Aviso de prácticas de privacidad

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1 EXETER HOSPITAL 5 Alumni Drive Exeter, NH Aviso de prácticas de privacidad ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE. Este Aviso de prácticas de privacidad describe cómo podemos usar y divulgar su información médica protegida para llevar a cabo tratamientos, pago y actividades de atención médica, así como para otros fines que permita o requiera la ley. También describe sus derechos de acceso y control de su información médica protegida. La "información médica protegida" es información acerca de usted que incluye información demográfica (como su dirección y fecha de nacimiento) que puede identificarlo y que describe su salud física o mental en el pasado, presente o futuro, así como los servicios de atención médica y tratamiento relacionados con ella. Proteger su privacidad es una prioridad para nosotros y las leyes federales y estatales nos obligan a mantener la privacidad de su información médica protegida. También estamos obligados a proporcionarle este aviso de nuestros deberes y prácticas de privacidad, y cumplir con los términos del aviso actualmente en vigencia. En caso de que haya cualquier vulneración de información médica protegida no segura que le afecte, le proporcionaremos un aviso de la vulneración. Revise este aviso con detenimiento. A pesar de que hemos descrito las maneras en que podemos usar o divulgar su información médica protegida, no hemos descrito cada situación o circunstancia que podría estar involucrada en el uso o divulgación de su información médica protegida. Si tiene preguntas acerca de este aviso o desea obtener información adicional acerca de nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro funcionario de privacidad al número de teléfono o dirección que se indica debajo. 1. Usos y divulgaciones permisibles y necesarias de su información médica protegida En determinadas situaciones, debemos obtener una autorización por escrito antes de usar o divulgar su información médica protegida. Sin embargo, con excepción de lo mencionado, no necesitamos autorización por escrito cuando usamos o divulgamos su información médica protegida para los propósitos descritos en las categorías de abajo. Para cada categoría de usos y divulgaciones enumeradas debajo, hay uno o más ejemplos de los tipos de usos y divulgaciones que entrarían en la categoría. No se enumera cada ejemplo del tipo de uso o divulgación en cada categoría. Tratamiento: podemos usar su información médica protegida, según sea necesario y de conformidad con los requisitos legales que correspondan, para proporcionar, coordinar o administrar su atención médica y cualquier servicio relacionado que le proporcionemos. Por ejemplo, podríamos divulgar su información médica protegida, según sea necesario, a un médico, un enfermero o a un miembro no médico de nuestro personal involucrado en brindarle atención y tratamiento. Con su consentimiento, también podemos proporcionar su información médica protegida a un terapeuta, enfermero, médico, proveedor de equipo médico duradero u hospital que se involucre en proporcionarle atención subsecuente o continua, tratamiento o artículos o servicios relacionados. #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 1 de 7

2 Usamos varios métodos para transmitir su información médica protegida a otros proveedores y centros de atención médica involucrados en su atención. Estos métodos incluyen (i) transmisión electrónica segura a través de la Organización de Información de Salud de New Hampshire (New Hampshire Health Information Organization, NHHIO), una entidad establecida para enviar información médica protegida de forma segura de un proveedor o centro a otro; (ii) interfaces directas entre varios sistemas de registros médicos electrónicos con entidades afiliadas; (iii) por facsímil; y (iv) a través del correo de los EE. UU. Usted tiene derecho a elegir que su información médica protegida no se transmita a través de la NHHIO. Si desea hacer uso de ese derecho, envíe una carta que establezca que no quiere que su información médica protegida se transmita a través de la NHHIO a nuestro Funcionario de privacidad a la dirección que aparece debajo. Pago: con su consentimiento, su información médica protegida puede usarse y divulgarse, según sea necesario, para obtener el pago por servicios de atención médica que nosotros le proporcionemos o que le proporcione otro proveedor de atención médica involucrado en su atención. Esto significa información sobre la atención y el tratamiento que se le proporciona, además de cualquier medicamento o suministros que pueda haber recibido, información demográfica e información de diagnóstico (lo que significa los motivos para la atención y el tratamiento proporcionados o descripciones de lesiones, enfermedades o trastornos que pudiera tener) pueden divulgarse a su compañía de seguro médico u otro tercero responsable del pago, como Medicare o Medicaid (colectivamente denominados de aquí en adelante como "su plan de salud"), para que nosotros o, según corresponda, otro proveedor pueda recibir pago. Por ejemplo, podemos necesitar darle su información al plan de salud sobre servicios profesionales proporcionados por un médico o un procedimiento médico que realizamos, de forma que podamos cobrar esos servicios o ese procedimiento. También podemos informarle a su plan de salud sobre atención o tratamiento que pudiera o que va a recibir para obtener aprobación previa para el tratamiento o para determinar si la atención o tratamiento están cubiertos por su plan de salud. Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su información médica protegida para actividades operativas y comerciales. Por ejemplo, podemos usar o divulgar información en su expediente médico para evaluar la calidad de su atención, para monitorear y evaluar los servicios que proporcionamos, para propósitos de licencias o regulatorios, o para fines educativos o de formación. Además, podemos divulgar su información médica protegida a "socios comerciales" que realizan o proporcionan determinadas actividades o servicios, como transcripción, facturación o almacenamiento o copiado de expedientes médicos, en su nombre, Siempre que tengamos un acuerdo con un socio comercial, tendremos implementado un acuerdo por escrito para proteger la privacidad y la seguridad de su información médica protegida, y limitaremos la cantidad de información que divulgamos al socio comercial a la cantidad necesaria para lograr la actividad o servicio particular que el socio comercial realiza o nos proporciona. Recaudación de fondos: sin obtener primero una autorización por escrito, podemos usar o divulgar a una fundación relacionada institucionalmente o un socio comercial los siguientes tipos de información médica protegida para fines de recaudación de fondos: (i) información demográfica, que incluye nombre, dirección, otra información de contacto, edad, sexo y fecha de nacimiento; (ii) fechas de atención médica que se le proporcionó; (iii) departamento de servicios de información; (iv) médico tratante; (vii) información de resultados, que incluye información relacionada con cualquier resultado deficiente de un tratamiento o servicios; y (vii) estado del seguro de salud. Usted tiene derecho a elegir no recibir comunicaciones de recaudación de fondos de nuestra parte o de cualquier otro en nuestro nombre. Si no desea recibir dichas comunicaciones de recaudación de fondos, envíe una carta que indique que no desea recibir comunicaciones de recaudación de fondos a: Community Relations, 5 Alumni Drive, Exeter, NH #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 2 de 7

3 No necesitamos una autorización por escrito cuando usamos o divulgamos su información médica protegida para estos otros fines. Manejo de casos, coordinación de la atención y recordatorios de tratamiento: podemos usar y divulgar su información médica protegida para comunicarnos con usted para fines de manejo de casos y coordinación de la atención, o para proporcionarle recordatorios relacionados con un tratamiento. Alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su información médica protegida para informarle o recomendarle tratamientos o terapias, proveedores de atención médica o ámbitos de que pudieran ser de su interés. Beneficios y servicios relacionados con la salud: podemos usar y divulgar su información médica protegida para informarle acerca de programas de salud y actividades de promoción de salud patrocinados por el gobierno, como promover una dieta saludable o animarlo a que se realice ciertas pruebas de diagnóstico de rutina.. Por ley: divulgaremos su información médica protegida cuando nos los exijan las leyes y disposiciones federales y estatales. Por ejemplo, debemos hacer divulgaciones cuando lo exige (i) el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos para determinar nuestro cumplimiento con los requisitos federales de privacidad o (ii) la ley de New Hampshire para denunciar abuso o negligencia infantil. Cuando hacemos una divulgación exigida por la ley, se hará en cumplimiento de la ley y se limitará a los requisitos relevantes de la misma. Actividades de salud pública: podemos divulgar su información médica protegida para actividades de salud pública, como al informar sobre su información médica protegida a una autoridad de salud pública que esté autorizada por ley a recopilar o recibir dicha información con el fin de prevenir o controlar una enfermedad o discapacidad. Por ejemplo, podemos divulgar información para fines de vigilancia e investigación de salud pública, e informes requeridos a la Administración de Alimentos y Medicamentos respecto a productos regulados. Adultos víctimas de abuso o maltrato: si usted es un adulto que está incapacitado y se sospecha que fue sometido a abuso, maltrato, auto maltrato o explotación, o vive en condiciones peligrosas, podemos divulgar su información médica protegida a una autoridad gubernamental autorizada por ley para recibir dicha información. Actividades de supervisión de la salud: podemos divulgar su información médica protegida a una agencia de supervisión de la salud (como la Unidad de control de fraudes a Medicaid de New Hampshire) para actividades de supervisión autorizadas por la ley, que incluyen auditorías, investigaciones civiles, administrativas o penales, inspecciones y licencias. Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su información médica protegida en el transcurso de un proceso judicial o administrativo, en respuesta a la orden de una corte o tribunal administrativo (en la medida en que dicha autorización esté expresamente autorizada) o en determinadas condiciones en respuesta a un citatorio, solicitud para divulgar pruebas u otro proceso legítimo. Propósitos de cumplimiento de la ley: también podemos divulgar información médica protegida, siempre que se cumplan los requisitos legales, para propósitos de cumplimiento de la ley. Estos propósitos de cumplimiento de la ley incluyen (i) informes requeridos de ciertas heridas y lesiones, (ii) responder a ciertos procesos legales, como un citatorio de un gran jurado, (iii) #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 3 de 7

4 responder a solicitudes de información limitada para fines de identificación y ubicación, (iv) responder a una solicitud de información sobre la víctima de un delito, (v) denunciar una sospecha de que ha ocurrido una muerte como resultado de una conducta criminal, y (vi) divulgar información en el caso de que ocurre un crimen en nuestras instalaciones. Forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos divulgar su información médica protegida a un forense o examinador médico para fines de identificación, determinación de la causa de una muerte y otras tareas según lo autorizado por la ley, o al director de una funeraria, consistente con la ley aplicable y según sea necesario para la realización de sus tareas. Donación de órganos, ojos o tejidos: podemos usar o divulgar su información médica protegida a organizaciones de búsqueda de órganos u otras entidades involucradas en la búsqueda, almacenamiento o trasplante de órganos de cadáveres, ojos o tejidos con el fin de facilitar la donación y el trasplante de órganos, ojos o tejidos. Fines de investigación: bajo determinadas circunstancias y después de que una Junta de revisión institucional o Junta de privacidad se asegure de que las protecciones adecuadas para proteger su privacidad están implementadas, podemos divulgar su información médica protegida para fines de investigación. Evitar una amenaza grave a la salud o a la seguridad: consistente con las leyes y normas de conducta ética aplicables, podemos usar o divulgar su información médica protegida si creemos de buena fe que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o el público. Funciones especializadas del gobierno: bajo determinadas circunstancias, si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podemos usar o divulgar su información médica protegida para actividades que las autoridades militares correspondientes consideren adecuadas. Incluso si usted no es miembro de las Fuerzas Armadas, podremos divulgar su información médica confidencial a oficiales federales autorizados para la realización de actividades de seguridad nacional e inteligencia, incluida la prestación de servicios de protección para el Presidente u otros autorizados legalmente. II. Indemnización de los trabajadores: podemos divulgar su información médica protegida según se autoriza, y en la medida en que sea necesario, para cumplir con la legislación estatal relacionada con la indemnización a los trabajadores u otros programas similares legalmente establecidos. Usos y divulgaciones de información médica protegida que exigen que se le proporcione la oportunidad de aceptar o negarse En las siguientes situaciones, podemos usar o divulgar su información médica protegida sin autorización por escrito si, cuando se le proporcione una oportunidad para oponerse al uso o divulgación, usted no se oponga (que significa prohibir o restringir) el uso o divulgación. Si la oportunidad para objetar no se le puede proporcionar debido a una incapacidad o una circunstancia de tratamiento de emergencia, podemos usar o divulgar su información médica protegida si, en nuestro juicio profesional o el de su médico, es lo mejor para sus intereses. Directorio del centro: a menos que se oponga, podemos incluir cierta información protegida de salud limitada sobre usted en nuestro directorio de pacientes hospitalizados durante su admisión o estancia en Exeter Hospital para ayudar a familia, amigos y visitantes a encontrarle y a #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 4 de 7

5 saber sobre su estado general o proporcionarle dicha información a miembros del clero. Esta información incluye su nombre, su ubicación en el hospital, su afección descrita en términos generales (como estable o bien) y su filiación religiosa. La información en el directorio del centro, excepto su filiación religiosa, pueden divulgarse a cualquiera que pregunte por usted por su nombre. La información sobre su filiación religiosa solo se puede divulgar a miembros del clero. Clero: a menos que usted se oponga, su filiación religiosa podrá proporcionarse a un miembro del clero, como un sacerdote o rabino, incluso aunque no pregunten por usted por su nombre de forma que pueda visitarlo durante su estadía en el hospital. Personas involucradas en su atención: a menos que usted se oponga, podemos usar o divulgar a familia, amigos u otras personas que usted identifique como involucradas en su atención o pago relacionado con su atención médica información médica protegida que es directamente relevante para la participación de dicho individuo. Asimismo, a menos que usted se oponga, podremos usar o divulgar su información para informar o ayudar a informar acerca de su ubicación o su estado de salud general a un familiar, representante personal o a cualquier otra persona que sea responsable de su cuidado. III. Fines de asistencia en caso de desastres: a menos que usted se oponga, podemos usar o divulgar su información médica protegida a una entidad pública o privada autorizada por ley o por su estatuto para asistir en esfuerzos en caso de desastres con el fin de coordinar dichos esfuerzos. Usos y divulgaciones de información médica protegida que requieren autorización por escrito Usos y divulgaciones de su información médica protegida para fines distintos a los descritos arriba solo se harán con una autorización por escrito válida. Por ejemplo, bajo la ley de New Hampshire, la identidad de una persona que se realiza pruebas de detección del virus de inmunodeficiencia humana (VIH) puede divulgarse en respuesta a una solicitud por escrito únicamente si dicha persona ha dado su autorización por escrito para la divulgación; sin embargo, un médico u otro profesional de atención médica pueden divulgar información relacionada con la identidad y los resultados de las pruebas de una persona que se sometió a pruebas de detección de VIH a otros médicos y proveedores de atención médica directamente involucrados en la atención médica de la persona cuando la divulgación sea necesaria para proteger la salud de esa persona. Además, bajo la ley de New Hampshire, se requiere consentimiento por escrito para divulgaciones relacionadas con pruebas genéticas y resultados de pruebas genéticas, excepto por divulgaciones por parte de profesionales adecuados dentro de un consultorio médico u hospital. Además, debemos tener una autorización por escrito válida para usar o divulgar determinados tipos de información médica protegida para fines de comercialización, para vender información médica protegida o enviar información médica protegida a un abogado que lo represente. Si usted autoriza por escrito el uso o divulgación de su información médica protegida para un propósito específico, puede revocar esta autorización en cualquier momento. Si revoca su autorización, ya no usaremos su información médica protegida para usar o divulgar su información médica protegida para los motivos descritos en su autorización por escrito. Comprenda que, si usted revoca su autorización, no somos capaces de deshacer cualquier uso ni retirar cualquier divulgación que ya hayamos hecho con base en esa autorización. IV. Sus derechos en relación con su información médica protegida A continuación se presenta una declaración de sus derechos respecto a su información médica protegida y una breve descripción de la manera en la que usted puede ejercer estos derechos. #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 5 de 7

6 Derecho a solicitar una restricción: tiene derecho a solicitar que no usemos ni divulguemos su información médica protegida para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Por ejemplo, usted tiene derecho a solicitar que no divulguemos parte de su información médica protegida a un familiar u otro individuo involucrado en si atención, o para los fines de notificación descritos en este Aviso de prácticas de privacidad. Sin embargo, no estamos obligados a aceptar ninguna restricción solicitada al uso o divulgación de su información médica protegida, excepto si solicita que no divulguemos su información médica protegida a un plan de salud para fines de obtener pago u operaciones de atención médica, la divulgación no sea obligatoria por ley por otro motivo y la información médica protegida involucrada en la solicitud se relacione únicamente con un artículo o servicio de atención médica por el que usted, o una persona que no sea el plan de salud a su nombre, nos haya pagado la totalidad antes de recibir el artículo o inicio del servicio. Si desea solicitar una restricción, debe enviar su solicitud a nuestro Funcionario de privacidad. Su solicitud debe indicar la restricción específica solicitada y a quién quiere que se aplique la restricción; y, si desea solicitar una restricción de la divulgación de información médica protegida a un plan de salud, debe pagarnos la totalidad antes de recibir el artículo o del inicio del servicio de atención médica relacionados con la restricción solicitada. Derecho a recibir comunicados confidenciales: tiene derecho a solicitar recibir comunicados confidenciales que contengan información médica protegida por medios alternativos, como contactarlo a un número de teléfono específico o en un lugar alternativo, por ejemplo, que nos comuniquemos con usted en su trabajo y no en su casa. Cumpliremos las solicitudes que sean razonables. Podemos condicionar cumplir esta solicitud al solicitarle información respecto a cómo se manejará el pago o una dirección alternativa, u otro método de contacto. No le pediremos una explicación respecto al motivo de su solicitud. Si desea hacer una solicitud para recibir una comunicación confidencial, haga esta solicitud por escrito a nuestro Funcionario de privacidad. Derecho a inspeccionar y copiar su información médica protegida: usted tiene derecho a inspeccionar y obtener copias de su juego de registros designado, lo que significa registros médicos y de facturación que mantenemos y usamos para tomar decisiones sobre usted. A pesar de que tiene derecho a obtener copias de sus registros, podemos cobrar por brindarle esas copias a precios establecidos por la ley de New Hampshire. En algunos casos, como cuando los registros se han compilado con anticipación razonable, o se han usado en una acción o proceso civil, penal o administrativo, podemos rechazar una solicitud para inspeccionar o copiar registros y, según las circunstancias, usted tiene derecho a solicitar que la decisión de negarle el acceso se revise. Si desea hacer uso de su derecho a inspeccionar y copiar su información médica protegida, comuníquese con nuestro Funcionario de privacidad. Derecho a solicitar una modificación a su información médica protegida: usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos información médica protegida que mantengamos en su juego de registros designado. Cumpliremos con una solicitud por escrito para una modificación a menos que consideremos que el registro que solicitó que se modificara es exacto y completo, o se apliquen otras circunstancias especiales. Si rechazamos su solicitud, usted tiene derecho a presentar una declaración que explique los motivos por los que no está de acuerdo con nuestro rechazo de la solicitud; y, en respuesta, nosotros podemos preparar una refutación a su declaración, que le proporcionaremos. Su solicitud de modificación y, según corresponda, nuestro rechazo, su declaración de desacuerdo y nuestra refutación se convertirán en parte de su juego de registros designado. Si desea hacer uso de este derecho, envíe una solicitud por escrito a nuestro Funcionario de privacidad y recibirá una respuesta por escrito a su solicitud. #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 6 de 7

7 Derecho a recibir explicaciones sobre las divulgaciones: usted tiene derecho a recibir una explicación de las divulgaciones que hicimos por un período de seis años antes de la fecha de la solicitud de una explicación de las divulgaciones, excepto para divulgaciones hechas para los fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, u otras circunstancias limitadas, como divulgaciones hechas a familia o amigos involucrados en su atención, según lo descrito en este Aviso de prácticas de privacidad o de conformidad con una autorización por escrito válida. Si desea recibir una explicación de las divulgaciones, comuníquese con nuestro Funcionario de privacidad. Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso de prácticas de privacidad: incluso si ha acordado recibir electrónicamente una copia de este Aviso de prácticas de privacidad, usted tiene derecho a recibir una copia de este aviso previa solicitud. Si desea recibir una copia impresa de este Aviso de prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro Funcionario de privacidad. V. Comunicarse con nosotros; nuestro Funcionario de privacidad Si desea hacer uso de los derechos descritos en este aviso, o si tiene preguntas o desea más información sobre sus derechos o nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro Funcionario de privacidad por teléfono al o por correo a Privacy Officer, Exeter Hospital, 5 Alumni Drive, Exeter, NH VI. Reclamos Si considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar un reclamo mediante el envío de una declaración por escrito a nuestro Funcionario de privacidad a la dirección de arriba. También puede presentar un reclamo a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicio Humanos de Estados Unidos (Secretary of the United States Department of Health and Human Services) a través de la Oficina de Derechos Civiles (Office of Civil Rights) ( Si envía un reclamo, ya sea a nosotros o a la Secretaría, no tomaremos represalias en su contra por hacerlo. VII. Fecha de entrada en vigencia y cambios al aviso Fecha de entrada en vigencia: este Aviso de prácticas de privacidad se encuentra en vigencia desde el 23 de septiembre de 2013 Nuestro derecho a cambiar los términos de este aviso: nos reservamos el derecho a cambiar los términos de este aviso y que el nuevo aviso entre en vigor para toda la información médica protegida que mantenemos, que incluye cualquier información médica protegida recibida o creada antes de la fecha de entrada en vigencia del nuevo aviso. Si revisamos este aviso, el nuevo aviso se publicará y estará disponible en lugares en los que prestamos atención, en nuestro sitio web y se le proporcionará previa solicitud. #507-ES Admin: S:\FORMS\507-ES Notice of Privacy Practices (Spanish) SR.docx (Ef. 10/2016) Página 7 de 7