Gestión Administrativa Gestión de Infraestructura y Mantenimiento Físico Mantenimiento de Bienes Muebles, Inmuebles y Equipos

Transcripción

1 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 1 de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Administrativa/Gestión de la Infraestructura y el mantenimient físic 2. RESPONSABLE(S): Crdinadr Área de Mantenimient 3. OBJETIVO: Examinar periódicamente las cndicines de bienes muebles e inmuebles y equips, asegurand la cnservación en cndicines óptimas de funcinamient, reduciend las psibles averías y falls prvcads, garantizand la dispnibilidad y el funcinamient eficiente de ls recurss físics y tecnlógics, para btener así el rendimient máxim psible de la inversión ecnómica en ests recurss. 4. ALCANCE: Se inicia cn la planeación de unas actividades que se deben ejecutar a ls bienes muebles y enseres; inmuebles (infraestructura física); equips (eléctrics, electrónics, mecánics, electrmecánics, industriales, de cómput, de transprte, bimédics,) y redes (telefónicas, eléctricas de baja y media tensión) teniend en cuenta uns prtcls y termina cn la ejecución de las actividades de mantenimient. 5. MARCO NORMATIVO: Decret 1769 de 1994: Pr el cual se reglamenta la asignación del presupuest para gestión de actividades en equips de mantenimient. Códig Clmbian de Cnstruccines sism resistente NSR10. Nrma UNE-EN 13460, GTC20, GTC62, GTC-ISO- TR10013, GTC-ISO-TR Reslución 2003 de 2014 estándar 3: Mantenimient de equips bimédics. Acuerd 105 de 1993: Estatut General de la Universidad del Cauca. Acuerd 043 de 2002: Pr el cual se adptan nrmas generales sbre la clasificación, administración y custdia de ls bienes de prpiedad de la Universidad del Cauca. Reslución 357 del 2008, adpta el prcedimient de Cntrl Intern Cntable y de reprte del infrme anual de evaluación a la Cntaduría General de la Nación

2 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 2 de CONTENIDO: Acuerd 051 de 2007: Estatut Financier y Presupuestal de la Universidad del Cauca Acuerd 064 de 2008: Estatut de Cntratación de la Universidad del Cauca. Reslución 837 de 2011: Pr la cual se determinan las Plíticas y Prácticas Cntables dentr de la Universidad del Cauca. N. Actividad / Descripción Carg Respnsable Punt de cntrl MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPOS 1 Elabra el prgrama de mantenimient preventiv de ls bienes muebles e inmuebles y equips en las diferentes dependencias de la Universidad del Cauca. Nta 1: Determina si requiere persnal extern para la realización del mantenimient preventiv. Plan de mantenimient Preventiv 2 Elabra la justificación, estudi de necesidad, el presupuest, matriz de riesg y fici de remisión para las actividades del mantenimient preventiv de bienes muebles, inmuebles y equips. Nta 2: Cuand se trata de bras de mantenimient, además de l anterir, se requiere, viabilidad técnica y diseñs. es s Verifica y refrenda la dcumentación requerida para el trámite de la cntratación, Especializad Nta 3: Para cntrats de prestación de servicis se diligencia PA-GA-5-FOR-38 Slicitud de cntratación de talent human pr OPS. PA-GA-5-FOR-38 3 Autriza el prces de cntratación cn

3 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 3 de 19 la slicitud del Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP. Ver prcedimient PA-GA-5.2-PR-6 Egress Presupuestales, para la slicitud del certificad de dispnibilidad presupuestal. Ordenadr del gast Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP 4 Cntratación de actividades de mantenimient. Nta 4: Ver prcedimients de cntratación, si es de mayr cuantía se debe realizar el prces de cntratación para la interventría: PA-GA-5-PR-4 Cntratación directa entre 0 y 100 SMLMV PA-GA-5-PR-6 Cntratación pública mayr a 100 SMMLV Ordenadr del gast Orden de suministr Orden de prestación de servicis Cntrat de suministr Según el tip de cntrat 5 Ntifica la asignación de la supervisión en la ejecución del cntrat. Ordenadr del Gast Verifica Registr del recibid de ntificación de supervisión, Supervisr 6 Ejecuta el mantenimient y la cntratación. Nta 5: Para el cas de mantenimient de equips se realiza el acta de recibid a satisfacción de la actividad. es s PA-GA-5-FOR-16: Acta de Iniciación, PA-GA-5-FOR-36: Acta de Liquidación final, PA-GA-5-FOR-3: Acta de Suspensión de OPS, PA-GA-5-FOR-27: Acta de Reiniciación de OPS, Supervisres,

4 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 4 de 19 Cada vez que se requiera, Sistema Help sk, Supervisión en infrmes 7 Registra las actividades de mantenimient realizadas, en el sistema Help Desk. es s, Técnics Operativs y Administrativs, Trabajadres ficiales Registra reprte de mantenimient en el Sistema Help Desk, Reprtes de actividades físics Infrmes de supervisres 8 Asigna órdenes de trabaj al persnal técnic y perativ de acuerd a ls bienes muebles, inmuebles y equips para la realización de actividades de mantenimient preventiv, si el mantenimient se realiza cn persnal de la Universidad del Cauca. es s Genera órdenes de trabaj a través del sistema Help Desk, universitari 9 Registra las actividades de mantenimient y ls respnsables de acuerd a ls prtcls establecids. Técnic Administrativ del Área de Equips, Mnitres, Cntratistas, Auxiliares de Servicis de Mantenimient, Técnics Operativs Sistema Help Desk Rutina de mantenimient. Reprte de servici 10 Realiza seguimient a las actividades es s, Supervisa y registra nvedades en el

5 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 5 de generadas y ejecutadas del mantenimient intern. Infrma al usuari del bien que ya está dispnible para su us. Técnic Operativ Respnsable Sistema Help Desk Técnic Operativ Sistema Help Desk Reprtes de Servici Recib del bien pr parte del usuari, Registr Help Desk MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPOS 1 Realiza slicitud de mantenimient crrectiv. Jefe de la dependencia y/ usuari del bien Slicitud de mantenimient pr crre electrónic medi telefónic 2 3 Registra en el sistema Help Desk la slicitud de arregl del equip del bien mueble e inmueble, su ubicación y respnsable. Visita en el siti dnde se requiere el mantenimient cn el fin de evaluar las cndicines perativas y funcinales de ls bienes muebles, inmuebles y equips. Nta 6: Hace un diagnóstic preliminar, determina si la reparación la puede realizar persnal intern pr cntratación. Respnsable del manej del sistema Help Desk, Área de Mantenimient es s Persnal designad para el respectiv mantenimient Verifica registr en el sistema Help Desk Asignación de códig de seguimient Registra el reprte de la actividad en Helpdesk,, Persnal designad para el respectiv mantenimient Nta 7: Diligencia frmat PA-GA-5- FOR-12 Cntrl de Salida y Entrada de Equips y/ Elements, en cas de mvilizar el bien. Nta 8: Si hay necesidad de mvilizar el bien, el respnsable slicita servici de transprte. Ver prcedimient PA-GA- Respnsable del bien Crdinadr Área de Transprte Verifica que el bien que sale de la institución sea el relacinad en el frmat PA- GA-5-FOR-12 Cntrl de Salida

6 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 6 de PR-1 Servici de transprte. y Entrada de Equips y/ Elements; vigilante (intern extern) 4 Determina si la reparación la realiza persnal intern extern, teniend en cuenta el diagnóstic y las actividades a realizar. Supervisa las cntratacines, Ordenes de servici intern 5 Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris si el tiemp del mantenimient es mayr a 30 días. Ofici remisri,, Área de Adquisicines e Inventaris 6 Realiza un estudi de ls precis del mercad cuand se requiera realizar presupuests. Ctización 7 Elabra la justificación, estudi de necesidad, el presupuest, matriz de riesg y fici de remisión para las actividades del mantenimient crrectiv de bienes muebles, inmuebles y equips Nta 9: Cuand se trata de bras de mantenimient, además de l anterir, se requiere, viabilidad técnica y diseñs. Nta 10: Para cntrats de prestación de servicis se diligencia PA-GA-5-FOR- 38 Slicitud de cntratación de talent human pr OPS. es s Verifica y refrenda la dcumentación requerida para el trámite de la cntratación, especializad 8 Autriza el prces de cntratación cn

7 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 7 de 19 la slicitud del Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP. Nta 11: Ver prcedimient PA-GA-5.2- PR-6 Egress Presupuestales. Ordenadr del gast Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP 9 Cntratación de actividades de mantenimient. Nta 12: Ver prcedimients de cntratación, si es de mayr cuantía se debe realizar el prces de cntratación para la interventría: PA-GA-5-PR-4 Cntratación directa entre 0 y 100 SMMLV. PA-GA-5-PR-6 Cntratación pública mayr a 100 SMMLV. Ordenadr del gast Orden de suministr Orden de prestación de servicis Cntrat de suministr Según el tip de cntrat 10 Ntifica la asignación de la supervisión en la ejecución del cntrat. Ordenadr del gast Verifica Registr del recibid de ntificación de supervisión, Supervisr 11 Ejecuta el mantenimient y la cntratación. Para el cas de mantenimient de equips se realiza el acta de recib a satisfacción de la actividad. es s Sistema Help Desk, Supervisión en infrmes, Cada vez que se requiera 12 Registra las actividades de mantenimient realizadas, en el sistema Help Desk. es s, Técnics perativs y administrativs, Trabajadres ficiales Registra reprte de mantenimient en el sistema Help Desk, Infrmes de supervisres

8 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 8 de 19 Reprte 13 Da cncept técnic y slicita la baja del element en el Área de Adquisicines e Inventaris, en el cas de equips que n pueden ser reparads. Nta 13: Recmienda renvación de equips cn especificacines técnicas, de acuerd a la tecnlgía actual. Nta 14: Relacina las partes de ls equips que puedan ser reutilizadas. Recib de la ntificación Área de Adquisicines e Inventaris y respnsable del equip Ver prcedimient PA-GA PR-15 Baja de bienes. 14 Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris del recib a satisfacción del mantenimient reprtad y puesta en funcinamient de ls equips que estaban en mantenimient pr más de 30 días. Recib de la ntificación, Área de Adquisicines e Inventaris 15 Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris la ptencialización mejramient, el aument de vida útil y el avalú del bien. (Área de Mantenimient) Ofici 16 Realiza Cnciliación de la infrmación de bienes en mantenimient y dads de baja cn la infrmación del Área de Mantenimient y el Área de Adquisicines e Inventaris., Área de Mantenimient y Área de Adquisicines e Inventaris Verifica cnciliación, Especializad 17 Elabra infrme de ejecución de actividades de mantenimient. Verifica infrme, prfesinal especializad

9 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 9 de 19 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMÉDICOS 1 Verifica el inventari ttal de ls equips bimédics pertenecientes a la institución, teniend en cuenta las características técnicas y perativas de cada un de ells, la ubicación, la infrmación cmercial y ls requerimients para su funcinamient. Ingenier Bimédic Inventari de equips 2 Implementa las hjas de vida de ls equips nuevs y ls que n están invlucrads en el prces a través de las herramientas tecnlógicas que dispne la Universidad, teniend en cuenta la infrmación recpilada en la actividad 1. Ingenier Bimédic Hjas de vida 3 Elabra el crngrama de mantenimient, para dar cumplimient a ls manuales de usuaris y a la reslución 2003 de 2014 para la tecnlgía bimédica. Ingenier Bimédic Crngrama de Mantenimient 4 Elabra prtcls de mantenimient. Ingenier Bimédic Dcument de prgramación 5 Realiza seguimient a las actividades generadas y ejecutadas del mantenimient intern y cntrla ls prcess de cntratación de servicis externs para equips. es s Técnic Operativ Cntratista Verifica Cntrats, rdenes de suministr, rdenes de servici, Sistema Help Desk, 6 Técnic Administrativ del Sistema Help Desk Rutina de

10 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 10 de 19 Registra las actividades de mantenimient y ls respnsables de acuerd a ls prtcls establecids. Área de Equips, Mnitres, Cntratistas, Auxiliares de Servicis de Mantenimient, Técnics Operativs mantenimient, Reprtes de mantenimient 7 Determina si la reparación la realiza persnal intern extern, teniend en cuenta el diagnóstic y las actividades a realizar. Supervisa las cntratacines,, Ordenes de servici intern 8 Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris, si el tiemp del mantenimient es mayr a 30 días. Ofici remisri,, Área de Adquisicines e Inventaris 9 Realiza un estudi de ls precis del mercad, cuand se requieren realizar presupuests. Ctización 10 Elabra la justificación, estudi de necesidad, presupuest, matriz de riesg y fici de remisión para las actividades del mantenimient equips Nta 14: Cuand se requiera bras de adecuación para puesta en funcinamient del equip, además de l anterir, se presenta viabilidad técnica y diseñs. es s Verifica y refrenda la dcumentación requerida para el trámite de la cntratación, especializad Nta 15: Para cntrats de prestación de servicis se diligencia PA-GA-5-FOR- 38 Slicitud de cntratación de talent

11 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 11 de 19 human pr OPS. 11 Autriza el prces de cntratación cn la slicitud del Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP Nta 16: Ver prcedimient PA-GA-5.2- PR-6 Egress Presupuestales, para la slicitud del certificad de dispnibilidad presupuestal. Ordenadr del gast Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP 12 Cntratación de actividades Ver prcedimients de cntratación PA- GA-5-PR-4 Cntratación directa entre 0 y 100 SMMLV Ordenadr del gast Orden de suministr Orden de prestación de servicis Cntrat de suministr Según el tip de cntrat 13 Ntifica la asignación de la supervisión en la ejecución del cntrat. Ordenadr del Gast Verifica Registr del recibid de ntificación de supervisión, Supervisr 14 Ejecuta el mantenimient y la cntratación Nta 17: Para el cas de mantenimient de equips se realiza el acta de entrega y recibid a satisfacción. es s PA-GA-5-FOR-16: Acta de Iniciación, PA-GA-5-FOR-36: Acta de Liquidación final, PA-GA-5-FOR-3: Acta de Suspensión de OPS, PA-GA-5-FOR-27: Acta de

12 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 12 de 19 Reiniciación de OPS, Supervisres, Sistema Help Desk, Supervisión en infrmes 15 Ejecuta el crngrama de mantenimient de ls equips bimédics. Ingenier Bimédic, Técnic Bimédic Infrme del recurs tecnlógic de equip bimédic 16 Dcumenta las actividades que se realizan en la ejecución del mantenimient preventiv y/ crrectiv en las hjas de vida de cada equip. Ingenier Bimédic Reprte de mantenimient Da cncept técnic y slicita la baja del element en el Área de Adquisicines e Inventaris, en el cas de equips que n pueden ser reparads. Supervisa y autriza, 17 Nta 18: Recmienda renvación de equips cn especificacines técnicas, de acuerd a la tecnlgía actual. Nta 19: Relacina las partes de ls equips que puedan ser reutilizadas. Ver prcedimient PA-GA PR-15 Baja de bienes. Ingenier Bimédic Recib de la ntificación Área de Adquisicines e Inventaris y respnsable del equip 18 Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris del recib a satisfacción del mantenimient reprtad y puesta en funcinamient de ls equips que estaban en mantenimient pr más de 30 días. Recib de la ntificación Área de Adquisicines e Inventaris

13 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 13 de Infrma al Área de Adquisicines e Inventaris la ptencialización mejramient, el aument de vida útil y el avalú del bien. Ingenier Bimédic Verifica fici, (Área de Adquisicines e Inventaris) 20 Realiza Cnciliación de infrmación de equips en mantenimient y dads de baja cn la infrmación del Área de Mantenimient y el Área de Adquisicines e Inventaris., Área de mantenimient y Área de Adquisicines e Inventaris Verifica cnciliación, Especializad 21 Elabra infrme de ejecución de actividades de mantenimient. Verifica infrme, prfesinal especializad, mensualmente ASEO Y JARDINERIA CONTRATACION EXTERNA 1 Estudia necesidades de persnal de ase y jardinería, realiza slicitud de cntratación. Estudis de necesidades 2 Realiza un estudi de ls precis del mercad, cuand se requieren realizar presupuests. Ctización 3 Elabra la justificación, estudi de necesidad, presupuest, matriz de riesg y fici de remisión para las actividades de ase y jardinería. Nta 20: Para cntrats de prestación de servicis se diligencia PA-GA-5-FOR- 38 Slicitud de cntratación de talent s Verifica y refrenda la dcumentación requerida para el trámite de la cntratación.

14 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 14 de 19 human pr OPS. 4 Autriza el prces de cntratación cn la slicitud del Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP. Nta: Ver prcedimient PA-GA-5.2-PR- 6 Egress Presupuestales. Ordenadr del gast Certificad de Dispnibilidad Presupuestal, CDP 5 Cntratación de actividades de ase y jardinería. Nta 21: Ver prcedimients de cntratación, si es de mayr cuantía se debe realizar el prces de cntratación para la interventría: PA-GA-5-PR-4 Cntratación directa entre 0 y 100 SMMLV PA-GA-5-PR-6 Cntratación pública mayr a 100 SMMLV Ordenadr del gast Orden de suministr Orden de prestación de servicis Cntrat de suministr Según el tip de cntrat 6 Ntifica la asignación de la supervisión en la ejecución del cntrat. Ordenadr del Gast Verifica Registr del recibid de ntificación de supervisión, 7 Supervisión de la Ejecución del cntrat de ase y jardinería. es PA-GA-5-FOR-16: Acta de Iniciación, PA-GA-5-FOR-36: Acta de Liquidación final, PA-GA-5-FOR-3 Infrmes mensuales de la prestación del servici pr parte de la empresa

15 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 15 de 19 cntratada. ASEO Y JARDINERIA PERSONAL DE PLANTA 1 Elabra prgramación y distribución del persnal de ase y jardinería (planta) Técnic Administrativ Prgramación y distribución del persnal revisad pr 2 Asigna áreas de trabaj al persnal sbre el servici de ase y jardinería a realizar, mediante fici. Técnic Administrativ VB Ofici de ntificación, 3 Realiza slicitud de implements de ase y jardinería al Área de Adquisicines e Inventaris, para el persnal de planta. 4 Recibe implements de ase. Técnic Administrativ, Auxiliares de mantenimient Verifica frmat PA-GA FOR-1 Slicitud de bienes, Especializad Recib a satisfacción de implements de ase. 5 Realiza inspección a las áreas de trabaj cn el fin de verificar la calidad del servici. Nta 22: se realizara recrrid de ruta sanitaria de residus de material rgánic y reciclable de las diferentes facultades y dependencias de acuerd a la prgramación en el vehícul asignad especialmente para esta actividad y serán dispuests en el depósit autrizad. Técnic Administrativ Libr de cntrl de inspeccines, Factura de (SQUID). Relación mensual de material reciclad

16 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 16 de 19 Nta 23: Entrega dcument de recib de material reciclable en la Vicerrectría Administrativa para expedición de factura universitaria (SQUID). Nta 24: Entrega en el depósit la factura universitaria para la respectiva cnsignación Nta 25: Elabra relación mensual de material reciclad y envía a la Oficina de Planeación y Desarrll Institucinal 7. FORMATOS: 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PA-GA FOR-1 Slicitud de bienes. PA-GA-5-FOR-3 Acta de Suspensión de OPS. PA-GA-5-FOR-12 Cntrl de Salida y Entrada de Equips y/ Elements. PA-GA-5-FOR-16 Acta de Iniciación. PA-GA-5-FOR-27 Acta de Reiniciación de OPS PA-GA-5-FOR-36 Acta de Liquidación final. PA-GA-5-FOR-38 Slicitud de cntratación de talent human pr OPS. Mantenimient preventiv: Se define cm las accines técnicas y administrativas que se realizan para el cuidad e inspección sistemática de un equip, element e infraestructura cn el prpósit de mantenerls en buen estad de funcinamient, evitar y detectar fallas menres antes que estas se cnviertan en fallas mayres. La aplicación del mantenimient preventiv permite que ls equips y la infraestructura funcinen a plena capacidad y elimina ls psibles riesgs de quedar fuera de servici casinand grandes csts. Para su aplicación es necesari cntar cn persnal de alt grad de cncimient técnic y una rganización administrativa. Mantenimient crrectiv: Cnsiste en crregir las fallas en ls equips cuand estas se presentan, usualmente sbre una base n planificada.

17 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 17 de REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: N. Códig PA-GA-5.4-PR PA-GA-5.4-PR-18 Mdificacines Creación del prcedimient, a partir de la unificación de ls prcedimients MA-GA PR-2 Crdinación y supervisión de vigilancia de bienes muebles e inmuebles, MA-GA PR-5 Mantenimient de Bienes Muebles e Inmuebles, MA-GA PR-6 Servicis de Ase y Jardinería, MA-GA PR-8 Mantenimient del parque autmtr y MA-GA PR-9 Mantenimient de bienes muebles y Equips. PA-GA-5.4-PR-18 actualización del cntenid de las actividades 10. ANEXOS: Anex A: Cnvencines del diagrama de fluj Anex B: Diagrama de Fluj del prcedimient en cnstrucción ELABORACIÓN REVISIÓN Nmbre: Respnsable Subprces Carg: Fecha: REVISIÓN Nmbre: Respnsable Prces Carg: Vicerrectr(a) Administrativ Fecha: APROBACIÓN Nmbre: Respnsable de Gestión de Calidad Carg: Directr Fecha: Rectr Fecha: Nta: La firma en el espaci revisión - respnsable de subprces, aplica cuand el subprces exista.

18 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 18 de 19 Anex A: Cnvencines del diagrama de fluj SIMBOLO Inici SIGNIFICADO Identifica el inici del prces. Representa la preparación de un dcument en riginal. Representa la preparación de un dcument que se elabra en riginal y varias cpias. Representa la tma de decisines. Representa una peración. Cnectr de páginas. Cnectr intern. Permite cnectar actividades frmats cn tras actividades dentr del Flujgrama. Indica el sentid de la infrmación. Las flechas se utilizan para cnectar ls diferentes símbls y cn ell se representa el recrrid de la infrmación entre las diferentes actividades dependencias. Fin Representa el final del prcedimient/prces.

19 Códig:PA-GA-5.4-PR-18 Versión: 1 Fecha de actualización: Página 19 de 19 Anex B: Diagrama de fluj del prcedimient