MI EMPRESA ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA MANUAL DE USUARIO MANUAL DE USUARIO OFICINA VIRTUAL DEL REGISTRO DE COMERCIO MI EMPRESA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO OFICINA VIRTUAL DEL REGISTRO DE COMERCIO MI EMPRESA 2

2 CONTENIDO 1. Ingreso al sistema Solicitud de actualización de matrícula de comercio Encuesta electrónica Comprobante de pago

3 MI EMPRESA DE COMERCIO ONLINE 1. Ingreso al sistema Acceder a la dirección: Figura 1 Ingreso al Sistema En la parte central del sistema se encuentra el acceso de la aplicación donde permitirá acceder rápidamente a la opción de ACTUALIZAR MATRÍCULA : 2. Solicitud de actualización de matrícula de comercio 2.1. Búsqueda de empresa solicitante Al ingresar al sistema le reflejara un formulario de búsqueda, con un solo parámetro a buscar. En el campo requerido tiene que ingresar la matrícula de comercio de su empresa, el sistema validara si la matricula estará vigente, cancelada y habilitada para realizar el trámite en línea. 4

4 Figura 2.1 Formulario Inicial Al presionar click en el botón Buscar se validara la matricula ingresada, si todo es correcto le desplegara la razón social de la empresa y el correo electrónico donde enviara un link de acceso. Figura 2.1 Resultado de búsqueda 5

5 Si en caso quiera actualizar su correo electrónico en el campo Correo electrónico, le permitirá editar cumpliendo las siguientes validaciones: El correo tiene que ser válido teniendo en cuenta el entre el nombre y la URL y el al finalizar se validara él.com,.org, etc. Cuando se cumpla la verificación de correo electrónico presione los check validando que está de acuerdo con los términos y condiciones. También presiones el check Seleccione para verificar que es un usuario humano verificar si no es un sistema de consulta masiva. Una vez validado estas restricciones se habilitara el botón Aceptar para enviar el correo electrónico con el link de acceso Formulario de Actualización de Matricula de comercio Cuando en su bandeja de correo electrónico se encuentre el correo que le envió el sistema de actualización de matrícula de comercio con el asunto Trámite de Actualización de Matrícula de Comercio - FUNDEMPRESA, se visualizara un formulario donde se encuentra el link de acceso. Figura 2.1 Correo electrónico para el acceso al formulario de actualización 6

6 NOTA: Si en el caso el presente no se refleja en su bandeja, diríjase a la sección de spam o correo no deseado y busque si el correo se encuentra en esta bandeja. En el correo que se le envió se encuentra un botón Actualizar Matrícula, al presionar click le abrirá el navegador de su preferencia el formulario de actualización. Figura 2.1 Formulario de actualización de matrícula de comercio En el formulario se encuentra en 4 secciones: Identificación de la empresa unipersonal o sociedad comercial En esta sección se visualiza la información de la matricula ingresada, la gestión (la gestión la cual tiene que actualizar), el tipo de organización jurídica que registro y la razón social de la empresa. Figura Extracto del Formulario de actualización 7

7 2.2.2 Datos personales La información de esta sección mostrara la dirección actual de la empresa y sus referencias de contacto tanto como telefónico como por el correo electrónico. Figura Extracto del formulario de actualización de matrícula de comercio 8

8 La información de dirección se encuentra bloqueada para su edición. Si es necesario cambiar esta información debe presionar el botón Actualizar dirección en la Gaceta. Le desplegara una pantalla emergente: Figura Notificación de cambio de dirección Le aparecerá un mensaje si el cambio de dirección lo realizo por el aplicativo Gaceta si es así introduzca el código de pago en el campo código de pago de publicación. Para verificar el código de pago se encuentra en lo correcto presione el botón Verificar y le validara el cambio de dirección. Si no realizó ninguna publicación y quiere cambiar la dirección seleccione la opción No dispongo de código y presione el botón Continuar. Esta opción validara su cuenta en la gaceta si no está habilitado al aplicativo Gaceta no podrá ingresar para realizar el cambio, en ese caso favor contactar con la línea gratuita o diríjase al aplicativo Gaceta en la dirección para habilitar su cuenta. 9

9 Si se encuentra habilitado para realizar el cambio de dirección le mostrara los campos para editar la dirección; CALLE/AVENIDA, NRO, ZONA, UNIDAD VECINAL, MZA, EDIFICIO, PISO Y OFICINA. Dentro del formulario le pedirá la fecha de publicación, cuando se publicara a nivel nacional el cambio de dirección en el aplicativo GACETA, en este campo no podrá poner un día anterior a la fecha que está realizando el trámite. Una vez llenado o verificado el cambio le notificara por correo electrónico el cambio y se reflejara en el formulario de actualización de matrícula. Figura Formulario de Publicación de cambio de dirección La información de celular de referencia es muy importante, con este teléfono nos comunicaremos con usted para notificarle el estado del proceso de Actualización de matrícula de comercio. 10

10 2.2.3 Ubicación de la empresa En esta sección se necesita que busque la ubicación exacta de su empresa e identifique con un clic en el mapa Información de fecha de cierre de gestión fiscal En esta sección verifique su cierre de gestión fiscal dependiendo de la actividad que realiza: Fecha de Cierre Actividades Mes cierre 31 de Diciembre Comerciales Mayo 31 de Marzo Industriales Agosto 30 de Junio Agroindustriales Noviembre 30 de septiembre Mineras Febrero Si no corresponde le permitirá realizar el cambio. 11

11 2.2.5 Documentos relacionados En esta sección se deberá subir los documentos requeridos para el trámite. NIT.- Deberá subir en formato PDF el NIT actualizado de la empresa. Licencia de Funcionamiento.- Este documento no es requerido pero puede adjuntarlo si le es necesario. Registro obligatorio de empleadores (ROE).- Este documento lo puede obtener en el Ministerio de Trabajo y es un documento indispensable para el tramite sin excepción alguna. Estados financieros.- Debe adjuntar en formato digital cualquiera de los siguientes documentos: El Balance y Estado de Resultados al cierre del ejercicio con la correspondiente constancia de presentación al Servicio de Impuestos Nacionales o Entidad Bancaria autorizada. En el caso de empresas unipersonales, los Estados Financieros en el plazo definido para las sociedades comerciales. Factura de Luz o Agua.- Deberá subir la última factura de luz o agua. NOTA: Para cualquier archivo para subirlo tiene que presionar el botón Seleccionar archivo, donde le mostrara los archivos que se encuentran en su PC Figura Documentos relacionados NOTA: Los campos requeridos se encuentran con una franja roja vertical si no se encuentran llenados correctamente Figura Ejemplo de campo obligatorio o llenado de forma incorrecta 12

12 2. 3. Encuesta electrónica Para realizar la encuesta electrónica se debe cumplir los siguientes requerimientos: El año de actualización debe figurar como el año pasado del presente año. Completar los campos obligatorios del formulario Figura 2.4 Enlace de la encuesta electrónica Este paso lo tiene que realizar antes de guardar la información, al presionar el botón Encuesta le direccionara a la encuesta electrónica sin ingresar su Usuario y password Comprobante de pago Una vez verificado que todos los campos requeridos se encuentren llenados correctamente se procederá a guardar la información presionando el botón. Figura 2.5 Botón de fin del trámite de actualización de matrícula de comercio Una vez presionado el botón Guardar, le desplegara una pantalla emergente con el código de pago y el total que tiene que cancelar en cajas de FUNDEMPRESA, en cualquier de nuestras oficinas a nivel nacional. 13

13 En cuanto se habrá también se descargara automáticamente el formulario de pago en formato PDF en la carpeta Descargas de su PC local. Figura 2.5 Formulario de Pago en PDF Enviara un correo electrónico de la constancia que se guardó los datos correctamente. 14

14 Figura 2.5 Constancia del trámite de actualización de matrícula de comercio 15

15 Ministerio de Desarrollo Productivo y Econom1 / a Plural