PROCEDIMIENTO DE TESORERIA GESTIÓN FINANCIERA

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer los criterios necesarios para la recepción y control de ingresos de la organización, así como la programación de cuentas por pagar. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de ingresos y la elaboración del comprobante de egreso y pago de las cuentas pendientes por pagar 3. DEFINICIONES Ingresos: recursos percibidos por la liga como dinero, consignaciones, cheques, donaciones o pagos on line generados por la actividad comercial que realiza la organización Voucher: soporte generado por pagos efectuados con tarjetas debito o crédito Egresos: son las erogaciones o salidas de recursos financieros, motivados por el compromiso de liquidación de pago de un bien o servicio recibido. 4. RESPONSABLES El Director Financiero es responsable de velar por el cumplimiento de este procedimiento y los demás involucrados son responsables de aplicar lo establecido y cumplir las políticas definidas en este documento. 5. DESARROLLO

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3 Página 3 de 6 Ciclo Recepción de Ingresos Asistente de Tesoreria Director Financiero Entregar diariamente los soportes de consignaciones al Director Financiero 14. Verificar que la información contenida en el formato RG- GF02 Control de ingresos sea consistente con lo reflejado en los soportes Si Información es consistente? No 15. Enviar correo electrónico al Asistente de Tesorería solicitando explicación 16. Devolver información verificada al Asistente de Tesorería Si Inconsistencia es solucionada? No 17. Entregar soportes a contabilidad 18. Informar a Gestión Humana y realizar el descuento del faltante Fin PR-GH02 Novedades de personal En caso de cheques devueltos de usuarios el Banco informa a la Liga su causal y el Asistente de Tesoreria debe informar al cliente y de acuerdo a indicaciones se debe reconsignar. Si nuevamente el cheque no posee fondos se debe informar al asesor jurídico para efectué el trámite correspondiente en caso de ser necesario. El Asistente de Tesorería debe verificar que el formato RG-GT03 Control de asignación de campos tenga registrado el número consecutivo con el cual el usuario tomó la hora de campo y luego lo debe diligenciar en el formato RG-GF11 Control de ingresos por práctica libre, con el fin de verificar la información reportada.

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5 Página 5 de 6 En caso de cheques devueltos el Proveedor informa a la Liga y el Director Financiero debe investigar la causa y debe corregir el error. Solicitud de Anticipos: Cuando un funcionario de la Liga requiere hacer la solicitud de anticipos debe registrar en el formato RG-F07 solicitud de anticipos y entregarlo al Asistente de Tesorería con mínimo ocho días de anticipación. Este formato debe tener aprobación del Director Financiero para poder ser entregado el anticipo. 6. INDICADORES DE GESTIÓN Nombre Días de cuentas por pagar Objetivo Medir el número de días que se tarda la organización en pagar a sus proveedores Formula Cuentas por pagar*30días/compras Meta 60 días Fuente de información RG-GF05 Cuentas por pagar Frecuencia Mensualmente 7. CONTROL DE REGISTROS Código RG-GF02 RG-GF03 RG-GF04 RG-GF05 RG-GF06 RG-GF09 RG-GF11 Nombre de Registro Control de ingresos Control saldo de bancos Entrega de valores Cuentas por pagar Control pago de servicios públicos Control de cheques Control de ingresos por práctica libre

6 Página 6 de 6 8. DESCRIPCION DE CAMBIOS Versión inicial: Se incluyó el control de debe realizar el Asistente de Tesoreria en el formato RG-GF11 Control de ingresos por práctica libre. Se estableció la forma de realizar la solicitud de anticipos. 9. REVISION Y APROBACIÓN Elaboró: Revisó: Aprobó: Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Cargo: Cargo: