COORDINACIÓN GENERAL ESTRATÉGICA. Versión: 1.0 Página 0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE INSTITUCIONALES. [Versión 1.0]

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1 Página 0 MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PROCESOS INSTITUCIONALES [Versión 1.0]

2 Página 1 FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN Nombre / Cargo Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Diego Suárez / Especialista de Procesos Víctor Maldonado / Analista de Procesos Víctor Montaluisa /Director de Administración de Procesos Alejandro Romero / Coordinador General Estratégico CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización Versión 1.0 Primera versión de proceso

3 Página 2 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS Diagrama de flujo del subproceso de Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos Indicadores de Gestión del Subproceso Diagrama de flujo del subproceso de Asesoría en Gestión de Procesos Indicadores de Gestión del Subproceso Diagrama de flujo del subproceso de Gestión de Mejora Continua Indicadores de Gestión del Subproceso DOCUMENTOS ANEXOS ANEXO A: DIAGRÁMAS DE PROCESO Identificación levantamiento y desarrollo procesos Asesoría Gestión de Procesos Gestión de Mejora Continua ANEXO A: SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ANEXO C: REGISTRO DE ASISTENCIA ANEXO D: FORMATO FICHA DE SERVICIO ANEXO E: FORMATO FICHA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ANEXO F: FORMATO MANUAL DE PROCESOS ANEXO F: FORMATO INFORME ANEXO G: FORMATO SOLICITUD DE ASESORAMIENTO DE GESTIÓN DE PROCESOS ANEXO G: FORMATO INFORME DE ASESORIA DE GESTIÓN DE PROCESOS ANEXO G: FORMATO COMUNICACIONAL DE PRESENTACIÓN DE PROCESO... 25

4 Página 3 ANEXO H: FORMATO PRESENTACIONES ANEXO J: PLANIFICACIÓN PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE MEJORA DE PROCESO ANEXO I: FORMATO PLAN DE MEJORA ANEXO J: INFORME DE RESULTADOS DE PLAN DE MEJORA... 30

5 Página 4 GESTIÓN DE 1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO Macroproceso: Proceso: Coordinación General Estratégica Gestión de Procesos Institucionales Código del Proceso: Responsable del Proceso: Coordinador General Estratégico de la Secretaría Nacional de Comunicación SUBPROCESOS: 1. Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos Características: DESCRIPCIONES: 2. Asesoría en Gestión de Procesos 3. Gestión de Mejora Continua Proceso de gestión de procesos en la Secretaría Nacional de Comunicación. Incluye levantamiento, asesoría y mejora. Productos/Servicios del Proceso: Tipo de cliente: Procesos identificados, levantados y documentados Asesoría de procesos entregada Procesos optimizados/mejorados Interno -Constitución de la República de Ecuador -Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado -Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado -Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Marco Legal: -Código Civil -Normas Técnicas de Control Interno -Norma Técnica de Gestión de Procesos - Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría Nacional de Comunicación

6 Página 5 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO Las actividades des en este manual estas actividades De acuerdo a las directrices planteadas por la Secretaria Nacional de Administración Pública y por metodologías de Administración por procesos. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Secuencia de actividades institucionales orientadas a generar un valor añadido a un disparador, para conseguir un resultado útil para el cliente interno, cliente externo ciudadanía u otra institución del Gobierno Central. Procesos críticos.- Procesos de gran importancia para la institución. La criticidad del proceso se determina con base al impacto de los mismos (objetivos estratégicos), su repercusión en el cliente y su desempeño. Cliente interno.- Persona, área agregadora de valor o área de apoyo que recibe un producto/servicio de un proceso que pertenece a la Secretaria Nacional de Comunicación. Cliente externo.- empresa/organización y/o ciudadanía y/o institución del gobierno central. Cliente externo ciudadanía.- A los efectos de este manual se entiende por ciudadano, cualquier persona natural que tenga que relacionarse con la Secretaria Nacional de Comunicación. Cliente externo empresa/organización.- Persona jurídica que tenga que relacionarse con la Secretaria Nacional de Comunicación. Cliente externo gobierno.- Persona o institución del Estado (funcionario público, empresa pública, banco público, institución pública, etc.) ajena a la propia institución, que recibe un producto/servicio resultado de un proceso. Proveedor.- Es la institución o persona que dispara el proceso. El proveedor puede ser interno o externo a la institución. En ocasiones el proveedor puede ser el cliente interno, cliente externo ciudadanía, cliente externo empresa/organización y/o cliente externo gobierno. Dueño del proceso.- Unidad encargada del desarrollo de un proceso. El funcionario responsable de la Unidad es, por extensión, la responsable del proceso. Proveedores del proceso.- Proporcionan entradas al proceso, es decir, servicios que la Unidad dueña del proceso les demanda. Diagrama de flujo.- Es la representación gráfica de la secuencia de actividades del proceso, de modo que los ejecutores puedan leer y comprender el mismo. Mapa de procesos.- Diagrama que permite identificar los macro procesos de una institución por su tipo y describe sus interrelaciones principales. Los tipos de macro procesos que se describen en el mapa de procesos son: procesos gobernantes, procesos sustantivos y procesos adjetivos.

7 Página 6 Macro procesos gobernantes.- Son aquellos que proporcionan directrices, políticas, y planes estratégicos para el funcionamiento de la institución y son realizados por el Directorio y/o la máxima autoridad. Macro procesos sustantivos.- Son los procesos esenciales de la institución, destinados a llevar a cabo las actividades que permitan ejecutar efectivamente la misión, objetivos estratégicos y políticas de la institución. Macro procesos adjetivos.- Son aquellos que apoyan a los procesos gobernantes y sustantivos, se encargan de proporcionar personal competente, reducir los riesgos del trabajo, preservar la calidad de los materiales, equipos y herramientas. Así mismo, incluyen aquellos que proveen servicios legales, contables, financieros y de comunicación Interna. Diagrama de macro procesos.- Esquema que permite identificar la jerarquización de cada macro proceso con sus procesos y subprocesos. Indicadores.- Instrumento de medida utilizados para monitorear los aspectos más importantes de un proceso. Meta.- Desempeño deseado para el indicador asociado al proceso. BPMN.-Acrónimo de Business Process Modeling Notation o BPMN (Notación para el Modelado de Procesos de Negocio) es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow) CGCSDI.- Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Automatización de procesos.- Es la sustitución de tareas tradicionalmente manuales por las mismas realizadas de manera automática por máquinas, robots o cualquier otro tipo de automatismo Sistematización procesos.- Es la sustitución de tareas tradicionalmente manuales por las mismas realizadas de manera automática por máquinas, robots o cualquier otro tipo de automatismo

8 Página 7 4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS 5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS 5.1. Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos Subproceso: Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos Código del Subproceso: Cargo del Responsable: Director de Procesos de la Secretaría Nacional de Comunicación PROPÓSITO: Levantar los procesos realizados dentro de la SECOM, para posterior documentación y gestión de mejora de acuerdo temática de Gestión por Procesos. Descripción: INICIO/DISPARADOR: FIN: Planificación de la unidad

9 Página 8 Documentación del proceso es validada por responsable de la unidad ejecutora del proceso. ENTRADAS: Necesidad de documentación de procesos SALIDAS: Procesos documentados Proveedores: N/A FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: Software para Diagramación de Procesos BPMN INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación Computadoras Recursos: Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Red de Datos TALENTO HUMANO: Director de Administración de Procesos Especialista de Procesos Analista de Procesos Responsable de unidad ejecutora EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Procesos SECOM Funcionarios SECOM Interno

10 Página Diagrama de flujo del subproceso de Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el subproceso de Gestión de Identificación, Levantamiento y Desarrollo de Procesos son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 Porcentaje de procesos documentados Semestral Número de procesos documentados / Número de procesos institucionales identificados Director de Procesos Propuesto

11 Página Asesoría en Gestión de Procesos Subproceso: Asesoría en Gestión de Procesos Código del Subproceso: Cargo del Responsable: Director de Procesos PROPÓSITO: Ofrecer asesoría dentro de la SECOM en la gestión y administración por procesos. INICIO/DISPARADOR: FIN: Unidad requirente solicita asesoría de procesos Descripción: Proveedores: Unidad de procesos entrega criterio de diagnóstico y plan de acción ENTRADAS: Necesidad de unidad requirente de asesoría de procesos SALIDAS: Asesoría entregada a unidad requirente. N/A FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: N/A INFRAESTRUCTURA: Recursos: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Director de Procesos Especialistas de Procesos Analistas de Procesos Unidad requirente EQUIPO Y SUMINISTROS:

12 Página 11 Material de oficina Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno Procesos SECOM Funcionarios SECOM Diagrama de flujo del subproceso de Asesoría en Gestión de Procesos Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño.

13 Página Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el subproceso de Asesoría en Gestión de Procesos son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 Porcentaje de Solicitudes Atendidas Anual Solicitudes atendidas / Solicitudes recibidas Director de Procesos Propuesto 5.3. Gestión de Mejora Continua Subproceso: Gestión de Mejora Continua Código del Subproceso: Cargo del Responsable: Director de Procesos PROPÓSITO: Mejorar procesos comatosos de la institución INICIO/DISPARADOR: Planificación de la unidad FIN: Descripción: Proveedores: Ejecución de proyectos de mejora ENTRADAS: Procesos comatosos SALIDAS: Procesos mejorados Tecnológicos (en caso de ser necesarios) FINANCIEROS: Presupuesto general Recursos: TECNOLÓGICOS: Plataforma de automatización INFRAESTRUCTURA:

14 Página 13 Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Director de Procesos Especialista de Procesos Analistas de Procesos EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno Procesos SECOM Funcionarios SECOM Diagrama de flujo del subproceso de Gestión de Mejora Continua Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño.

15 Página Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el subproceso de Gestión de Mejora Continua son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 Porcentaje de Procesos Mejorados Anual Número de proyectos mejorados / número de proyectos planificados Director de Procesos Propuesto 6. DOCUMENTOS

16 Página ANEXOS ANEXO A: DIAGRÁMAS DE PROCESO 1. Identificación levantamiento y desarrollo procesos 2. Asesoría Gestión de Procesos 3. Gestión de Mejora Continua

17 Página 16 PROCESOS DIRECCIÓN INSTITUCIONALES DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ANEXO A: SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS Página 1 FECHA(dd/mm/aaaa): SOLICITANTE: AREA SOLICITANTE: DATOS SOLICITANTE LEVANTAMIENTO CÓDIGO: UNIDAD RESPONSABLE: DUEÑO DE PROCESO: DATOS UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO ALCANCE JUSTIFICACIÓN FIRMAS DE RESPONSABILIDAD OLICITANTE: ARGO SOLICITANTE: OORDINADOR GEENRAL ESTRATÉGICO

18 Página 17 ANEXO B: ACTA DE REUNIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS ACTA DE REUNIÓN Página 17 FECHA (dd/mm/aaaa): HORA INICIO (hh:mm): HORA FIN (hh:mm): ASUNTO: LUGAR: ASISTENTES: DESARROLLO DE LA AGENDA DE LA REUNIÓN: AGENDA 1 ACCIONES PUNTOS TRATADOS COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA TÉRMINO (dd/mm/aaaa) 2 NOMBRE ASISTENTE: CARGO ASITENTE: NOMBRE ASISTENTE: CARGO ASITENTE: NOMBRE ASISTENTE: CARGO ASITENTE:

19 Página 18 ANEXO C: REGISTRO DE ASISTENCIA

20 Página 19 ANEXO D: FORMATO FICHA DE SERVICIO FICHA DEL SERVICIO Nombre del Servicio: Código: Versión: Descripción del Servicio: Institución: Tipo: Cargo del responsable: Propósito: Entradas: Salidas: Marco legal del Servicio: Usuario del Servicio: Categoría: Etapas (procesos relacionados del servicio): Indicadores del Servicio: Fecha de entrada en vigor: Estado del Servicio: Fecha de última actualización: Fecha de fin: Elaborado por: Aprobado por:

21 Página 20 ANEXO E: FORMATO FICHA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO FICHA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Macroproceso Proceso: Unidad: Cargo del responsable: Código: Cargo desempeñado por el responsable del servicio. N2 Versión: Objetivo: Es la razón de ser por la que fue creado el servicio, es decir aquí se va a describir el objetivo del servicio. Entradas: La necesidad de acceder al servicio + los requisitos necesarios Salidas: Son los entregables del servicio. Marco legal Ley, norma, reglamento, colocar el artículo que determina la competencia para brindar el servicio FINANCIEROS NOLOGIAS / INFORMACIÓN RECURSOS INFRAESTRUCTURA TALENTO HUMANO SUMINISTROS Disparador Usuarios / CLIENTES Son los beneficiarios delservicio Inicio Fin Descripción proceso Detallar las etapas que se necesitan para alcanzar el servicio y/o los procesos específicos que se generan Nombre Frecuencia Indicadores Formula de Cálculo Fecha ultima actualización Fecha de Aprobación Elaborado por: Aprobado por:

22 Página 21 ANEXO F: FORMATO MANUAL DE PROCESOS NOTA: Revisar Docuemnto completo de formato de Manual de Proceso v1.0

23 Página 22 ANEXO F: FORMATO INFORME NOTA: Revisar Docuemnto completo de formato de Informe v1.0

24 Página 23 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS SOLICITUD DE ASESORÍA DE GESTIÓN DE PROCESOS Página 1 ANEXO G: FORMATO SOLICITUD DE ASESORAMIENTO DE GESTIÓN DE PROCESOS FECHA(dd/mm/aaaa): SOLICITANTE: DATOS SOLICITANTE LEVANTAMIENTO CÓDIGO: ALCANCE JUSTIFICACIÓN FIRMAS DE RESPONSABILIDAD SOLICITANTE: CARGO SOLICITANTE: COORDINADOR GEENRAL ESTRATÉGICO

25 Página 24 ANEXO G: FORMATO INFORME DE ASESORIA DE GESTIÓN DE PROCESOS NOTA: Revisar Documento completo de Formato de Informe de Asesoria de Gestión de procesos V1

26 Página 25 ANEXO G: FORMATO COMUNICACIONAL DE PRESENTACIÓN DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO DUEÑO DEL PROCESO FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN NOTA: Revisar Documento completo de Formato comunicacional de presentacion de procesosv1 ANEXO H: FORMATO PRESENTACIONES PROPUESTA PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO GESTION DEL CAMBIO Y CULTURA ORGANIZACIONAL Quito, 17/03/2014 Elaborado por: NOTA: Revisar Documento completo de Formato de presentaciones

27 Página 26 ANEXO J: PLANIFICACIÓN PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE MEJORA DE PROCESO

28 Página 27 ANEXO J: INFORME DE CONTROL ESTADÍSTICO NOTA: Revisar Documento completo de Formato de Informe de Control Estadístico

29 Página 28 ANEXO I: FORMATO PLAN DE MEJORA NOTA: Revisar Documento completo de Formato de propuesta de plan de Mejora de Proceso

30 Página 29

31 Página 30 ANEXO J: INFORME DE RESULTADOS DE PLAN DE MEJORA NOTA: Revisar Documento completo de Formato de Informe de Plan de Mejora