Procedimiento transitorio modificación de tarifas Sistema RUNT

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1 Página: 1 de 7 CONTROL DE CAMBIOS Versión Elaborado por Revisado Por Aprobado por 1 Guillermo Gutierrez Administrador de Atención a Usuarios Guillermo Gutierrez Administrador de Atención a Usuarios Flor Marina Mesa Gerente de Operaciones Fecha de aprobación Descripción de las Modificaciones 22/02/2012 Elaboración inicial del documento 2 Elsa Leal Coordinadora Mesa II Jose David Herrera Director de Operaciones Jose David Herrera Director de Operaciones Se actualiza y se modifica la actividad uno, se actualiza los códigos teniendo en cuenta el nuevo mapa de procesos. Además, se actualizaron las fechas en las actividades 1,2,4 y 5. 1 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

2 Página: 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. DESCRIPCIÓN 3 3. ACTUALIZACIÓN DE TARIFAS 4 2 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

3 Página: 3 de 7 1. Objetivo Establecer el procedimiento transitorio para la modificación de tarifas por parte de los Organismos de Tránsito en el Sistema. 2. Descripción Identificar los lineamientos que deben seguir los Organismos de Tránsito del País y la, en el momento que se vaya a realizar cualquier modificación de los valores en los derechos de tránsito que se registran en el sistema HQ-, cambios que deben estar debidamente soportados según lo establece la Ley 1005 del 19 de enero de 2006 y la resolución 2395 del 2009 y 2796 de 2016, pues con fundamento en dichos valores se desprende el cobro de los derechos del Ministerio de Transporte, que corresponden al 35% de las tarifas por los derechos de tránsito que tenga establecido el Organismo de Tránsito, correspondientes a Licencia de Conducción, Licencia de Tránsito, Tarjeta de Registro de Remolques y Semirremolques, Tarjeta de Registro de Maquinaria Agrícola, Industrial y de Construcción Autopropulsada, Certificado de Instructor, Tarjeta de Servicio, Tarjeta de Operación y Placa Única Nacional de vehículos, motocicletas y similares. Este procedimiento se fundamenta en el párrafo segundo del artículo 4 de la resolución 2395 de 2009, el cual estipula que: Cualquier modificación que un Organismo de Tránsito del país, efectúe en los valores de las tarifas de Derechos de Tránsito a su cargo, deberá reportarlo al Sistema del Registro Único Nacional de Tránsito, de acuerdo con los protocolos establecidos, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes 3 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

4 Página: 4 de 7 3. Actualización de tarifas El presente procedimiento rige a partir del día 28 de febrero del año ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE 1. El organismo de Tránsito debe solicitar a la mesa de ayuda del, la habilitación de la funcionalidad para actualizar las TARIFAS para el año vigente o posterior, adjuntando en medio digital el Acto Administrativo (Ordenanza, Acuerdo, Decreto, Resolución, etc), que establece o actualiza las tarifas de los trámites, firmados digitalmente. 2. En la misma solicitud se debe incluir el nombre, número de documento y acta de posesión del funcionario autorizado para el cargue o actualización de tarifas, quien debe ser usuario Activo del Sistema HQ_. Los dos archivos deberán ser remitidos a la, firmados digitalmente a través de la herramienta Remedy, con copia a la Subdirección de Tránsito al correo de icrespo@mintransporte.gov.co 3. Revisar y validar la solicitud del Organismo de Tránsito con respecto al soporte remitido; si los soportes se encuentran correctamente y la información indicada es consistente se habilitará el parámetro por parte del área de infraestructura para que posterior el Organismo de Tránsito realice los respectivos cambios en la base de datos, si estos soportes no son remitidos o no se encuentran correctamente firmados o generados, se rechazará la solicitud, indicándole al Organismo de Tránsito en la respuesta las correcciones que se deben realizar sobre los archivos que presentan inconsistencias, En caso de incumplimiento y con el objetivo de evitar información distorsionada hacia los usuarios, el Ministerio de Transporte y demás entidades, se procederá a la inactivación del Organismo de Tránsito en el sistema hasta que genere el respectivo reporte. (24) horas siguientes a la expedición del Acto Administrativo, el Organismo de Tránsito, solicitará la habilitación de la funcionalidad, que le permitirá la actualización de los valores que corresponden tarifas. Los Organismos de Tránsito dispondrán de 24 horas a partir del momento de la habilitación del parámetro para realizar la actualización de las tarifas. (24) horas siguientes a recibir la solicitud del Organismo de Transito. Para los casos de los Organismos de Tránsito que ya realizaron la actualización de tarifas se registrarán en el consolidado y se reportara semanalmente al Ministerio de Transporte, las actualizaciones que se realizan semanalmente. Organismos de Tránsito del País. 4 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

5 Página: 5 de 7 ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE 4. En los casos que la tarifa a modificar no se encuentre creada en la base de datos, el organismo de tránsito generará un nuevo ticket, adjuntando la resolución, acuerdo, ordenanza, etc, a través del cual se establece el cambio, oficio donde se solicita la creación de la tarifa con el valor que se le asignará y la habilitación del parámetro para un funcionario que posea usuario HQ- activo para que realice el ingreso de la nueva tarifa y el acta de posesión de la persona que firma el oficio. 5. Revisar y validar la nueva solicitud del Organismo de Tránsito con respecto al soporte remitido; si las nuevas tarifas se ajustan a lo establecido en los mismos, se habilitará el parámetro para que el Organismo de Tránsito realice la actualización a través de la plataforma HQ-, si lo solicitado no se ajusta al soporte o si éste no es remitido, se rechaza la solicitud, comunicándole al Organismo de Tránsito por la herramienta de manejo de tickets, la (s) inconsistencia (s) presentada (s), indicándole que a partir de la fecha y con el objetivo de evitar información distorsionada hacia los usuarios, el Ministerio de Transporte procederá a la inactivación del Organismo de Tránsito en la base de datos del, hasta que éste subsane la situación. 6. Si para el año 2016 o un determinado período de dicha vigencia no se tiene previsto incrementar o modificar las tarifas, el Organismo de Tránsito deberá remitir a la, comunicación escrita, firmada digitalmente a través de ticket en la que se certifique que las tarifas no serán incrementadas o modificadas y en consecuencia que se mantendrán las que aparecen registradas en la base de datos del. Dicha comunicación debe estar acompañada del respectivo soporte debidamente digitalizado (resolución, acuerdo, ordenanza, etc). (24) horas siguientes a recibir la solicitud del Organismo de Tránsito. (24) horas siguientes a recibir la solicitud del Organismo de Tránsito. Todo el año 2016 o periodo que corresponda Organismos de Tránsito del País Organismos de Tránsito del País 5 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

6 Página: 6 de 7 ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE 7. En el sistema se procederá con la inactivación de los Organismos de Tránsito que no den cumplimiento al procedimiento establecido por el Ministerio de Transporte, para la modificación de tarifas o a la remisión de la comunicación en la que conste que las mismas no serán modificadas en el año 2016 o durante un determinado periodo del mismo año, esto con el fin de evitar información distorsionada hacia los usuarios, el Ministerio de Transporte y demás entidades. 8. Enviar a la Coordinación del Grupo en el Ministerio de Transporte, archivo con oficio y soportes donde se relacionan los cambios realizados en las tarifas durante la semana inmediatamente anterior, especificando trámites y valores modificados para cada Organismo de Tránsito y los datos del Acto Administrativo y anexar copia de dichos soportes en medio magnético. 9. Efectuar las verificaciones y cruces de la información suministrada por la sobre los cambios de tarifas, frente a los soportes y a lo complementado en la ley 1005 de 2006 y en las resoluciones 2395 de de 2015 o en aquellas que las adicionen o las modifiquen. 10. En los eventos en los que se encuentren inconsistencias entre los valores registrados y los valores consignados en los soportes o frente a lo preceptuado en la ley 1005 de 2006 y en las resoluciones 2395 de de 2015 o en aquellas que las adicionen o las modifiquen, requerir al respectivo Organismo de Tránsito y dar traslado del caso a los organismos de control que correspondan (Superintendencia de Puertos y Transporte, Procuraduría, Fiscalía, Contraloría) y si es pertinente, iniciar proceso del caso a la De igual manera se aplicará este procedimiento si se encuentran dichas inconsistencias en desarrollo de la auditorias periódicas o esporádicas que efectué el Ministerio de Transporte o la Interventoría del. A partir del 28 de marzo del Durante el periodo 2016 o según corresponda. Mensualmente, a partir de la entrega de la información de la S.A Dentro de los diez (10) hábiles siguientes a la fecha de la identificación de la inconsistencia. Subdirección Administrativa Financiera Ministerio Transporte Dirección Transporte Tránsito Ministerio Transporte y del de de y del de 6 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público

7 Página: 7 de 7 NOTA: Para las verificaciones y cruces que requiera efectuar el Ministerio de Transporte se habilitará a la Subdirección Administrativa y Financiera, en el sistema, la consulta a la base de datos de las tarifas cargadas y aplicadas por todos los Organismos de Tránsito del País, al igual que los archivos digitalizados de los actos administrativos (Resoluciones, Ordenanzas, cuerdos, etc.) remitidos por los Organismos de Tránsito como soportes de las referidas tarifas. 7 OPE.I.13 Procedimiento transitorio modificación de tarifas sistema. V2 Uso Público