Instituto Nacional de Aprendizaje Código P UCC 01

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1 Instituto Nacional de Aprendizaje Código P 01 Firma Jefatura de Dependencia: Gestión de Convenios de Centro Colaborador Firma Gestor (a): Firma Aprobación Autoridad Superior: Procedimiento Edición 01 Pág. 1 de 5 Fecha: 10/09/ OBJETIVO Establecer las actividades a desarrollar para realizar la gestión de los Convenios de Centros Colaboradores. 2. ALCANCE Aplica en todas las Unidades del Instituto Nacional de Aprendizaje que tengan alguna relación con el trámite de gestión de un convenio de Centro Colaborador. 3. ABREVIATURAS CC: ECC: GFST: NFST: SIGC: SCFP: SGT: UR: : Centro Colaborador. Persona funcionaria designada por la persona Encargada de la para asesorar a las Unidades Productivas y Centros Colaboradores, en lo referente a los diversos trámites a realizar en la gestión y ejecución de los convenios de Centros Colaboradores en el marco de los convenios suscritos. Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos Núcleo de Formación y Servicios Tecnológicos. Sistema de Información de Gestión Compartida. Servicio de Capacitación y Formación Profesional. Subgerencia Técnica Unidades Regionales Unidad de Centros Colaboradores. 4. DEFINICIONES Centro Colaborador: Ente público o privado que establece un convenio de colaboración con el INA para la ejecución de servicios de formación y capacitación profesional, sin que medien fines de lucro y utilizando sus propios recursos. Entidad: Empresa pública o privada que inicia los trámites para convertirse en Centro Colaborador. Persona Encargada del Centro Colaborador: Persona funcionaria de la que la persona Encargada de la Unidad de Centros Colaboradores designa para que coordine con un Centro Colaborador específico.

2 Instituto Nacional de Aprendizaje Código P 01 Edición 01 Página 2 de 5 Verificación de Condiciones: Proceso mediante el cual una persona técnica verifica que una Entidad cuenta con las condiciones necesarias para ejecutar uno/unos SCFP según los requerimientos técnicos definidos en el diseño curricular. 5. RESPONSABILIDAD La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de cada persona ECC. La jefatura de la es la responsable de velar por el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1. Solicitud de información acerca del Programa de Centros Colaboradores La recibe la solicitud de una Entidad para obtener la información correspondiente al Programa de Centros Colaboradores, la cual puede provenir de la Entidad, de un Núcleo de Formación y Servicios Tecnológicos, de una Unidad Regional, de las Autoridades Superiores o cualquier otra dependencia del INA. La Entidad presenta el formulario FR 01 Solicitud para el establecimiento de un Centro Colaborador y lo envía a la por cualquiera de los medios disponibles. En caso de estar incompleta la información solicitada, se le indica a la Entidad, para que envíe el documento completo. revisa la solicitud realizada por la Entidad y decide si le asigna la atención a una persona ECC, se le refiere a otra dependencia del INA, o si se finaliza el proceso. En caso de no asignar, la Jefatura de la confecciona un oficio en el cual indica las razones por las cuales se finalizó el proceso. registra la información básica de la Entidad y asigna a una persona ECC como responsable de dar atención a la Entidad nueva que solicita información del Programa de Centros Colaboradores. La información se registra en el FR 02 Asignación de Posibles Unidades Productivas para Convertirse en Centro Colaborador. La persona ECC recibe un correo electrónico donde se asigna la Entidad, el cual tiene la información básica Visita a Unidades Productivas interesadas La persona ECC visita la Entidad -previa coordinación- para ofrecer información acerca del Programa de Centros Colaboradores y recoger información básica de la Entidad, a saber: Nombre, Actividad comercial, Número de personas empleadas, Áreas de capacitación, Población meta a capacitar, Personas aspirantes a docentes con su debido perfil académico, Disponibilidad de salas de capacitación y recursos según las necesidades de capacitación, Nombre de la persona contacto. Para registrar la visita efectuada, se utiliza el FR ACAL 08 Informe de Reunión y el FR ACAL 05 Hoja de Asistencia. En dicha visita la persona ECC indica a la Entidad que el Programa de Centros Colaboradores se circunscribe a las áreas de acción Institucional atendidos por los Núcleos de Formación y Servicios

3 Instituto Nacional de Aprendizaje Código P 01 Edición 01 Página 3 de 5 Tecnológicos. Si la persona ECC determina que la entidad requiere un servicio que no esté en la oferta curricular del INA, solicita al NFST la realización de un diagnóstico técnico según lo definido en el P GFST 02 Identificación de Necesidades y Requerimientos en Formación Profesional. En caso de que la solicitud de la Entidad no pueda ser atendida por algún NFST, es remitida a la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos para su debida atención. La persona ECC dará seguimiento a la disposición de la GFST. La persona ECC define si existe la posibilidad de establecer un convenio de Centro Colaborador con la Entidad, con base en lo indicado en el FR 01 Solicitud para el establecimiento de un Centro Colaborador y lo observado en la visita realizada. De considerar que no existe interés por parte del INA, lo indica en el informe de Reunión (se le proporciona una copia a la Entidad o prepara un oficio para la Entidad indicando el cierre del proceso). Posteriormente, prepara el FR 03 Acta de cierre de expediente. De considerar que existe interés, se continúa con el proceso. La persona ECC entrega un borrador de convenio a la Entidad confeccionado con base en el FR 06 Guía para la elaboración de un convenio de Centro Colaborador, para su análisis. Asimismo, le indica a la Entidad que la Gerencia General del INA es la instancia que define o decide la aprobación o no del convenio a firmar. Se le solicita a la Entidad enviar la certificación de la personería jurídica de la empresa Solicitud de certificaciones de los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos y Unidades Regionales La persona ECC indica a la Jefatura de la, los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos y Unidades Regionales que tienen relación con el proceso. envía un oficio a cada uno de los NFST supracitados, solicitando se certifique en un plazo de cinco días hábiles, la capacidad del recurso humano del NFST para realizar los seguimientos técnicos-metodológico según las áreas de capacitación. Asimismo, la Jefatura de la procede a enviar un oficio a cada una de las UR relacionadas, solicitando se certifique en un plazo de cinco días hábiles, la capacidad del recurso humano de la Unidad Regional para realizar el seguimiento administrativo y la confección de certificados. La recibe las certificaciones de las UR y los NFST 6.4. Gestión del Convenio de Centro Colaborador Verificación de Condiciones En el caso de que la Entidad desarrolle únicamente módulos teóricos bajo la modalidad presencial, la persona ECC será la encargada de realizar la verificación de condiciones. La persona ECC coordina con la Entidad la realización de la verificación de condiciones. La persona ECC visita la Entidad y aplica el formulario FR 03 Verificación de Condiciones. En el caso de que la Entidad desarrolle módulos prácticas, para los cuales se requieren equipos, herramientas y utensilios que deban cumplir con los requerimientos definidos en el diseño curricular del INA, la persona ECC solicita por medio escrito al o a los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos (NFST) correspondientes, la asignación de una o varias personas funcionarias para realizar la verificación de condiciones, según el subsector al cual corresponde. La persona encargada de Planeamiento y Evaluación procede a asignar la persona especialista y notifica por medio de correo electrónico su asignación, con copia a la. En caso de que el NFST no cuente con especialistas en el área definida, el encargado de Planeamiento y Evaluación indicará a la por medio de un correo electrónico u oficio, la imposibilidad de atender la Entidad por dicha razón. La envía un oficio a

4 Instituto Nacional de Aprendizaje Código P 01 Edición 01 Página 4 de 5 la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos solicitando el análisis de la situación. Si la GFST considera que se puede atender, procede a devolver el caso al NFST correspondiente, en caso contrario, procede a elaborar un oficio donde indique las razones por las cuales la Entidad no puede ser atendida y lo envía a la Entidad con copia a la Unidad de Centros Colaboradores. La persona ECC coordina con la Entidad y la o las personas funcionarias asignadas, la realización de la verificación de condiciones. La persona ECC visita la Entidad en conjunto con la persona o personas técnicas asignadas por los NFST, para realizar la verificación de condiciones. Cada una de las personas funcionarias de los NFST presentes en la verificación de condiciones, registra la información correspondiente al subsector de su competencia en el FR 04 Verificación de condiciones. Posteriormente, las personas especialistas de los NFST proceden a enviar el formulario en un plazo de 5 días hábiles a la persona encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación. La persona encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación revisa la verificación de condiciones realizada y procede a aprobarla en un plazo de 3 días hábiles. Si se definen recomendaciones a cumplir por la Entidad, la persona ECC será la encargada de notificarles y darle seguimiento. Una vez que la entidad cumpla con las recomendaciones de la persona especialista, se solicita su aprobación, para poder continuar con el proceso. Si la Entidad requiere un tiempo mayor al plazo definido para solventar las recomendaciones indicadas por la persona técnica, solicita por medio de un oficio la prórroga a este trámite. Una vez aprobada la Verificación de Condiciones, la persona encargada del Proceso de Planeamiento y Evaluación envía un oficio o correo electrónico a la persona ECC, quien se encarga de imprimir el documento y colocar una copia en el expediente de la Entidad. En caso de que el resultado de la Verificación de Condiciones sea negativo en todos los subsectores, la persona ECC envía un oficio a la Entidad y se elabora el FR 03 Acta de cierre de expediente, con lo cual se da por concluido el trámite de gestión del convenio de Centro Colaborador Autorización de firma de convenio de Centro Colaborador La persona ECC procede a solicitar la autorización del convenio de Centro Colaborador a la Gerencia General del INA, utilizando el FR GG 01 Solicitud de creación de convenio o carta de entendimiento, según lo establecido en el procedimiento P GG 01 Planificación, creación, ejecución, seguimiento y evaluación de convenios. La persona ECC confecciona un expediente incluyendo: - FR 01 Solicitud para el Establecimiento de un Centro Colaborador - Reproducción de la página WEB de la Unidad Productiva (si la tuviera) - Propuesta de convenio de Convenio de Centro Colaborador (2 tantos). En caso de ser aprobado el trámite por parte de la Gerencia, la recibe de Asesoría Legal una copia del convenio de Centro Colaborador y lo incorpora en el expediente. En caso de ser denegado el trámite, la recibe una copia del oficio de la Gerencia General donde indica las razones para no proceder con el convenio y la persona ECC realiza el cierre del expediente, utilizando el FR 03 Acta de cierre de expediente. En ambos casos, la Gerencia General comunica el resultado a la entidad.

5 Instituto Nacional de Aprendizaje Código P 01 Edición 01 Página 5 de Evaluación de Idoneidad técnica docente. La Persona ECC envía a la Entidad el perfil mínimo requerido para que una persona califique como docente información solicitada con anterioridad al NFST, según la oferta curricular vigente-, en función de los subsectores analizados en la verificación de condiciones, de forma que la Entidad envía posteriormente los currículos y atestados de las personas candidatas a docentes y la persona ECC los remite al NFST según corresponda. Para ello se aplica la I GFST 12 Evaluación de la Idoneidad Docente en Formación Profesional. Una vez recibido el resultado de la evaluación de idoneidad docente por parte de los NFST, la persona ECC lo comunica a la Entidad Manejo de Producto No Conforme. El manejo del producto no conforme se realiza de acuerdo al siguiente detalle: Situación Solución Responsable El NFST no asigna la persona técnica para realizar la verificación de condiciones en un plazo de 15 días hábiles. El NFST no certifica su capacidad para realizar las actividades establecidas en el convenio de Centro Colaborador La Unidad Regional no certifica su capacidad para realizar las actividades establecidas en el convenio de Centro Colaborador. Transcurren 60 días hábiles a la solicitud de información específica del trámite de gestión a la Unidad Productiva, sin recibir la documentación solicitada. Comunicar a la Jefatura de la la situación por medio de correo electrónico, con copia a la jefatura del NFST. Efectuar recordatorio al NFST correspondiente, con copia a la GFST Se notifica la situación a la GFST. Se solicita el criterio de la GFST en este particular. De ser positivo el criterio de la GFST, se continúa con el proceso. De ser negativo el criterio de la GFST, se procede a elaborar el Acta de Cierre. Se notifica la situación a la GR Se solicita el criterio de la GR en este particular. De ser positivo el criterio de la GR, se continúa con el proceso De ser negativo el criterio de la GR, se procede a elaborar el Acta de Cierre. Se elabora el FR 02 Acta de cierre de expediente y se comunica mediante oficio a las partes involucradas. La persona ECC La persona ECC. Cualquier otra situación que requiera la generación de una oportunidad de mejora y que detecte una persona funcionaria de la se registra en el FR ACAL 04 "Oportunidad de mejora" y se sigue lo indicado en el P ACAL 04 "Detección de Oportunidades de Mejora".