PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE GASTOS DE INSUMOS DE FARMACIA EN EL AREA DE CIRUGIA

Transcripción

1 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar un adecuado control de los insumos y medicamentos utilizados en los procedimientos quirúrgicos. 2. ALCANCE Inicia con la programación de pacientes para procedimientos quirúrgicos programados o de urgencia Finaliza con la facturación de los insumos utilizados en el procedimiento quirúrgico. 3. DEFINICIONES Aplica. 4. RESPONSABILIDAD Coordinador cirugía, Jefe de enfermería,, Instrumentador quirúrgico, Auxiliar de farmacia, Auxiliar de prequirúrgica, Recuperadores, Auxiliar admisiones. 5. DESARROLLO INICIO Cirugía programada? 1. Programar procedimiento quirúrgico de urgencia 1. Incluir en la programación actual la(s) cirugía(s) de urgencia, diligenciando completa y correctamente el formato de Programación salas de cirugía. SP-RG-QX-036. Jefe operativo 3. Realizar programación de cirugías 4. Enviar programación al auxiliar de farmacia 2. Enviar programación al auxiliar de farmacia 2. Enviar programación de las salas de cirugía al auxiliar de farmacia para la elaboración de la canasta correspondiente. 3. Realizar la programación de las cirugías, diligenciando completa y correctamente el formato de Programación salas de cirugía. SP- RG-QX-036. En la casilla de observaciones se registra si se requiere insumos de proveedores externos u otras notas de interés. Publicar la programación de salas de cirugía en cartelera. Jefe de programación A 4. Enviar al Auxiliar de farmacia la programación de las cirugías el día anterior a la realización de éstas y el viernes la programación de las cirugías del fin de semana y festivos. DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO

2 Página: 2 de 5 A 5. Organizar las canastas de insumos y medicamentos 6. Solicitar y verificar canasta a farmacia 5. Con base en la Programación de las cirugías y las Listas de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico se organizan las canastas con insumos y medicamentos, y se marcan con el nombre del procedimiento y del paciente, y se registra en la Lista de chequeo los datos personales del paciente, el nombre del procedimiento, nombre del personal involucrado (circulante, instrumentador, anestesiólogo, cirujano), número de la sala y nota administrativa si hay insumos NO POS. Las canastas se organizan desde el día anterior a la realización de las cirugías y desde el viernes para las cirugías programadas el fin de semana y festivos. En el caso de las cirugías de urgencia, las canastas se organizan una vez recibida la programación. Canasta con insumos / medicamentos correctos? 8. Alistar los insumos en la sala de cirugía 9. Informar y registrar insumos utilizados en el área prequirúrgica 7. Ajustar canasta 6. Solicitar la canasta al auxiliar de farmacia verificando: La cantidad de insumos con base en la Lista de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico. mbre del procedimiento mbre del paciente Hoja de gastos Formatos CTC, si corresponden 7. Según el caso, adicionar o retirar los insumos o medicamentos de acuerdo a lo establecido en la Lista de chequeo. 8. Alistar en la sala de cirugía los insumos necesarios para el procedimiento quirúrgico. 10. Registrar insumos utilizados durante el acto quirúrgico 11. Informar sobre los insumos utilizados durante el acto quirúrgico 12. Registrar en la hoja de gastos los insumos utilizados por el instrumentador 9. Informar al circulante en el momento de la entrega del paciente los insumos utilizados y los adicionales para su posterior registro en la hoja de gastos, estos insumos se registran numéricamente y se encierran con un círculo para identificar que se usaron en el área prequirúrgica. 10. Durante el acto quirúrgico diligenciar por completo la hoja de gastos y registrar de manera inmediata los insumos que vaya utilizando, con el fin de no retrasar el proceso de registro y disminuir el riesgo de olvido en la consignación de datos. 11. Al terminar el acto quirúrgico y antes de abandonar la sala de cirugía informar al circulante los insumos que utilizó durante procedimiento. Auxiliar de enfermería Instrumentador B 12. Registrar en la hoja de gastos los insumos utilizados por el instrumentador durante el procedimiento. DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO

3 Página: 3 de 5 B 13. Realizar inventario y trasladar el paciente a recuperación 14. Entregar canasta de insumos y hoja de gastos al auxiliar de farmacia 15. Realizar inventario de canastas de insumos 13. Realizar el inventario final confrontando la información de la Lista de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico vs. lo registrado en la hoja de gastos, y trasladar el paciente al área de recuperación. 14. Posterior a la entrega del paciente en el área de recuperación regresar a la sala para recoger la canasta de insumos y entregarla al auxiliar de farmacia con la hoja de gastos. 15. Realizar el inventario de la canasta, verificando que los insumos gastados están registrados en la hoja de gastos. Este proceso no debe demorar más de 20 minutos, si la hoja de gastos no se entrega, porque la recuperadora esta utilizándola, debe ir por ésta para finalizar la verificación. Hay faltantes? 18. Entregar historia clínica y hoja de gastos al Auxiliar de admisiones 19. Realizar proceso de facturación 16. tificar al 17. Realizar búsqueda del faltante 16. Informar al acerca de los pendientes de insumos o medicamentos. 17. Revisar en la sala de cirugía si se encuentran los faltantes de insumos o medicamentos, en el caso que no se encuentren registrarlos en la hoja de gastos como utilizados 18. Definido el egreso clínico del paciente y cuando este pase al área prequirúrgica se entrega la historia clínica en conjunto con la hoja de gastos al Auxiliar de admisiones. La hoja de gastos de ir firmada finalmente por el auxiliar de farmacia en su defecto el recuperador. 19. Verificar la legibilidad de la hoja de gastos y realizar el proceso de facturación de los insumos usados. Recuperador FIN 5.1 CONDICIONES GENERALES La Lista de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico queda en el cuarto de medicamentos, para que el auxiliar de farmacia reporte los insumos extras que se requieran durante la cirugía, dentro de los cuales incluyen (medicamentos, torniquetes, y demás insumos que estén bajo su responsabilidad). En la nota administrativa debe quedar registrada la entrega del CTC y el recibido por el circulante, firmado respectivamente. DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO

4 Página: 4 de 5 Las canastas no deberán llevar medicamentos anestésicos, porque cada sala desde las 7:00 a.m. se abastecerá de lo necesario para cubrir el programa del día, además se deberá entregar a la farmacia las fórmulas correspondientes de los medicamentos controlados en el transcurso del día y antes que termine la jornada de programación. Los medicamentos anestésicos individuales y los multidosis se registran en la hoja de gastos y será la auxiliar de admisiones quien exonerará la facturación (se aclara ya que este grupo de medicamentos están incluidos en el paquete quirúrgico) Los insumos NO POS deberán ser entregados por el auxiliar de farmacia en el momento de la solicitud por parte del circulante, el cual deberá hacer firmar la nota administrativa correspondiente hasta la posterior entrega del formato CTC, la hoja administrativa debe de consignar el nombre del paciente, insumo, fecha y nombre del cirujano. La nota administrativa deberá quedar anexada al protocolo hasta que el CTC este diligenciado, y luego esta nota administrativa se desechará. (Lo hará el jefe de enfermeros o coordinador de cirugía) El Stock del área prequirúrgica se abastecerá a 7:30 a.m. posterior al ingreso a salas de los primeros pacientes con lo necesario hasta el otro día en la mañana. Se recomienda usar una bolsa limpia par recolectar todos los empaques de los insumos y medicamentos usados durante el procedimiento quirúrgico, para que el posterior control y conteo sea más ágil, esta bolsa puede ir ubicada a un lado de la canasta quirúrgica. Los faltantes de insumos según la Lista de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico, serán informados de manera inmediata al auxiliar de farmacia si no fueron identificados previamente. Solo hasta después de la verificación final de la canasta, el auxiliar de farmacia la podrá reabastecer para un nuevo procedimiento. En las noches cuando el auxiliar de farmacia no este, el recuperador será quien haga la custodia de la hoja de gastos hasta la entrega final al Auxiliar de admisiones al terminar el turno el auxiliar de farmacia tiene en custodia hojas de gastos de pacientes que están todavía en recuperación, hará entrega de las hojas respectivas al auxiliar de enfermería de recuperación. En las noches cuando se usan las canastas de urgencias la copia amarilla de la hoja de gastos se dejará dentro de la canasta usada y será la base del auxiliar de farmacia para hacer el chequeo de la misma, además de la Lista de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico, debidamente diligenciada. El auxiliar de farmacia tendrá hasta las 8:00 a.m. para notificar al jefe de enfermería los faltantes si los hay. Posterior a la verificación la hoja amarilla de gastos será retornada a la auxiliar de admisiones de cirugía. El diligenciamiento de los formatos CTC NO condiciona la entrega o uso de la canasta; para tal fin debe de existir una nota administrativa para el seguimiento de éste y el jefe de enfermería y la coordinación de cirugía serán responsables de la entrega final del CTC. El jefe tiene 12 horas para gestionar el CTC faltante o incompleto, se debe hacer entrega de la nota administrativa o CTC del día en curso por parte del auxiliar de farmacia al jefe de turno a las 9 p.m. Las notas administrativas pasarán a coordinación médica a las 7 a.m. del siguiente día, para finalizar la gestión del mismo. En menos de 24 horas el CTC deberá quedar diligenciado y entregado a auditoria, sin notas administrativas pendientes. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Programación salas de cirugía. SP-RG-QX-036 Listas de chequeo de insumos y medicamentos por procedimiento quirúrgico Hoja de gastos. DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO

5 Página: 5 de 5 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSION. FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 01 8-Sept-2010 Documento original Elaborado por: Carolina Herrera, MD Cargo: Coord. Médica Cirugía Juan Pablo Banguero Cargo: Enfermero Jefe Maria Lucrecia Angulo Cargo: Enfermera Jefe Cirugía Revisado Por: José Luís Gelvez, MD Cargo: Gerente Médico Aprobado Por: ra Riani-Llano, MD Cargo: Gerente Cientifica DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO