DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL fondos Gestionar s 01 Recibir 02 Elaborar informe y entregar reconocimies Recibe petición de proyectos de los programas del Sistema DIF 1.2- Determina que tipo de se requiere en relación a las necesidades que hay en los programas o proyectos de DIF Guadalajara Identifica a los posible es o benefactores y lo turna a la para la realizar el oficio Elabora oficio de petición, recaba firmas de las direcciones correspondientes y lo envía Llama al donador para confirmar apoyo y notifica al coordinador el resultado de la gestión Elabora memorando solicitando apoyo para recoger y lo turna al coordinador para firma 1.7- Confirma y solicita apoyo para recoger de las diferentes áreas del Sistema DIF Guadalajara a la Finanzas Recoge en conju con el área que apoya en la recepción Canaliza (efectivo o especie) al área determinada 2.3- Entregan s en área determinada (Destino) 2.4- Recibe relación de de los productos s al área destinada Contactar al donador para solicitar registro federal de causantes y gestiona recibo deducible de impuestos a la Finanzas Recibe de Finanzas el deducible de impuestos y entrega al donador original y firma de recibido copia para archivo Elabora informe de resultados del y entrega a Finanzas con copia para Dirección Administrativa Gestiona o elabora agradecimie al donador por su apoyo en el otorgado. / Finanzas Auxiliares Técnica y Logística s Oficio Base de datos de benefactores DA/JF/ CF/04 Oficio oficio Vehículos Productos o efectivo s Relación/ recibo DA/JF/ CF/02 Agradecimie DA/JF/ CF/03 Determinaci ón del Elaboración de oficio Entrega de oficio n firmado n Recepción de Entrega de Archiva docume Gestión de recibo Archiva copia y archivado Agradecimie en gestión 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 2 Dirección Administrativa 127

2 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL fondos Elaborar informe y entregar reconocimies 03 6.TIPO DE 3.3- Solicita a la Finanzas, apoyo para la entrega de Reconocimies a los donadores Da instrucciones a sus Auxiliares para entregar los reconocimies Entrega al donador reconocimie y recaba firma de recibido Recibe relación o informe de la entrega de agradecimies o reconocimies Concentra relación de reconocimies s y envía a Finanzas Finanzas s Reconocimie DA/JF/ CF/01 Información personal Reconocimie Reconocimie Tener conocimient o de la información. Reconocimie. 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 2 DE: 2 Dirección Administrativa 128

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 fondos s DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA SECRETARIA (O) JEFATURA DE ANZAS COORDINACIÓN DE CAPTACIÓN DE INICIO 1 3 Determina que tipo de se requiere en relación a las necesidades que hay en los programas o proyectos de DIF Guadalajara Elabora oficio de petición, recaba firmas de las direcciones correspondientes y lo envía Apoya a captación de fondos y da instrucciones a sus Auxiliares para entregar los reconocimies Recibe de Finanzas el recibo deducible de impuestos y entrega al donador original y firma de recibido en copia para archivo Identifica a los posibles o benefactores y lo turna a la secretaria para la realización del oficio Llama al donador para confirmar apoyo y notifica al coordinador el resultado de la gestión Recogen y hacen entrega al área determinada 2 Elabora informe de resultados del y entrega Finanzas con copia para Dirección Administrativa Confirma y solicita apoyo para recoger de las diferentes áreas del Sistema DIF Guadalajara. Recoge en conju con el área que apoya en la recepción Canaliza (En efectivo o en especie) al área determinada Elabora memorando solicitando apoyo para recoger y lo turna al coordinador para firma Contacta al donador para solicitar Registro Federal de Causantes y gestiona recibo deducible de impuestos al Departame de Finanzas Gestiona o elabora reconocimies para el donador y solicita el apoyo de la entrega a Finanzas Entrega al donador reconocimie Gestiona o elabora agradecimie al donador por su apoyo en el otorgado 1 3 Concentra relación de s y envía a la Finanzas 2 Recibe relación de los s s al área destinada 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 129

4 1. DEPENDENCIA: FORMATO: fondos Eves externos DEL Identificar tipo de eve 01 Buscar Identifica el tipo de eve que se propone realizar de acuerdo a la temporada (conciertos, desfile de modas, cenas etc.) Elaborar proyecto y presupuesto y lo presenta a la Finanzas, Dirección Administrativa y Dirección General para su aprobación Si es autorizado se da el seguimie del eve, si no, se cancela el proyecto y finaliza Recibe autorización y se comienza con la búsqueda de posibles Investiga datos de posibles Cámaras, Asociaciones, Clubes, Empresas o personas físicas y la turna a la para elaboración de base de datos 2.2- Solicita citas para entrevistas personales con con el objetivo de presentar el proyecto 2.3- Presenta del eve a los Si acepta proyecto continua el trámite del eve, si no, se da por terminado y finaliza Coordina con el patrocinador el tipo de apoyo ya sea publicidad, económico o en especie Recibe la instrucción del para elaboración de oficios para el eve Elabora oficios de petición y recaba firmas de las direcciones correspondientes y los envía. (a) de Captación de (a) de Captación de Eve Llamadas telefónicas Oficios Identificación del eve autorizado Inicio del eve n los patrocinador es aceptado Coordinació n con patrocinador Oficios realizados firmado Gestionar eve Solicita apoyo a la Finanzas para enviar los oficios Da Instrucciones a los Auxiliares para enviar oficios 3.5- Envía oficios y confirma apoyos solicitados a los Recibe acuses y delega actividades a las áreas involucradas para la realización de los eves externos. Finanzas (a) de Captación de oficios Instruccione s Oficio Acuses de n de apoyos Oficio Entregado Copia de Oficio sellado. Seguimie/ Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 2 Dirección Administrativa 130

5 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL fondos Convocar reunión para el apoyo del eve Enviar invitaciones para el eve y elaborar agradecimies Celebrar eve e informe de resultado Solicita reunión con las áreas involucradas en el eve 4.2- Presenta proyecto e informa de los requerimies de apoyo de cada una de las áreas 4.3- Presenta proyecto a la Finanzas, Dirección Administrativa 4.4- Autoriza y delega funciones a las áreas del Sistema DIF Solicita a Comunicación Social la elaboración de invitaciones y de agradecimies para los Recibe invitaciones de Comunicación Social e identifica a la población adecuada para invitarlos al eve Solicita a la Finanzas, apoyo de los auxiliares para el envió de Invitaciones y publicidad a Instituciones y Privadas 5.4- Da instrucciones a los auxiliares para enviar invitaciones y publicidad del eve con acuses de recibido Recibe acuses de las invitaciones y publicidad a dependencias municipales y empresas Supervisa la realización del eve 6.2- Verifica que el equipo prestado se encuentre en buenas condiciones y lo entrega a los Elabora informe de resultados de eve y entrega a la Finanzas con copia para Dirección Administrativa. Director (a) Administrativo Finanzas Eves externos Reunión Instruccione s Invitaciones y Publicidad Supervisión Reunión de trabajo Asignación de apoyos Entrega de proyecto Entregado Reconocimie s e invitaciones entregadas Invitaciones y Publicidad Acuse de Recibido Eve Realizado Equipo Entregado Entregado 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 2 DE: 2 Dirección Administrativa 131

6 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 Eves externos DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA SECRETARIA (O) JEFATURA DE ANZAS INICIO Identifica el tipo de eve que se propone realizar de acuerdo a la temporada (Conciertos, Desfile de Modas etc) Elaborar proyecto y presupuesto y lo presenta a la Jefatura de Finanzas, Dirección Administrativa y Dirección General para su aprobación NO AUTORIZADO SI Recibe autorización y comienza con la búsqueda de posibles Recibe la instrucción de la de Elabora oficios de petición y recaba firmas de las direcciones correspondientes y los envía Solicita a la Finanzas entregar los oficios a las áreas correspondientes. Da instrucciones a los Auxiliares para entregar oficios Recibe acuses y delega actividades Solicita Reunión con las áreas involucradas en el eve Presenta proyecto e informa sobre las apoyos y requerimies de cada una de las áreas Solicita a la Jefatura de Comunicación Social la elaboración de invitaciones y agradecimies para los Recibe y entrega reconocimies a Investiga datos de posibles ; Cámaras, Asociaciones, Clubes, Empresas o Personas físicas. Solicita citas para entrevistas personales con con el objetivo de presentar el proyecto Presenta proyecto del eve a los Recibe invitaciones de l Comunicación Social e identifica a la población adecuada para invitarlos al eve Envía publicidad del eve a las dependencias del municipio y empresas privadas para su difusión AUTORIZADO NO Supervisa la realización del eve SI Coordina con el patrocinador el tipo de apoyo ya sea publicidad, económico o en especie. Supervisa el eve, Verifica que el equipo prestado se encuentre en buenas condiciones y lo entrega a los Elabora informe de resultados del eve y entrega a la Relaciones Públicas con copia para Dirección General 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 132

7 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL fondos Recibir solicitud de apoyo 01 Contactar y solicitar autorización para acudir a cita Presentar proyecto y acordar el tipo de Recibir y canalizar Recibe solicitud de apoyo con el programa o proyecto para el que se requiere el y lo turna al (a) Recibe solicitud de apoyo ju el proyecto de área solicitante Presenta a la Finanzas, Dirección Administrativa y Dirección General proyecto para revisión y aprobación Recibe aprobación de las Direcciones del DIF para llevar acabo el proyecto solicitado 2.1- Contacta a los posibles en el extranjero y solicita cita para presentar proyecto Elabora memorando y lo envía a al la Jefatura de Finanzas, Director (a) General y Director (a) Administrativo ju con proyecto para su autorización, firmado por el Si es autorizado el proyecto se solicita al Director (a) Admvo. Cheque para viáticos y continua el trámite, si no, se cancela y finaliza acude a la entrevista en la fecha establecida y presenta proyecto a los 3.2- Coordina con el patrocinador el tipo de apoyo que se pudiera dar (especie o efectivo) Determina ju con el patrocinador la fecha de entrega del Determina con el patrocinador la forma en que se entregara el Verifica tipo de en efectivo o en especie, informa al patrocinador el número de cuentas vigentes a las que se deposite o la manera de recepción de los artículos Informa a la Finanzas, Director (a) Gral. y al Director (a) Administrativo los resultados del Canaliza el al área o programa beneficiada en el proyecto Solicita a la Finanzas el apoyo para la entrega del por parte de los auxiliares Recibe acuses y elabora informe de resultados del y entrega a la Finanzas con copia a la Dirección Administrativa. Promoción de programas o proyectos a nivel internacional para captación de fondos Solicitud Llamada telefónica Efectivo especie o Solicitud entregada en trámite Entrega proyecto de aprobado Cita para presentar proyecto enviado autorizado y Solicitud en trámite presentado definido Fecha entrega del Determinaci ón acordada n de Entregado y archivo. 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 133

8 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 DEL fondos Promoción de programas o proyectos a nivel internacional para captación de fondos 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA SECRETARIA (O) INICIO Recibe solicitud de apoyo con el programa o proyecto para el que se requiere el y lo turna al Elabora memorando y lo envía a la Finanzas, Director (a) General y Director (a) Administrativo ju con proyecto para su autorización Recibe solicitud de apoyo ju el proyecto de área solicitante Presenta a la Finanzas, Dirección General y Dirección Administrativa proyecto para revisión y aprobación Recibe aprobación de las Direcciones del DIF para llevar acabo el proyecto solicitado Verifica tipo de en efectivo o en especie Informa a la Jefatura de Finanzas, Director (a) Gral. y al Director (a) Administrativo los resultados del Canaliza el al área o programa beneficiada en el proyecto. Contacta a los posibles en el extranjero y solicita cita para presentar proyecto Envía agradecimie al patrocinador firmado por los directivos del Sistema DIF Guadalajara NO AUTORIZADO SI Elabora informe de resultados del y entrega a la Finanzas con copia para Dirección Administrativa Acude a la entrevista en la fecha establecida y presenta proyecto a los Coordina con el patrocinador el tipo de apoyo que se pudiera dar (especie o efectivo). Determina ju con el patrocinador la fecha de entrega del. 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 134

9 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL fondos Recibir solicitud de apoyo 01 Gestionar solicitud de apoyo a posibles Entregar el apoyo en especie o efectivo al área solicitante Gestionar agradecimies y elaborar informe de resultados Recibe solicitud de apoyo para eve interno de los programas del Registra la solicitud y lo pasa al coordinador del departame Verifica en base de datos los posibles 2.1- Gira instrucciones a la para que elabore oficios de solicitud 2.2- Elabora oficio de petición de apoyo, recabar firma de la Finanzas, Director (a) Administrativa, Director (a) Gral. y los envía a los 2.3- Confirma apoyo con los e informar al coordinador el tipo de Solicita cita con el patrocinador para recoger en especie o efectivo Recibe en especie o en efectivo Verifica tipo de en efectivo o en especie, informa al patrocinador el número de cuentas vigentes a las que se deposite o la manera de recepción de los artículos Contacta al donador para solicitar registro federal de causantes y gestiona recibo deducible de impuestos al Dpto. de Finanzas Recibe de tesorería el deducible de impuestos y entrega al donador original y firma de recibido copia para archivo Solicita apoyo de las áreas del DIF para la entrega de en especie o entrega el efectivo al depto. Finanzas por medio de memorando Entrega a las áreas solicitantes y recibe comprobante de los mismos por parte de los auxiliares de Finanzas Informa al solicitante del que se deposito en el depto. De finanzas a través de memorando para realizar gestiones necesarias para su aplicación Elabora agradecimie, recaba firma del Director (a) General y lo entrega al patrocinador Elabora informe de resultados del y entrega a la Finanzas con copia para Dirección Administrativa. (a) de Captación de (a) de Captación de Apoyo en eves institucionales Solicitud Base datos de / oficio recibo Artículos y elaborado Artículos recibo elaborado y / agradecimie Datos verificados realizado Oficio de petición elaborado y firmado n Verifica archivado Agradecimie y archivado 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 135

10 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 fondos Apoyo a eves Institucionales DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA SECRETARIA (O) INICIO Recibe solicitud de apoyo para eve interno de los programas del Sistema DIF Guadalajara Registra la solicitud y lo pasa al coordinador del departame. Verifica en base de datos los posibles Gira instrucciones a la secretaria para que elabore oficios de solicitud Solicita apoyo de las áreas del DIF para la entrega de en especie o entrega el efectivo al depto. De Finanzas por medio de memorando. Entrega a las áreas solicitantes y recibe comprobante de los mismos Elabora oficio de petición de apoyo, recabar firma de la Finanzas, Director (a) Administrativa, Director (a) Gral. y los envía a los Confirma apoyo con los e informar al coordinador el tipo de. Solicita cita con el patrocinador para recoger en especie o efectivo. Recibe en especie o en efectivo Verifica tipo de en efectivo o en especie, informa al patrocinador el número de cuentas vigentes a las que se deposite o la manera de recepción de los artículos Contacta al donador para solicitar registro federal de causantes y gestiona recibo deducible de impuestos al Dpto. de Finanzas. Recibe de Finanzas el deducible de impuestos y entrega al donador original y firma de recibido copia para archivo Informa al solicitante del que se deposito en el depto. de finanzas a través de memorando para realizar gestiones necesarias para su aplicación. Elabora agradecimie, recaba firma del Director General y lo entrega al patrocinador. Elabora informe de resultados del y entrega a la Finanzas con copia para Dirección Administrativa. 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 136