UNIVERSIDAD DEL FUTBOL Y CIENCIAS DEL DEPORTE MODELO ACADEMICO DEPORTIVO ALTO RENDIMIENTO TUZO

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1 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 1 d 14 ÍNDICE 1 Objtivo 2 2 Alcanc 2 3 Rsponsabl 2 4 Áras Involucradas 2 5 Glosario d términos 3 6 Contnido 4 7 Planación d Opración Anual 7.1 Prguía Construcción Prguía Socialización /Prsntación Prguía Opración y Aplicación Prguía 7.2 Guía d Acompañaminto Construcción Guía d Acompañaminto Socialización/Prsntación Guía d Acompañaminto Opración y Aplicación Guías d Acompañaminto 7.3 Logísticas d rcpción Construcción d Logística d Rcpción Socialización/Prsntación d Logística Institucional Opración y Aplicación d Logística d Rcpción Rsultado Dsado / Entrgabls 11 9 Indicadors SIMART Aportación al Modlo Indicador (s) Anxos 12

2 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 2 d 14 1 Objtivo Guiar al prsonal rsponsabl y áras involucradas para mantnr informado al padr d familia y/o alumno d cada una d las tapas snsibls dl ciclo scolar (inicio dl ciclo scolar, priodos transitorios, cirr d ciclo scolar, tc.) d los vntos, proyctos y sguiminto académico-dportivo dl alumno, gnrando la información d forma sistémica, intgral, multifuncional y organizada. Organizar y coordinar proyctos d rcpción d los alumnos d los difrnts nivls ducativos y sus difrnts prfils. 2 Alcanc Est documnto sñala las tapas básicas bajo las cuals opran logísticas d rcpción y guías d acompañaminto qu comprnd dsd la planación para ingrso d alumnos, construcción d guías y pr guías d acompañaminto para alumnos y padr d familia, rvisión d participants o invitados dl modlo académico dportivo y proyctos spcials hasta la rcpción d los mismos. 3 Rsponsabl 4 Áras Involucradas Firma d Vo. Bo. Acadmia Primaria Acadmia Scundaria Acadmia Bachillrato Acadmia Licnciatura Acadmia Posgrado Administración y Finanzas Coordinación Srvicios Escolars Dircción Dportiva ART Dircción Dportiva FB Fundación Srvicios Médicos Enlac Oprativo Grncia d Sguridad Grncia d Rsidncia Coordinación Posgrado Comdor T.I

3 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 3 d 14 Opracions Coordinación d Srvicios Estudiantils Coordinación d SS, PP y Titulación 5 Glosario d Términos Guía d Acompañaminto: Prguía: Priodo Transitorio: Logística d Rcpción: RTC: UFCD: ART: POA: : Rsponsabl d Nivl - Admisión: SIMART: TI: Cntro d Srvicios: Documnto d consulta para padrs d familia y alumnos qu contin información rlvant al Modlo Académico Dportivo para gnrar una mjor adaptación. Documnto d consulta y orintación para padrs d familia qu contin información ncsaria para l ingrso al Modlo Académico Dportivo. Priodo d días sin actividad scolar. Actividad organizada por la Univrsidad dl Fútbol y Cincias dl Dport para atndr a los alumnos d nuvo ingrso, para participar n cualquir actividad dntro d la institución. Runión Técnica d Catgoría. Univrsidad dl Fútbol y Cincias dl Dport. Alto Rndiminto Tuzo. Plan d Opración Anual Prsona qu tin facultads para ralizar actividads, d acurdo a los procsos stablcidos d cada nivl d ducación, así como autorizar y validar las mismas actividads. Prsona qu tin facultads para ralizar, validar y autorizar actividads d acurdo a los procdimintos stablcidos n l procso para la admisión d aspirants. Sistma Intgral dl Modlo Alto Rndiminto Tuzo Tcnologías d Información Hrraminta d apoyo para la solicitud d srvicios proporcionados por TI.

4 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 4 d 14 6 Contnido 6.1 Planación d Opración Anual Rsponsabls d Nivl n Srvicios Escolars 1. Construirán n la última smana dl ms d mayo (quinc mss ants dl inicio d ciclo scolar) la bas dl Calndario Académico Dportivo Primaria (SAP-DO-01) Scundaria y Bachillrato (ARTD-RG-01) Licnciatura SUA y Virtual (SAL-DO- 01) Mastría (SAL-DO-01C) y Doctorado (SAL-DO-01C). 2. Construirán n la primra smana dl ms d junio l proycto d construcción d Calndarios Anuals Académico- Dportivos Coordinador d Srvicios Escolars y Rsponsabls d Nivl n Srvicios Escolars 3. Rvisarán n la primra smana dl ms d junio l proycto d construcción d Calndarios Anuals Académico- Dportivos Rsponsabls d Nivl n Srvicios Escolars 4. Convoca a través d Enlac Oprativo n la primra smana dl ms d junio (inmdiato cuando así s rquira por una modificación xtmporána) a los Dirctors y/o Rsponsabls d ára para llvar a cabo l tallr d construcción dl Calndario Escolar Anual dl Nuvo Ciclo. El calndario scolar anual s construy sgún l instructivo d construcción d calndario (Ly laboral, SEPH y linamintos institucional) Coordinador d Srvicios Escolars 5. Rcaba firmas d los Dirctors y Rsponsabls d ára involucrados n l Calndario Escolar Anual n la trcra smana d Junio (inmdiato cuando así s rquira por una modificación xtmporána) dntro d la runión d dirctors o bin a través d convocatoria n nlac oprativo. Rsponsabls d Nivl n Srvicios Escolars 6. Rcib d la Coordinación d Admisión, cinco mss ants dl inicio d la campaña d admisión (Mayo), l Calndario d Fchas d Examn d Admisión. Rsponsabls d Nivl n Srvicios Escolars 7. Rcib dl Académico n la primra smana dl ms d Julio los Calndarios Académico Dportivos Primaria (SAP-DO-01) Scundaria y Bachillrato (ARTD-RG-01) Licnciatura SUA y Virtual (SAL-DO-01) Mastría (SAL-DO- 01C) Doctorado (SAL-DO-01C). 8. Entrga n l ms d Julio a todos los Rsponsabls d Nivl l Calndario d Fchas Examn d Admisión. 9. Elabora n la trcra y cuarta smana dl ms d julio l Cronograma d Actividads (SE-RG-68) para fcto d ralizar la planación d actividads dl año siguint, basándos n los Calndarios Académico Dportivos Primaria (SAP-DO-01) Scundaria y Bachillrato (ARTD-RG-01) Licnciatura SUA y Virtual (SAL-DO-01) Mastría (SAL-DO-01C) y Doctorado (SAL- DO-01C) y procdimintos aplicabls.

5 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 5 d Elabora n la quinta smana dl ms d julio la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22), sta programación s d un año postrior, n rlación a los calndarios Académico-Dportivos qu s ntrgan. 11. Entrga n la primra smana dl ms d agosto a la Coordinación d Srvicios Escolars la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22) para su validación. 12. Convoca a través d Enlac Oprativo n la primra fcha stablcida n la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22) para socializar y validar con todas las áras involucradas. 13. Rgistra la nuva vrsión d la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22) dspués d la validación por las áras involucradas n l ára d Comptitividad. Coordinador d Srvicios Escolars, Rsponsabls d Nivl d Srvicios Escolars 14. Elaboran n la primra smana dl ms d marzo l Plan d Opración Anual (POA). 15. Elaboran n la sgunda smana dl ms d marzo l prsupusto dl ára corrspondint al siguint ciclo académico dportivo anual. 16. Elabora n la trcr smana dl ms d marzo, l rol para la participación n las runions dl Plan d Opración Mnsual (POM). 17. Rvisa la primra smana dl ms antrior al prsonal asignado n l rol dl Plan d Opración Mnsual (POM) para la participación n la runión d socialización d st. 18. Da d alta n l Calndario d Actividads los trs primros días hábils dl ms las Actividads trazadas n l POM dl siguint ms. Coordinador d Srvicios Escolars 19. Envía n la sgunda smana dl ms d abril al Dirctor dl ára académica, l Plan d Opración Anual (POA) y l prsupusto anual para su validación. 20. Envía n la trcra smana dl ms d abril a la Dircción d Administración y Finanzas, l Plan d Opración Anual (POA) y l prsupusto anual para su rgistro y validación. 21. Rvisar l prsupusto dl ára una smana ants dl ingrso rquisicions dl ms siguint a administración y finanzas y labora las rquisicions dl matrial y srvicios para l próximo ms, rgistrando l folio n l control d rquisicions. 22. Rcaba las firmas dl Coordinador d Srvicios Escolars l juvs prvio a ingrsar las rquisicions n Administración y Finanzas. 23. Rcaba las firmas dl Dirctor d Bachillrato y Licnciatura l virns prvio a ingrsar las rquisicions n Administración y Finanzas. 24. Gstiona las rquisicions n Administración y Finanzas n las fchas programas para ingrso d rquisicions, una vz qu obtnga los rcursos o autorización (dpndindo l caso) raliza l procdiminto qu corrsponda.

6 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 6 d Prguía Construcción d la Prguía 1. Elabora n la primra smana dl ms d sptimbr l proycto d la Prguía d Acompañaminto, l cual contin: Mustra d la prguía dl año antrior Objtivo Tabla d Prguías Matriz d tmas Matriz d rsponsabilidads Rqurimintos Entrgabls 2. Solicita n la primra smana dl ms d sptimbr a Enlac Oprativo la runión para socializar l proycto Socialización /Prsntación d la Prguía 1. Socializa n la sgunda smana dl ms d sptimbr sgún la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE- DO-22), l proycto n runión con Dirctors o Jfs d Ára, n dond s prsnta: Proycto d la prguía d acompañaminto Tabla d prguías Matriz d rsponsabilidads Matriz d tmas (catgorías y prfils a los qu aplica) Áras Involucradas 2. Ralizan las aportacions corrspondints al proycto y matriz d rsponsabilidads, anxan n la matriz d tmas la información a intgrar dntro d la prguía (txto ó anxo). (Vr Anxo 1) 3. Modifica la prsntación dspués d la runión d acurdo a las mjoras dtctadas n la runión d socialización dl proycto d la prguía. 4. Carga la prsntación l mismo día d la runión con las modificacions ya ralizadas (Proycto d la prguía), al calndario d actividads (Intrant d la UFCD). 5. Agnda runión para l armado d la prguía un día dspués d la fcha n qu s modifico la prsntación la solicita a Enlac Oprativo, sgún la matriz d rsponsabilidads. 6. Socializa un día dspués a la fcha n qu s sub la prsntación al calndario d actividads (Intrant d la UFCD), l proycto con l ára d Srvicios Escolars, informando a todo l prsonal sobr la matriz d rsponsabilidads hacindo rfrncia a las actividads n dond intrvinn, solicitando qu s ralicn n timpo y forma.

7 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 7 d Envía un día dspués a la fcha n qu s sub la prsntación al calndario d actividads (Intrant d la UFCD), la guía d acompañaminto bas a las áras involucradas, s dcir, la misma guía pro dl año antrior. Áras Involucradas 8. Intgran n la trcra smana dl ms d sptimbr n runión para armar la prguía, a través d cada acadmia la información d sus txtos, para finalmnt tnr un documnto intgral qu cumpla con l objtivo propusto. 9. Agnda runión para la validación y firma d la prguía d acompañaminto un día dspués a la fcha n qu s armo la prguía y s solicita a Enlac Oprativo. Acadmias d cada Nivl involucrado 10. Prsntar la prguía d acompañaminto n la cuarta smana dl ms d sptimbr n runión d validación y firma d la prguía d acompañaminto, para su lctura y rvisión por todas las áras, hacindo las obsrvacions prtinnts, al finalizar la lctura s valida con firma d Vo.Bo. cada una d las prguías. 11. Solicita a las acadmias l archivo digital d las prguías, para su rsguardo Opración y Aplicación Prguía Rsponsabl d Vntanilla 1. Raliza l Procdiminto para l srvicio d atnción a clints (SE-PR-02). 6.3 Guías d Acompañaminto Construcción d la Guía d Acompañaminto 1. Elabora n la primra smana dl ms antrior a la fcha d ntrga, l proycto d la Guía d Acompañaminto l cual contin: Mustra d la guía dl año antrior Objtivo Matriz d tmas Matriz d rsponsabilidads Rqurimintos Entrgabls 2. Entrga d la Guía d Acompañaminto n la primra smana dl ms antrior a la fcha d sgún la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22), s solicita a Enlac Oprativo la runión para socializar l proycto.

8 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 8 d Socialización /Prsntación d la Guía d Acompañaminto 1. Socializa n la sgunda smana dl ms antrior a la fcha d ntrga d la Guía d Acompañaminto sgún la Programación anual d Guías d Acompañaminto (SE-DO-22), l proycto n runión con Dirctors o Jfs d Ára, n dond s prsnta: Proycto d la guía d acompañaminto Matriz d rsponsabilidads Matriz d tmas (catgorías y prfils a los qu aplica) Áras Involucradas 2. Ralizan las aportacions corrspondints al proycto y matriz d rsponsabilidads, anxan n la matriz d tmas la información a intgrar dntro d la guía (txto ó anxo). (Vr Anxo 1) 3. Modifica la prsntación dspués d la runión d acurdo a las mjoras dtctadas n la runión d socialización dl proycto d la guía. 4. Carga la prsntación l mismo día dspués d la runión con las modificacions ya ralizadas (Proycto d la guía), al calndario d actividads (Intrant d la UFCD). 5. Agndar runión para l armado d la guía un día dspués a la fcha n qu s modifico la prsntación la solicita a Enlac Oprativo, sgún la matriz d rsponsabilidads. 6. Socializa un día dspués a la fcha n qu s sub la prsntación al calndario d actividads (Intrant d la UFCD), l proycto con l ára d Srvicios Escolars, informando a todo l prsonal sobr la matriz d rsponsabilidads hacindo rfrncia a las actividads n dond intrvinn, solicitando qu s ralicn n timpo y forma. 7. Envía un día dspués a la fcha n qu s sub la prsntación al calndario d actividads (Intrant d la UFCD), la guía d acompañaminto bas, s dcir, la misma guía pro dl año antrior. Áras Involucradas 8. Intgran n la trcra smana dl ms d sptimbr n runión para armar la guía, a través d cada acadmia la información d sus txtos, y finalmnt tnr un documnto intgral qu cumpla con l objtivo propusto. 9. Agndar runión para la validación y firma d la guía d acompañaminto un día dspués a la fcha n qu s armo la guía y s solicita a Enlac Oprativo. Acadmias d cada Nivl involucrado 10. Prsnta la guía d acompañaminto n runión d validación y firma d la guía d acompañaminto, para su lctura y rvisión por todas las áras, hacindo las obsrvacions prtinnts, al finalizar la lctura s valida con firma d Vo.Bo. cada una d las guías. 11. Solicita a las acadmias l archivo digital d las guías, para su rsguardo.

9 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 9 d Opración y Aplicación Guías d Acompañaminto Áras Involucradas 1. Ingrsan los anxos al sobr d la Guía d Acompañaminto, qu s concntrará n l ára Académica y/o Dportivo ART corrspondint. 6.4 Logísticas d Rcpción Construcción d la Logística d Rcpción 1. Elabora ocho smanas ants d la fcha d rcpción, d acurdo a los Calndario Académico Dportivo Primaria (SAP- DO-01) Scundaria y Bachillrato (ARTD-RG-01) Licnciatura SUA y Virtual (SAL-DO-01) Mastría (SAL-DO-01C) y Doctorado (SAL-DO-01C), l proycto d la rcpción, l cual contin: Objtivo Ficha técnica Áras Involucradas Programa Lista d catgorías a rcibir Horario Tipo Lay Out (n caso d qu apliqu) Matriz d Rsponsabilidads Entrgabls 2. Solicita a Enlac Oprativo cuatro smanas ants d la fcha programada para la rcpción, agndar runión con los Dirctors o Jfs d Ára para analizar y validar d forma intgral, multifuncional y organizada l proycto con la matriz d rsponsabilidads por cada fcha d rcpción Socialización /Prsntación d la Logística d Rcpción 1. Socializa l proycto d rcpción con la propusta d la matriz d rsponsabilidads dntro d la runión con los Dirctors o Jfs d Ára. Áras involucradas 2. Ralizan las aportacions corrspondints al proycto bajando a la matriz d rsponsabilidads los nombrs dl prsonal participant n cada actividad. 3. Modifica la prsntación un día dspués d la runión s con las mjoras stablcidas n runión y s sub la prsntación (Proycto d la logística d rcpción), al calndario d actividads (Intrant d la UFCD).

10 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 10 d Solicita a Enlac Oprativo agndar runión un día dspués a la fcha n qu s modifico la prsntación, para l sguiminto d la logística d rcpción. 5. Socializa un día dspués a la fcha n qu s sub la prsntación al calndario d actividads (Intrant d la UFCD), l proycto con l ára d Srvicios Escolars, informando sobr la matriz d rsponsabilidads a las rsponsabl d nivl qu intrvin dntro dl proycto así como a todo l prsonal para su conociminto, solicitando qu las actividads s ralicn n timpo y forma, admás d qu cada rsponsabl d RTC socialic l proycto n dichas runions. y áras involucradas 6. Construir horarios tipo, rquisicions, órdns d trabajo y cntros d srvicio para sr rvisados n la runión d sguiminto. Áras involucradas 7. Entrgan dos smana dspués d la socialización, n runión d sguiminto o a través d los procsos stablcidos por las áras, los siguints rqurimintos: Administración y Finanzas: Rquisicions Opracions: Ordns d trabajo TI: Cntro d Srvicio Rsponsabls d Runions Técnicas d Catgoría 8. Una smana ants d la fcha programada para la rcpción, dbrán d socializar n runión técnica d catgoría l proycto d rcpción. Coordinador d Srvicios Escolars 9. Quinc días ants d la fcha programada para la rcpción, socializa n runión d planación l proycto d rcpción y solicita validación d horarios tipo. 10. Suprvisa un día ants d la fcha d rcpción programada (o fcha sgún matriz d rsponsabilidads) n calndarios académicos-dportivos sgún l nivl, la instalación d módulos d rgistro, mobiliario y quipo qu fu solicitado Opración y Aplicación d la Logística d Rcpción Prsonal n Módulo d ntrga dl sobr 1. Entrga al alumno y padr d familia un sobr con la guía d acompañaminto y formatos (si aplican) qu s rquira llnar. Prsonal n Módulo d llnado d documntos 2. Assora a los padrs d familia y alumnos n l llnado d formatos, n caso d qu n su sobr tuvira formatos a llnar.

11 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 11 d 14 Prsonal n Módulo d ntrga d turno 3. Rvisa qu los documntos pndints stén dbidamnt rquisitados para podr pasar al módulo d rgistro. Prsonal n Módulo d Rgistro 4. Rgistra a los alumnos qu son rcpcionados, cargando la documntación pndint, y librando a los alumnos qu cumplan con todos los rquisitos d inscripción y/o rinscripción ntrgando l Pas d Libración (SE-RG-121) corrspondint al nivl académico. 5. Elabora l rport d rcpción, con l listado d los alumnos qu asistiron a la rcpción, los qu no furon librados y los qu s libraron. 6. Envía l rport d alumnos no librados a las áras qu corrsponda, solicitando la dsasignación d Horario tipo dl alumno. Dportivo ART, Dportivo FB o Acadmia 7. Inhabilitan l horario tipo dl alumno qu no s ha librado. Dportivo ART, Dportivo FB y/o Rsidncia y Sguridad 8. Idntificación d los alumnos no librados y canalización a srvicios scolars. 7 Rsultado Dsado / Entrgabls 1. Entrga dntro d los priodos dscritos n cada unos procsos d prguía, guía y logística: 8 Indicadors d SIMART Rport dl cumpliminto d actividads dscritas n la matriz d rsponsabilidads Rport d incidncias dntro dl dsarrollo dl procso 1. Elabora trs días hábils ants dl cirr d ms, los indicadors dl procso dntro d un priodo mnsual. 2. Entrga l último día hábil dl ms l rsultado d los indicadors qu s obtuviron dntro dl ms concluido. 9 Aportación al Modlo 1. Garantiza l cumpliminto d los procsos n la laboración d documntos y rcpción.

12 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 12 d Indicador (s) 1. Calcula l indicador d fctividad por mdio d la siguint fórmula: Indicador 1 = Actividads programadas /Actividads ralizadas n timpo Indicador 2 = Actividads programadas /Actividads ralizadas n forma 11 Anxos Anxo 1: Matriz d tmas para la Prguía y Guía d Acompañaminto Anxo 2: Dntro d la laboración d una Prguía y Guía d Acompañaminto s db sguir la siguint structura: Encabzado: Inducción: Dsarrollo d tmas: Incluyndo Logotipos Institucionals, Titulo d la Prguía o Guía, Fcha d Imprsión, Catgoría, Prfil y Nivl Académico. Objtivo d la Prguía, o Guía d acompañaminto Por cada una d las áras involucradas, manjando la rdacción como txto continuo, ningún apartado d la guía o prguía s manjara como ára, la rdacción srá particular por catgoría, nivl y prfil.

13 Srvicios Escolars Vignt a partir d: 7 d Abril 2014 Vrsión: Clav: Página 13 d 14