C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas.

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 09/03/11 C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos (formatos y registros). 9. Revisión Histórica. 1/7

2 1. Propósito: Procedimiento Recursos Financieros Administrar los recursos financieros asignados a la, con la finalidad de cubrir gastos menores y/o necesidades de artículos para el desarrollo de las funciones y actividades. 2. Alcance: Es de observancia de la y aplica desde la Dirección de Recursos Humanos, hasta los Departamentos y/o Unidades Staff. 3. Responsabilidad y Autoridad: Puesto Responsabilidad Autoridad Directora de Recursos Aprobar pólizas y/o comprobantes fiscales; así Autorizar ejercicio del recurso. Humanos como endosar cheques para su cobro. Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo 4. Normatividad aplicable: Solicitar por la vía formal y con anticipación las necesidades sustantivas del personal adscrito para el desarrollo de sus funciones y actividades. Comprobar que para cualquier gasto a realizar se cuente con suficiencia presupuestal; acción previa a la gestión del recurso. Determinar la prioridad de las solicitudes con base en las actividades sustantivas y necesidades de la Dirección. Código Fiscal de la Federación: artículo 29 y 29-A. Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México: artículo 34. Estatuto de la Universidad Autónoma del Estado de México: artículo 133 y 134. Políticas internas emitidas por la Dirección de Control Presupuestal. Políticas internas emitidas por la Dirección de Recursos Financieros. Verificar que el artículo adquirido cumpla con las características requeridas. Determinar la prioridad en función del presupuesto, actividades sustantivas y necesidades. 5. Políticas: 5.1 La adquisición de papelería y artículos diversos no normalizados se sujetará a la justificación plena del gasto que será efectuado por los Jefes de Departamentos y/o Titulares de las Unidades Staff. 5.2 El Responsable de la realizará el pago factura a proveedor exclusivamente por artículos no normalizados que corresponden a aquellos no suministrados por Almacén General de la Universidad Autónoma del Estado de México. 2/7

3 5.3 El Responsable de la previo a la adquisición de papelería y artículos diversos no normalizados, verificará que los proveedores se encuentren preferentemente registrados en el padrón de la Universidad Autónoma del Estado de México. 5.4 El Responsable de la asegurará que las facturas contengan los requisitos fiscales establecidos en la normatividad aplicable en materia; verificara así como no presenten alteraciones, tachaduras y/o enmendaduras. 5.5 El Asistente del Departamento de Sistemas y Nominas será responsable de transferir a través del SIIA suficiencia presupuestal a los proyectos de los centros de costo a efecto de continuar con el tramite de la póliza de pagos generales y factura proveedor por concepto de lentes; la cual deberá realizarse en un plazo no mayor a 24 horas. 3/7

4 6. Diagrama de bloque del procedimiento: Jefes de Departamento y/o Titulares Unidades Staff INICIO Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo Asistente del Departamento de Relaciones Laborales 1 Obtiene y requisita formato de Solicitud de Papelería y Artículos Diversos no Normalizados (O). 2 Recibe formato de Solicitud de Papelería y Artículos Diversos no Normalizados (O), identifica artículos para adquirirlos en la modalidad de pagos generales, factura proveedor o fondo revolvente, ajustándose al presupuesto asignado a la Dirección; en caso de pagos generales y factura proveedor solicita el artículo y comprobante fiscal que lo acredita, para fondo revolvente adquiere el artículo y solicita la factura; en ambos casos, entrega artículo y factura obteniendo firma de recepción y conformidad. Se deriva del Proceso Prestaciones No Automáticas paso Recibe artículo, revisa con base al contenido tanto de la Solicitud de Papelería y Artículos Diversos no Normalizados como de la factura; firma de conformidad y entrega documental para continuar trámite. Entrega documental soporte consistente en: Relación de pagos por Trabajador (O-2), factura (O-1) y presupuestos autorizados (O); debidamente revisada y validada, (Este procedimiento se deriva de las Prestaciones No Automáticas paso 10). 5 Recibe documental (O-3), accede al SIIA y captura póliza por cuenta contable para pagos generales y factura proveedor, fondo revolvente o pago a Terceros; entrega póliza (O-2), factura y presupuestos. A 4/7

5 Directora de Recursos Humanos Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo Analista de la Dirección de Programación y Control Presupuestal 6 A Recibe póliza y factura, previamente firmada de conformidad, autoriza y entrega. 7 Recibe documental (O-2) debidamente autorizada, entrega y obtiene acuse de recibo. 8 Recibe y revisa póliza (O-2) con comprobantes fiscales debidamente clasificados por cuentas contables (O); para pagos generales factura proveedor; fondo revolvente en caso de requerir corrección devuelve; para pago a Terceros recibe: póliza (O-2), presupuestos autorizados (O) y factura (O-1). Proceso Control Presupuestal. Reinicia paso 2 9 Recibe contra recibo para pagos generales y factura a proveedor y/o pago a Terceros (O), entrega y obtiene acuse; para fondo revolvente acude a ventanilla de la Tesorería y recibe póliza cheque. B 5/7

6 Directora de Recursos Humanos Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo B Analista de Tesorería 10 Recibe contra recibo (O) y entrega póliza - cheque. 11 Recibe póliza-cheque (O), firma de recibo y obtiene endoso. 12 Recibe cheque (O), endosa y entrega para cobro. 13 Recibe cheque (O) y procede al cobro en la Institución Bancaria que corresponda para contar con disponibilidad de recursos; archiva tanto pólizas contables y póliza cheque (O) como contra recibo por un año efectivo (1). FIN 6/7

7 7. Glosario: Adquisición: Alcanzar la posesión de una cosa por compra o cambio. Contra recibo: Documento financiero o contable que ampara una entrega. Endoso(a): Ceder a otro un documento de crédito. Fondo Revolvente: Recurso económico reembolsable asignado mensualmente. Gasto: Salida de dinero que una persona o empresa paga por un artículo o servicio. Monto: Valor en unidades de una moneda o cantidad de una transacción. Pagos generales - factura proveedor: Pagos por materiales o servicios realizados exclusivamente a personas físicas o morales. Presupuesto: Cálculo anticipado de gastos de una actividad económica; puede considerarse una parte del ciclo administrativo consiste en planear, aplicar y controlar. Póliza: Documento que registra movimiento contable. Póliza Cheque: Salida de dinero del banco a través de un cheque. SIIA: Sistema Integral de Información Administrativa. 8. Anexos (formatos y registros): Solicitud de Papelería y Artículos Diversos no Normalizados. 9.Revisión Histórica: Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 12/11/2010 RD Comité de Calidad 01 09/03/11 RD Comité de Calidad Nuevo Actualización 7/7