CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Unidad de Desarrollo Organizacional MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL 1

2 ÍNDICE Página Objetivo.. 1 Marco Legal.. 2 Red de Procesos 3 Procedimiento Recepción y Archivo de Correspondencia y Documentos 4 Diagrama de Flujo.. 5 Procedimiento Elaboración de Nombramiento. 6 Diagrama de Flujo.. 7 Procedimiento Recopilación de Información. 8 Diagrama de Flujo.. 9 Procedimiento Análisis y Elaboración de los Procedimientos. 10 Diagrama de Flujo.. 11 Procedimiento Elaboración de Manuales s 12 Diagrama de Flujo.. 13 Procedimiento Elaboración de Documentos Técnicos 14 Diagrama de Flujo Procedimiento Elaboración de Acuerdo Interno para Aprobación de Manuales s.. 16 Diagrama de Flujo Procedimiento Socialización de Manual 19 Diagrama de Flujo.. 20 Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos s 21 2

3 OBJETIVO La integración del presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo fundamental ser el instrumento de consulta de las actividades relacionadas con la elaboración de los Manuales s de la Contraloría General de Cuentas, en especial de la. También esta herramienta administrativa debe facilitar la coordinación y lineamientos que se deben seguir para la elaboración de dichos Manuales. Por último debe ser el instrumento de consulta para usuarios internos y externos que quieran enterarse de los pasos o actividades que se deben desarrollar para elaborar un Manual. 1

4 MARCO LEGAL De conformidad con lo establecido en el Artículo 32 BIS, del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, se crea la Unidad de Organización y Métodos, la cual tiene como función principal; apoyar de forma directa al Despacho Superior de la Contraloría General de Cuentas, además de ser la responsable de coordinar y verificar en forma sostenida el estudio de puestos de trabajo de la Institución, de asesorar y dar lineamientos para la elaboración de Manuales s de la Institución. El artículo arriba citado, se modificó mediante el Acuerdo No. A en donde se crea la Dirección de Apoyo Institucional y se designa que la Unidad de Organización y Métodos pasa a estar bajo la jerarquía y supervisión de dicha Dirección y se cambia su nombre por Unidad de Desarrollo, con las mismas actividades y funciones que se establecen en el artículo 32 BIS. del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. 2

5 RED DE PROCESOS DEPENDENCIA PROCESO PROCEDIMIENTOS Recepción y Archivo de Correspondencia y Documentos Dirección de Apoyo Institucional Elaboración de Nombramiento Recopilación de Información Elaboración de Manuales s Análisis y Elaboración de los Procedimientos Elaboración de Manuales s Elaboración de Documentos Técnicos Elaboración de Documentos Técnicos Socialización de Manual Aprobado 3

6 Dirección de Apoyo Institucional. Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Recepción y Archivo de Correspondencia y Documentos Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa Sella y firma de recibido la 1 2 correspondencia Ingresa al control interno los datos de la correspondencia 3 Escanea los documentos Entrega a la jefatura la correspondencia para su gestión Margina la correspondencia y devuelve al asistente administrativo Reproduce documentos y entrega fotocopia al analista asignado para que gestione lo procedente Recibe, Firma el documento y realiza la actividad que corresponde Archiva correspondencia y documentos originales 9 Fin del Procedimiento 4

7 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Recepción y Archivo de Correspondencia y Documentos Inicio Sella y firma de recibido la correspondencia Ingresa al control interno los datos de la correspondencia Escanea los documentos Margina la correspondencia y devuelve Entrega a la Jefatura la correspondencia Reproduce documentos y entrega fotocopia al asignado Recibe, firma el documento y realiza la actividad Archiva Fin 5

8 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Elaboración de Nombramiento Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa Elabora nombramiento para asignar Traslada a jefatura para revisión y firma Revisa y firma nombramiento Entrega nombramiento a Recibe, sella y entrega nombramiento al analista asignado Recibe nombramiento y devuelve copia firmada de enterado al para su archivo 7 Recibe y archiva nombramiento 8 Fin del Procedimiento 6

9 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nombramiento Inicio Elabora nombramiento para asignar analista Traslada a jefatura para revisión y firma Revisa y firma nombramiento Recibe, sella y entrega nombramiento a analista Entrega nombramiento a asistente administrativo Recibe nombramiento y firma copia y lo devuelve Recibe archiva copia de nombramiento Fin 7

10 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Recopilación de Información Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Se presenta en la Dependencia con el 1 nombramiento Indica al, que necesita información verbal o escrita sobre los 2 procedimientos que se realizan en la Dependencia Proporciona información requerida o 3 asigna colaborador para que actúe como enlace e informe sobre las actividades de la Dependencia 4 Realiza las anotaciones correspondientes, resume, recaba documentos, formas que se utilizan 5 Fin del Procedimiento Unidad Administrativa Dependencia de la CGC 8

11 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Recopilación de Información Dependencias CGC Inicio Se presenta en la dependencia con el nombramiento Indica al jefe, que necesita información verbal o escrita sobre los procedimientos Proporciona información requerida o asigna colaborador para que actúe como enlace Realiza las anotaciones correspondientes, resume recaba documentos, formas Fin 9

12 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Análisis y Elaboración de los Procedimientos Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 Analiza, redacta en forma secuencial el procedimiento Revisa el trabajo del analista y autoriza para que los procedimientos se trasladen Elabora oficio para enviar los procedimientos a la Dependencia que corresponda para revisión Revisa los procedimientos y si es necesario hace observaciones y correcciones Requiere correcciones 5.1 Si: Sigue paso No: Sigue paso 7 Recibe, realiza correcciones y la traslada a la Dependencia que corresponde Aprueba y devuelve los procedimientos a la Unidad Elabora la red de procesos, define el marco legal, conforma el manual Elabora oficio para enviar el Manual a la Dirección de Apoyo Institucional 10 Autoriza el envío del Manual Dependencias de la CGC Dependencias de la CGC 11 Fin del Procedimiento 10

13 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia : Nombre del Procedimiento: Análisis y Elaboración de los Procedimientos Dependencias de la CGC Inicio Analiza, redacta en forma secuencial el procedimiento Revisa y autoriza que los procedimientos se trasladen y devuelven Elabora oficio para enviar los procedimientos Revisa los procedimientos si es necesario hace correcciones A Requiere Correcciones Si No A Corrige y devuelve para corrección Aprueba los procedimientos y devuelve B Recibe, realiza correcciones y la traslada a la Dependencia que Corresponde Elabora la red de procesos define el Marco Legal, conforma el Manual B Elabora oficio para enviar el Manual a la Dirección de Apoyo Institucional Autoriza El envió del Manual Fin 11

14 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Elaboración de Manuales s Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 Revisa y firma nombramiento para el analista asignado 2 Recibe nombramiento 3 Levanta y recopila la información en la Dependencia asignada Hace un inventario de los 4 procedimientos 5 Realiza la descripción de cada procedimiento Envía procedimientos para revisión y contra revisión Aprobados los procedimientos por oficio emitido por el de la Dependencia, elabora los Diagrama de Flujo Realiza la Red de Procesos, el Marco Legal y los objetivos; y se conforma el Manual de Procedimientos de la siguiente manera: Carátula, Índice, Objetivos, Marco Legal, Red de procesos, Descripción de procedimiento, Diagrama de Flujo Simbología Redacta oficio, para enviar el Manual a la Dirección de Apoyo Institucional Recibe, revisa oficio de traslado y Manual, firma y sella Recibe y envía la documentación a la Dirección de Apoyo Institucional 12 Fin del Procedimiento 12

15 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Elaboración de Manuales s Inicio Revisa y firma nombramiento para analista asignado Recibe nombramiento Levanta y recopila información Hace un inventario de los procedimientos Realiza la descripción de cada procedimiento Envia procedimientos para revisión y contra revisión Aprobados los procedimientos por oficio emitido por el jefe de la Dependencia, elabora flujograma Aprobados los procedimientos por oficio emitido por el jefe de la Dependencia, elabora flujograma Recibe, revisa oficio de trasladado firma sella Redacta oficio, para enviar el Manual a la Dirección de Apoyo Institucional Recibe y envía la documentación DAI Fin 13

16 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Elaboración de Documentos Técnicos Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Nombra analista para que levante información Se constituye en la Dependencia donde requieren documentos y levanta información Investiga en internet o en otras instituciones, sobre el tema a desarrollar Elabora el documento, lo redacta en forma técnica y elabora Flujogramas si fuera necesario 5 Recibe documentos y lo traslada 6 Revisa documento, firma y sella Unidad Administrativa 7 Traslada documento a la Dirección de Apoyo Institucional para Visto Bueno 8 Fin del Procedimiento 14

17 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Elaboración de Documentos Técnicos Inicio Se constituye en la Dependencia y levanta información Investiga en Internet o en otras Instituciones sobre el tema Elabora documento, lo redacta en forma técnica Recibe documento y lo traslada Revisa documento, firma y sella Traslada documento a la Dirección de Apoyo Institucional para VoBo. Fin 15

18 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Elaboración de Acuerdo Interno para Hoja 1 de 2 Aprobación de Manuales s Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa Solicita No. de Acuerdo Interno al Despacho Superior Elabora Acuerdo Interno para aprobación de Manuales s Traslada el Acuerdo al para su Vo.Bo. Revisa, analiza da Vo.Bo. al Acuerdo Interno Devuelve al para su trámite Recibe y elabora oficio dirigido al Director de Apoyo Institucional, adjuntando el Pre-Acuerdo con el No. Asignado por la del Despacho Superior el Manual que se aprueba Recibe oficio con Acuerdo y Manual y lo traslada a Director Revisa y solicita su envío al despacho Superior por oficio Elabora oficio de traslado y lo pasa al Director para firma Revisa y firma oficio, verifica que se adjunten el Pre-Acuerdo y el y el Manual respectivo Recibe y traslada oficio con los documentos Pre-Acuerdo y Manual, mediante conocimiento Interno Asesor Legal Director Director Dirección de Apoyo Institucional 16

19 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Elaboración de Acuerdo Interno para Hoja 2 de 2 Aprobación de Manuales s Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa Recibe documentos y los traslada al Contralor (a), para revisión y firma Recibe, revisa y firma Acuerdo aprobando Manual 14 Recibe y traslada a la DAI 15 Recibe Acuerdo y lo traslada a la UDO, junto con el Manual Aprobado 16 Fin del Procedimiento Contralor(a) Despacho Superior Dirección de Apoyo Institucional 17

20 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Nombre del Procedimiento: Elaboración de Acuerdo Interno para la Aprobación de Manuales s Dirección de Apoyo Institucional Despacho Superior Inicio Asesor Legal Solicita No. de Acuerdo Interno al Despacho Superior Asesor Legal Elabora Acuerdo Interno para la aprobación de Manuales s Recibe oficio con Acuerdo y Manual y lo traslada a Director Asesor Legal traslada el Acuerdo al para su Vo.Bo Director Revisa y solicita su envío al Despacho superior Revisa, analiza da Vo.Bo. al Acuerdo Interno Elabora oficio de traslado y lo pasa al Director para firma devuelve al para su trámite Director Revisa y firma oficio, verifica que adjunten el Pre-acuerdo y el Manual de procedimientos y el Manual respectivos Recibe y elabora oficio dirigido al Director de Apoyo Institucional recibe y traslada oficio con los documentos Pre-Acuerdo y Manual, mediante conocimiento Interno Recibe documentos y los traslada al Contralor (a), para revisión y firma Contralor(a) Recibe, revisa y firma Acuerdo aprobando Manual Recibe Acuerdo y lo traslada a UDO, junto con el Manual Aprobado Recibe y traslada a la DAI Fin 18

21 Dirección de Apoyo Institucional Unidad, Departamento, Sección: Procedimiento: Socialización del Manual Aprobado Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 Recibe original del Acuerdo aprobado y el Manual 2 Traslada al para revisión Recibe y revisa el Acuerdo y requiere al escanear el Acuerdo reproducirlo y elaborar oficio para el Director o del Manual aprobado enviándole copia tanto del Manual como del Acuerdo Solicita elaborar oficios para conocimiento: Secretaria General, Dirección de Asuntos Jurídicos, Departamento de Recopilación de Leyes de la Institución; remitiéndole copia del Acuerdo aprobado para su conocimiento y efectos consiguientes Elabora y traslada oficio remitiendo copia del Acuerdo aprobado a Secretaria General, Dirección de Asuntos Jurídicos, (Departamento de Recopilación de Leyes ) de la Institución Archiva original del Acuerdo y copia archiva en leitz de consultas de la Unidad Reproduce copia del Manual aprobado para consulta en la UDO 7 Fin del Procedimiento 19

22 Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia : Nombre del Procedimiento: Socialización del Manual Aprobado Inicio Recibe original del Acuerdo aprobado y el Manual Traslada al para revisión Recibe original del Acuerdo aprobado y el Manual Recibe y revisa el Acuerdo y requiere al escanear el Acuerdo para reproducirlo Recibe original del Acuerdo aprobado y el Manual Solicita elaborar oficios para conocimiento : Secretaría General, Dirección de Asuntos Jurídicos, Departamento de recopilación y leyes de la Institución Elabora y traslada oficio remitiendo copia del Acuerdo aprobado a Secretaria General, Dirección de Asuntos Jurídicos,( Departamento de recopilación de Leyes) de la Institución Archiva original del Acuerdo y copia archiva en leitz de consultas de la Unidad Reproduce copia del Manual aprobado para consultas en la UDO Fin 20

23 SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Archivo Permanente: Indica que se guarde un documento en forma permanente. Archivo Temporal: Indica que se guarde un documento en forma temporal. 21

24 Proceso Predefinido: Hace referencia a otro procedimiento preestablecido. Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Conector: Representa una conexión o enlace del diagrama de flujo dentro de la misma página. Transporte o Desplazamiento: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Conector Dinámico: Establece de forma automática la ruta entre las formas. Conector de Línea: Conecta los procesos en el diagrama, mediante líneas rectas. 22