MACROPROCESO: EVALUACiÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO. PROCEDIMIENTO: EVALUACiÓN GENERAL Y SOBRE LA MARCHA

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1 Página 1 de 8 PROCESO: Evaluación Independiente SUBPROCESOS: 1. Evaluación al Sistema de Control Interno UN-SIMEGE I 2. Auditorias de Evaluación IndeDendiente 1. INFORMACiÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Evaluar la planeación, ejecución y control en la gestión de los procesos, programas, planes y proyectos de la Universidad, desde la perspectiva del evaluador independiente. Su finalidad es generar información, recomendaciones, alertas y aprendizajes dirigidos a lograr la eficacia y la eficiencia en la toma de decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento de la gestión. ALCANCE: Aplica a todas las actividades de evaluación general y sobre la marcha de la Universidad Nacional de Colombia, en todas sus Sedes. Inicia en el momento en que se identifica la situación a evaluar y se planifican las actividades a realizar y concluye con la socialización del informe final y el diligenciamiento de los compromisos de mejoramiento por parte de los responsables del proceso evaluado. DEFINICIONES: 1. Aprendizaje: proceso de aplicación del conocimiento adquirido a través de la Evaluación; es un medio importante para avanzar hacia los resultados. 2. Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 3. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 4. Evaluación: se considera como un proceso permanente y continúo de revisión y valoración de la planificación, la ejecución y la finalización de los programas, procedimientos, planes o proyectos de la Universidad. Su finalidad es generar información, conocimientos y aprendizaje dirigidos a alimentar la toma de decisiones oportunas y pertinentes para garantizar la eficiencia, la eficacia y la calidad de los procesos, resultados e impactos generados. 5. Evaluación sobre la marcha: es la que se realiza a programas o proyectos que al momento de su evaluación se encuentran en ejecución y que tienen un periodo de tiempo definido. Este tipo de evaluación observa la evolución del desempeño o situación real respecto a lo planificado y si es realizado de acuerdo con las normas vigentes. La evaluación sobre la marcha ofrece una retroalimentación sistemática, da señales de alerta temprana y analiza los factores que pueden haber conducido a esos resultados. Tiene como fin que tanto las directivas de la Universidad, como quienes dirigen los programas o proyectos y todos los interesados, puedan tomar decisiones oportunas que permitan corregir las deficiencias detectadas, o aplicar planes remédiales, si es el caso. 6. Gestión: Capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles 7. ONCI: Oficina Nacional de Control Interno. ~~ 8. Retroalimentación: es un proceso, en el marco del desarrollo del seguimiento y/o evaluación, mediante el cual se divulgan información y conocimientos que se utilizan para evaluar el progreso general hacia el logro de resultados o para confirmar el logro de resultados. La retroalimentación puede consistir en observaciones, conclusiones, recomendaciones y lecciones extrafdas de la experiencia. Puede utilizarse para mejorar el desempeño y como base para la toma de decisiones y para fomentar el aprendizaje en la Universidad. 9. Verificación: comprobación de la verdad o autenticidad de alqo.

2 Página 2 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Constitución Polftica de Colombia: Artículos 209 y Ley 87 del 29 de noviembre de Congreso de Colombia. Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. 3. Ley 872 del 30 de diciembre de Congreso de Colombia. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicio. 4. Decreto 1599 del 20 de mayo de Departamento Administrativo de la Función Pública. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. 5. Resolución orgánica 5544 del 17 de diciembre de Contraloría General de la República. Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República. 6. Resolución 334 del 10 de abril de Rectoría Universidad Nacional de Colombia. Por la cual se establecen las funciones generales de las dependencias del Nivel Nacional de la Universidad Nacional de Colombia. 7. U-IN Elaboración Guías de Evaluación. 8. U-IN Elaboración de Informes. 9. U-IN Elaboración Compromisos de Mejoramiento. 10. U-IN Archivo de Documentos. 11. Declaración Ética-ONCI. CONDICIONES GENERALES: 1. Responsables: Los responsables de realizar las actividades de evaluación, implementar el presente documento, respetar y cumplir las disposiciones aquí planteadas, son el Jefe de la ONCI junto con el grupo de profesionales que integran el equipo multidisciplinario de dicha Oficina. Quienes conforman el equipo de trabajo de la ONCI, como evaluadores independientes de la gestión de la institución y comprometidos con sus diferentes estamentos, contribuyen al mejoramiento de la gestión en un entorno ético, garantizan la imparcialidad de su trabajo y la responsabilidad en la producción de la información, basados en los principios estipulados en la Declaración Ética de la ONCI1 y en las prácticas de auditoría generalmente aceptadas. 2. Resultados de la Evaluación: El trabajo de Evaluación realizado, concluye con la elaboración de un informe final, en el cual se incluye toda la información, tanto de contenido como de la metodología que orienta la evaluación. El informe es una parte significativa de este procedimiento, puesto que constituye la entrega oportuna de la información verídica, con el fin de brindar recomendaciones con miras al mejoramiento de la gestión. El informe es dirigido en primera instancia a la Rectoría y las áreas evaluadas y/o interesadas y socializado a la comunidad en general mediante la publicación de la Ficha Técnica en la Pagina Web. ~ 1 Para mayor detalle, ver: Declaración Ética - Oficina Nacional de Control Interno. (

3 Página 3 de 8 INFORMACiÓN cronogramade evaluaciónes Modificaciones: cual ONCI datos Elaborar ACTIVIDAD Guía PUESTO CARGO CualquierYIO DEmodificación DEPENDENCIA DESCRIPCiÓN que O se realice a este procedimiento deberá ser revisada y aprobada por el jefe de la ONCI. 3. TRABAJO U-FT Guía Evaluación De acuerdo conaplica lo definido TIVOS RE_GISTROS Actividades, de con ONCI realiza SISTEMAS enla el evaluación Plan DE aspectos una Evaluación", alcance Desarrollar los ydel relacionados con QUIPU, Abarca recolección instructivo "Elaboración SIA y otros Recolectar realizar para y análisis y La los recolección apoyo de SARA, datos, y Equipo el apoyode del aluación". ar seguir a cabo enevaluación, equipo realizar, la trabajo. las principales actividades a Para debe la elaboración seguir Equipo y análisis ONCI responsabilidad del coordinador la información y equipoy de emplear trabajo según preliminares: asignados ycampo delegan alacción caso las funciones respectivo. de cada integrante. a cada El equipo uno de la Guía de Evaluación, RESPONSABLE 2. INFORMACiÓN ESPECíFICA DEL PROCEDIMIENTO 'U~

4 Página 4 de I Emitir informe de control preventivo La ONCI ha establecido una herramienta para I ONCI proporcionar de forma rápida una alerta de alguna situación especial que se presente en el desarrollo de una evaluación, con el fin emitir un aviso temprano y brindar las recomendaciones respectivas para su mejora. Oficio Es así como a partir de las observaciones realizadas, se elabora un breve informe sobre las debilidades encontradas que deben ser informadas inmediatamente, con sus respectivas recomendaciones, el cual es enviado a la autoridad respectiva a través de un oficio, solo en casos especiales se enviará a la Rectoría. 2.3 I Elaborar Informe Preliminar La presentación del informe como resultado de ~I la evaluación, es una parte significativa de este procedimiento, por tal motivo, se realiza una versión preliminar que será discutida en primera instancia por el equipo de trabajo con el Jefe de la ONCI, quien as! mismo revisa el informe, realiza el control de calidad al informe y produce observaciones. U-FT Informe Para la elaboración del informe de evaluación se uir el instructivo "Elaboración de Informes": 3 Recibir retroalimentación del informe preliminar Una vez redactado y revisado el informe ONCI preliminar, esta versión debe compartirse con las áreas evaluadas y/o interesadas para recibir observaciones, lo que permite asegurar una comprensión común de las conclusiones generadas y facilita la retroalimentación del informe preliminar. de la evaluación y U-FT Informe Cabe anotar que éste es un sistema de control propuesto por la ONCI para evitar que se genere un informe con conclusiones parcializadas debido a interpretaciones erradas, a la ausencia las pruebas ~~

5 Página 5 de 8 documentales suficientes o en los que falte información. Por tal motivo las partes interesadas son las primeras en conocer el informe y realizar los comentarios que consideren convenientes2, los cuales podrán o no ser considerados por la ONCI para realizar los ajustes al informe, de acuerdo con su pertinencia. Se espera que las partes interesadas env[en la retroalimentación del informe durante los (15) d[as calendario a partir de la fecha de recepción del mismo y presenten sus observaciones de manera argumentada; de igual forma, el equipo de trabajo de la ONCI es responsable de responder y brindar apoyo sobre las inquietudes que tengan las partes interesadas. 4 Ajustar y elaborar la versión final del informe y enviar a las partes interesadas Una vez que se ha presentado el informe I ONCI preliminar a las partes interesadas, el equipo de trabajo analiza las observaciones realizadas y las incorpora, según crea pertinente. De esta forma se obtiene la versión final del informe. Posteriormente, el jefe de la ONCI tiene la responsabilidad de efectuar la última revisión y de presentarlo a Rectoria y a las partes interesadas. Jefe de la ONCI de la evaluación y U-FT Informe Dependiendo de la complejidad de las conclusiones de la evaluación, se debe considerar la posibilidad de realizar una reunión con las partes interesadas, con el fin de presentar los resultados obtenidos. ~~ 2 La ONCI establece y aplica internamente procesos de control de calidad de los informes y de las recomendaciones que produce como lo establece en la Declaración Ética - Oficina Nacional de Control Interno. (

6 MACROPROCESO: EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO: EVALUACION GENERAL y SOBRE LA MARCHA Pagina 6 de 8 5 I Socializar las evaluaciones realizadas Socialización de las evaluaciones realizadas. I ONCI trabajo 5.1 I Socializar la Evaluación al interior del equipo ONCI Tanto los avances en el desarrollo de las I ONCI evaluaciones, como los resultados y debilidades encontradas al culminar una evaluación, son presentados a todo los integrantes de la ONCI. Para ello, la Oficina implementa como práctica interna la presentación por parte del grupo de trabajo de un breve informe derivado de la evaluación, con el fin de mostrar los avances realizados y retroalimentar los temas evaluados. la evaluación equipo de trabajo de y U-FT Memoria Estas presentaciones tienen lugar en las videoconferencias mensuales, en las cuales participan los integrantes de la ONCI presentes en cada una de las sedes de la Universidad I Socializar la Evaluación a la comunidad universitaria Adicional a la presentación interna de los I ONCI resultados de las evaluaciones realizadas, el equipo ONCI en su esfuerzo para promover y aplicar el principio de publicidad que debe atender la gestión de lo público, promueve y desarrolla estrategias de divulgación de los informes generados. Con este fin ha adoptado la presentación de los informes finales a todos los potenciales interesados, a través de la publicación de la Ficha Técnica de la Evaluación en la página Web de la ONCI cuya dirección es: evaluación Administrador la Web ONCI de I U-FT Ficha Técnica internol ~~ 3 La ONCI propicia espacios de discusión y reflexión al interior de su equipo humano como lo define en la Declaración Ética - Oficina Nacional de Control Interno. (

7 Página 7 de 8 Esta publicación se realizará máximo a los 15 dias de emitido el informe final, se exceptúan de esta publicación los informes de carácter confidencial, los cuales dada su condición no contarán con ficha técnica. El seguimiento a las recomendaciones generadas en las evaluaciones, se indica en el procedimiento "Seguimiento a Compromisos de Mejoramiento". 6 Diligenciar los Compromisos de mejoramiento Al finalizar las actividades de evaluación I ONCI propias de la función de la ONCI, las cuales quedan dispuestas en un Informe Final, se seleccionan las debilidades y problemáticas encontradas y las recomendaciones propuestas, para incluirlas en el formato "Compromisos de mejoramiento" y se remiten a las áreas evaluadas para que diligencien las acciones preventivas o correctivas, los responsables de la correspondiente gestión y el cronograma para su cumplimiento. Jefe de la ONCI U-FT Compromisos Mejoramiento de 7 Archivar informes y soportes Diligenciar el formato "Compromisos de Mejoramiento" según lo indicado en el instructivo "Elaboración Compromisos de Mejoramiento". Los informes de evaluación y los documentos I ONCI soportes, se archivan en medio fisico y/o magnético. Para el archivo de la información generada por la ONCI se debe seguir el instructivo "Archivo de Documentos". de la evaluación y Secretaria de la ONCI Asesores Equipo 30/09/2011 Jefe María ELABORÓ EauiDo deinés ONCI la vonci Profesionales vgranados Urrea REVISÓ CARGO FECHAPROBÓ CARGO ~~'

8 PROCEDIMIENTO: EVALUACION GENERAL y SOBRE LA MARCHA Página 8 de 8 ONCI Partes Interesadas \J\~