MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO DE COMPRAS

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Gustavo Poblete Castillo
hace 5 años
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1 1.- OBJETO las compras. Establecer los criterios y las responsabilidades para la gestión interna de 2.- ALCANCE Los requisitos que se establecen son aplicables a la compra de los materiales y servicios que afecten a la calidad de las actividades realizadas por la empresa. 3.- GESTIÓN INTERNA DE LAS COMPRAS Las necesidades de realizar compras se comunicarán al departamento de Compras cumplimentando el formato que aparece en el anexo I o en su defecto se le indicarán todos los datos que en él aparecen. En dicho formato aparecerán los datos que describan de forma clara el producto, incluyendo, en la medida que sea aplicable las especificaciones precisas. ELETSI puede necesitar la subcontratación de algún servicio, en cuyo caso será directamente el Jefe de Obra el que comunique la compra a este departamento, especificando claramente los requisitos de los servicios subcontratados para asegurarse de que la empresa sigue cumpliendo con los requisitos del cliente, tanto legales como reglamentarios. Compras revisará que el documento recibido contiene todos los datos, de forma clara y unívoca, para realizar el pedido. Cualquier duda que pueda surgir sobre los datos aportados será resuelta entre el peticionario y la persona que realiza la compra. Compras seleccionará al proveedor de la "Lista de Proveedores Aprobados", estando este autorizado para realizar dicha selección en función de su experiencia y capacitación. En caso de existir dudas sobre la elección del

2 proveedor, Compras consultará con el peticionario para realizar una selección conjunta. Una vez seleccionado el proveedor, Compras realizará el pedido formal a éste (ver anexo II), comprobando que el pedido formal responde adecuadamente a los requisitos especificados en el documento interno de compras. Una vez realizado y revisado el pedido formal, Compras dará la aprobación dejando como evidencia la firma en el mismo, anotará el número de pedido y entregará el pedido junto con la hoja de la solicitud del pedido a la al Encargado de Almacén quien lo archivará hasta la aceptación del mismo por parte del proveedor. Una vez que el pedido es aceptado por parte del proveedor, el Encargado de Almacén entrega la copia del pedido junto con su aceptación al Jefe de Obra y archiva un duplicado en la carpeta de materiales pendientes de recibir. Cuando llega el material a ELETSI, el albarán firmado por el Encargado de Obra o Almacén es adjuntado al pedido y archivado por éste último en la carpeta de albaranes pendientes de imputar donde permanecerán hasta que se realice el cargo de los materiales a la obra. Una vez terminado el proceso anterior, el Encargado de Almacén sella y firma la factura como evidencia de su conformidad. Dada las características de la actividad de ELETSI S.A., durante el transcurso de la realización de los trabajos, puede ser necesario realizar algunas compras. En este caso están autorizados el Encargado y el Jefe de la Obra. El encargado de obra remitirá en este caso el albarán de entrega al Almacén para su archivo. También está autorizado específicamente a la realización de compras el Jefe de Almacén, el cual a su vez puede delegar las compras en su ayudante, que será la persona encargada de realizarlas durante su ausencia por vacaciones, bajas laborales y/o acumulación de tareas en almacén. Cuando por alguna causa excepcional se compre un material o contrate un servicio a un proveedor no incluido en la Lista de Proveedores Aprobados, la persona que realice la compra hará un seguimiento exhaustivo del material o el servicio suministrado, dejando constancia de dicha evaluación en el albarán del proveedor.

3 3.1. INSPECCION Y CONTROL DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS y SUBCONTRATADOS La recepción de los materiales comprados consistirá en: A. Verificar con el albarán que el envío coincide con el pedido de compra correspondiente. Comprobar que los datos de referencia, tipo, clase, modelo, características y el número son los solicitados en el pedido. B. Verificar que el envío recibido coincide en datos (referencia, tipo, etc.) y número, con lo indicado en el albarán. C. Inspeccionar el envío para comprobar que no ha sufrido daños de transporte o embalaje. Esta recepción se realizará en el almacén; siendo responsable el personal del almacén, o en el la obra; siendo responsable el personal de la Obra, recepcionando en ambos casos los materiales conforme a los apartados A, B y C. Si la recepción ha sido correcta el responsable de su realización firmará el albarán para dejar constancia de la realización de la misma. Si en la recepción hay anomalías, indicará la anomalía en el albarán y firmará para dejar constancia. Comunicará el problema a Compras para que resuelva el caso, según lo apropiado, con el proveedor afectado y para que realice el seguimiento del proveedor según el procedimiento PGC-05 "Selección y evaluación de Proveedores. En ambos casos, los albaranes se conservarán al menos tres años. Cuando se verifiquen los productos comprados en los locales del proveedor, el Jefe de Obra comunicará al responsable de compras con la solicitud del pedido las disposiciones para la verificación y el método utilizado para la puesta en circulación del producto, y el responsable de compras lo indicará en el pedido. Cuando se especifique en el contrato, los clientes o sus representantes tendrán derecho a verificar en nuestros locales y en los del proveedor que el producto subcontratado está conforme con los requisitos especificados. Igualmente, cuando lo especifique el cliente ELETSI asistirá a la verificación o

4 pruebas materiales para chequear al propio proveedor. Esta verificación no exime de someter a dicho producto a los controles establecidos en nuestra empresa. El Jefe de Obra asegurará que los servicios subcontratados cumplen con los requisitos del cliente, tanto legales como reglamentarios, sometiéndolos al mismo control que describe en sus procedimientos para sus propios servicios. Comprobará que se ha realizado el seguimiento y medición de los mismos y que los equipos empleados son los necesarios para demostrar la conformidad de los requisitos del producto subcontratado y para ello exigirá toda la documentación necesaria para cada servicio. Los servicios subcontratados son recepcionados por el Jefe de Obras en el caso de ayudas de albañilería o por el Encargado de Obra en el caso de medios mecánicos. Esta recepción se realizará tras inspeccionar el servicio de manera que se cumpla lo acordado previamente con el proveedor. Si todo es correcto se le enviará al proveedor la documentación firmada que corresponda. Cuando en la recepción de un servicio se encuentre una anomalía, la persona que la hubiese localizado, rellenará un informe de no conformidad y lo comunicara al resto del departamento de Obras. 6.- ANEXOS ANEXO I: Solicitud de compras. ANEXO II: Pedido de compra

5 ANEXO I ELETSI, S.A Montajes Eléctricos Sevilla OBRA Nº FECHA: JEFE DE OBRA Sr.: PEDIDO DE MATERIAL OPERARIO EL OPERARIO F-04-01

6 ANEXO II F ELETSI, SA. CALLE C.P.-SEVILLA OFICINA 95 ALMACÉN: 95 FAX: 95 PEDIDO: REFERENCIA: OBRA: PROVEEDOR: DOMICILIO: UDS. DENOMINACIÓN P.V.P. DTO UNITAR. NETO TOTAL NETO TOTAL EUROS... EL SUMINISTRADOR QUEDA ENTERADO POR EL PRESENTE Y AUTORIZA EXPRESAMENTE CON LA ACEPTACIÓN DEL PEDIDO A QUE SUS INSTALACIONES PUEDAN SER VISITADA POR ESTA EMPRESA O POR EL CLIENTE FINAL AL QUE ESTÉ DIRIGIDA LA COMPRA PROVEEDOR: Sírvase anotar él numero de este vale en el albarán correspondiente. Factura por duplicado. Condiciones de pago: 120 días f.f. Vtos. Día 25. Portes y embalajes por cuenta del proveedor. PLAZO DE ENTREGA:... CONFIRMAR ACEPTACIÓN DE PEDIDO POR ESCRITO ANTES DE 5 DÍAS. Sevilla, de de

7 HISTÓRICO DE CAMBIOS Nº DE EDICION FECHA RESUMEN DE CAMBIOS / COMENTARIOS

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