Aplicateca. Guía Rápida mi LOPD de Steria Ibérica S.A.U.

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1 Aplicateca Guía Rápida mi LOPD de Steria Ibérica S.A.U.

2 Índice 1 Qué es mi LOPD? Más detalles Qué ventajas ofrece mi LOPD? Cuáles son las principales aplicaciones de mi LOPD? A quién va dirigido mi LOPD? Requisitos técnicos Otros aspectos técnicos a tener en cuenta Contratación y gestión de mi LOPD Precios y elementos contratables Proceso de contratación Gestión de mi LOPD Baja del Servicio Baja Parcial Baja Total Acceso a la aplicación mi LOPD Acceso como administrador de la aplicación Acceso como gestor de la aplicación Acceso como usuario de la aplicación Resumen primeros pasos Preguntas más frecuentes (FAQs) Casos de éxito Caso A : Centros de Enseñanza Privados Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la aplicación Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos Caso B : Videovigilancia Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la herramienta...34 G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a i

3 7.2.4 Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos Caso C : Centros de Salud Privados Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la aplicación Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos Caso D : Pequeña y mediana empresa en general Perfil de cliente Problemática general Caso de uso de la aplicación Coste en tiempo y en organización necesarios Beneficios conseguidos...41 G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a i i

4 1 Qué es mi LOPD? mi LOPD es una aplicación desarrollada por Steria Ibérica S.A.U. que proporciona una solución sencilla que permite a la pequeña y mediana empresa, así como a autónomos gestionar de forma guiada a través de unos pasos estructurados los procedimientos relacionados con el cumplimiento de la LOPD. Aporta un conjunto de plantillas de ficheros con datos de carácter personal tipo dentro de los tratamientos más habituales en las empresas, para que pueda servir de base para la creación y regularización de ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). También ofrece una serie de modelos de documentos relacionados con la seguridad y con los procedimientos de seguridad (cláusulas de derecho de información y consentimiento en la recogida de datos, de cesión datos, para incorporar en los contratos con los encargados de tratamiento, políticas de protección de datos, etc.) Además realiza el seguimiento del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de los ciudadanos y control de los plazos de ejecución por medio de alertas y comunicaciones. Para utilizar el servicio basta con que los usuarios dispongan de un PC y de una conexión a Internet, sin precisar de instalación previa de ningún programa o aplicación. 1.1 Más detalles... mi LOPD se caracteriza por reflejar de una forma secuencial e intuitiva los diferentes módulos de la aplicación según los pasos que se deben seguir en la obligación legal de notificar los ficheros con datos de carácter personal de que disponen las empresas ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Edición de Formularios de notificación con toda la información requerida por la AEPD Para evitar la denegación por parte del Registro General de Protección de Datos (RGPD) de la inscripción de ficheros por defectos de forma o inconsistencia de la información, la herramienta valida la información sólo permitiendo la notificación telemática de ficheros que hayan sido validados por la misma, comunicando en todos los pasos del procedimiento de la información pendiente de validar. Envíos Pendientes de formularios de notificación preparados para comunicar a la AEPD, es decir que han sido validados por la aplicación. Envíos Realizados a la AEPD de formularios de notificación, permitiéndose sobre estos formularios modificaciones en su inscripción en el RGPD como supresiones o bajas en el Registro. Este módulo proporciona totalmente cumplimentada la Hoja de Solicitud Inscripción oficial de la AEPD, a fin de que sea firmada por el declarante y remitida por fax o vía correo postal a la AEPD. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 / 4 5

5 Respuesta AEPD, recoge todas las respuestas, recibidas vía electrónica por la aplicación, de la Agencia Española de Protección de Datos, en relación a los ficheros notificados a la misma (acuse de recibo). Estado Notificaciones, muestra todos los ficheros con datos de carácter personal notificados vía electrónica a la AEPD. mi LOPD Permite a las empresas, a través del módulo Administración, el alta y gestión de forma telemática de otros usuarios de la aplicación (perfil Gestor) para que puedan realizar diversas tareas en la aplicación. Esta gestión sólo es posible para los usuarios dados de alta en el sistema con el perfil administrador y para el tipo de licencia contratada Premium. En cumplimiento con las medidas de seguridad aplicables a tratamientos automatizados establecidas en la normativa sobre protección de datos, la aplicación tiene un control de acceso de usuarios al sistema, mediante la identificación inequívoca y personalizada de todo usuario que intente acceder al mismo, así como, de su autenticación a través de contraseñas, permitiendo su modificación ya que una clave se vuelve más insegura cuanto mayor sea el tiempo que ha estado en uso. Por eso es importante que se renueven con suficiente regularidad, aunque hayan sido generadas con la mayor aleatoriedad posible (mezcle caracteres alfanuméricos, mayúsculas, minúsculas y símbolos ortográficos). El sistema avisará del requerimiento mínimo de seguridad, la longitud de la clave (8 caracteres mínimos). En este módulo de administración del sistema, se solicitan datos generales de la pequeña o mediana empresa, así como, en su caso del autónomo que permiten, para facilitar la gestión, cumplimentar de forma automática diferentes secciones de los formularios de notificación de ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos, como son: el Responsable del fichero, la dirección dónde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como, la correspondiente Hoja de Solicitud Inscripción oficial de la AEPD. mi LOPD facilita a través del módulo Inventario de Ficheros: Un catálogo de todos los ficheros con datos de carácter personal de la organización censados en la aplicación, tanto aquellos que estén actualmente vigentes, como los que hayan sido modificados La creación de ficheros con datos de carácter personal a través de un conjunto de plantillas tipo dentro de los tratamientos más habituales en las empresas, para que pueda servir de base para la creación y regularización de ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Un catálogo de ficheros creados por la empresa para que a partir de ellos se puedan crear nuevos ficheros con datos de carácter personal similares a los ya existentes y facilitar la creación de nuevos ficheros. Otro de los módulos básicos que proporciona mi LOPD para facilitar al usuario del sistema la creación de la documentación relativa a las medidas técnicas y organizativas acordes con la normativa de seguridad vigente y que deben ser de obligado cumplimiento para el personal de la organización, es el módulo denominado Documentos LOPD, que permite la gestión de toda la documentación en relación con la seguridad de los datos de carácter personal que exista en la organización y propone un conjunto de modelos de documentos, tanto del G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 / 4 5

6 documento de seguridad, como de otros documentos relacionados con él, para facilitar la obligación legal de la existencia de esta documentación. Para conservar para una posible acreditación o prueba ante la Agencia Española de Protección de Datos, del cumplimiento por parte del responsable del fichero de su deber de respuesta a la petición de un interesado de su derecho de acceso, rectificación, cancelación u oposición (ARCO) sobre sus datos de carácter personal que tenga la empresa o autónomo, se aporta por mi LOPD el módulo Derechos ARCO, que facilita la consulta de los registros de derechos ARCO de los interesados ejercidos ante la empresa, control de los plazos de ejecución por medio de alertas y comunicaciones, el registro de las peticiones de derechos realizadas por los interesados, así como, disponer de modelos de solicitud y contestación al ejercicio de los ARCO y de un repositorio de información de documentos relacionados con el ejercicio y procedimiento de estos derechos. 1.2 Qué ventajas ofrece mi LOPD? A continuación se enumeran los principales beneficios que mi LOPD puede aportar a su organización: Inventario detallado y actualizado de ficheros con datos personales. Notificaciones e inscripciones telemáticas de ficheros en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) a través del Sistema NOTA. Facilitar la regularización de ficheros a partir de un repertorio de modelos tipo de ficheros (plantillas) con datos de carácter personal más habituales en una organización (clientes, proveedores, empleados, etc.). Facilitar la regularización de nuevos ficheros a través de ficheros creados por la empresa con datos de carácter personal similares. Disponer de modelos de documento de seguridad para su personalización. Aporta un repositorio de información de documentos relacionados con la seguridad y con los procedimientos de seguridad (cláusulas de derecho de información y consentimiento en la recogida de datos, de cesión datos, para incorporar en los contratos con los encargados de tratamiento, políticas de protección de datos, etc.) Gestionar un registro del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los ciudadanos y control de los plazos de ejecución, reduciendo el riesgo de sanciones. Disponer de modelos de solicitud y contestación al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). Aporta un repositorio de información de documentos relacionados con el ejercicio y procedimiento de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). Facilita la realización de auditorías internas o externas, así como las inspecciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Reduce el alto riesgo de responsabilidades al que se exponen actualmente los responsables de ficheros. Disminuye el riesgo de pérdida de imagen corporativa derivada de la publicidad de las sanciones por incumplimiento. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 3 / 4 5

7 Asimismo, la solución presenta otra serie de características técnicas ventajosas que le resultarán muy importantes: Sencillo de utilizar y con una interfaz amigable e intuitiva, lo cual facilita su rápida adopción en su compañía y el máximo aprovechamiento de la aplicación. Ayuda en pantalla sobre los aspectos básicos que debe tener el usuario sobre la información solicitada o en su caso mostrada en la propia pantalla como, las funciones o acciones a realizar sobre la misma. Enlace directo en cada una de las páginas de la aplicación a más información de ayuda sobre la página visualizada. Información en la página inicial de la aplicación de las novedades que se implanten o realicen sobre la misma. Información en la página inicial de la aplicación de las preguntas más frecuentes y enlaces a páginas web relacionadas con la protección de datos de carácter personal. 1.3 Cuáles son las principales aplicaciones de mi LOPD? Las diferentes obligaciones que establece la normativa sobre protección de datos de carácter personal a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y actividad, se facilitan al usuario de una forma secuencial en los diferentes módulos de la aplicación: Administración: aparte de gestiones propias de administración del sistema (usuarios, cambio de clave) se solicitan datos generales de la pequeña o mediana empresa, así como, en su caso del autónomo que permiten, para facilitar la gestión, cumplimentar de forma automática diferentes secciones de los formularios de notificación de ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos, como son: el Responsable del fichero, la dirección dónde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como, la correspondiente Hoja de Solicitud Inscripción oficial de la AEPD. Inventario de ficheros: muestra el catálogo de todos los ficheros con datos de carácter personal de la organización censados en la aplicación, permite la creación de ficheros nuevos, la creación de ficheros a través de un conjunto de plantillas tipo dentro de los tratamientos más habituales en las empresas, para que pueda servir de base para la creación y regularización de ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), o bien, a través de ficheros creados por la empresa para que a partir de ellos se puedan crear nuevos ficheros similares a los ya existentes y facilitar así la creación de nuevos ficheros. Notificaciones AEPD: refleja de forma secuencial e intuitiva los diferentes pasos que se deben seguir en la obligación legal de notificar los ficheros con datos de carácter personal de que disponen las empresas ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD); la edición de formularios de notificación con toda la información requerida por la AEPD, los envíos pendientes de formularios de notificación preparados para comunicar a la AEPD, los envíos realizados a la AEPD de formularios de notificación, respuestas de la AEPD recibidas vía electrónica por la aplicación, de la Agencia Española de Protección de Datos, en relación a los ficheros notificados a la misma (acuse de recibo), y finalmente el estado de las notificaciones realizadas. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 4 / 4 5

8 Documentos LOPD: que permite la gestión de toda la documentación en relación con la seguridad de los datos de carácter personal que exista en la organización y propone un conjunto de modelos de documentos, tanto del documento de seguridad, como de otros documentos relacionados con él, para facilitar la obligación legal de la existencia de esta documentación. Derechos ARCO: que facilita la consulta de los registros de derechos ARCO de los interesados ejercidos ante la empresa, control de los plazos de ejecución por medio de alertas y comunicaciones, el registro de las peticiones de derechos realizadas por los interesados, así como, disponer de modelos de solicitud y contestación al ejercicio de los ARCO y de un repositorio de información de documentos relacionados con el ejercicio y procedimiento de estos derechos. 1.4 A quién va dirigido mi LOPD? La solución mi LOPD va dirigida a los siguientes tipos de empresas: Pequeñas y medianas empresas ya que la presencia de datos personales en este tipo de empresas en España es prácticamente universal. Los datos de clientes (72%), proveedores (51%) y nóminas de empleados (30%) son, en este orden, los más habituales en el negocio de las pequeñas empresas. En estos ficheros se recogen principalmente los datos personales referidos al nombre (76%), la dirección (71%), el teléfono (70%) y el correo electrónico (41%) del titular. Todos ellos son datos considerados de nivel básico. Sin embargo la PYME no es tan consciente de, en ocasiones, estar también manejando datos de nivel medio y alto, como por ejemplo los referidos a la salud, afiliación sindical, etc. Así, por ejemplo, sólo un 3% de las PYMES declaran contar en sus ficheros con información referida a la salud de los empleados. (Fuente: Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación). El trabajador autónomo que tiene las mismas obligaciones respecto a los datos de carácter personal que una sociedad mercantil. La Ley Orgánica de Protección de Datos es aplicable para todas aquellas personas físicas o jurídicas que sean propietarias de datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento. Por lo tanto la misma es de aplicación a los trabajadores autónomos que en el desarrollo de su actividad sean propietarios de datos de carácter personal (ej: un listado de clientes, proveedores, empleados, etc.). Los profesionales liberales que en el ejercicio de su actividad habitual de trabajo traten con datos de carácter personal. A modo de ejemplo, las consultas particulares de médicos o despachos de abogados, en las que un porcentaje altísimo de sus ficheros contienen datos de especial protección (datos de salud, violencia de género, origen racial, etc. ), que requieren una seguridad de nivel alto. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 5 / 4 5

9 2 Requisitos técnicos Si desea utilizar la aplicación mi LOPD debe tener en cuenta los siguientes requisitos técnicos mínimos: Hardware: PC o portátil Pentium IV, 1 GB de RAM. Acceso a Internet. Software: Navegadores web. Editor de documentos compatible con Microsoft Office Lector de formato PDF. ENTORNOS COMPATIBLES Software: Navegadores web: Internet Explorer versión 7 o superior, Mozilla Firefox 3.6 o superior, Google Chrome, Safari. S.O. Windows (Server 2003,2008, xp, W7), MAC, Linux (compatibles con los navegadores especificados anteriormente.) Microsoft Office 2007, 2003 con plugin de compatibilidad para 2007 u Open Office. Acrobar Reader o cualquier otro lector de formato PDF. REQUISITOS TÉCNICOS RECOMENDADOS Hardware: PC o portátil Core 2 Duo 2 GB de RAM. Monitor con resolución mínima de 1024x768 píxeles. Acceso a internet conexión de un ancho de banda de subida igual o superior a 256 kbps. Software: S.O. Windows (XP, W7). Navegadores web Internet Explorer versión 8. Microsoft Office Acrobat Reader PDF. 2.1 Otros aspectos técnicos a tener en cuenta Software adicional necesario en función de documentos adjuntos: G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 6 / 4 5

10 Microsoft Office 2007, o 2003 con plugin de compatibilidad para Acrobar Reader o cualquier otro lector de formato PDF. Cualquier otra aplicación necesaria para la apertura de los documentos del cliente. Es necesario tener una configuración básica del navegador por el que se va a acceder a la aplicación para disponer de todas las funcionalidades y servicios que proporciona la aplicación. Esta información podrá ser consultada a lo largo de toda la navegación por mi LOPD a través de un enlace existente en el pie de todas sus páginas. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 7 / 4 5

11 3. Contratación y gestión de mi LOPD A continuación se describe la operativa de contratación de mi LOPD, si bien puede encontrar una descripción de la operativa de contratación general en el documento Guía Rápida Aplicateca. TENGA EN CUENTA QUE Para ciertas aplicaciones, es conveniente crear usuarios adicionales de Aplicateca, a los que poder asignar las licencias de esta aplicación, o simplemente para permitirles el acceso a la misma. Más información sobre creación de usuarios adicionales, en la Guía Rápida de Aplicateca. 3.1 Precios y elementos contratables La oferta de mi LOPD está formada por tan sólo dos conceptos contratables: el tipo de servicio Básico o Un usuario (administrador) y un único perfil. o Hasta 6 ficheros. o Incorpora los módulos: Gestión de inventarios de ficheros Notificación de ficheros en la AEPD Documento de Seguridad Registro de derechos ARCO el tipo de servicio Premium o Max. 5 usuarios (un administrador y cuatro gestores) y varios perfiles. o Hasta 15 ficheros. o Incorpora los módulos: Gestión de inventarios de ficheros Notificación de ficheros en la AEPD Documento de Seguridad Registro de derechos ARCO G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 8 / 4 5

12 El servicio mi LOPD requiere una única licencia por usuario para disponer del servicio. Esta licencia tiene una cuota mensual de 12 (impuestos no incluidos) si eligió el servicio Básico o una cuota mensual de 24 (impuestos no incluidos) si eligió el servicio Premium. Promoción de Bienvenida Esta cuota mensual es del 50% durante los dos primeros meses y sólo es aplicable una vez por cada cliente. Posteriormente se facturará según cuadro de tarifas. Concepto Alta Cuota mensual Licencia servicio Básico - 12 Licencia servicio Premium - 24 Tabla 1: Precios y conceptos contratables de mi LOPD Opcionalmente, se puede contratar la Puesta en Marcha, un servicio telefónico de apoyo para la puesta en marcha del servicio. Con esta opción el cliente indicará un número de teléfono así como una persona de contacto, a quien se llamará para proporcionarle la ayuda para activar el servicio, realizar un guiado por la herramienta y asegurarse de que el cliente ha comprendido el uso de la misma. El precio del servicio de Puesta en Marcha es de 50 (impuestos no incluidos), con duración máxima de 1 hora. También opcionalmente, se puede contratar el Asesoramiento normativo, un servicio telefónico de asesoramiento legal, organizativo y técnico en materia de protección de datos de carácter personal. Con esta opción el cliente indicará un número de teléfono así como una persona de contacto, a quien se llamará para proporcionarle la ayuda para resolver las dudas de la normativa vigente de protección de datos personales. El precio del servicio de Consultoría de 50 (impuestos no incluidos), con duración máxima de 1 hora. Opciones Adicionales Concepto Alta Cuota mensual Puesta en Marcha 50 - Consultoría: Asesoramiento normativo 50 - Tabla 2: Precios y conceptos adicionales de mi LOPD 3.2 Proceso de contratación Para la compra de la aplicación deberá acceder al Marketplace ( Encontrara mi LOPD dentro de su categoría, o bien introduciendo su nombre en el buscador. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 9 / 4 5

13 Ilustración 1: Búsqueda de la aplicación para su contratación Ilustración 2: Contratación de la Aplicación Una vez haya accedido a la ficha de producto, pulse el botón Contratar y le aparecerá en el carro de la compra (frame derecho): Ilustración 3: Iniciar compra G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 0 / 4 5

14 Pulsando sobre el botón Iniciar compra se pasa al formulario de compra de la aplicación: Ilustración 4: Formulario de compra REFERENCIA: identifica la instancia de la aplicación que usted está contratando. Este campo se incluye en la orden de pedido, por lo que es posible seguir su estado buscando con la referencia aquí indicada. Dato generado por el sistema. NOMBRE: corresponde al nombre de la empresa o autónomo. Dato obligatorio (*) NOMBRE DEL CONTACTO, TELEFONO y CORREO ELECTRÓNICO: datos del usuario administrador del servicio (que no tiene porqué ser el usuario que contrata). Datos de inserción obligatoria (*) TIPO DE SERVICIO: se debe marcar el tipo de servicio a contratar Básico o Premium. Dato de inserción obligatoria (*) Tipo de servicio Básico, gestiona hasta 6 ficheros. Tipo de servicio Premium, gestiona hasta 15 ficheros. PUESTA EN MARCHA: servicio telefónico de apoyo para la puesta en marcha del servicio. Se proporciona la ayuda para completar los datos necesarios para activar el servicio y G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 1 / 4 5

15 realizar una visita guiada por la herramienta. La duración máxima de este servicio es de 1 hora. Servicio opcional. ASESORAMIENTO NORMATIVO: se puede contratar un servicio telefónico de asesoramiento legal, organizativo y técnico en materia de protección de datos de carácter personal. La duración máxima de este servicio es de 1 hora. Servicio opcional. El cliente puede contratar tantos servicios de asesoramiento normativo como estime oportuno. Servicio opcional. A continuación, y para finalizar, se debe aceptar expresamente la Declaración de Términos Legales y Condiciones de uso del Servicio, como paso previo a la finalización de la compra. Ilustración 5: Confirmación de compra Pulse a continuación el botón Finalizar, tras lo cual, si el procesamiento de la compra ha sido correcto, el sistema muestra una ventana de confirmación. 3.3 Gestión de mi LOPD Para realizar cualquier gestión, tanto de la aplicación contratada como de la propia Aplicateca, deberá seguir las indicaciones al respecto en Guía Rápida de Aplicateca. Desde Mi Aplicateca podrá ampliar licencias/usuarios para mi LOPD y contratar licencias u opciones adicionales al mismo. Pulse sobre Más Detalles para editar su aplicación: Ilustración 6: Mi Aplicateca G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 2 / 4 5

16 Pulsando sobre el botón Editar Aplicación se accede a una pantalla que permite realizar ciertas acciones sobre las licencias o servicios contratados para la aplicación: dar de alta o de baja licencias adicionales, modificar el administrador de la aplicación, ampliar paquetes, etc. Ilustración 7: Formulario para editar la aplicación Para finalizar el proceso basta continuar las pantallas de igual forma que en el proceso de compra normal. 3.4 Baja del Servicio La baja total consiste en la descontratación de la TOTALIDAD de licencias de usuario y servicios asociados a la aplicación G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 3 / 4 5

17 La baja total implica la denegación del acceso al servicio o aplicación que se tenía contratada, por lo que no es posible recuperar la información que en ella se encuentre almacenada. Por ello, le recomendamos que antes de solicitar la baja total ponga a salvo sus datos por los medios que la aplicación ponga a su disposición o por sus propios medios Baja Parcial La baja parcial consiste en la descontratación de parte de asesoramiento normativo o servicios asociados a las aplicaciones, pero manteniendo algunas de dichas licencias o servicios, de forma que el acceso a mi LOPD sigue siendo posible por algún usuario. La baja parcial puede ser realizada por el usuario administrador. Ilustración 8: Baja parcial Como es natural, hay que ser cuidadoso al realizar la baja de ciertos usuarios/perfiles (el Administrador de la aplicación, por ejemplo), pues podrían provocarse inconsistencias en la aplicación. Para completar la operación de baja parcial deberá seguirse el proceso hasta la pantalla de aceptación de la declaración de condiciones legales. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 4 / 4 5

18 3.4.2 Baja Total La baja total consiste en la descontratación de la TOTALIDAD de licencias de usuario y servicios asociados a la aplicación mi LOPD. La baja total implica la denegación del acceso al servicio o aplicación que se tenía contratada, por lo que no es posible recuperar la información que en ella se encuentre almacenada. Por ello, usted debe ser consciente de que, por lo general, se perderá la información almacenada en la aplicación, y es por ello que, antes de solicitar la baja total en un servicio, usted debe haber puesto a salvo sus datos por los medios que la aplicación contratada ponga a su disposición o por sus propios medios en caso de que la aplicación contratada no facilite tal funcionalidad. TENGA EN CUENTA QUE la baja TOTAL puede producir, en algunos casos, la pérdida de la información que haya almacenado G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 5 / 4 5

19 Ilustración 9: Baja total Aparecerá un aviso informativo antes de proceder a la baja definitiva. Y, posteriormente, aparecerá un mensaje de confirmación de la operación. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 6 / 4 5

20 4. Acceso a la aplicación mi LOPD 4.1 Acceso como administrador de la aplicación El usuario administrador de la aplicación es aquél que ha sido designado por el administrador de Aplicateca (pudiendo coincidir ambos), bien durante el proceso de contratación, bien al editar posteriormente la aplicación. El acceso del usuario administrador de mi LOPD se hará a través de Aplicateca (acceso a Aplicateca descrito Guía Rápida de Aplicateca) con las credenciales correspondientes a dicho usuario. Una vez en Aplicateca, la vista que aparece depende de si el usuario es administrador o no. En cualquiera de los dos casos, el acceso a mi LOPD como administrador se realiza a través del menú superior Mis aplicaciones. Ilustración 10: Botón de acceso a la aplicación mi LOPD Las opciones comerciales y de administración son las que aparecen descritas en el capítulo 3 Contratación y gestión de mi LOPD. Para un contrato Básico, el servicio no es multiusuario por lo que sólo podrá ser contratada una licencia para un usuario administrador del servicio/aplicación (que no tiene porqué ser el administrador de Aplicateca). Si es un contrato Premium el servicio es multiusuario. Se podrá contratar una licencia para un usuario administrador del servicio/aplicación (que no tiene porqué ser el administrador de Aplicateca). Este usuario administrador se encargará de dar de alta los usuarios gestores. En la solución mi LOPD se han establecido dos tipos de usuarios de la misma: El usuario de la aplicación con tipo de licencia de contrato Básico, podrá gestionar hasta el máximo de 6 ficheros con datos de carácter personal y existirá un único usuario de la aplicación con el perfil Administrador. El usuario de la aplicación con tipo de licencia de contrato Premium, podrá gestionar hasta el máximo de 15 ficheros con datos de carácter personal y podrán G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 7 / 4 5

21 coexistir cinco usuarios de la aplicación, uno con perfil administrador y cuatro usuarios máximos con perfil gestor. El perfil de usuario administrador con tipo de licencia de contrato Básico tendrá las siguientes características, accesos y permisos: Es el único y primer usuario de la aplicación de una empresa concreta, por ello, no tiene acceso (no se muestra) al módulo de gestión de usuarios del sistema. La identificación para el acceso individual al sistema (usuario), así como su contraseña o clave de acceso, será proporcionada por la Plataforma Aplicateca al contratar la solución mi LOPD. No podrá modificar desde la solución mi LOPD su contraseña o clave de acceso, por ello, no tiene acceso (no se muestra) al módulo de cambio de clave. No se podrá bloquear el acceso a mi LOPD del usuario administrador desde este sistema, la acción para él se muestra desactivada. No podrá darse de baja como usuario del sistema desde la solución mi LOPD. Podrá gestionar hasta el máximo de 6 ficheros con datos de carácter personal. Tiene permiso de escritura y lectura. El perfil de usuario administrador con tipo de licencia de contrato Premium tendrá las siguientes características, accesos y permisos: Es el primer usuario de la aplicación de una empresa concreta. La identificación para el acceso individual al sistema (usuario), así como su contraseña o clave de acceso, será proporcionada por la Plataforma Aplicateca al contratar la solución mi LOPD. No podrá modificar desde la solución mi LOPD su contraseña o clave de acceso, por ello, no tiene acceso (no se muestra) al módulo de cambio de clave. No se podrá bloquear el acceso a mi LOPD del usuario administrador desde este sistema, la acción para él se muestra desactivada. No podrá darse de baja como usuario del sistema desde la solución mi LOPD. Podrá gestionar de forma telemática a otros usuarios (perfil Gestor) para que puedan realizar diversas tareas en la aplicación, por tanto tiene acceso (se muestra) al módulo de gestión de usuarios del sistema. Podrá gestionar hasta el máximo de 15 ficheros con datos de carácter personal. Tiene permiso de escritura y lectura. El perfil de usuario gestor (sólo para el tipo de licencia de contrato Premium) tendrá las siguientes características, accesos y permisos: Es el usuario dado de alta en la aplicación por el usuario administrador con tipo de licencia de contrato Premium de una empresa concreta. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 8 / 4 5

22 Sólo pueden coexistir 4 usuarios con perfil gestor de una empresa concreta. La identificación para el acceso individual al sistema (usuario), así como su contraseña o clave de acceso, será proporcionada por el usuario administrador. Podrá modificar desde la solución mi LOPD su contraseña o clave de acceso, por tanto tiene acceso (se muestra) al módulo de cambio de clave. Un usuario con perfil gestor podrá ser bloqueado su acceso al sistema por el usuario administrador. El usuario activo en el sistema se mostrará con la acción marcada acción desmarcada. y el usuario bloqueado (que no podrá acceder a la aplicación) con la No podrá gestionar de forma telemática a otros usuarios de la aplicación, por tanto no tiene acceso (no se muestra) al módulo de gestión de usuarios del sistema. Podrá gestionar hasta el máximo de 15 ficheros con datos de carácter personal. Tiene permiso de escritura y lectura. 4.2 Acceso como gestor de la aplicación El acceso del usuario gestor de mi LOPD se hará a través de la propia aplicación, directamente a través de (acceso a mi LOPD descrito en el Manual de usuario de mi LOPD) con las credenciales correspondientes a dicho usuario. 4.3 Acceso como usuario de la aplicación Para acceder a mi LOPD se debe introducir el usuario y contraseña que será solicitada por la aplicación a través de la siguiente pantalla: G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 1 9 / 4 5

23 Una vez introducido el usuario y contraseña se ha de pulsar el botón, si el usuario o contraseña introducido no es correcto el sistema avisará con el siguiente mensaje, debiendo proceder a introducir de forma correcta ambos datos. Si el usuario de perfil gestor identificado en el sistema se encuentra bloqueado su acceso por el usuario administrador, la aplicación avisará de dicha circunstancia con el siguiente mensaje: 5. Resumen primeros pasos El proceso de contratación y puesta en marcha es el siguiente: 1. Compra en Aplicateca: Compra del servicio a través de su comercial o autocontratación según lo descrito en el punto 3 Contratación y gestión de mi LOPD. Una vez contratado el servicio, recibirá en el de contacto especificado durante la contratación un de bienvenida con las instrucciones básicas para la puesta en marcha del servicio y las credenciales de acceso iníciales para entrar en la aplicación de mi LOPD como administrador. 2. Para configurar el servicio vaya a la web de administración de mi LOPD Para ello, acceda a Aplicateca con el usuario administrador de mi LOPD (el especificado durante la contratación) y en Mis Aplicaciones, pulse sobre el icono de mi LOPD. Podrá modificar el usuario y contraseña del usuario administrador en el apartado Contraseña Administrador o bien utilizar los proporcionados en el de bienvenida. 3. Acceda a la Aplicación mi LOPD con las credenciales de administrador. 4. Se debe realizar una configuración previa a la gestión de ficheros con datos de carácter personal, que consiste en lo siguiente: a. Completar datos de la empresa o autónomo. b. Crear usuarios gestores (sólo si es un usuario administrador con tipo de licencia de contrato Premium). c. Crear estructura de la empresa (sólo si se quiere identificar la Dirección o Departamento que trata el fichero, esta información no se requiere por la Agencia Española de Protección de Datos para la inscripción del fichero). G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 0 / 4 5

24 5. Crear el inventario de ficheros, para identificar los ficheros con datos de carácter personal de la empresa o autónomo. La creación de ficheros se puede realizar de tres formas diferentes: a. Creación de ficheros a través de las plantillas propuestas. b. Creación de ficheros sin partir de información previa propuesta por la aplicación. c. Creación de ficheros a través de ficheros similares ya creados por la empresa. 6. Completar los formularios de notificación a la AEPD. Se debe acceder al módulo Edición de Formularios para la elaboración, mantenimiento y consulta de los formularios para su regularización en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). En este módulo se mostrarán sólo los ficheros en estado de Creado. 7. En el módulo Envíos Pendientes se identifican sólo los ficheros preparados (estado de Validado ) para su notificación vía electrónica a la AEPD, ya sean por una nueva inscripción (creación), modificación o supresión del fichero. 8. En el módulo Envíos Realizados se muestran las notificaciones de ficheros realizadas a vía electrónica a la AEPD y proporciona totalmente cumplimentada la Hoja de Solicitud Inscripción oficial de la AEPD, a fin de que sea firmada por el declarante y remitida por fax o vía correo postal a la AEPD. En este módulo se mostrarán sólo los ficheros en estado de Enviado o Confirmado. 9. Respuesta AEPD, recoge todas las respuestas, recibidas vía electrónica por la aplicación, de la Agencia Española de Protección de Datos, en relación a los ficheros notificados a la misma (acuse de recibo). 10. Estado Notificaciones, muestra todos los ficheros con datos de carácter personal notificados vía electrónica a la AEPD. 11. Crear documentos de seguridad y otros documentos LOPD. La creación de estos documentos se puede realizar de dos formas diferentes: a. Crear documentos de seguridad y otros documentos LOPD a partir de de modelos y plantillas propuestos por la aplicación. b. Creación de documentos de seguridad y otros documentos LOPD sin partir de información previa propuesta por la aplicación. 12. Registrar las peticiones de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) ejercidas ante la empresa por el interesado. Permite anexar documentos relacionados con su ejercicio. 13. Gestionar las peticiones de derechos ARCO ejercidas ante la empresa por el interesado, permite el control de los plazos de ejecución por medio de alertas y comunicaciones. 14. Crear documentos relacionados con el ejercicio y procedimiento de derechos ARCO. La creación de estos documentos se puede realizar de dos formas diferentes: a. Crear documentos ARCO a partir de modelos y plantillas de solicitud y contestación al ejercicio de estos derechos propuestos por la aplicación. b. Creación de documentos ARCO sin partir de información previa propuesta por la aplicación. G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 1 / 4 5

25 6. Preguntas más frecuentes (FAQs) PREGUNTA 1: Por qué no puedo abrir los documentos que proporciona la aplicación? RESPUESTA 1: Es necesario tener una configuración básica de navegador para poder abrir los documentos que proporciona la aplicación: A. Para un navegador Internet Explorer 6 o superior se debe determinar la página Web milopd.steria.es como sitio de confianza, para ello debe acceder al menú Herramientas/Opciones de internet, en la pestaña de seguridad hacer click sobre la zona Sitios de confianza y después pulsar sobre el botón Sitios para cambiar la configuración de seguridad del navegador y determinar la página Web milopd.steria.es como sitio de confianza, que no va a perjudicar a su equipo o sus archivos. Para ello se debe desmarcar la opción Requerir comprobación del Servidor ( para todos los sitios de esta zona y agregar la dirección Web donde se encuentra la aplicación mi LOPD : Una vez agregada se pulsará en botón Cerrar. Al pulsar sobre el botón Cerrar se muestra la pantalla anterior Opciones de Internet, en esta se ha de pulsar sobre el botón Nivel personalizado que mostrará la pantalla siguiente relativa a Configuración de seguridad: zona de sitios de confianza. En el nodo Descargas se habilitará la opción Pedir intervención del usuario automática para descargas de archivo. Una vez aceptados los cambios se debe reiniciar el navegador, una vez reiniciado se recomienda comprobar que la configuración se ha guardado correctamente. B. Para un navegador Mozilla Firefox se debe pulsar el botón Opciones se desplegará un menú de opciones posibles y en la opción de menú Permitir ventanas emergentes para milopd.steria.es añadiremos nuestro enlace automáticamente a la lista de sitios web permitidos. Otra forma de configurar el navegador es a través del menú Herramientas-Opciones, en la sección Contenido. Se debe pulsar sobre el primer botón Excepciones a la altura de la marca Bloquear ventanas emergentes. En la caja establecida para Dirección del sitio web se escribirá la dirección web de la aplicación y a continuación se pulsará sobre el botón Permitir. PREGUNTA 2: Como usuario ADMINISTRADOR, Por qué debo insertar los datos de mi empresa antes de acceder a la aplicación por primera vez? RESPUESTA 2: Es requisito necesario introducir los datos solicitados de la empresa o autónomo, ya que la información insertada en este formulario es utilizada para cumplimentar de forma automática diferentes secciones de los formularios de notificación de ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos. Las secciones que heredan esta información son: G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 2 / 4 5

26 Responsable del fichero; que es la persona física o jurídica sobre la que recaen los principales deberes establecidos en la LOPD y le corresponde velar por el cumplimiento de la Ley en su organización. Derechos ARCO; recogiendo la dirección dónde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). PREGUNTA 3: He realizado una modificación en los datos de mi empresa y que son obligatorios introducir, la aplicación me ha mostrado un mensaje, lo he cerrado y no recuerdo la información RESPUESTA 3: Toda modificación que se realice en los datos de la empresa o autónomo que son de inserción obligatoria (*), salvo el correo electrónico, afecta a los ficheros con datos de carácter personal notificados a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ya que implica modificación en las secciones que heredan esta información (Responsable del fichero y Derechos ARCO), siendo necesario notificar estas modificaciones del fichero a la AEPD. Para ello debe realizar los siguientes pasos: 1. Acceder a cada uno de los ficheros en estado Enviado AEPD o Confirmado AEPD. 2. Pulsar el botón Guardar e ir al formulario. 3. Insertar, en el caso de que no conste, el código y la fecha de inscripción. 4. Marcar en la pestaña modificación los apartados Responsable del fichero o tratamiento y Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación. 5. Pulsar el botón Guardar y validar. 6. Validado el fichero, acceder a Envíos pendientes para enviar la notificación. PREGUNTA 4: Como usuario ADMINISTRADOR, Por qué no puedo modificar mis datos de usuario? RESPUESTA 4: Los datos de un usuario administrador del sistema son proporcionados a la aplicación a través de Aplicateca, si desea modificarlos deberá solicitarlo al administrador de este portal de aplicaciones. PREGUNTA 5: Cómo puedo dar de alta un departamento de mi empresa que depende de otro superior? RESPUESTA 5: Se debe introducir primero los departamentos de primer nivel de la estructura departamental de la empresa y así, y sólo para los de segundo nivel seleccionar el departamento del que G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 3 / 4 5

27 depende, creándose de esta forma el organigrama de la empresa. Sólo se pueden introducir dos niveles de estructura. PREGUNTA 6: Por qué la aplicación sólo me permite dar 6 ficheros de alta? RESPUESTA 6: Usted tiene contratado un tipo de licencia Básico, que permite un único usuario del sistema y la posibilidad de insertar 6 ficheros de carácter personal como máximo. PREGUNTA 7: Por qué la aplicación sólo me permite dar 15 ficheros de alta? RESPUESTA 7: Usted tiene contratado un tipo de licencia Premium, que permite un único usuario administrador del sistema, cuatro usuarios gestores y la posibilidad de insertar 15 ficheros de carácter personal como máximo. PREGUNTA 8: Puedo dar de alta un fichero en la aplicación del que no dispongo toda la información que se solicita? RESPUESTA 8: La información mínima que se ha de insertar para dar de alta un fichero en la aplicación es el nombre del fichero, la descripción de la finalidad y usos previstos y seleccionar la opción Datos identificativos dentro de la pestaña denominada Estructura Básica, ya que todo ficheros con datos de carácter personal deberá tener al menos un dato de carácter identificativo. Toda la información que inserte podrá posteriormente modificarla, todas las veces que necesite en función del grado de información que tenga del fichero en cada momento. PREGUNTA 9: Tengo que marcar que el fichero tiene datos de salud cuando contiene exclusivamente el grado de discapacidad? RESPUESTA 9: No, sólo se marcará la opción Datos excluidos de la especial protección, nunca la opción Especialmente protegidos ya que esta opción elevará las medidas de seguridad a nivel alto, cuando en realidad las medidas de seguridad a aplicar son de nivel básico. PREGUNTA 10: Hay trabajadores en mi empresa a los que se descuenta en nómina la cuota sindical debo marcar el dato como especialmente protegido? RESPUESTA 10: G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 4 / 4 5

28 No y siempre que se trate ese dato para realizar transferencias dinerarias a los sindicatos, en este caso sólo se marcará la opción Datos excluidos de la especial protección, nunca la opción Especialmente protegidos ya que esta opción elevará las medidas de seguridad a nivel alto, cuando en realidad las medidas de seguridad a aplicar son de nivel básico. PREGUNTA 11: He copiado una plantilla de fichero pero no sé dónde localizarla para poder realizar modificaciones RESPUESTA 11: La plantilla copiada se mostrará tanto en la opción del menú Inventario de ficheros/consulta como en Notificaciones AEPD/Edición de formularios. Si no ha realizado cambios en la denominación del fichero-plantilla se mostrará el nombre del mismo seguido de (Copia). PREGUNTA 12: He creado un formulario de notificación de un fichero a la AEPD, y lo quiero notificar pero no está en el listado de envíos pendientes. RESPUESTA 12: Cuando un fichero creado nuevo no se encuentra en envíos pendientes, es porque el fichero no está validado por la aplicación y por tanto preparado para su notificación a la AEPD. Debe de acceder al módulo Notificaciones AEPD/Edición de formularios, editar el formulario y pulsar el botón Guardar y validar, la aplicación le mostrará un resultado de la validación indicando cual es la incidencia que detecta en su fichero, una vez subsanada, el fichero será validado y por tanto ya estará preparado para ser notificado a la Agencia y se mostrará en el módulo Envíos pendientes. PREGUNTA 13: He notificado un fichero a la AEPD, el envío ha sido correcto, pero al acceder al módulo Estado Notificaciones el fichero se muestra en el estado de enviado AEPD No debería mostrarse como Confirmado AEPD ya que el envío ha sido correcto? RESPUESTA 13: No, su fichero aún no ha sido inscrito en el Registro General de Protección de Datos, hasta el momento sólo ha sido comunicado a la Agencia Española de Protección de Datos. Una vez enviado, debe acceder al módulo Envíos Realizados que proporciona totalmente cumplimentada la Hoja de Solicitud Inscripción oficial de la AEPD, a fin de que sea firmada por el declarante y remitida por fax o vía correo postal a la Agencia en el plazo máximo de 15 días. Posteriormente, en el plazo máximo de 1 mes, recibirá por correo ordinario comunicación de la AEPD en la que se informará de la fecha y código de inscripción del fichero, esta información debe registrarla en la aplicación, para ello debe de acceder al módulo Estado Notificaciones, editar el registro de comunicaciones del fichero concreto e insertar la fecha y código de inscripción del fichero, en ese momento el estado cambiará a Confirmado AEPD. PREGUNTA 14: Tengo creados y validados por la aplicación varios ficheros de mi empresa Puedo notificarlos todos a la vez o tengo que hacerlo uno a uno? RESPUESTA 14: G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 5 / 4 5

29 La aplicación le permite todos a la vez, además se recomienda hacerlo así, ya que en un envío múltiple sólo se deberá remitir una única Hoja de Solicitud de inscripción del envío múltiple de ficheros, en cambio si se realiza uno a uno los envíos se deberán remitir tantas hojas de solicitud de inscripción como envíos se hayan realizado. La Hoja de Solicitud debe ser firmada por el declarante y remitida por fax o vía correo postal a la Agencia en el plazo máximo de 15 días. PREGUNTA 15: Tengo un fichero con datos de carácter personal de abogados que utiliza mi empresa para ofrecer nuestros productos, los datos de los abogados se ha obtenido de un directorio de abogados existente en una página Web Se puede considerar esta página Web como fuente accesible al público? RESPUESTA 15: Si, la definición que la normativa sobre protección de datos establece sobre fuentes accesibles al público es que son todos los ficheros que pueden ser consultados por cualquier persona sin más limitación que, en su caso, el abono de una contraprestación. Tienen la consideración de fuentes de acceso público, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo. Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público, los diarios y boletines oficiales y los medios de comunicación. PREGUNTA 16: Mi empresa transfiere datos de carácter personal a otros países, pero estos países no se muestran en la lista que se proporciona en el apartado Transferencias Internacionales. RESPUESTA 16: Si los países a los que su empresa transmite datos no se encuentran en la lista es porque son países del Espacio Económico Europeo, no considerándose a efectos de inscripción de un fichero ante la Agencia Española de Protección de Datos una transferencia internacional. PREGUNTA 17: Quiero realizar una modificación del fichero en cuanto al nivel de medidas de seguridad, pero al acceder a la edición del formulario no me permite modificarlas Cómo puedo hacerlo? RESPUESTA 17: Para modificar las medidas de seguridad debe acceder al fichero a través del módulo Inventario de Ficheros/Consulta, acceder a la pestaña denominada Estructura Básica y marcar el tipo de datos que contiene el fichero, en función del tipo de dato seleccionado se establecerá automáticamente por la aplicación el nivel de medidas de seguridad aplicable. PREGUNTA 18: El número de registro que se muestra en el módulo Respuesta AEPD es el dato que debo insertar cuando la aplicación me solicita el código de Inscripción cuando voy a realizar una modificación de un fichero inscrito en la AEPD? G U I A R Á P I D A D E m i L O P D w w w. m o v i s t a r. e s / a p l i c a t e c a P á g i n a 2 6 / 4 5