CONSEJO DE AUDITORIA INTERNA GENERAL DE GOBIERNO CMM Manual de usuario

Transcripción

1 CONSEJO DE AUDITORIA INTERNA GENERAL DE GOBIERNO CMM 2014 Manual de usuario Manual operativo con relación a aplicación CMM 2014

2 Contenido Requerimientos... 2 Instalación... 3 Ejecutar... 5 Uso de aplicación... 6 Corrección de errores Listado de errores y sugerencias de solución Resolución de problemas... 19

3 Requerimientos - Microsoft Office 2007 o superior - Windows Installer 3.1 (Se instala automáticamente vía internet si no se encuentra instalado) - Microsoft.NET Framework 4 Client Profile (Se instala automáticamente vía internet si no se encuentra instalado)

4 Instalación 1. Una vez descargado el programa se debe buscar en la ruta seleccionada en el cual se descargó. 2. Luego debe abrir con doble clic izquierdo el archivo Instalador CMM 2014.zip, por lo cual se desplegara la siguiente ventana. 1 A B 3. Se debe hacer doble clic izquierdo sobre la carpeta Instalador CMM 2014 setup.exe, se desplegará una ventana de confirmación, seleccione el botón Instalar. 1 En caso de que su programa descompresor presente problemas al ejecutar setup.exe favor descomprima el archivo antes, para su posterior ejecución.

5 4. En caso que se despliegue este mensaje se debe desinstalar la aplicación CMM 2014, para reinstalarla. 5. Para cualquier problema previo o posterior a la instalación consulte en la página 19 Resolución de Problemas

6 Ejecutar 1. Una vez completada la instalación del programa, para ejecutar se debe hacer buscar en el escritorio, el icono de la aplicación CMM 2014 y abrir con doble clic izquierdo. 2. En caso que el acceso directo de la aplicación no esté en el escritorio o haya sido eliminado, se debe buscar bajo la siguiente ruta: Inicio-Todos los programas-consejo de auditoria interna.-aplicaciones CAIGG-CMM 2014, como se muestra en las siguientes imágenes. A B

7 Uso de aplicación 1. La aplicación una vez ejecutada, muestra su ventana de inicio, la cual solo presenta un botón habilitado Buscar Matriz de Riesgos. 2. Al hacer clic sobre el botón Buscar Matriz de Riesgos, desplegara la ventana de selección de matriz, donde se tiene que hacer clic en el botón buscar, para seleccionar el archivo con la matriz de riesgos que se desee cargar para validar. 3. Se mostrara la ventana asistente, en la cual usted debe buscar en la ubicación deseada, la matriz de riesgos que se desea abrir.

8 4. Al seleccionar el archivo deseado, se volverá a la ventana de selección de matriz, en la cual ahora tendrá habilitada la opción Seleccione Hoja de Cálculo, donde desplegara todas las hojas que posee el archivo Excel. 5. Se debe seleccionar la hoja de cálculo que contiene la matriz de riesgos y hacer clic en el botón aceptar, el cual se habilitara una vez seleccionada la hoja de cálculo. 6. Una vez cargada la hoja Excel, el programa analizara los datos y realizara los cálculos necesarios, si están correctamente cargados mostrara un mensaje indicando que se realizaron los cálculos de severidad, efectividad de control y exposición al riesgo. 7. En caso que la planilla no tenga el formato correcto indicara un error y deberá cargar el archivo u hoja correcta.

9 8. Se volverá a la pantalla principal, pero esta presenta cambios, la cual ahora muestra los datos de la planilla Excel cargada y el botón Validar habilitado. 9. Hacer clic en el botón validar, el software se encargara de validar todos los datos ingresados en la planilla Excel, si no presenta errores mostrara un mensaje indicando que no hay errores y que se pueden generar los reportes. 10. Si no hay errores en la planilla el software habilitara el botón Generar Reportes.

10 11. Al hacer clic en Generar Reportes, se desplegara una ventana en la cual se podrá elegir entre 4 tipos de reportes: 12. Reporte Encriptado para el CAIGG; este reporte es el solicitado por el CAIGG y contiene tanto la matriz validada como un archivo con el plan de tratamiento y los cuadros N 11 y 12, al hacer clic en generar reporte, se mostrara una ventana indicando que debe buscar los documentos Plan de Tratamiento y Cuadros 11 y 12 a. Al hacer clic en aceptar se mostrara una ventana de selección de los archivos anteriormente descritos. b. Primero se debe seleccionar el documento plan de tratamiento, haciendo clic en el botón examinar, el cual mostrara un ventana donde se debe buscar el archivo correspondiente.

11 c. Una vez seleccionado el archivo se volverá a la ventana de selección de archivos y estará habilitado el botón Examinar de la opción seleccione Documento Cuadros. d. Al igual que con el primer documento, al hacer clic en examinar, se abrirá la ventana para poder buscar el archivo. e. Una vez seleccionado el archivo, se habilitara el botón OK. f. Al hacer clic en OK, se abrirá una ventana para poder guardar el archivo encriptado.

12 g. Al guardar el archivo este mostrara un mensaje indicando que el archivo encriptado debe ser enviado al CAIGG. 13. Matriz de Riesgos Excel con cálculos; esta opción permite obtener la matriz de riesgos con todos los valores ya calculados. a. Al hacer clic en Generar reporte, abrirá una ventana, donde se debe seleccionar el lugar donde guardara la matriz de riesgo con los cálculos. b. Al guardar el documento, se mostrara una ventana indicando que el proceso fue exitoso.

13 14. Matriz de Riesgos Excel con cálculos ordenada por ranking; esta opción permite exportar la matriz de riesgos con todos los valores ya calculados y ordenados en base a los ranking de proceso y subproceso. a. Al hacer clic en Generar reporte, abrirá una ventana, donde se debe seleccionar el lugar donde guardara la matriz de riesgos.

14 b. Al guardar el documento, se mostrara una ventana indicando que el proceso fue exitoso. 15. Reporte de cuadros 11 y 12; esta opción permite generar un reporte con los cuadros 11 y 12 basados en los resultados de los cálculos de la matriz de riesgos. a. Al hacer clic en Generar reporte, abrirá una ventana, donde se debe seleccionar el lugar donde guardara el archivo.

15 b. Al guardar el documento, se mostrara una ventana indicando que el proceso fue exitoso. Corrección de errores Si la validación de su matriz de riesgos presenta errores asegúrese en primer lugar de que: - Está utilizando el formato entregado por el CAIGG. - No ha modificado el formato, agregando o eliminando columnas y filas de encabezados. - Todas las filas del mismo proceso, subproceso y etapa deben aparecer de forma consecutivas. - No existan filas vacías entre filas con datos. - No existan celdas combinadas. Durante la validación de la matriz de riesgos es posible que se detecten errores, debido a datos erróneos o falta de información, el programa en caso de encontrar esos errores mostrara la siguiente ventana de información. Para corregir tales errores el programa indicara en su pantalla principal todos los errores en color rojo, a su vez en la parte superior derecha indicara la cantidad de errores y mostrara una tabla con el detalle del error y la posibilidad de posicionarse directamente en el error.

16 Para corregir el error se debe ir directamente al archivo Excel con matriz de riesgos y realizar las correcciones. Una vez corregido la matriz se debe volver a cargar el archivo en la aplicación usando el botón Buscar Matriz de Riesgos y realizar la validación. Listado de errores y sugerencias de solución N Error: 0 Descripción: La suma de las ponderaciones de los subprocesos del proceso XX y XX no suman 1 (+/- 0.01) Solución: Debe asegurarse que la suma de las ponderaciones de todos los subproceso del proceso indicado suma 1 (rango de error +/- 0.01) N Error: 1 Descripción: La ponderación del subproceso XX en la fila XX es distinta a la indicada en filas anteriores del mismo subproceso. Solución: Debe asegurarse que todas las ponderaciones son iguales para el mismo subproceso. N Error: 2 Descripción: El proceso transversal asociado al proceso XX en la fila XX es distinta a la indicada en filas anteriores.

17 Solución: Asegúrese que el proceso transversal es el mismo para cada fila del mismo proceso. N Error: 3 Descripción: El proceso transversal asociado al proceso XX en la fila XX no se encuentra en el listado definido en la guía técnica. Solución: Debe seleccionar el proceso transversal desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 4 Descripción: La fuente del riesgo XX declarado en la fila XX no es valida Solución: Debe seleccionar la fuente del riesgo desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 5 Descripción: El campo tipo de riesgo XX declarado en la fila XX no es válido Solución: Debe seleccionar el tipo del riesgo desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 6 Descripción: El campo probabilidad del riesgo XX declarado en la fila XX no es válido Solución: Debe seleccionar la probabilidad del riesgo desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 7 Descripción: El campo impacto del riesgo XX declarado en la fila XX no es válido. Solución: Debe seleccionar impacto del riesgo desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 8 Descripción: El campo cumple elementos de control adecuado del riesgo XX declarado en la fila XX no es válido. Solución: Debe seleccionar cumple elementos de control adecuado desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 9 Descripción: El campo oportunidad del control XX declarado en la fila XX no es válido. Solución: Debe seleccionar oportunidad desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 10 Descripción: El campo periodicidad del control XX declarado en la fila XX no es válido. Solución: Debe seleccionar periodicidad desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 11 Descripción: El campo Automatización del control XX declarado en la fila XX no es válido Solución: Debe seleccionar automatización desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 12 Descripción: El nombre del ministerio declarado en el encabezado de la planilla no es válido. Solución: Debe seleccionar el ministerio desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 13 Descripción: El nombre del servicio declarado en el encabezado de la planilla no es válido

18 o no corresponde al ministerio ingresado. Solución: Debe seleccionar el servicio desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 14 Descripción: El nombre del sub servicio declarado en el encabezado de la planilla no es válido o no corresponde al ministerio y/o servicio ingresado. Solución: Debe seleccionar el Subservicio en la lista desplegable del documento correspondiente al servicio seleccionado. N Error: 15 Descripción: El nombre del proceso no es válido declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción en la celda de proceso N Error: 16 Descripción: El nombre del subproceso no es válido declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción en la celda de proceso N Error: 17 Descripción: Solución: N Error: 18 Descripción: El nombre de la etapa no es válida, declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda de etapa N Error: 19 Descripción: El nombre del objetivo no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda de objetivo N Error: 20 Descripción: La fuente del riesgo no es válida, declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda de riesgo N Error: 21 Descripción: El nombre de la probabilidad no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe seleccionar probabilidad desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 22 Descripción: El nombre del impacto no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe seleccionar impacto desde la lista desplegable en el archivo Excel. N Error: 23 Descripción: El nombre del control no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda de control N Error: 24 Descripción: El nombre del cumplimiento no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe seleccionar cumple elementos de control adecuado en la lista desplegable del documento de la celda marcada. N Error: 25 Descripción: Solución:

19 N Error: 26 Descripción: Solución: N Error: 27 Descripción: El nombre de la automatización no es válido, declarado en la fila XX Solución: Debe seleccionar automatización en la lista desplegable del documento de la celda marcada. N Error: 28 Descripción: El nombre de Jefe de Servicio declarado en el encabezado de la planilla no es válido. Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda Jefe de Servicio N Error: 29 Descripción: El nombre del Jefe Auditoria declarado en el encabezado de la planilla no es válido. Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda Jefe de Auditoria N Error: 30 Descripción: El nombre del riesgo no es válido, declarado en la fila Solución: Debe ingresar un nombre o descripción a la celda de riesgo

20 Resolución de problemas 1. Caso: La página de descarga del programa indica que no está disponible. Solución: Contáctese con su Soporte Informático para verificar si posee conexión a internet. 2. Caso: Puede que su antivirus bloquee el programa al ser descargado por protocolos de seguridad Solución: Contáctese con su Soporte Informático para que habiliten la descarga del programa. 3. Caso: Su equipo le solicita permisos para la instalación del programa, como se ve en la siguiente imagen, este error puede presentarse al instalar el programa CMM 2014 o Microsoft.NET Framework 4 Client Profile y Windows Installer 3.1; por ejemplo. Solución: Contáctese con su Soporte Informático para que habilite los permisos de instalación de programas 4. Caso: El programa CMM 2014 presenta el siguiente mensaje: Solución: Contáctese con su Soporte Informático para que actualice su versión de Microsoft Office. 5. Caso: El programa CMM 2014 presenta alguno de los siguientes mensajes:

21 Solución: Contáctese con su Soporte Informático para que actualice su versión de Microsoft Office.