Gestión sostenible de proveedores

Transcripción

1 Informe DS 2014 / Principios en acción de la política DS / Fortalecimiento de la cadena de proveedores / Selección equitativa y fomento del DS Gestión sostenible de proveedores Homologación de proveedores Basándose en el procedimiento de gestión de compras y proveedores (PS-A-04), existe una instrucción específica sobre homologación y deshomologación de proveedores, que determina que toda persona física o jurídica que quiera ser considerada proveedora de la compañía debe registrarse previamente en el área de Registro de Proveedores accediendo a la web corporativa, donde debe cumplimentar una serie de información (datos identificativos, información financiera y administrativa, certificaciones realizadas por terceros, documentación adicional, etc.) que deberá adjuntar para su comprobación. Una vez completado el registro, los proveedores son clasificados por el sistema en base a la matriz de riesgo del Grupo y según la criticidad del producto o servicio ofrecido indicado en el registro como proveedor general/básico o importante/crítico. Posteriormente, y en base a conceptos de materialidad, impacto económico u otra índole, puede ser reclasificado como general/básico, importante/crítico y muy crítico/estratégico. Los proveedores existentes previamente ( históricos ) se consideran automáticamente homologados y deben registrarse, en caso de que no lo estén, antes del siguiente proceso de evaluación. Todo este proceso permite la estandarización de la información de los proveedores gracias a criterios uniformes y conocidos y la optimización de las operaciones al incorporar una ventanilla única de entrada hacia la organización, al tiempo que se dota de transparencia e igualdad de oportunidades a las empresas interesadas. Se ha ampliado el perímetro gestionado de forma centralizada por la Dirección de Compras, de manera que el 48,36% de los proveedores gestionados está incluido en el registro de proveedores de la compañía, lo que representa el 84,91% del volumen de facturación de proveedores. Evaluación de proveedores La relación de las empresas del Grupo con el mercado proveedor es de gran importancia para asegurar su continuidad en la actividad mediante la mejora continua.

2 Ello implica necesariamente el conocimiento del grado de cumplimiento de los acuerdos y condiciones, así como la evolución de la gestión de compras propiamente dicha, lo que obliga a la evaluación periódica del comportamiento de los proveedores. La Dirección de Compras ha actualizado el modelo de evaluación de proveedores basado en el citado procedimiento Gestión de Compras y Proveedores (PS-A-04) en el que se contempla la actividad de evaluación periódica de los proveedores, que se concreta mediante una instrucción específica (ISA02). La evaluación de un proveedor depende de cinco variables: La valoración otorgada por el propio sistema de registro de proveedores, de acuerdo con la documentación y datos solicitados. El grado de cumplimiento en la aportación de documentos relacionados con la coordinación de actividades empresariales (CAE). El control y cumplimiento de los plazos de entrega, comprometidos por el proveedor. El número e importancia de las reclamaciones con relación a la calidad del producto, las condiciones de entrega y los aspectos administrativos. La valoración obtenida mediante encuestas de satisfacción y evaluaciones internas. Gestión de la no-calidad El hecho de que un proveedor no cumpla estrictamente con las condiciones pactadas (precio, especificaciones y entrega del producto, cumplimiento de normas obligatorias en materia de prevención de riesgos laborales, etc.) provoca una serie de costes, a menudo intangibles o de difícil cuantificación. Es lo que podemos denominar el precio de la no-calidad. Para ello resulta imprescindible conocer, tan pronto como sea posible, la existencia de dichos incumplimientos o errores, por lo que en el Grupo se dispone de una herramienta específica para registrar las reclamaciones, denominada SIRALC, que permite agilizar el proceso general y optimizar sus tiempos de resolución. Se está revisando para ampliar perímetro e integrar al proveedor.

3 Error en cantidades de envío Error en referencias de envío Error administrativo. Facturación 15 9 Material defectuoso Material incompleto Otros motivos (incumplimiento de plazos, no conformidad con el transporte) Total Durante 2014 se han incrementado las reclamaciones por error, debido a la divulgación y mayor uso de la herramienta para el registro de todas las anomalías acontecidas en el servicio y, sobre todo, por un mayor uso interno. Sistema de aprovisionamiento e-procureo La herramienta de gestión de aprovisionamiento e-procureo, desarrollada por el Grupo para las empresas del sector del agua y el medio ambiente, permite la estandarización de los procesos de aprovisionamiento e incorpora los flujos de autorizaciones de las compras, aportando trazabilidad en la adquisición de bienes y servicios, además de información que permite realizar el seguimiento de las condiciones tanto de precio como de servicio de los proveedores para negociar de una manera más eficaz con los proveedores. En 2014, dentro de las iniciativas de ordenamiento del proceso de compras e impulsado por el proyecto para la extensión del uso de la aplicación e-procureo a todo

4 el territorio, el número de pedidos se ve incrementado. Así el volumen de compras instrumentado a través de e-procureo ha sido de 163 millones de euros. El modelo de valoración denominado Scoring es una de las acciones más importantes puesta en marcha en Achilles durante los últimos años. Se trata de la valoración de proveedores de RePro en materia de RC, que tiene como objetivo obtener una nota de clasificación de proveedores en función de la gestión que estos realicen en términos de RC, de tal manera que sea un criterio diferenciador en el momento de licitar o contratar con ellos. Hasta la fecha han sido valorados un 60,70% del total de registrados, lo que supone el 75,55% del volumen de facturación de los proveedores gestionados por la Dirección de Compras. El reto es integrar de manera eficaz la RC dentro de los procesos de compra, a lo largo de toda la cadena de suministro; la gestión responsable de las compras y el desarrollo de políticas, procedimientos y normas sociales y ambientales, verificando su cumplimiento. Esta metodología permite cuantificar la posición relativa de los proveedores con respecto al mercado en materia de sostenibilidad e integrarla dentro

5 de los procesos de compra. El resultado obtenido dará valor añadido al Grupo, conociendo las áreas de mejora para focalizar los esfuerzos en términos de RC. Auditorías de proveedores Con el objetivo de realizar un control más exhaustivo de proveedores muy críticos/estratégicos, la compañía ha desarrollado dentro del comité RePro un proyecto de auditorías a proveedores, denominado Audit. Consiste en un proceso de validación de la información clave del proveedor en sus instalaciones, junto con una revisión de su documentación y entrevistas con personal clave (Verify-Auditoría) de las áreas de recursos técnicos, recursos humanos, calidad, medioambiente, prevención de riesgos laborales y RSC (verificación del Scoring RSC). Los resultados se comparten con el resto de utilities que integran el comité RePro. Dentro del perímetro gestionado de forma centralizada por la Dirección de Compras, el volumen de facturación que suponen los proveedores estratégicos auditados por Audit se ha situado en 2014 en un 23,37%. Gestión global de proveedores Otro ámbito de colaboración con utilities a nivel internacional es el proyecto de gestión global de proveedores coordinado por Achilles, en el que se apuesta por unificar la información de los proveedores procedentes de la diferente cobertura geográfica de sistemas de gestión de UtilitiesG, UVDB, RePro, Sellibca, Supply line, APUG y Connexio, con lo que se logrará una gestión globalizada por proveedor, acceder a nuevos proveedores e incrementar el valor de la red. Durante el año 2014 se ha intensificado la actividad para conseguir el objetivo de crear una base de datos global para el sector de utilities a escala mundial. El Grupo, desde la presidencia del Comité RePro representando a las utilities en España, ha mantenido reuniones con participantes de los diferentes comités internacionales de gestión de proveedores, en los que se ha detallado la evolución y desarrollo de este ambicioso proyecto. En 2014 se ha seguido desarrollando el proyecto para disponer de una plataforma para la gestión global de todos los proveedores y las empresas participantes del sector de utilities. Está previsto que a mediados de 2015 se realice el lanzamiento y transición de todos los sistemas de Achilles a la nueva plataforma global.

6 La gestión globalizada para los proveedores mejora la eficiencia al tener un solo proceso de registro, con visión local, regional o global en función de sus necesidades. Para los compradores las ventajas son varias: la gestión centralizada del riesgo en organizaciones globales, la creación de la calificación estándar de los proveedores, la mejora al acceso a nuevos mercados mundiales, la ampliación de la red de compradores y la interacción entre ellos, además de permitir la participación en comités globales multinacionales, con intercambio de información y posibilidad de aprender las mejores prácticas.