PROCESO ADMINISTRATIVA

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1 PROCESO DMINISTRTIV PROFESOR KTTY BECERR LZO Prever D M I N I S T R C I Ó N PLNIFICCIÓN ORGNIZCIÓN DIRECCIÓN CONTROL Planear Programar Proveer Estructurar Definir Motivar Coordinar Informar Investigar Evaluar Objetivo de la empresa Recursos, personas y áreas de la empresa Personas y actividades Verificar los resultados Corregir 1

2 PROCESO DMINISTRTIVO PLNIFICCIÓN PROFESOR KTTY BECERR LZO PLNIFICCIÓN La planificación es determinar por anticipado cuales son las metas y objetivos deseados por la empresa, buscando la forma de alcanzarlos y respondiendo a la pregunta Qué hacer? Significa mirar hacia el futuro, fijar metas y objetivos que se desean alcanzar dentro de un plazo, determinando la forma en que se llevarán a cabo las tareas que conducirán al cumplimiento de lo trazado En palabras simples y como concepto, la planificación es la diferencia entre una situación actual y una situación deseada como objetivo futuro, tratando de resolver los problemas que se podrían presentar más adelante o como una concepción anticipada de una acción futura que realiza un grupo humano que ha sido elegido como fruto de una evaluación de recursos y medios. 2

3 Situación actual dónde estamos? qué hacer? Situación futura dónde queremos llegar? Metas Objetivos EFICIENCI Resultados Estratégica Proceso en el cual se declara la visión y la misión de la organización VISIÓN Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad MISIÓN Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define 1) Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) Lo que pretende hacer, y 3) El para quién lo va a hacer 3

4 Visión Misión nálisis Estratégico Definición de estrategias Plan o Prioridades establecidas para facilitar que los objetivos se cumplan, debido a que define el camino a seguir, a pesar de la influencia que ejerza el medio ambiente sobre la organización. Definición de objetivos Son los resultados que la organización pretende lograr en un plazo que va de 1 a 5 años. Están más orientados a definir los resultados estratégicos, tácticos y operativos. Planeación táctica Es el conjunto de acciones y métodos que se requieren para alcanzar los objetivos planteados, es decir los planes de acción con metas establecidas Planeación Operativa Definición de los medios específicos que deben ser utilizados para llevar a cabo los planes de acción y así, alcanzar las metas inmediatas o resultados específicos. Indicadores de resultado Son las unidades de medida, a través de las que se establecen los criterios para conocer si se han alcanzado los resultados esperados. Condiciones externas a la empresa Conjunto de factores que se relacionan con la situación económica, política, social, competitiva, tecnológica, precio de las materias primas, condiciones de los proveedores y del mercado, aspectos legales, etc. del país que influyen en lograr los objetivos trazados en la planificación. Ventajas 1.-Se anticipa a los cambios y los neutraliza. 2.- Minimiza los riesgos y los neutraliza. 3.- Facilita la coordinación. 4.- Facilita la dirección y el control. 5.- Permite que las personas que laboran en la empresa conozcan sus propias metas y no actúen al azar. Condiciones para la Ventajas y desventajas de la Condiciones internas a la empresa Corresponde a la disponibilidad de capital (dinero) y el trabajo humano que posee la empresa para realizar la planificación. Sobre la base anterior, se puede decir que la planificación busca: Trazar un curso de acción para realizar y alcanzar un objetivo. Diseñar un método para lograr una meta sólida. Desarrollar un método específico para obtener un resultado deseado. Desventajas a.- Incapacidad de prever a futuro, dependiendo del factor detalle y tiempo. b.- Costo de la planificación. c.- Oposición entre rapidez y exactitud en la formulación de planes. d.- Tendencia a la inflexibilidad, es decir, rígida debido a que los mecanismos administrativos tienden a truncar u obstaculizar las metas como objetivos únicos. 4

5 Principios de la Visión Misión Contribución a los objetivos: Todos los planes deben ser elaborados con el propósito de lograr el objetivo de la empresa, estos deben ser definidos en forma clara y concisa para que la planificación sea adecuada. Flexibilidad Debe existir variedad de planes, ya que la inflexibilidad de estos atenta contra su efectividad y si son estáticos y no se adaptan a los cambios que se produzcan en situaciones imprevistas, la planificación pierde validez y se hace inoperante. Eficiencia Se refiere a que se debe elegir la alternativa más adecuada de acuerdo a los recursos disponibles. Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr que toda la empresa en su conjunto se comprometa en el cumplimiento de ellos. Comunicación: Se refiere a que la planificación debe ser informada a toda la empresa, es decir, debe ser universal abarcando todos los niveles, parte y sectores que componen la empresa. Continuidad: La planificación no tiene un fin el tiempo, sino que debe estar presente en cualquier actividad. 1.- Determinación de oportunidades Control del plan Fijación de objetivos 6.- Definir procedimientos Proceso de Diagnóstico de situación 5.- Elección del plan definitivo Cursos alternativos de acción 4.- Pronóstico de situación 5

6 Tipos de Planes Los planes son cursos de acción futura que coordinan las actividades del administrador en el logro de los objetivos, Políticas Son las guías, criterios o pautas generales que orientan el funcionamient o o conducta de los trabajadores en el logro de las metas y se clasifican en: Externas: Son condiciones que impone el entorno a la empresa y que afectan la gestión administrativa, por ejemplo: cambios sociales, políticas gubernamentales, etc. Internas: Son pautas generales que se aplican dentro de la empresa y guían la acción administrativa, dividiéndose en: Generales: Son aquellas que se aplican a toda la empresa en su conjunto, por ejemplo: un aumento salarial. Particulares: Son aquellas que se llevan a cabo en cada unidad de organización (departamento o sección) en forma específica, por ejemplo: de Producción, Marketing, Finanzas, Personal y Compras. Estrategias Es la determinación de planes generales y objetivos básicos de acción a largo plazo, adoptando criterios de acción y asignando los recursos necesarios para alcanzarlos, además de suponer o requerir los planes de la competencia. Tácticas Son las formas o métodos que aplica la empresa para lograr los objetivos más específicos de la planificación, utilizando los recursos que conduzcan al logro de la estrategia, por ejemplo: desgustaciones en los puntos de venta Programas Son planillas específicas donde se establecen las actividades y los pasos a seguir en forma cronológica para llevar a cabo una línea de acción que conduzca al objetivo, por ejemplo: carta Gantt o malla PERT. Presupuestos Son los cálculos financieros a los gastos, costos e ingresos que influyen en el logro del objetivo, expresándose en términos monetarios, es decir, son los estados financieros proyectados, los cuales serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas operativas de la empresa. El esquema presupuestario Técnicas o Herramientas de La planificación se ve materializada en la aplicación práctica de los conceptos y a través de los elementos instrumentales denominados herramientas. La necesidad de programar con mayor exactitud las actividades y proyectos que se desarrollan en una empresa, han dado origen a una serie de técnicas que han facilitado el desenvolvimiento y cumplimiento de programas empresariales. Las técnicas de mayor uso para concretar distintas actividades y proyectos empresariales son Estas técnicas para muchos estudiosos en la materia, se consideran técnicas de planificación y control administrativos, justamente porque permiten programar, verificar y corregir todo lo programado, organizado y ejecutado en la empresa. Los presupuestos Carta o gráfica de Gantt. Malla de actividades (CPM y PERT). 6

7 Carta o gráfica de Gantt Composición : Corresponde al tiempo que se ocupa en cada actividad, el cual puede estar dado en segundos, minutos, horas, días, semanas, meses, semestres, cuatrimestres, etc. B: Corresponde a las actividades que conducen al logro de las metas y objetivo del proyecto C: Corresponde al rayado de cada actividad y al tiempo que se ha ocupado en cada una de ellas. Su objetivo es presentar las actividades con relación al tiempo, es decir, permite representar los trabajos programados, los realizados y la relación entre ellos S i m b o l o g í a XX: Inicio, término y duración de las actividades. 1: Primera actividad a realizar. n: Última actividad a realizar. T1: Primera cantidad de tiempo ocupado en la ejecución de la primera actividad realizada. Tn: Cantidad de tiempo ocupado en la última actividad realizada. Tipo de ctividades ctividades secuenciales: Implica que la realización de una actividad depende o requiere que la actividad anterior esté concluida para comenzar la siguiente y así sucesivamente, ctividades independientes o paralelas: Implica que la realización o ejecución de una actividad no depende de otra para iniciarse, es decir, todas las actividades pueden realizarse en forma paralela sin necesidad de que termine una para que comience la siguiente ctividades mixtas: Corresponde a la combinación de los dos tipos de actividades o cartas ya descritas, es decir, existen algunas actividades independientes y otras secuenciales, por ejemplo: Tiempo ctividad T1 T2 Tn 1 2 C B n Las actividades que conducen a las metas y al objetivo propuesto en el proyecto de la empresa deben ordenarse secuencialmente, es decir, en el orden que demanda el proyecto, en la gráfica no hay actividades de mayor o menor importancia, dado que todas en su conjunto pretenden alcanzar las metas y el objetivo propuesto en la planificación y proyecto de la empresa 7

8 T T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 1 X X 2 X X 3 X X 4 X X T T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 1 X X 2 X X X X X X X X 3 X X X 4 X X X X X X X X T T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 1 X X X 2 X X X 3 X 4 X X X X X X 5 X X X X 6 X X X X X Mallas de ctividades CPM y el PERT Composición COMPOSICIÓN El PERT se considera una técnica o modelo de proyecto para múltiples actividades interdependientes y relacionadas entre sí en diferentes períodos. SIMBOLOGÍ Eventos o sucesos: Son puntos identificables en el tiempo y se pueden representar como círculos o cuadrados, sirviendo para demarcar el principio y final de una actividad. ctividades: Son flechas entre dos sucesos o eventos representando una actividad. La actividad tiene un tiempo expresado en días o semanas calendario, existiendo actividades reales y ficticias. Las reales obligan a gastos de recursos, mientras que las ficticias no representan gastos y se dibujan con líneas punteadas o segmentadas. La malla de actividades PERT, también llamada Teoría de Cola se considera un modelo de proyecto en su conjunto, que se forma uniendo flechas que representan actividades u operaciones complejas, las cuales deben realizarse a una secuencia determinada para completar el proyecto. Una actividad u operación es una parte específica de un proyecto, en cuya ejecución se ocupan recursos. Eventos o Sucesos ctividades -B-C-D-E-F ctividades reales ctividades Ficticias 8

9 *Las operaciones o actividades se representan por medio de flechas. * Se usa una flecha para cada operación. * La dirección y magnitud de la flecha no tiene ningún significado especial. Pauta de Diagrama O Red de ctividades Una operación o actividad no puede ser iniciada, sino se han terminado todas las actividades que la preceden directamente. nalógicamente, la terminación marcada por un evento no estará completa mientras no se hayan completado todas las actividades que terminan en él. La iniciación o término de una actividad se representa por medio de un círculo o cuadrado, llamado evento o suceso, el cual se representa con la letra i minúscula. Una vez concluida la red, cada operación debe indicar el número de sus eventos (i,j), en ningún caso estos números pueden utilizarse simultáneamente para indicar más de operación no no Las flechas que representan a las operaciones del proyecto se pueden unir en forma secuencial. Las uniones de las operaciones es a través eventos o sucesos. De un mismo evento pueden iniciarse varias operaciones Los eventos se unen en forma ascendente, de modo que el número que corresponda al evento inicial (i) de una operación, sea inferior al número que corresponda al evento de término (j) de la misma operación (i < j). En un mismo evento pueden terminar varias operaciones Operaciones Reales Las operaciones reales son aquellas que deben ser ejecutadas en un tiempo determinado, generalmente demandan la utilización de recursos financieros, materiales y humanos y se representan con flechas llenas. inicio i Dij Termino j Operaciones Reales Y Operaciones Ficticias La duración de cada operación se designa con la letra D mayúscula acompañada con los sub-indicadores ij (Dij) que indican el número de eventos de iniciación y término de cada operación respectivamente Operaciones Ficticias Las operaciones ficticias son aquellas que no tienen duración, no demandan la utilización de recursos y, por lo tanto, no tienen costo y se representan por línea segmentadas. La duración de cada operación se anota en un rectángulo en la parte inferior de la flecha si esta es horizontal u oblicua. Para calcular la duración total del proyecto es necesario considerar lo siguiente: Dij Cuando la flecha es vertical ascendente o descendente, la anotación se hace al lado derecho de la misma. * Establecer la flecha de iniciación del proyecto, la cual siempre es igual a cero. * Disponer de la malla de actividades del proyecto. * Conocer la duración de cada una de las operaciones (Dij). Dij Dij 9

10 Determinación del Tiempo de Iniciación Se representa con la letra E mayúscula que lleva como sub-indicador el número de eventos que representa (Ei). La anotación del E de cada operación y la numeración de los eventos, se hará de acuerdo a la siguiente combinación Determinación del Tiempo Determinación del Tiempo de Término El tiempo de término se representa con la letra L mayúscula que lleva como sub-indicador el número del evento que corresponda. La anotación del L de cada operación se hará de la siguiente manera. E Ei Tiempo de inicio L i E Tiempo de Término i Ei Dij j Ji El último evento del proyecto debe ser L=E, a fin de no alterar la duración total del proyecto. Para los eventos restantes se procede retrocediendo desde el último evento, restando al L el valor del término de cada operación, la duración del L queda determinada por Li=Lj Dij. El L es igual al menor de los valores obtenidos mediante la resta anterior para todas las operaciones que se inician en el evento para el cual se está determinando el L. El L del evento de iniciación del proyecto debe ser siempre igual al cero. 10