Dirección General de Comunicación Universitaria Dirección de Imagen Institucional
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- Raúl Barbero Sosa
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1 Versión vigente No. 01 Fecha: 23/11/09 Proceso: CAMPAÑAS INSTITUCIONALES Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Responsable del Proceso: Director de Imagen Institucional Responsable del proceso en el Espacio Académico: Usuario: Instituciones o dependencias de la UAEM Entradas: 1. Copia del oficio de solicitud de servicio Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable de proceso debe: 1. Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso, de conformidad con lo establecido en el manual de calidad y en la TEP 2. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso 3. Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso 4. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo 5. Verificar el cumplimiento de las campañas institucionales solicitadas. 6. Proponer campañas que promuevan los valores y la identidad universitaria. Autoridad: 1. Autorizar los documentos del proceso 2. Rechazar las solicitudes que no reúnan los requisitos Autoridad: Proveedor interno: Dirección General de Comunicación Universitaria Área de Medios Electrónicos, DGCU UNI Radio Proveedor externo: Impresores Medios de Comunicación Todo aquél (empresa o particular) al que se pudiera solicitar un servicio que sea necesario para el cumplimiento de los objetivos de la campaña 2. Información a publicar 3. Archivos electrónicos de imagen y textos a utilizar (si existen) Salidas (resultados del proceso o entregables): Difusión de la campaña en medios de comunicación Análisis del impacto y alcance de los productos mediante un estudio muestra. 3. Proponer las pautas en medios y contratar los
2 espacios a nombre de la instancia solicitante Requisitos de las entradas y salidas Requisitos de entrada: Oficio de petición con la descripción del servicio solicitado y datos puntuales del evento (fecha, hora, lugar, etc.) Requisitos de salidas (servicio): Ver TRS del proceso Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Órdenes de inserción y de trabajo, Cuestionarios para el análisis posterior a la campaña. Documentos de origen externo: Pautas de medios, Testigos de medios y Testigos de productos recibidos, Cuestionarios contestados para el análisis posterior a la campaña. Registros: Ver Lista Maestra Seguimiento y medición del proceso y del Servicio Proceso: Campañas Institucionales Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá Qué se medirá: a) El cumplimiento de las órdenes de inserción. b) El cumplimiento de las órdenes de trabajo Área de Medios Alternos a) Comparando las órdenes de inserción con lo publicado en los medios (en el caso de los medios electrónicos, el monitoreo se hará de manera aleatoria). Según corresponda, durante y al final de cada campaña Servicio: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá a) Alcance y eficacia de los productos (campañas) Qué se medirá: a) a) Mediante los resultados que arroje el análisis post-campaña. Al término de cada campaña.
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4 Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: Director General de Comunicación Universitaria Director de Imagen institucional Jefe del Departamento de Diseño Jefe del Departamento de Comunicación Alterna Jefe del Departamento de Medios Electrónicos Jefe del Departamento de Síntesis, Análisis y Monitoreo Diseñadores de la Enlaces de Comunicación Proceso: Cualquier proceso del SGC que, en algún momento, tenga actividades que requieran difusión en medios de comunicación Interacción: Qué me entrega? El oficio con la petición del servicio. Qué le doy? La publicación en medios de la campaña. Infraestructura: - Equipo de cómputo - Equipo de radio y televisión - Mobiliario - Papelería
5 Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Etapas de proceso: Verificación: Seguimiento, monitoreo, supervisión: Medición Validación: Inspección: a) Solicitud del servicio b) Desarrollo de propuestas para la campaña c) Producción de materiales y pautas en medios d) Difusión e) Análisis de resultados a) Información necesaria en el oficio de petición. b) Inclusión de los elementos generales de la estrategia de campaña c) La producción de materiales y cumplimiento de pautas, según las órdenes de inserción y/o trabajo d) Impactos en medios e) Asegurarse de que se respondan todos los cuestionarios post-campaña de la muestra. a) b) Cuidado de la imagen institucional Aplicación del concepto que se busca en la campaña c) Pauta de medios y órdenes de trabajo d) Fechas de publicación y medios en que se publica e) coordinación Con los Enlaces para contestar cuestionarios. a) b)fechas límite c)elaboración de órdenes de inserción y trabajo d)seguimiento de las órdenes de inserción y trabajo e) Formato del cuestionario post-campaña a) Firma de Vo Bo de la Dirección de Imagen Institucional b) Mediante el visto bueno sobre productos por parte del solicitante c) A través del almacenaje de testigos de productos recibidos, que son resguardados en la carpeta de cada campaña d) Mediante testigos de materiales publicados en medios a) b) c) d) Monitoreo de medios, en acuerdo con el contenido de las órdenes de inserción y/o trabajo e) Análisis de los resultados del cuestionario postcampaña. e) Cuestionario post-campaña f) Reporte de los resultados del análisis postcampaña.
6 Preservación Propiedad del cliente Preservación: Propiedad del cliente (sólo si aplica):
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