MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN

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1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN AGOSTO 2017 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-7 (PR-DEEVA-001-A5), 1-5 (PR-DEEVA-002-A6), 1-6 (PR-DEEVA 003-A5), 1-10 (PR-DEEVA-004-E) Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

2 CONTENIDO Manual de Procedimientos del Departamento de Evaluación No. Procedimiento Código Para el Diseño y Actualización del Sistema Integral de Información Estadística. Para la Asesoría, Capacitación y Supervisión en el Uso del Sistema Integral de Información Estadística (SIIE). Para la Elaboración de Informes a través de los Procesos y Análisis de la Información Enviada por las Unidades Operativas. Procedimiento para el Seguimiento al Cumplimiento de Metas comprometidas en Indicadores Institucionales. PR-DEEVA-001-A5 PR-DEEVA-002-A6 PR-DEEVA-003-A5 PR-DEEVA-004-E

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4 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA CODIGO: PR-DEEVA-001-A5 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 3 REFERENCIAS 3 PROCEDIMIENTO 4 DIAGRAMA DE FLUJO 6 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Agosto 2017 Agosto 2017 U:/DIRPLAN/EVALUACIÓN

5 PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA OBJETIVO Coordinar, supervisar y dar seguimiento al diseño y actualización del Sistema Integral de Información Estadística de Centros de Integración Juvenil, A.C., conforme a los lineamientos emitidos por las áreas normativas con la finalidad de atender las necesidades institucionales. ALCANCE Al Departamento de Evaluación, Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, Dirección de Desarrollo Operativo, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención, Subdirección de Promoción Institucional, Subdirección de Consulta Externa, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Subdirección de Prevención, Subdirección de Investigación, Departamento de Programas Nacionales, Departamento de Centros de Día, Departamento de Consulta Externa, Departamento de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Departamento de Modelos y Tecnologías Preventivas, Departamento de Movilización Comunitaria, Departamento de Sistemas, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. NOTACIONES Y DEFINICIONES Áreas Normativas: Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención, Subdirección de Consulta Externa, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Subdirección de Prevención, Subdirección de Investigación, Departamento de Centros de Día, Departamento de Consulta Externa, Departamento de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Departamento de Modelos y Tecnologías Preventivas y Departamento de Movilización Comunitaria. Áreas Operativas: Dirección General Adjunta Operativa y de Patronatos, Dirección de Desarrollo Operativo, Subdirección de Promoción Institucional y Departamento de Programas Nacionales. Responsables por Área: Se refiere al personal del Departamento de Evaluación: Responsable de Consulta Externa, Responsable de Hospitalización, Responsable de Prevención y Movilización Comunitaria y Responsable de Investigación. SIIE.: Sistema Integral de Información Estadística. 1 de 7

6 PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA POLÍTICAS DE OPERACIÓN Departamento de Evaluación Coordinará el diseño y actualización del SIIE de acuerdo a las necesidades de las áreas de Consulta Externa, Hospitalización, Prevención y Movilización Comunitaria e Investigación. Realizará la actualización de los Manuales de Pantallas de Captura del SIIE, que se encuentran ubicados en Intranet. Solicitará al Departamento de Sistemas las modificaciones a los reportes, de acuerdo a los ajustes realizados en las pantallas de captura. Áreas Normativas Enviarán al Departamento de Evaluación los requerimientos de información que deben incorporarse al SIIE, así como los lineamientos que han de cubrirse. Departamento de Sistemas Actualizará el SIIE en coordinación con el Departamento de Evaluación y conforme a los requerimientos de las áreas normativas. 2 de 7

7 PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA MATERIALES Oficios y/o correos electrónicos enviados por las áreas normativas solicitando la incorporación de las nuevas necesidades. Sistema Integral de Información Estadística. Manual de Instructivos de Llenado de Pantallas de Captura del Sistema Integral de Información Estadística. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. ANEXOS No aplica. 3 de 7

8 PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Jefe/a del Departamento de Evaluación Responsables por Área Jefe/a del Departamento de Evaluación Responsables por Área 1. Solicita a las áreas normativas las necesidades de información a incorporarse al SIIE, mismas que de ser necesario se analizarán en reunión de trabajo con las áreas correspondientes. 2. Recibe de las áreas normativas la solicitud de actualización de los proyectos y reportes que habrán de incorporarse al SIIE. 3. Notifica a los Responsables de Prevención y Movilización Comunitaria, Consulta Externa, Hospitalización e Investigación las solicitudes de actualización o incorporación de nuevos proyectos al SIIE. 4. Revisan y evalúan la actualización e incorporación de nuevos proyectos al SIIE, remiten al Departamento de Sistemas la solicitud correspondiente a través de la Mesa de Servicio y notifican al Jefe/a del Departamento. 5. Programa reunión con personal del Departamento de Sistemas para informarle sobre las nuevas necesidades de actualización del sistema. 6. Se reúne con el personal del Departamento de Sistemas y los Responsables por Área para analizar las necesidades del sistema, evalúan su impacto y establecen calendario de integración o actualización. 7. Coordinan las actualizaciones o incorporación de proyectos al SIIE bajo los lineamientos emitidos y requerimientos solicitados por las áreas normativas. 8. Se coordina con el resto del personal para realizar las pruebas necesarias. Correo u oficio Correo u oficio Correo electrónico Mesa de Servicio SIIE 4 de 7

9 PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Responsables por Área Jefe/a del Departamento de Evaluación 9. Conjuntamente con el resto del personal realizan pruebas en las pantallas de captura con la introducción de datos acorde a los requerimientos del área normativa, generando los reportes correspondientes. 10. Informan al Jefe/a del Departamento sobre el resultado de la ejecución de las pruebas. 11. Recibe reporte de resultados de la actualización al sistema e informa a las áreas normativa y operativa, que sus requerimientos han sido cubiertos. 12. Termina procedimiento SIIE Reporte 5 de 7

10 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DIAGRAMA DE FLUJO Título JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN RESPONSABLES POR ÁREA Inicia 1 Solicita a las áreas normativas las necesidades de información a incorporarse al SIIE, mismas que de ser necesario se analizarán en reunión de trabajo con las áreas correspondientes 2 Recibe de las áreas normativas la solicitud de actualización de los proyectos y reportes que habrán de incorporarse al SIIE 3 4 Notifica a los Responsables de Prevención y Movilización Comunitaria, Consulta Externa, Hospitalización e Investigación las solicitudes de actualización o incorporación de nuevos proyectos al SIIE Revisan y evalúan la actualización e incorporación de nuevos proyectos al SIIE, remiten al Departamento de Sistemas la solicitud correspondiente a través de la Mesa de Servicio y notifican al Jefe/a del Departamento 5 Programa reunión con personal del Departamento de Sistemas para informarle sobre las nuevas necesidades de actualización del sistema A 6 de 7

11 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-001-A5 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Título JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN RESPONSABLES POR ÁREA A 6 7 Se reúne con el personal del Departamento de Sistemas y los Responsables por Área para analizar las necesidades del sistema, evalúan su impacto y establecen calendario de integración o actualización Coordinan las actualizaciones o incorporación de proyectos al SIIE bajo los lineamientos emitidos y requerimientos solicitados por las áreas normativas 8 Se coordina con el resto del personal para realizar las pruebas necesarias 9 Conjuntamente con el resto del personal realizan pruebas en las pantallas de captura con la introducción de datos acorde a los requerimientos del área normativa, generando los reportes correspondientes Recibe reporte de resultados de la actualización al sistema e informa a las áreas normativa y operativa, que sus requerimientos han sido cubiertos Informan al Jefe/a del Departamento sobre el resultado de la ejecución de las pruebas Reporte Termina 7 de 7

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13 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) CODIGO: PR-DEEVA-002-A6 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 2 REFERENCIAS 2 PROCEDIMIENTO 3 DIAGRAMA DE FLUJO 4 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Agosto 2017 Agosto 2017 U:/DIRPLAN/EVALUACIÓN

14 PR-DEEVA-002-A6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) OBJETIVO Capacitar, supervisar y asesorar al personal de las Unidades Operativas, con la finalidad de facilitarles las herramientas y conocimientos necesarios para el manejo adecuado del Sistema Integral de Información Estadística (SIIE). ALCANCE Al Departamento de Evaluación, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. NOTACIONES Y DEFINICIONES Responsables por Área: Se refiere al personal del Departamento de Evaluación Responsable de Consulta Externa, Responsable de Hospitalización, Responsable de Prevención y Movilización Comunitaria y Responsable de Investigación. SIIE: Sistema Integral de Información Estadística. Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. 1 de 5

15 PR-DEEVA-002-A6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) POLÍTICAS DE OPERACIÓN Departamento de Evaluación Capacitará, asesorará y supervisará al personal de las Unidades Operativas en lo relativo al Sistema Integral de Información Estadística en los siguientes casos: apertura de nuevas Unidades, cuando surjan cambios en las guías técnicas de las áreas normativas, cuando se requiera capacitar a un número considerable de miembros del equipo médico técnico y en cualquier duda específica. Director/a o Responsable de la Unidad Operativa Solicitará al Departamento de Evaluación a través del buzón de planeación, asesoría y/o capacitación para el manejo adecuado del SIIE. MATERIALES Manual de Instructivos de Llenado de Pantallas de Captura del Sistema Integral de Información Estadística. Sistema Integral de Información Estadística. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. ANEXOS No aplica. 2 de 5

16 PR-DEEVA-002-A6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Director/a o Responsable de la Unidad Operativa Responsables por Área 1. Solicita asesoría o capacitación en uso del SIIE, a través del buzón de planeación. 2. Proporcionan asesoría o capacitación en el uso del SIIE pudiéndose presentar tres casos representativos: 2.1. Que las áreas normativas realicen cambios en sus Guías Técnicas que impacten en el registro de actividades en el SIIE, en este caso, valora el impacto de los cambios y lo notifica a las Unidades Operativas mediante circular y/o correo electrónico. Continúa procedimiento en el punto No Que las Unidades Operativas soliciten asesoría o capacitación mediante el buzón de planeación cuando haya dudas específicas; en este caso, se atiende la solicitud a través del buzón o mediante llamada telefónica. Continúa procedimiento en el punto No Que se trate de una nueva Unidad Operativa o de un número considerable de miembros del equipo médico técnico que requieran ser capacitados; en este caso, se remite al personal al manual de instructivos de llenado y de captura en pantalla y se aclaran dudas vía correo electrónico, llamada telefónica o buzón. Continúa procedimiento. 3. Revisan la captura en el SIIE realizada por las Unidades Operativas, y en su caso realizan las observaciones necesarias. 4. Termina procedimiento. Intranet Buzón de Planeación Circular y/o correo electrónico Buzón de Planeación Manual de instructivos y de captura en pantalla SIIE 3 de 5

17 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-002-A6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) DIAGRAMA DE FLUJO Título DIRECTOR/A O RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA RESPONSABLES POR ÁREA Inicia 1 2 Solicita asesoría o capacitación en uso del SIIE, a través del buzón de planeación Proporcionan asesoría o capacitación en el uso del SIIE pudiéndose presentar tres casos representativos Nueva Unidad o los miembros del Equipo requieren asesoría Asesoría o Capacitación Tipo de situación? Cambios en Guías Técnicas 2.1 Que las áreas normativas realicen cambios en sus Guías Técnicas que impacten en el registro de actividades en el SIIE, en este caso, valora el impacto de los cambios y lo notifica a las Unidades Operativas mediante circular y/o correo electrónico. Continúa procedimiento en el punto No Que las Unidades Operativas soliciten asesoría o capacitación mediante el buzón de planeación cuando haya dudas específicas; en este caso, se atiende la solicitud a través del buzón o mediante llamada telefónica. Continúa procedimiento en el punto No.3 1 Que se trate de una nueva Unidad Operativa o de un número considerable de miembros del equipo médico técnico que requieran ser capacitados; en este caso, se remite al personal al manual de instructivos de llenado y de captura en pantalla y se aclaran dudas vía correo electrónico, llamada telefónica o buzón. Continúa procedimiento A de 5

18 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-002-A6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SUPERVISIÓN EN EL USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA (SIIE) Título DIRECTOR/A O RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA RESPONSABLES POR ÁREA 1 A 3 Revisan la captura en el SIIE realizada por las Unidades Operativas, y en su caso realizan las observaciones necesarias Termina 5 de 5

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20 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS CODIGO: PR-DEEVA-003-A5 ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 MATERIALES 3 REFERENCIAS 3 PROCEDIMIENTO 4 DIAGRAMA DE FLUJO 5 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Agosto 2017 Agosto 2017 U:/DIRPLAN/EVALUACIÓN

21 PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS OBJETIVO Elaborar los informes requeridos por las áreas internas e instancias externas en los periodos establecidos, con base en la captura de las Unidades Operativas. ALCANCE Al Departamento de Evaluación, Dirección de Desarrollo Operativo, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención, Subdirección de Promoción Institucional, Subdirección de Consulta Externa, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Subdirección de Prevención, Subdirección de Investigación, Departamento de Consulta Externa, Departamento de Centro de Día, Departamento de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Departamento de Movilización Comunitaria, Departamento de Modelos y Tecnologías Preventivas, Departamento de Sistemas, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína e instancias externas. NOTACIONES Y DEFINICIONES Captura: Información de las actividades de las Unidades Operativas registradas en las pantallas del Sistema Integral de Información Estadística (SIIE). Responsable del SIIE del Departamento de Evaluación: Persona asignada para descargar y procesar la información del SIIE de las áreas de Prevención, Movilización Comunitaria, Consulta Externa, Hospitalización e Investigación. SIIE: Sistema Integral de Información Estadística. Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. 1 de 6

22 PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS POLÍTICAS DE OPERACIÓN Departamento de Evaluación Designará a una persona Responsable del Sistema Integral de Información Estadística (SIIE) quién será encargada de bajar las bases de captura de las Unidades Operativas e incorporarlas a una carpeta específica en Red. Establecerá las fechas límite en que las Unidades Operativas cerraran la captura para el corte del mes que se trate, a fin de poder bajar las bases y procesar la información. Generará los reportes y entregará a las áreas correspondientes, aclarando las dudas que surjan al respecto. Elaborará los informes correspondientes, a fin de integrar la información solicitada por las instancias externas. Director/a o Responsable de la Unidad Operativa Deberá apegarse a las fechas de corte de captura establecidas en el calendario anual enviado por el Departamento de Evaluación. 2 de 6

23 PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS MATERIALES Captura de las Unidades Operativas. Sistema Integral de Información Estadística. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. ANEXOS No aplica. 3 de 6

24 PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Jefe/a y Personal Depto. de Evaluación Director/a o Responsable de la Unidad Operativa Responsable del SIIE Personal del Depto. de Evaluación Jefe/a del Depto. de Evaluación 1. Se reúnen para definir las fechas en que realizarán los cierres de captura, elaboran calendario y lo envían a las Unidades Operativas. 2. Recibe calendario vía correo electrónico y notifica al equipo médico técnico que realice su captura dentro del período establecido, de ser posible día a día. 3. Descarga la información mensual por Unidad Operativa y la integra en una carpeta específica ubicada en Red, en la cual se concentrará la información para ser procesada y respaldada en CD. 4. Informa al Personal del Departamento que pueden iniciar la revisión de la captura. 5. Copian el SIIE a su unidad local, revisan la información, generan los reportes correspondientes a su área y turnan al Jefe/a de Departamento. 6. Recibe y revisa los reportes, los integra y envía a las áreas correspondientes. 7. Integra la información para su envío a las instancias externas. 8. Integra la parte correspondiente al Informe de Autoevaluación y lo envía a la Dirección de Planeación. 9. Termina procedimiento. Correo Electrónico SIIE Reportes del SIIE Reportes del SIIE Informe de Autoevaluación 4 de 6

25 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS DIAGRAMA DE FLUJO Título JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN PERSONAL DEL DEPTO. DE EVALUACIÓN DIRECTOR/A O RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA RESPONSABLE DEL SIIE Inicia Inicia 1 1 Se reúnen para definir las fechas en que realizarán los cierres de captura, elaboran calendario y lo envían a las Unidades Operativas. Se reúnen para definir las fechas en que realizarán los cierres de captura, elaboran calendario y lo envían a las Unidades Operativas. 2 3 Recibe calendario vía correo electrónico y notifica al equipo médico técnico que realice su captura dentro del período establecido, de ser posible día a día. Descarga la información mensual por Unidad Operativa y la integra en una carpeta específica ubicada en Red, en la cual se concentrará la información para ser procesada y respaldada en CD Recibe y revisa los reportes, los integra y envía a las áreas correspondientes. Copian el SIIE a su unidad local, revisan la información, generan los reportes correspondientes a su área y turnan al Jefe de Departamento. Informa al Personal del Departamento que pueden iniciar la revisión de la captura. Reportes Reportes A 5 de 6

26 Fase Centros de Integración Juvenil, A.C. PR-DEEVA-003-A5 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE LOS PROCESOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENVIADA POR LAS UNIDADES OPERATIVAS Título JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN PERSONAL DEL DEPTO. DE EVALUACIÓN DIRECTOR/A O RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA RESPONSABLE DEL SIIE A 7 Integra la información para su envío a las instancias externas. 8 Integra la parte correspondiente al Informe de Autoevaluación y lo envía a la Dirección de Planeación. Informe Termina 6 de 6

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28 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES CODIGO: PR-DEEVA-004-E ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 MATERIALES 4 REFERENCIAS 4 PROCEDIMIENTO 5 DIAGRAMA DE FLUJO 8 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Agosto 2017 Agosto 2017 U:/DIRPLAN/EVALUACIÓN

29 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES OBJETIVO Dar seguimiento al cumplimiento de las metas comprometidas en indicadores institucionales, establecidos en la Matriz de Indicadores para Resultados de los Programas Presupuestarios, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; y atendiendo a las disposiciones establecidas por las entidades concentradoras. ALCANCE Al Departamento de Evaluación, Dirección de Planeación, Dirección de Desarrollo Operativo, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Dirección de Prevención, Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Consulta Externa, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Subdirección de Prevención, Subdirección de Investigación, Subdirección de Capacitación, Departamento de Sistemas, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína e instancias externas. NOTACIONES Y DEFINICIONES Captura: Información de las actividades de las Unidades Operativas registradas en las pantallas del Sistema Integral de Información Estadística (SIIE). CENADIC: Centro Nacional para la Prevención y Control de las Adicciones. CCINSHAE: Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad. E010: Programa Presupuestario Formación y Desarrollo Profesional de Recursos Humanos Especializados para la Salud. E019: Programa Presupuestario Capacitación Técnica y Gerencial de Recursos Humanos para la Salud. E022: Programa Presupuestario Investigación y Desarrollo Tecnológico en Salud. 1 de 10

30 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES E025: Programa Presupuestario Prevención y Atención Contra las Adicciones. PASH: Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Personal del Departamento de Evaluación: Se refiere a los Subjefes/as de Departamento, Analista de Sistemas Macrocomputacionales, Profesional Ejecutivo/a y Técnicos/as B. SIIE: Sistema Integral de Información Estadística. SS: Secretaría de Salud. Unidades Operativas: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. 2 de 10

31 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES POLÍTICAS DE OPERACIÓN Departamento de Evaluación De acuerdo a los Lineamientos para el Proceso de Programación y Presupuestación, emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, solicitará a las Direcciones de: Tratamiento y Rehabilitación, de Prevención, de Investigación y Enseñanza y sus respectivas Subdirecciones las metas de indicadores para el año siguiente; y capturará las metas de indicadores y la información relacionada de acuerdo al diseño del portal que la Secretaria de Salud haya establecido. La calendarización de metas por parte de las áreas deberá realizarse conforme a los resultados que se han obtenido en años anteriores, así como los objetivos y tendencias que presenta la Institución para el ejercicio del que se trate. De acuerdo a los Lineamientos para la revisión y actualización de metas, mejora, calendarización y seguimiento de la Matriz de Indicadores para Resultados de los Programas Presupuestarios, el Departamento de Evaluación, conforme a los resultados del SIIE elaborará un cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores, en lo relacionado al programa presupuestario E025, de acuerdo al periodo que se trate, mismo que enviará a las Direcciones de: Tratamiento y Rehabilitación y Dirección de Prevención, para las explicaciones relativas al comportamiento de los indicadores en los diferentes periodos: enero marzo, enero mayo, enero junio, enero septiembre y enero diciembre. Solicitará a la Dirección de Investigación y Enseñanza y sus respectivas Subdirecciones, las metas alcanzadas y las explicaciones correspondientes en lo referente a los programas presupuestarios E022, E010 y E019. Una vez que cuente con la información de las áreas, la integrará en los diferentes mecanismos establecidos por las áreas concentradoras: E010 y E022.- Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad (CCINSHAE); E019.- Dirección General Adjunta de Administración del Servicio Profesional de Carrera y Capacitación, de la Secretaría de Salud y E025.- Centro Nacional para la Prevención y Control de las Adicciones (CENADIC). 3 de 10

32 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES MATERIALES Captura de las Unidades Operativas. Sistema Integral de Información Estadística. Mecanismos para la Integración de Resultados de Indicadores: CENADIC, SS, CCINSHAE. REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C. ANEXOS No aplica. 4 de 10

33 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Jefe/a del Depto. de Evaluación Dirección de: Tratamiento y Rehabilitación, de Prevención y de Investigación y Enseñanza Jefe/a del Depto. de Evaluación Personal del Depto. de Evaluación Jefe/a del Depto. de Evaluación Dirección de Tratamiento y Rehabilitación y Dirección de Prevención 1. Solicita a las Direcciones de Tratamiento y Rehabilitación, de Prevención, de Investigación y Enseñanza y sus respectivas Subdirecciones vía correo electrónico las metas de indicadores para el año siguiente. 2. Envían por correo electrónico al Departamento de Evaluación las metas de indicadores para el año siguiente. 3. Recibe de las Direcciones y Subdirecciones correspondientes vía correo electrónico las metas de indicadores y las captura junto con la información relacionada en el portal que la Secretaría de Salud haya establecido. 4. Elabora el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025 de acuerdo al período que se trate. 5. Envía por correo electrónico a las Direcciones de Tratamiento y Rehabilitación y de Prevención el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025 para las explicaciones relativas al comportamiento de los mismos. 6. Reciben por correo electrónico el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025, elaboran las explicaciones respectivas y lo envían al Departamento de Evaluación vía correo electrónico. Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico y Portal de la SS SIIE Correo Electrónico Documento de Explicaciones y Correo Electrónico 5 de 10

34 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Jefe/a del Depto. de Evaluación Jefe/a del Depto. de Evaluación y Personal del Depto. Jefe/a del Depto. de Evaluación Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Investigación y Subdirección de Capacitación Jefe/a del Depto. de Evaluación Jefe/a del Depto. de Evaluación y Personal del Depto. 7. Recibe de las Direcciones correspondientes correo electrónico junto con el documento referente a las explicaciones del comportamiento de los indicadores. 8. Integran las metas y las explicaciones en el PASH y envían correo al CENADIC notificando que se concluyó la captura. 9. Envía correo electrónico a la Dirección de Investigación y Enseñanza y sus Subdirecciones solicitando remitan al Departamento de Evaluación los resultados del comportamiento de los indicadores y las explicaciones respectivas en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E Reciben vía correo electrónico la solicitud para registrar los resultados y las explicaciones del comportamiento de los indicadores en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022 y lo envían al Departamento de Evaluación vía correo electrónico. 11. Recibe de la Dirección de Investigación y Enseñanza y sus Subdirecciones correo electrónico junto con el documento referente a las metas y explicaciones del comportamiento de los indicadores correspondientes a los programas presupuestarios E010, E019 y E Integran las metas y las explicaciones del comportamiento de los indicadores en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022 en el portal de la CINSHAE notificando vía correo electrónico que se concluyó la captura. Documento de Explicaciones y Correo Electrónico Correo Electrónico y PASH Correo Electrónico Documento de Explicaciones y Correo Electrónico Documento de Explicaciones y Correo Electrónico Correo Electrónico y Portal de la CCINSHAE 6 de 10

35 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES MATERIALES DESCRIPCION Y/O ANEXOS RESPONSABLE Jefe/a del Depto. de Evaluación 13. Envía los resultados referentes al programa presupuestario E019 a la Secretaría de Salud. 14. Termina procedimiento. Correo Electrónico 7 de 10

36 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES DIAGRAMA DE FLUJO JEFE/A DEL DEPTO. DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB., DIR. DE PREV., DIR. DE INV. Y ENS. PERSONAL DEL DEPARTAMENO DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB. Y DIR. DE PREV. DIR. DE INV. Y ENS., SUB. DE INV., Y SUB. DE CAP. Inicia 1 2 Solicita a las Direcciones de Tratamiento y Rehabilitación, de Prevención, de Investigación y Enseñanza y sus respectivas Subdirecciones vía correo electrónico las metas de indicadores para el año siguiente. Envían por correo electrónico al Departamento de Evaluación las metas de indicadores para el año siguiente. 3 Recibe de las Direcciones y Subdirecciones correspondientes vía correo electrónico las metas de indicadores y las captura junto con la información relacionada en el portal que la Secretaría de Salud haya establecido. 4 Elabora el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025 de acuerdo al período que se trate. 5 6 Envía por correo electrónico a las Direcciones de Tratamiento y Rehabilitación y de Prevención el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025 para las explicaciones relativas al comportamiento de los mismos. Reciben por correo electrónico el cuadro de resultados del comportamiento de los indicadores en lo relacionado al programa presupuestario E025, elaboran las explicaciones respectivas y lo envían al Departamento de Evaluación vía correo electrónico. Explicaciones A 8 de 10

37 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES JEFE/A DEL DEPTO. DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB., DIR. DE PREV., DIR. DE INV. Y ENS. PERSONAL DEL DEPARTAMENO DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB. Y DIR. DE PREV. DIR. DE INV. Y ENS., SUB. DE INV., Y SUB. DE CAP. A 7 Recibe de las Direcciones correspondientes correo electrónico junto con el documento referente a las explicaciones del comportamiento de los indicadores. Explicaciones 8 8 Integran las metas y las explicaciones en el PASH y envían correo al CENADIC notificando que se concluyó la captura. Integran las metas y las explicaciones en el PASH y envían correo al CENADIC notificando que se concluyó la captura. Explicaciones Explicaciones 9 10 Envía correo electrónico a la Dirección de Investigación y Enseñanza y sus Subdirecciones solicitando remitan al Departamento de Evaluación los resultados del comportamiento de los indicadores y las explicaciones respectivas en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022. Reciben vía correo electrónico la solicitud para registrar los resultados y las explicaciones del comportamiento de los indicadores en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022 y lo envían al Departamento de Evaluación vía correo electrónico. Explicaciones B 9 de 10

38 PR-DEEVA-004-E PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS COMPROMETIDAS EN INDICADORES INSTITUCIONALES JEFE/A DEL DEPTO. DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB., DIR. DE PREV., DIR. DE INV. Y ENS. PERSONAL DEL DEPARTAMENO DE EVALUACIÓN DIR. DE TRAT. Y REHAB. Y DIR. DE PREV. DIR. DE INV. Y ENS., SUB. DE INV., Y SUB. DE CAP. B 11 Recibe de la Dirección de Investigación y Enseñanza y sus Subdirecciones correo electrónico junto con el documento referente a las metas y explicaciones del comportamiento de los indicadores correspondientes a los programas presupuestarios E010, E019 y E Integran las metas y las explicaciones del comportamiento de los indicadores en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022 en el portal de la CINSHAE notificando vía correo electrónico que se concluyó la captura. Integran las metas y las explicaciones del comportamiento de los indicadores en lo relacionado a los programas presupuestarios E010, E019 y E022 en el portal de la CINSHAE notificando vía correo electrónico que se concluyó la captura. 13 Envía los resultados referentes al programa presupuestario E019 a la Secretaría de Salud. Termina 10 de 10