UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO LIQUIDACIÓN CÁTEDRAS

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1 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA OBJETIVO Gestionar la vinculación, actualización y liquidación la nómina los docentes catedráticos la universidad Surcolombiana 2. ALCANCE Inicia con la recepción los documentos para la vinculación docentes y termina con la liquidación prestaciones sociales al final l semestre. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Profesional Gestión Institucional Área Personal 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Acuerdo (Estatuto docente), Decreto (Régimen salarial y prestacional Docentes Universidas Estatales), Acuerdo , 5. DEFINICIONES ASOPAGOS: Es un proveedor para liquidación los aportes a la seguridad social las empresas, el cual mediante una herramientas tecnológica, facilita el pago la planilla única, cumplimiento con los requerimientos normativos vigentes relacionados con la planilla integrada liquidación aportes PILA. SIPPA: Sistema Información para Programación Académica. CATEDRÁTICOS VISITANTES: Catedráticos temporales que sempeñan su labor durante dos semestres PILA: Planilla integrada liquidación aportes TIPO DE VINCULACIÓN DOCENTES: incluye el registro los docentes cuya modalidad vinculación sea: nuevos, visitantes, cátedra adicional, ad honorem y cátedra postgrados.

2 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 REGISTRO Y ACTIVACION DE DOCENTES CATEDRÁTICOS AL SISTEMA ACADÉMICO SIPPA 1. Recepción solicitus y hojas vida Se recepcionan las hojas vida (aplica para los catedrático que ganan convocatoria o son vinculados como docentes visitantes por un año), solicitus docentes postgrado, ad honorem, visitantes tiempo completo y medio tiempo, cátedra adicional etc. para activación en el módulo administración personal. Solicitud, Hojas Vida y soportes. Oficios Activación catedráticos Archivo hojas vida Teniendo en cuenta las solicitus (en físico o vía ) se realiza la activación respectiva registrando la información en el aplicativo SIPPA módulo Recurso Humano. Se hace entrega las hojas vida a la persona encargada l archivo para la creación la historia laboral. Sistema Información SIPPA - módulo Recurso Humano Hojas Vida y soportes 6.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Solicitud Teniendo en cuenta los costos l semestre Oficio Solicitud disponibilidad inmediatamente anterior, se realizan los cálculos CDP presupuestal pertinentes para hacer la solicitud la disponibilidad 1. presupuestal l semestre académico vigente; teniendo en cuenta la distribución los rubros pertinentes (sueldos, seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales) remite a Rectoría para fines pertinentes.

3 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA PROYECCION DE COSTOS Y PROCESO DE VINCULACIÓN DE DOCENTES CATEDRÁTICOS A LA USCO Recepción listado Se recibe la Vicerrectoría Académica el informe relación Auxiliar Nómina Relación docentes docentes docentes catedráticos y visitantes tiempo completo y medio autorizados tiempo autorizados, discriminado por programa. La información be contener nombres y apellidos, número cedula, categoría y número total horas semestre (las horas 1 solo para docentes catedráticos). Nota: la Vicerrectoría Académica se responsabiliza reportar a esta penncia los docentes nuevos autorizados durante el semestre y Serán los programas los responsables informar las novedas adición, cancelación horas por docente y renuncias. Recepción Según fechas establecidas, se recibe y verifica los Auxiliar Nómina Documentos soporte documentos Ley para la vinculación documentos que ben aportar los docentes autorizados para laborar en el respectivo semestre, con el fin legalizar la vinculación, los cuales son: Para los nuevos: fotocopia cédula, certificado fondo para vinculación 2 pensión, certificado cuenta bancaria, RUT, antecentes fiscales, disciplinarios y judiciales, realizar trámite afiliaciones a salud y caja compensación Familiar. Para los antiguos: fotocopia la cedula, certificados antecentes fiscales disciplinarios y judiciales, se hace 3 4 Afiliación a ARL Elaboración Resolución Vinculación trámite afiliación a Salud y caja compensación Familiar. Se gestiona la afiliación a la ARL (el empleador es responsable que los docentes estén afiliados oportunamente). Para la vinculación docentes catedráticos proyectan las Resoluciones Vinculación por cada uno las docentes. Luego se remite el documento original a la Secretaria General para su legalización y firmas. También proyecta una Auxiliar Nómina Auxiliar Nómina Plataforma (internet) ARL Resolución, Registros Presupuestales.

4 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 4 7 Resolución relacionando cada uno los docentes catedráticos por Unidad Académica o programa que allegaron los documentos ley, el cual discrimina los costos cada docente por sueldos, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscal. Luego se remite el documento original a la Secretaria General para su legalización y firmas. Finalmente se remite a la Oficina Presupuesto para la generación registros presupuestales. Para la vinculación docentes visitantes tiempo completo y medio tiempo se proyectan las Resoluciones vinculación por cada docente el cual discrimina los costos cada docente por sueldos, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscal. Luego se remite el documento original a la Secretaria General para su legalización y firmas. Finalmente se remite a la Oficina Presupuesto para la generación registros presupuestales. 6.4 ELABORACIÓN DE NÓMINA 1 Elaboración bases datos en Excel cátedra. Para el control las horas y la asignación presupuestal, se calcula las horas a pagar a los docentes, discriminadas por mes, y se establecen los saldos. Estas bases información se ben actualizar cada vez que lleguen novedas los Archivo Excel 2 Registro l Docente en el sistema Financiero Linix Programas o Vicerrectoría Académica. Se ingresa la información respectiva en el aplicativo como información básica, horas, seguridad social y programación nómina Nota: el plazo máximo para el reporte las novedas por parte los programas será los primeros 15 días cada mes. Registro en el Aplicativo Linix 3 Validación Se genera el archivo plano l sistema Linix, y se valida en el Planilla PILA

5 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA seguridad social en ASOPAGOS Revisión la información generada por el sistema Linix. Generación Nóminas Relación Nominas Aplicativo ASOPAGOS, para generar la planilla PILA seguridad social y parafiscales. Para llevar a cabo el control l pago que se va a realizar, se hace un comparativo entre la información generada por el sistema Linix contra lo consignado en el cuadro control horas y rubros actualizado constantemente en el programa Excel. Una vez confirmado que la información revisada está correcta, se generan los documentos pertinentes para iniciar trámite pago nómina y se envía a presupuesto para fines pertinentes. Los siguientes ítems se realizan para cada una las nóminas, la cuales se generan mensualmente. -Nóminas -Nóminas Administrativos que orientan cátedra -Nóminas Adicional -Nóminas Docentes Visitantes tiempo completo y medio tiempo Reportes Linix Sistema Soportes nómina. Nota envío a presupuesto Archivo en medio mágnético 6.5 VINCULACIÓN Y LIQUIDACIÓN CURSO INTERSEMESTRAL Radicación Se recibe l programa o partamento académico la Oficio, soportes documentos autorización l docente que va a dictar el curso. La Autorización be venir acompañada : vinculación. - Carta autorización l docente que dictará el 1 curso, con horario trabajo y duración. - Listado Estudiantes que estén en condiciones tomar el curso y que lo hayan solicitado. - Documentos necesarios para la vinculación l docente que dictará el curso vacacional (copia l documento intidad, RUT, certificado l fondo

6 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA 6 7 pensiones, certificación bancaria, antecentes fiscales, disciplinarios y judiciales) Vinculación Docente l Notificación docente vacacional Recepción certificación curso vacacional Liquidación l curso vacacional. Se proyecta el Acto Administrativo o Resolución Vinculación y Reconocimiento, el cual discrimina los costos l docente por horas, prestaciones sociales, seguridad social y parafiscal. Luego se remite el documento original a la Secretaria General para su legalización y firmas. Finalmente se remite a la Oficina Presupuesto para la generación l registro presupuestal. Se envía a Secretaria General el Acto Administrativo o Resolución para la notificación al docente. Una vez terminado el curso el Jefe Departamento o Programa Académico berá remitir al Área Personal la Certificación don consten las horas dictados por el docente. Previa certificación l Jefe Departamento o Programa Académico, el Área Personal liquidará los valores a cancelar al docente por horas, prestaciones, seguridad social y parafiscales, y se envía a presupuesto para fines pertinentes. Resolución, Registros Presupuestales. Resolución Vinculación. Oficio Soportes pago. Nota envío a presupuesto. 7. OBSERVACIONES

7 CÓDIGO AP-THU-PR-09 VERSIÓN: 7 VIGENCIA: 2017 PÁGINA CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 CAL-FO 17 Junio Actualización Documentos 04 CAL-FO 17 Septiembre Actualización Documentos 05 CAL-FO 17 Febrero Actualización Documentos 06 EV-CAL-FO 17 Junio Actualización Documentos 07 EV-CAL-FO 17 Noviembre Actualización Documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO Profesional Apoyo SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC