer las pautas para la revisión, el análisis de los datos obtenidos y mejora continua del Sistema de Gestión integrado de la empresa. 2. Alcance El alcance es a todo el sistema de gestión de la empresa. 3. Responsabilidades Las responsabilidades están descritas en el Manual de Funciones de la empresa. Gerente General Jefe de Seguridad Gerente Operaciones Encargado y/o Gerente Mantenimiento 4. Documentos aplicables 4.1 Procedimiento SMS-04 Acciones Correctivas y Preventivas 5. Terminología Revisión por la Dirección, Análisis de Datos y Mejora: Actividad que lidera el Gerente General como persona responsable del sistema de gestión, para asegurar la implementación, conveniencia, adecuación, Análisis de datos, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la empresa. Comité de Seguridad: La Revisión por la Dirección se realiza a través del Comité de Seguridad que es un conjunto de personas que se reúnen a fin de analizar y tomar decisiones en cuanto a la implementación, mantención y mejora continua del sistema de gestión. Mejora Continúa: se obtiene Mejora aplicando el esquema de Deming (PDCA) Planificar, Hacer, Controlar y Actuando en consecuencia. Revisado por: Asesor Aeronautico Página 1 de 7

2 6. Actividades del Procedimiento 6.1 Comité de Seguridad : El Comité de Seguridad está conformado por las siguientes personas: Gerente General, Jefe de Seguridad, Gerente Operaciones, Gerente Mantenimiento, Gerente Comercial y otras personas necesarias y llamadas a este Comité. 6.2 El Gerente General en conjunto con el Comité revisa el Sistema de Gestión, al menos, una vez al año o cuando sea pertinente y necesario para asegurar la implementación, mantención, conveniencia, adecuación, análisis de datos, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestión, la información a considerar en la reunión del Comité de Seguridad debe incluir, al menos, los siguientes elementos: a) El inicio del Comité de Seguridad se realiza revisando el Acta de revisiones anteriores del Comité de Seguridad: en este punto se revisa el estado de los acuerdos y responsabilidades asignadas en revisiones anteriores. b) Luego se revisa el Calendario de Actividades actualizado que presenta el Jefe de Seguridad (Registro Nro. 1) c) Revisión de la Política del sistema de Gestion Integrado: se realiza a través de esta reunión (Registro Nro. 2) en este punto se analizan y discuten los posibles cambios que se desee realizar a la Política integrada. d) Revisión de Objetivos de Seguridad y de gestión: se realiza a través de la revisión de cada uno de los Objetivos (Registro Nro. 3) en este punto se analizan y discuten los posibles cambios que se deseen realizar a los Objetivos y se revisa la medición de los indicadores relacionados con los Objetivos de Seguridad. e) Resultados de auditorías: en este punto se revisa el resultado de las Auditorías internas realizadas, estado de los hallazgos emitidos en las Auditorías, el resumen de las fortalezas y debilidades del Proceso de Auditorías Internas. Además, se informa los resultados de las Auditorías Externas efectuadas. f) Desempeño de los procesos del sistema de gestión: en este punto se realiza un análisis cualitativo de los procesos del Sistema de Gestión de la empresa. g) Estado y situación de los Informes y/o Reportes: en este punto se analiza el estado de los Reportes y/o Informes y las Acciones correctivas y preventivas emitidas. (Revisar Planilla de Seguimiento de Reportes) Revisado por: Asesor Aeronautico Página 2 de 7

3 h) Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión: en este punto se analizan los cambios de procedimientos, cambios estructurales de material o estratégicos que pudiesen afectar el Sistema de Gestión, incluyendo la evolución de los requisitos Normativos y otros como son los del fabricante y de la empresa. i) Recomendaciones para la mejora: en este punto los participantes proponen y someten a discusión recomendaciones o acciones orientadas a la mejora continua o cualquier aspecto de mejora del Sistema de Gestión. j) Retroalimentación del Cliente: en este punto los participantes proponen soluciones y someten a discusión los reclamos o percepción conocida del Cliente en la entrega de nuestro Servicio de Vuelo, orientadas a la mejora continua o cualquier aspecto de mejora del Sistema de Gestión. k) Encuesta Seguridad : en este punto los participantes conocen el Informe de la Encuesta anual sobre seguridad operacional y realizan las recomendaciones orientadas a la mejora continua o cualquier aspecto de mejora del Sistema de Gestión. (Registro Nro. 5) 6.3 Es responsabilidad del Jefe de Seguridad informar al Comité de Seguridad sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y cualquier necesidad de mejora, por lo tanto, debe preparar o solicitar la información que corresponda respecto a los elementos descritos en el punto La Empresa a través de la Oficina de Seguridad realiza una Encuesta de Seguridad según Calendario de Actividades de Gerencia General, el resultado de Encuesta será revisado en la Reunión de Comité de Seguridad a fin de tomar acciones. La Encuesta de Seguridad es parte también de la Revisión por la Direccion y está considerada como registro de este Procedimiento. 6.5 Las revisiones del Comité se realizan en reuniones coordinadas por el Jefe de Seguridad, para lo cual elabora una Agenda con un programa de trabajo para desarrollarlo durante la revisión y al termino hace un Acta de la Revisión por la Dirección (Comité de Seguridad) que incluye al menos información relativa a: Temas tratados, acuerdos y responsabilidades asignadas. Acciones relacionadas con la mejora continua del Sistema de Seguridad y sus procesos. Mejora de productos/servicios. Revisado por: Asesor Aeronautico Página 3 de 7

4 Asignación de recursos para el Sistema de Gestión de Seguridad. Posibles cambios en las Políticas y/u Objetivos de Seguridad. Es decir una explicación del Análisis de Datos realizados por el Comité. Nota: el Acta es informada a los integrantes del Comité. Mejora Continua 6.6 Las Acciones correctivas o preventivas que deriven (cuando corresponda) de la Revisión realizada por el Comité, se implementan según las actividades descritas en el Procedimiento (SMS 04 Acciones Correctivas y Preventivas) 6.7 Con la Revisión y acciones tomada por el Comité lograremos la Mejora Continua, la cual se realiza y se controla bajo el esquema de Deming (PDCA) el cual considera la Planificación, el hacer lo planificado y controlar lo realizado, para actuar en consecuencia y rectificar desviaciones nos llevara a mejorar nuestros procesos. Comunicación y a. Así también cualquiera persona de la empresa que observe o participe de una actividad o evento que beneficie la Seguridad puede informarlo a fin sea conocido por todo el personal, como también debe informar de toda aquella actividad que demuestre avances o cambios en el sistema de gestión integrado. El Comité de Seguridad y Calidad evaluara la información para ser publicada. b. La información se canalizara a través de los resúmenes de Boletines o Boletines de Seguridad, Encuesta, Informes, reuniones de las diferentes áreas, Diario Mural / Intranet / Mail. c. El Jefe de Seguridad emitirá cuando sea necesario un Boletín de Seguridad con hechos atingentes y lo publicara. d. Todo requerimiento de comunicación ya sea de noticias, información, cambios en las Políticas, nuevos procedimientos, modificaciones y otros será canalizado a través del Dueño de este Proceso, quién pondrá esta información en la Intranet de la empresa, diario mural y/o enviara un mail informativo sobre lo solicitado y que sea de interés para todos los integrantes de la empresa. No obstante lo anterior cada Jefe o Gerente de Área podrá comunicar o publicar sus noticias o boletines de sus áreas. Revisado por: Asesor Aeronautico Página 4 de 7

5 e. La comunicación de seguridad operacional se realizara a través de los siguientes canales o medios: - Cursos (iniciales / recurrentes) - Conferencias- Charlas- Seminarios - Talleres - Boletines de Noticias - Boletines de Seg. es - Diario Mural - Páginas WEB, (Intranet) Nota: Otros medios de comunicación pueden ser: Reunión de todos los empleados Reuniones de Comité Encuestas de Seguridad Cartas y memorándum a los empleados Comunicación a terceros: El Dueño de este Proceso enviara las respuestas a requerimientos de terceros en caso de comunicaciones externas. Comunicación Interna El Gerente General o quien éste designe, es el responsable de comunicar a la organización las Políticas y los Objetivos de la Empresa. El Jefe de Seguridad y los Gerentes o Jefes de cada Área son los responsables de comunicar el resultado de los objetivos y metas versus el desempeño de éstos a la Gerencia General y a su personal. Los Gerentes o Jefes de áreas son los encargados de divulgar los procedimientos (o cualquier cambio en ellos). 7 Indicadores de Gestión Indicador de Gestión Criterio de Aceptación Malo Regular Bueno Medición Responsable Medición N/A Revisado por: Asesor Aeronautico Página 5 de 7

6 8 Control de Registros Control de Registros N Nombre Responsable Lugar / Responsable Almacenamiento Medio / Recuperación Tiempo Disposición final 1 Calendario Actividades del Sistema de Gestión Actualizado 2 Politica Sistema Gestion Integrado 3 Objetivos de la Empresa Comité Seg 4 Acta de Revisión por la Dirección 5 Encuesta de Seguridad 9 Control de Cambios Control de Cambios Versión Resumen de Modificaciones V nov 13 Se revisa y actualiza Procedimiento se cree necesario para una próxima actualización incluir en este procedimiento la Comunicación y participación del Personal, lo anterior depende de la Respuesta de la DGAC V Ene 14 Se ingresa punto 6.4 sobre acciones para realizar Encuesta y su seguimiento a conclusiones. Se integra la Comunicación y a esta Procedimiento. Revisado por: Asesor Aeronautico Página 6 de 7

7 V Oct 14 Se revisa este Procedimiento y se ingresa la Politica Integrada como registro Nro 2 10 Anexos No aplicable Revisado por: Asesor Aeronautico Página 7 de 7