Política de Control Interno

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1 Elaborado por: Jefe PCCI Lic. Adrián Gómez Díaz Fecha: 11/06/2012 Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno Revisado por: Sección de Control Interno Ing. Silvia Ramírez Fecha:11/06/ de 7 Aprobado por: Dirección SFE Ing. Magda González Arroyo Fecha: 23/07/ INTRODUCCIÓN El Sector Público costarricense se caracteriza por una diversidad de actividades, recursos financieros y humanos que deben administrarse en forma eficiente, eficaz y bajo los principios de legalidad, de ahí la necesidad de establecer regulaciones de carácter legal, técnicas y administrativas para la correcta utilización de los recursos disponibles destinados al cumplimiento de los objetivos establecidos. Es ese sentido, el control interno es inherente a toda institución pública; mediante el cual se propicia la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos públicos; lo anterior con el propósito de lograr el mejoramiento a través de la adopción oportuna de acciones preventivas y correctivas suficientes y pertinentes, y especialmente mediante la implementación de prácticas con un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de dirección, la administración del riesgo y el control en las operaciones respectivas; todo ello en apego al bloque de legalidad (cumplimiento de las normas legales, directrices, lineamientos, políticas, planes de acción, etc.). Para cumplir con el control interno el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) presenta la del SFE que expone el criterio y establece el marco de actuación en materia de control interno, por medio del Modelo Sistema de Control Interno (MSCI), como parte de su direccionamiento estratégico. El MSCI responde al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente que regula la materia de control interno en el sector público costarricense; y que les es aplicable al SFE. Razón por la cual, el mismo en todo momento deberá contribuir con el logro de los fines y objetivos institucionales; situación que debe facilitar la rendición de cuentas, a

2 2 de 7 efecto de garantizar en forma razonable que la gestión institucional está apegada al bloque de legalidad. El SFE implementará de manera sostenible, el MSCI de tal forma que éste sea aplicable y permita proporcionar la mayor seguridad en el alcance y ejecución de objetivos y metas institucionales, con estricto apego al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente. 2. PROPÓSITO Implementar el MSCI en estricto apego al marco legal y técnico vigente que regula la materia de control interno. 3. ALCANCE El MSCI será implementado en forma obligatoria y sostenible en cada una de las instancias (departamentos y/o unidades) que conforman la estructura organizativa del SFE. 4. MARCO LEGAL Y TÉCNICO El marco conceptual del control interno del SFE adopta los componentes del Modelo de Sistema de Control Interno aprobado por la Dirección y divulgado entre el personal de las diferentes instancias técnicas y administrativas de la institución. Dicho MSCI se fundamenta en el siguiente ordenamiento jurídico y técnico: Ley General de Control Interno No Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE). Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI/D CO-DFOE). Asimismo, el SFE en la implementación del MSCI observará y cumplirá con la normativa jurídica y técnica complementaria al ordenamiento antes citado, que sea de acatamiento obligatorio; así como adoptar y/o adaptara en forma oficial (según sea necesario), aquellas sanas prácticas administrativas soportadas en modelos técnicos reconocidos a

3 3 de 7 nivel nacional e internacional, cuya aplicación contribuyan con el fortalecimiento del sistema de control interno institucional. Aunado a lo anterior, el SFE deberá acatar cualquier disposición que en materia de control interno establezca el Despacho Ministerial, como órgano rector del Sector Agropecuario costarricense Control Interno Herramienta gerencial utilizada por la Administración Activa, diseñada para proporcionar seguridad razonable acerca del logro de los objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia en las operaciones. Confiabilidad y oportunidad de la información. Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregular o acto ilegal. Cumplimiento con el ordenamiento jurídico y Técnico Concepto funcional de la Auditoría Interna Es una actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al SFE, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. Es un componente orgánico fundamental del sistema de control interno que proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas 1. 1 Ley General de Control Interno No (Artículo 21) y Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE Decreto Ejecutivo MAG (Artículo 6).

4 4 de Objetivos del Sistema de Control Interno Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Exigir confiabilidad y oportunidad en la información. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO GC-EX-10 GC-EX-42 GC-EX-44 PCCI-CI-MO-01 PCCI-CI-G-01 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Ley 8292 del 31 de julio de 2002 Ley General de Control Interno Directriz D CO-DFOE Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Especifico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI). Norma N CO-DFOE, del 26 de enero de 2009 Normas de control interno para el Sector Publico. Modelo del Sistema Control Interno del SFE Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE GC-EX-01 INTE-ISO/IEC 9000:2000 PCCI-CI-DE-01 Declaración de la

5 5 de 7 5. POLÍTICA DE CONTROL INTERNO 5.1 Declaración de la política de Control Interno La Dirección, titulares subordinados y demás funcionarios del SFE se comprometen a crear, implementar y mantener un Sistema de Control Interno que promueva de forma integral todas aquellas actividades necesarias para proporcionar seguridad, eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos institucionales, dentro del marco del ordenamiento jurídico y técnico aplicable buscando un proceso de mejora continua. 5.2 Lineamientos para la implementación de la. Criterios de aplicación Las instancias que conforman el SFE adoptan los siguientes criterios para la aplicación de esta política: Autocontrol: Los funcionarios deben ejecutar en forma efectiva y eficiente las actividades y procesos que cada uno administra en su gestión diaria. Efectividad: Grado de realización de las actividades planificadas y de obtención de los resultados. Eficiencia: Uso racional y óptimo de los recursos Promover y fortalecer el MSCI como estrategia de trabajo que incremente la eficiencia, eficacia de las diferentes instancias técnicas en respuesta al cumplimiento de los objetivos por procesos y a la planificación estratégica del SFE Cada instancia deberá implementar el MSCI en forma eficiente, efectivo y acorde con los lineamientos establecidos por el SFE Cada titular subordinado debe establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno específico de la instancia técnica ó administrativa a su cargo. El sistema de control interno específico debe contener como mínimo los elementos definidos en el documento PCCI-CI-G-01 Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE.

6 6 de Fomentar la integridad y ética en el accionar técnico y administrativo del SFE Implementar la rendición de cuentas basada en la responsabilidad que le confiere la Ley de Protección Fitosanitaria 7664 y el mismo MSCI Implementar las acciones de mejora, producto de las autoevaluaciones del sistema de control interno y del SEVRI Dar seguimiento a los Planes de Mejora que se deriva del proceso de Autoevaluación del sistema de control interno y del SEVRI así como de todas las actividades que integran el sistema de control Cada titular subordinado deberá destinar al menos 8 horas mensuales a labores propias en materia de control interno y remitir un informe de avance, cada seis meses a la Unidad de Planificación, Gestión Calidad y Control Interno (PCCI), mediante los cuales se visualice la gestión vinculada con la implementación efectiva del MSCI según el documento PCCI-CI-MO-01 Modelo del Sistema de Control Interno La Unidad de PCCI deberá preparar un informe a la Comisión de Control Interno, de las acciones desarrolladas por las instancias del SFE, para implementar el MSCI La Dirección a través de la Comisión de Control Interno (que es el máximo órgano asesor en materia de control interno), deberá analizar el informe presentado por la Unidad de PCCI y definir las acciones necesarias para implementar el MSCI en forma efectiva en el SFE, así como vigilar la efectividad y eficiencia del sistema de control interno Cada funcionario del SFE aplica los criterios definidos en esta política para construir, mantener y ejercer controles efectivos y eficientes en los procesos y actividades a su cargo. 6. REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE CONTROL INTERNO Revisar la política de control interno en el mes de enero de cada año o cuando los cambios en el ordenamiento jurídico y técnico así lo exijan; situación que debe propiciar mantener su pertinencia y suficiencia. 7. RESPONSABLES DE LA REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE CONTROL INTERNO

7 7 de 7 La Dirección del SFE (con el apoyo de la Unidad PCCI y la Comisión de Control Interno) será la responsable de mantener actualizada la política de control interno. 8. CONTROL DE CAMBIOS Cuadro II. Control de cambios en el documento. No. Descripción del cambio Fecha Aprobado por Firma